关于人事代理和档案托管（精选14篇）
1.人事代理和档案托管都是选择办理，不是强制性的。
2.人事代理建议在重庆找到工作，但是不接收档案的同学办理（除事业单位，国有企业，都不接收档案），因为办理人事代理并有就业协议的同学，是可以计算工龄的，没有就业的同学办理人事代理也不会给你算工龄请注意。另外办理人事代理后，可以有托管户口，转正定级，合同鉴证，党组织关系接转等服务项目，总共费用是每年120块。要办理的同学6月10日前去学生活动中心1210王建辉老师处办理。不在重庆工作或者是没找到工作的学生不推荐办理，因为办了也没有太大的用处
3.档案托管的话，仅有托管档案到重庆市大中专毕业生就业指导中心的功能，毕业后前两
年免费，第三年开始收费，除此之外没有另外的功能。仅推荐想在重庆主城区找工作的外地同学办理。重庆本地且档案回自己家的同学，可以不用办理，免得到时候找到新工作要调档案还要跑主城区去很麻烦。如有要办理档案托管的同学，请直接来我办公室登记，不用去招就处王老师那儿。
4.关于档案报到地址确认签字的通知：请每位同学注意，不管你们的档案地址是对与错，本周五前都要到我这里来签字！本人到不了的，也要让同学来我这里来确认无误后签字。档案报到单位说明：（1）考研与12级初教专升本考取的同学，档案是到相应的学校。（2）交了就业协议的同学，且属于国企，事业单位的（也就是你们经常考的公招，特岗的学校等单位），档案报到单位是去单位所属当地上级机构（如教委，人力资源社会保障局等）（3）未交就业协议，或者交了但是单位不收档案的，是回你们生源地教委或者人力资源社会保障局，也就是你们父母户口上的地址。请大家注意，因为每个地区的政策不同，有些同学的档案可能会直接到县级单位，有些只能到省级或者市级单位，这个是招就处系统直接出来的地址，一般情况是没有错的。如果确定是有错的同学，请将户口复印件交到招就处1210王琨老师处把报到单位地址改正过来。
5.最近考上公招，特岗，且确认要去的同学，以及近两周交了就业协议（仅限收档案的单
位）的同学，你们的报到单位可能还是生源地那边，请到我这里来改正后签字。还有其他同学要改正地址的，必须要到我这里说明情况，且交了相应的就业协议后方能改正，不能随意修改。
6.你们毕业离校之前，我会发报到证给你们，报到证上面的报到单位地址就是你们签字确
关键词：医院,人事档案代理制度,问题,优化建议
一、医院人事档案代理制度存在的问题
医院人事档案代理制度, 是医院将新录用员工的档案统一寄存到由政府人事部门管辖的人事代理机构, 由人事代理机构来进行档案的管理工作, 如果个人或医院需要查询相关档案时, 需要到人事代理机构办理。笔者认为, 目前医院人事档案代理制度还存在如下问题:
第一, 人事代理机构的服务质量有待提高。人事代理机构的定位是社会服务, 但在开展医院人事档案代理的管理运行中却不能从行政管理型向社会服务型进行有效的职能转变, 十足的优越感导致服务态度恶劣。人事代理机构服务态度的不到位, 一方面使人事代理人员在办理相关业务时感觉自尊心颇受打击, 另一方面使医院人事档案管理人员没有卸掉繁琐的人事管理事业, 导致医院的人事档案管理成本有增无减。
第二, 医院人事管理特点使人档分离度制度的优势荡然无存。人事档案制度的一大优点就是通过“人档分离”来将技术性和事务性的人事管理事宜交给专业的人事代理机构, 优化单位的人力资源配置并降低人事管理成本。但由于医院人事管理的特点使得其对人事档案的依存度较高, 代理人员在医院工作期间涉及到工资调整、晋升及年度考核等都要形成相应的人事材料并需要查询相关档案信息, 如果每一次档案信息的查询都要到人事代理机构进行, 那么会无形中增加很多档案查阅的时间及各类繁琐的手续。
第三, 人事代理机构的人事档案内容不能及时更新。由于“人档分离”, 人事代理机构所管理的人事档案只是代理人员最初的档案资料, 代理人员在医院工作期间因工资调整、岗位调换、晋升及年度考核等形成的人事材料无法第一时间在档案中进行补充 (材料交接具有一个时间差) , 从而导致人事代理机构的人事档案内容相对滞后。
二、医院人事档案代理制度的优化建议
1. 规范档案管理操作流程, 明确医院和人事代理机构的工作职责
实行人事代理制度后, 医院人事档案工作开展需要医院和人事代理机构双方的共同协作才能完成, 这就要求双方在良好沟通和协作的基础上, 制定出规范的档案管理操作流程, 对双方的职责范围、工作程序等进行明确的划分 (避免因权责不清而造成工作中的扯皮现象) , 对人事档案代理工作开展中的关系不顺、职责不清、信息反馈不及时和程序不规范等问题进行重点解决, 从而构建一整套包括材料收集、人事档案保管与保护、人事档案真伪的鉴别、查询、传递、与代理人员和医院定期联系等方面的规章制度, 确保医院人事档案代理工作的开展都有章可循。
2. 构建医院人事档案代理制度的监察机制
制度监察机制对于医院人事档案代理制度的落实有着非常重要的影响, 它可以监察人事代理人员的各项权益是否得到保障、人事代理机构的服务是否落到实处等, 为此要构建由政府职能部门组织或组建的监察机构, 对涉及医院人事档案代理工作的医院人事档案管理部门和人事代理机构的工作情况进行跟踪检查, 对于违规行为要给予严厉的处罚 (尤其是对医院主管人事档案管理工作的领导和人事代理机构的负责人实行责任追究制) , 然后对制度执行中出现的偏差和失误进行分析, 从而针对性地采取调控措施。
3. 加快医院人事档案的网络数字化建设
第一, 构建人事档案基本信息数据库。在原有医院人事档案基本信息的基础上构建基本信息数据库, 将性别、年龄、姓名、党团时间、籍贯、工作年限、职称、学历、工资、考核标准、奖惩情况、职务及合同等基本信息都包含在其中, 并且健全与人事档案密切相关的五险一金等人事信息功能。
第二, 推广人事档案管理信息软件。医院人事档案管理部门和人事代理机构都要积极研发和使用人事档案管理信息软件, 对档案信息进行及时更新和动态管理, 确保档案内容的完整性、时效性和准确性。在遵守档案保密制度的前提下, 医院人事档案管理部门和人事代理机构要利用计算机和现代网络技术, 使人事档案管理工作实现信息化, 推广人事档案信息的网上查询服务 (查询时要对用户的身份进行验证, 避免档案被不法分子窃取) 。此外要不断拓宽档案利用渠道, 利用现代技术来便于档案的检索、信息统计分析、预测等工作的开展, 切实提高人事档案管理工作的效率。
4. 转变观念, 提高人事代理机构的服务水平
一方面, 代理人员因身份稳定性较差、待遇不公平等原因, 在心理和言语上都比较抵触人事档案代理制度, 这对于医院人事档案代理制度的顺利实施和代理人员的日后发展都是很不利的。为此, 代理人员要转变理念, 积极配合人事代理机构, 主动移交具有参考价值和保持价值的个人材料, 以便在确保个人档案完整性和及时性的同时, 为相关部门考察选用人才提供档案依据。
另一方面, 人事代理机构在管理档案时涉及的内容较多且政策性较强, 它需要档案管理人员具有较高的责任心、丰富的人事代理知识、良好的主动服务意识和现代化的人事档案管理技术。为此人事代理机构要加强档案管理人员的专业技能培养, 确保档案管理人员具备相关的专业知识和业务技能, 转变工作作风并增加服务意识, 由目前的被动式服务向主动式服务转变, 并且在工作中不断拓宽服务领域, 通过与代理人员和医院的沟通来搭建人事档案代理工作开展的良好平台。
三、小结
本文笔者认为, 要想真正发挥医院人事档案代理制度的优势, 就必须纠正代理人员关于人事档案代理制度的偏见、提高人事代理机构的服务水平、加快医院人事档案的网络数字化建设、构建医院人事档案代理制度的监察机制及明确医院和人事代理机构的工作职责。
参考文献
[1]牛东华.浅议医院人事档案管理中的新模式--人事档案代理[J].山西档案, 2008, (1) :42-43.
[2]谢婷.医院人事档案代理制度存在的问题及完善措施[J].卷宗, 2007, (9) :20-21.
收取人事代理协议书一份、填写人事代理登记名单并收费（收费标准240元/人〃年）这一步骤你们带好钱就行了，人事代理至少办
理一年的，所以你得算得点。。办理人事代理就这么简单 2012年毕业生户口托管办理流程 填写户口托管名单、收取相关材料及费用（收费标准60元/人〃年+4元工本费）①《重庆市社会人才集体户落户申请表》（一式两份）（贴一寸免冠登记照，双面打印，用黑色签字笔填写）
②《江北区公安分局户口办理人员信息登记表》
③《常住人口登记表》原件到保卫处领取
④《重庆市社会人才集体户口落户协议书》（一式两份）
⑤《户口受理单》
以上资料在群共享里面下载
⑥身份证复印件
下面两样先不用准备，学办会弄
⑦《报到证》复印件(《报到证》抬头需开至重庆市内单位)
⑧《毕业证》复印件
注意：
①
②
③
④ 户口托管必须同时办理人事代理，否则不接收。《报到证》抬头须开（意思是你签的工作需要时重庆的）所有表格须填写规范、完整，否则不能上户。
⑤ 《结业证》、《常住人口登记卡》均不能通过审核。
关于做好我校2011届毕业生户口档案托管工作的通知
各学院（系）、2011届各毕业班：
根据湖北省人事厅、湖北省教育厅《关于进一步加强高校毕业生户档关系管理工作的通知》（鄂人函【2009】74号），湖北省高校毕业生就业指导服务中心相关文件的要求，结合实际，现将我校2011年毕业生申请户口档案托管工作（以下简称户档托管）安排如下：
一、户档托管对象
2011届毕业生未落实就业单位的、暂不就业的、因就业单位不能解决户档或暂不接收户档的（须出示单位接收函或就业证明）均可申请户档托管。
二、户档托管机构
根据学校实际情况，我校将请湖北省高校毕业生就业指导服务中心和湖北人力资源中心到学校为毕业生办理户口档案托管。
同时毕业生也可根据自己实际需要，将户档托管到湖北省人才中心或武汉市人才服务中心及其他具有户档保管权的单位。毕业生可在我校就业信息网上查看托管单位的具体托管政策，根据实际情况选择托管单位。
1、湖北省高校毕业生就业指导服务中心
湖北省高校毕业生就业指导服务中心为户档托管的未就业应届高校毕业生免费保管档案两年；“省就业中心”是湖北省高校毕业生就业工作主管部门，可直接签发《就业报到证》、办理改派手续，有专人负责户档托管，具有办理就业手续简便（办理报到证、转递户档“一站式”服务）、视同暂缓派遣、开具就业和出国出境等相关证明、办理预备党员转正手续、免费提供就业信息等特点。
2、湖北人力资源中心
湖北人力资源中心按政策办理大中专毕业生的转正定级、工龄认定、调整档案工资、出国政审，按国家规定出具相关证明，协助办理婚姻证明及计划生育相关手续；免费办理党员组织关系的接转、预备党员转正、发展吸收新党员；代办职称申报、代缴社会保险、住房公积金等手续；落户后户口性质属武汉市常住户口。
3、湖北省人才中心
湖北省人才中心隶属于湖北省人力资源和社会保障厅，是省政府所属的人才公共服务机构。
4、武汉市人才服务中心
武汉市人才服务中心作为武汉市毕业生接收主管部门，可为毕业生办理人才储备。办理接收集体户口的落户手续；管理人事档案关系、党组织关系；出具考研证明、出国（境）政审证明、办理转正定级、预备党员转正，储备一年内就业的办理毕业生就业手续，一年后就业的办理干部调动手续。
三、具体托管方法
1.湖北省高校毕业生就业指导服务中心
①6月10日，在黄家湖校区图书馆北面招聘厅领取并填写《湖北省高
校毕业生户档托管申请表》（一式两份，省就业中心、学生本人各一份），缴纳托管费和盖章登记；
②《就业报到证》下发后，于6月24日上午9：00在黄家湖校区图书馆北面招聘厅，集体办理报到手续。
报到时须提交的材料包括：签章后的《湖北省高校毕业生户档托管申请表》、《报到证》（蓝色原件）、《户口底页》（原件）。托管办理完毕的毕业生党员（含预备党员），要将“党员组织关系介绍信”与相关材料一起交省就业中心户档托管部，领取流动党员证。
毕业生本人保留《湖北省高校毕业生户档托管申请表》作为今后到省就业中心办理相关手续的凭据。
收费标准：一次性收取手续费、户口迁移（含迁入迁出及工本、网络发布等）费、档案转递邮寄费共80元；超过两年继续托管的，从毕业后的第25个月起每月收户档托管费15元。
2、湖北人力资源中心
①户口档案托管手续：6月8日-9日，毕业生在黄家湖校区图书馆底 层北边招聘室与湖北人力资源中心签订《个人委托人事代理协议书》。
②党组织关系托管手续： 学生党员将《党员关系介绍信》开往“中共 湖北人力资源中心委员会”。
③6月24日，毕业生在黄家湖校区图书馆底层北边招聘室将《就业报 到证》原件、《党员关系介绍信》、《户口登记表》（或《户口迁移证》）原件、毕业证和身份证复印件各一份交本中心即可，落户后户口性质属武汉市常住户口。
收费标准：参照湖北省物价局、财政厅发布的《关于调整保存人事关系档案管理收费标准的通知》（鄂价费字[2000]236号），档案和户口两项同时托管的，按照每人每月25元标准收费，单项托管的，按照每人每月20元
标准收费。签订个人委托人事代理协议时，预收1年档案管理费240元。
3、湖北省人才中心
具体办法毕业生直接与湖北省人才中心联系。
4、武汉市人才服务中心
申请托管在武汉市人才服务中心的毕业生须与武汉市人才服务中心签
订人才储备协议，具体办法毕业生直接与武汉市人才服务中心联系。
四、户档托管注意事项
毕业生应在6月8、9、10日办理户档托管，届时未办理手续的，毕业
生就业指导中心在编制就业方案时将其户档转回入学前生源所在地。
湖北中医药大学学生工作处
二0一一年五月二十六日
主题词：毕业生户档托管通知湖北中医药大学学生工作部（处）2011年5月26印发
一、人事档案管理工作中存在的问题
(一) 对单位人力资源概况的了解不够。在单位发展过程中, 人力资源是影响单位发展效率的重要因素, 由于单位管理者对人力资源概况的了解不够, 对相关资料的收集和整理不到位, 使得单位的人力资源情况比较模糊, 领导人员在了解单位人力资源概况的过程中不能做出正确地判断, 不能充分地调动员工的积极性, 不能体现员的相应价值, 最终导致单位的发展效率较低。
(二) 人事档案管理的法制化和信息化程度不够。人事档案管理工作是一种持续性的过程, 在发展过程中要迎合现代化背景的要求, 逐渐实现法制化和信息化, 但在实际的改革过程中, 人事档案管理工作以及其他任何方面的档案管理体制的改革都呈现相对比较落后的现象, 信息化的程度不高, 而且在人事档案管理过程中也出现一些信息泄露但得不到有效解决的问题, 导致人事档案管理效率不高。
(三) 人事档案管理人员的综合能力不高。人事档案管理人员的综合能力是影响档案管理体制改革的重要因素。随着信息时代的发展, 很多单位部门的档案管理也要逐渐向信息化、现代化发展, 对人事档案管理人员的素质也提出了更高的要求。但在人事档案管理的过程中, 人事档案管理人员的业务技能、职业道德素养等都还有待进一步提高, 比如有的工作人员不能对各种计算机技术进行有效地利用, 不能对档案管理模式进行改进等, 都会影响人事档案管理工作效率。
二、做好人事档案管理工作的策略
(一) 加强人力资源档案的收集与整理, 提高对单位人力资源概况的了解程度。加强单位的人事档案管理, 需要对人力资源的相关情况进行了解和掌握, 因此在人力资源档案管理的过程中, 首先应该要加强相应的人事档案收集。对人力资源的档案进行收集, 能够为单位的人力资源的决策以及分析工作提供完整的档案, 收集的档案应该要涵盖单位员工的数量以及质量两个方面。对人力资源概况进行了解, 可以通过对当前的人力资源档案进行查阅、发放调查问卷等方式来获得相应的材料。对于收集到的各种人力资源信息应该要进行严格细致的核对, 对信息的真伪进行辨别, 对于真实有效的信息才能进行相应地分类和汇总。比如在档案的整理过程中, 按照单位的部门以及职位对员工的各种基本信息进行统计, 并且可以将这些信息反映在图表上, 使得单位的人力资源的情况可以明确地显示出来。需要注意的是, 对于收集的各种档案, 应该要进行合理的整理和归类, 便于其他部门对人事档案进行查阅, 同时根据部门的需要安排人员招聘以及调岗。
(二) 逐步实现人事档案管理的法制化和信息化。法制化是我国未来的发展方向, 人事档案管理工作应该加强法制化建设力度, 建立法制化的人事档案管理工作。因此, 要加强立法, 对泄露问题进行严肃的处理, 防止出现信息泄露的安全隐患。此外, 在人事档案管理体制不断改革完善的过程中, 还应该建立完善的人事档案管理的法规内容, 健全人事档案管理工作的法律体制, 为人事档案管理工作的开展提供坚实的法律基础。在管理过程中还应该要加入更多信息化管理手段, 引入更多信息化设备, 比如加强人事档案管理软件的研发、加强各种计算机设备以及通信设备的配置等, 为人事档案管理信息化水平的提升提供软硬件支撑。
(三) 提高人事档案管理人员综合能力。人事档案管理人员综合能力素养的提升是促进人事档案管理体制改革的重要途径, 只有积极发挥人事档案管理人员的积极性, 促进他们在工作过程中对自己所担任的具体责任以及任务进行分析, 才能促进人事档案管理工作效率不断提高。可以在日常工作中加强对人事档案管理人员的培训, 从业务技能以及职业道德水平两个方面着手, 实现人事档案管理人员的管理理念的改进、管理技术的更新, 从而促进人事档案管理体制不断完善。同时, 定期对工作人员的综合能力水平进行培养, 开展相应的讲座, 加强各种计算机技术、信息技术的培训, 使工作人员可以积极掌握各种先进技术, 并且对各种先进的管理系统进行掌握, 从而不断提高档案管理水平。
人事档案管理工作对单位的发展具有十分重要的意义。随着市场经济的快速发展, 在当前的经济发展过程中, 人力资源成为单位发展的核心竞争力, 越来越多的单位对人事档案管理工作的重视程度都在逐渐提高。因此, 更需要我们创新工作思路, 不断提高人事档案工作的质量, 从而推进我国人事档案管理工作改革, 管理好、利用好人事档案, 促进人才资源开发和促进和谐社会建设的全面发展。
参考文献
[1] .王英玮.周艳.我国人事档案管理改革若干问题的思考[J].档案学通讯, 2007.2
（高校经办工作人员参考）
到中心领取人事代理协议书 发放人事代理协议书（一式两份，学生留存一份、中心留存一份）
收取人事代理协议书一份、填写人事代理登记名单并收费
（收费标准240元/人〃年）
交人事代理登记名单、协议书一份及人事代理费到中心
根据人事代理登记名单送交档案到中心
注意：
① 人事代理档案中必须含有毕业生登记表、成绩单、报到证（白色联）。
② 为方便办事，提供优质服务，请毕业生在办理人事代理后主动加QQ：800049888 ③ 党员如需挂靠组织关系请通过七一党建网（）将组织关系转至“中共重庆市流动人才市场委员会——一总支——61支部”。一总支61支部QQ群号：96519578，请已办人事代理并在我处挂靠组织关系的毕业生主动加入。④ 学生不需持报到证到中心报到。
2011年毕业生档案托管办理流程
（高校经办工作人员参考）
填写档案托管登记名单
送交档案及免费档案托管登记名单到中心
注意：
① 档案托管不接收党团组织关系，请不要将党团组织关系转至中心。② 档案托管费用为毕业两年内免费，两年后按30元/年收取费用，在档案转出时统一结算，托管期间不需交费。③④
2011年毕业生户口托管办理流程
（高校经办工作人员参考）
填写户口托管名单、收取相关材料及费用（收费标准60元/人〃年+4元工本费）
①《重庆市社会人才集体户落户申请表》（一式两份）（贴一寸免冠登记照，双面打印，用黑色签字笔填写）
②《江北区公安分局户口办理人员信息登记表》 ③《常住人口登记表》原件 ⑤ 重庆市社会人才集体户口落户协议书》（一式两份）未找到 ⑤《户口受理单》 ⑥身份证复印件 ⑦《报到证》复印件 ⑧《毕业证》复印件
交户口托管名单、以上相关材料及户口托管费到中心
注意：
① 户口托管必须同时办理人事代理，否则不接收。②③，凭本人身份证到华新街派出所领取，工本费8元。④ 所有表格须填写规范、完整，否则不能上户。⑤ 《结业证》、《常住人口登记卡》均不能通过审核。
网址：
联系电话：（023）88517388、88517399
干部人事档案分类和内容
干部人事档案共分十类，有关材料按类归档，其分类和内容如下：
第一类
履历材料
1、干部履历表；
2、学生登记表、各类个人简历及登记表；
3、更改姓名的材料；
第二类
自传及属于自传性质的材料 第三类
鉴定 考核 考察等材料
1、各种鉴定表（包括自我鉴定；单位组织鉴定；党、团员鉴定；学生及学员毕业鉴定）；
2、年终考核表、实习鉴定、各种评语表；
3、作为干部任免、调动依据的正式考察综合材料；
4、考核登记表、干部考核和民主评议的综合材料；
5、各种专业人员、专门工作鉴定意见。第四类
学历
学位
成绩
培训 专业性材料
1、报考高等学校学生登记表、审查表；高校招生（报考）登记表；
2、学习（培训结业）成绩表；
3、毕业登记表；
4、学历、学位、学绩、培训材料；
5、选派留学生审查登记表；
6、专业技术职务任职资格评审表和聘任表；
7、专业技术职务考绩材料；
8、创造发明、科研成果、著作目录。第五类
政审材料
1、政历情况的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的主要意见或说明情况的材料；
2、主要证明材料、甄别、复查结论、调查报告、批复等有关依据材料；
3、家庭出身、本人成份、社会关系调查材料；
4、主要社会关系、政历情况的证明及有关问题过去档案内记载的现已平反的证明；
5、入党、团、参军、出国等政审材料；
6、配偶情况登记表、调查材料；
7、更改民族、年龄、国籍、入党、团和参加工作时间的组织审查意见及调查材料，上级批复以及依据的证明材料。
第六类
加入党团组织的材料
1、入党（团）志愿书、申请书、入党转正申请书；
2、党（团）员登记表；
3、预备党员因犯错误延期转正、取消预备党员资格的材料；
4、认定不合格党员劝退或除名的主要依据和组织审批材料、退党材料；
5、加入民主党派的有关材料。第七类
奖励材料
1、先进个人登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬材料；
2、军人在部队经组织批准立功，授勋材料。第八类
违反党纪、政纪、国法等材料
1、所犯错误结论、处分决定、甄别、复查报告；
2、本人的检查、交代材料；对处分决定的意见；
3、上级批复及本人意见；
4、通报批评材料；
5、法院审判工作形成的判决书等材料。第九类
工资级别待遇等材料
1、工资级别登记表、调资审批表；
2、定级和解决待遇的审批材料；
3、干部任免审批表；
4、公务员资格审批表、录用和聘用审批表、聘用合同书、续聘审批表、解聘、辞退材料；
5、学生毕业分配表、报到通知书；
6、出国、出境人员审批表；
7、党代会、人代会、政协会议、工青妇等群团代表大 会、民主党派代表大会登记表。
第十类
可供参考的有保存价值的材料
1、因工受伤证明材料、残废等级材料；
2、死亡证明、讣告或生平；
3、非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等材料；
1.我国疾病预防控制中心人事档案管理的现状及问题分析
1.1管理人员对人事档案管理的重视程度不足。疾病预防控制中心是卫生系统的重要组成部分,大部分工作人员活着群众对于疾病预防控制中心的认识仅止于医疗卫生事业的一部分,认识疾病预防控制中心的发展不需要依靠人事档案管理。因此,很多疾病预防控制中心并没有建立独立的人事档案管理部门,导致疾病预防控制中心人事档案管理工作不够完善[1]。可以看出,领导部门对人事档案管理不够重视,工作过程中,相应的档案管理工作均是由其他业务工作人员兼职代理,在专业领域上存在严重的不足。
1.2工作人员专业素质有待提高。人事档案管理工作的质量和效率依靠于工作人员的专业素质,其中包括工作人员对于人事档案管理业务技能的掌握,工作人员的工作激情以及工作人员的职业道德素质。疾病预防控制中心人事档案管理中,疾病预防控制中心未制定有效的绩效激励制度,无法调动工作人员的工作积极性,影响了工作人员的工作效率[2]。而在人员配置方面,疾病预防控制中心配置的人事档案管理人员并非均是专业的人才。不合理的岗位安排给我国疾病预防控制中心人事档案管理工作带来了极大的弊端,不利于疾病预防控制中心人事档案管理的长远发展。
1.3信息化管理水平较低。疾病预防控制中心人事档案管理信息化管理水平较低主要表现在以下几个方面:第一,人事档案管理人员的信息化信息不足,对信息化建设和管理的投资力度较小,导致人事档案管理的信息技术建设不足,信息化基础建设有待完善;第二,工作人员的信息化水平不够,不利于发展人事档案信息化管理;第三,人事档案信息化管理未形成统一的标准和规范,导致人事档案信息化管理水平较低。
2.加强疾病预防控制中心人事档案管理的对策
2.1强化管理人员的人事档案管理意识。疾病预防控制中心人员必须要加强对人事档案管理的重视,认识到人事档案管理对于整合信息、维护患者的合法权益有着积极的意义,建立专门的人事档案管理部门,制定相应的人事档案管理制度,并安排好专职人员负责工作,切实提高疾病预防控制中心人事档案管理的的管理水平和工作效率。
2.2提高工作人员的专业素质和能力素质。由于传统观念中人们对人事档案管理的认识不足,导致许多人员对人事档案管理工作存在认识上的误区。部分工作人员及领导人员均认为人事档案管理工作不需要做什么,只是帮纸质材料放进档案就行[4]。事实上这种思维是错误的,疾病预防控制中心人事档案管理工作是中心单位管理工作的重要组成部分,加上现在国家领导干部越来越对人事档案的收集、整理、时效及真实性的看重,其对人事档案是管理的要求也是越来越规范和严格。所以加强对人事档案管理人员的素质和能力的提高能够有效提高疾病预防控制中心人事档案管理的工作质量和效益,为我国疾病的预防和控制提供了有效的、及时的信息数据。因此,管理人员应该要重视对工作人员按专业、能力素质的提高,为工作人员提供更多的接受培训和能力提高的机会,切实提高工作人员的专业素质。
2.3加大信息投入,提高信息化管理水平。现代社会的发展要求疾病预防控制中心人事档案管理工作必须要实现现代化管理,以更加快速的工作效率服务于他人[4]。而如何提高人事档案管理的工作质量和效益,为需要进行档案归档和阅读的人员提供更加方便和有效的服务需要我们管理人员能够充分利用现代化信息技术,提高信息化管理水平和管理效益。加大信息投入需要管理人员增加对信息化建设的资金和技术投入,完善信息化管理基础设备,更新信息技术硬件和软件,为人事档案信息化管理提供设备支持[5]。人事档案信息化管理建设还需要管理人员能够根据实际情况制定有效的信息化管理规范和管理标准,切实提高疾病预防控制中心人事档案信息化管理水平,促进疾病预防控制中心人事档案管理更好的发展。
结语
综上所述,我国疾病预防控制中心人事档案管理的主要问题有:第一,管理人员对人事档案管理的重视程度不足;第二,工作人员专业素质有待提高;第三,人事档案信息化管理水平较低。要解决这些问题,加强疾病预防控制中心人事档案管理需要强化管理人员的人事档案管理意识,提高人事档案工作人员的专业素质,同时还需要加大信息投入,提高信息化管理水平。
摘要：疾病预防控制关系着社会对疾病的预防和控制,做好疾病预防控制人事档案管理工作能够帮助我国卫生部门更好地了解当前我国整体或者局部的疾病预防工作现状,并维护好病预防控制单位和病人的切身利益。近年来,随着我国信息技术的不断发展,信息技术在各行各业的应用更加广泛,新形势下要做好疾病预防控制人事档案管理工作也离不开信息技术的应用。本文先简要介绍了当前我国疾病预防控制中心人事档案管理的现状,然后就疾病预防控制认识档案管理的对策提出了若干建议。
关键词：疾病预防控制,人事档案管理,探讨
参考文献
[1]王茜.人事档案信息化在疾病预防控制中心管理中的作用[J].解放军医院管理杂志,2015,v.22;No.17208:785+789.
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[4]杨光.健全疾病预防控制机构专业人员技术档案管理的对策与作用[J].中国卫生产业,2015,v.12;No.25932:172-174.
干部人事档案是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料，并按有关规定进行整理后组成的，是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。目前干部人事档案管理，在管档意识、管理机制、管理方法上与新《条例》对干部工作的要求有许多不适应的地方，本文在叙述人事档案机构和职责的基础上，分析了人事档案管理的现状并提出了一些行而有效的改进措施。
一、人事档案机构和职责
（一）人事档案管理工作职责
（1）收集、鉴别和整理干部、工人和离退人员档案材料；
（2）保管人事档案，为国家积累档案史料；
（3）登记干部职务、工资的变动情况；
（4）办理人事档案的查阅、借阅和转递；
（5）为有关部门提供所需人员的人事档案信息；
（6）做好人事档案的安全、保密、保护工作；
（7）调查研究、人事档案工作情况，制定相应规章制度，搞好人事档案的业务建设工作；（8）积极创造条件，逐步实现人事档案现代化管理；
（9）指导下级档案管理工作，完成上级领导交办的其它任务。
（二）档案内容的整理分类
第一类履历材料
归入本类的材料包括：履历表、简历表、各类登记表，包括军人、学生、职工、聘干转干以前的工人履历表等，凡属个人填写的简历性质的登记表，更改姓名的材料均归入本类；
第二类自传材料
归入本类的材料，本人所写的叙述经历、家庭情况、社会关系的自传性质的材料，此类材料按时间顺序排列。
第三类鉴定、考核、考察材料
第四类学历和评聘专业技术职务材料（含学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料）
第五类政治历史情况的审查材料（含甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料）
第六类参加中国共产党、共青团及民主党派的材料
第七类奖励材料（含科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹）
第八类处分材料（含甄别、复查材料，免于处分的处理意见）第九类录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表大会代表登记表等材料
第十类其它可供组织上参考的材料
（1）较有参考价值的体检表、残伤等级材料、公伤证明；
（2）干部逝世后悼词（生平），非正常死亡的调查报告及有关遗书；
（3）思想、工作总结材料；
（4）民事判决书、调解书；
（5）大、中专毕业生报到通知书；
（6）其他有参考价值的材料。
（三）档案的保管与保护
（1）人事档案管理人员对全局职工，必须进行登记、编号，并依据一定的原则，编制档案清册。
（2）建立健全严格的库房管理制度和岗位责任制，在热情为各项工作提供服务的同时，一定要严格加强管理，严防错装、错放、错借、错转等现象发生。
（3）应建立登记和统计制度，每年年底全面检查核对一次档案，并与人事部门核对各类人员的增减情况，发现问题及时解决。
（4）设置专门的档案查阅室和档案人员办公室。档案库房、阅档室和档案人员办公室应分开。
（5）要建立坚固的防火、防潮的专用档案库房，配置铁质档案柜。库房面积每千卷需20至25平方米。库房内应设置空调、去湿、灭火等设备。室内禁止吸烟及动用一切明火。
（6）库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查，要保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度；检查情况要认真做好记载。
（7）保持档案库房整洁，禁止堆放杂物。
（8）库房的“六防”设施和安全措施要经常检查，每半年进行一次全面检查，发现问题，及时解决，杜绝隐患。
（9）严禁任何个人私自保存他人档案和档案材料。
（10）组织人事部门应制定人事档案管理人员岗位职责，加强对人事档案的保管保护工作。
（11）要不断地研究和改进档案的保管方法和保护技术，加快电子计算机人事档案信息管理系统的开发与利用，逐步实现档案管理工作的科学化和现代化。
（四）档案保密工作
（1）人事档案是党和国家的重要机密。人事档案管理人员和使用人员，要牢固树立保密观念，增强保密意识，严格遵守保密规定。
（2）档案库房要由专人管理，无关人员不得入内。
（3）在节日放假前，应把借出的档案全部收回保管。
（4）要加强保卫工作，提高警惕，及时检查并堵塞保密工作中的漏洞，严防失密、泄密事件的发生。
（五）档案查（借）阅管理
（六）档案的接收与转递
原则上均由人事档案管理人员承办和处理；人事部门在办理新调入我局职工有关手续后，应将接收的档案尽快转到人事档案管理人员手里。
人事档案管理人员在收到有关人员的档案材料后，应按档案目录逐件（份）进行清点，核对无误后，办理登记、编号、归档入库。
托管业务市场准入事项的通知
（银监发„2006‟36号 2006年5月28日）
各银监局：
为配合《商业银行开办代客境外理财业务管理暂行办法》（银发„2006‟121号，以下简称《办法》）的实施，现就外资银行申请开办代客境外理财业务和代客境外理财托管业务的市场准入程序通知如下：
一、外资银行开办代客境外理财业务和代客境外理财托管业务的申请，由所在地银监会派出机构受理和初审，银监会审查和决定。
申请开办代客境外理财业务和代客境外理财托管业务的外资银行，由其主报告行或总行向所在地银监会派出机构提交申请材料。
所在地银监会派出机构应自受理之日起20日内将初审意见及申请材料报银监会，同时将初审意见抄报上一级银监会派出机构。银监会应自收到完整申请材料之日起3个月内，作出批准或不批准的决定。
二、外资银行开办代客境外理财业务，应满足《办法》第九条的条件。
三、外资银行申请开办代客境外理财业务，应当提交以下材料（一式三份）：
（一）由申请人授权签字人签署的致银监会主席的申请书（函），内容至少包括申请业务品种、投资产品类别。
（二）与代客境外理财业务相关的内部控制与风险管理制度。
（三）开办代客境外理财业务的可行性报告，包括开办此项业务的网点及人员情况、已开办的理财业务活动、拟投资产品的介绍、境外投资情况等。
（四）托管协议草案，包括双方的权利义务及收益、风险承担等相关内容。
（五）中国银监会要求的其他材料。
四、外资银行开办代客境外理财托管业务，应具备下列条件：
（一）有专门负责托管业务的部门。
（二）有足够熟悉托管业务的专职人员。
（三）具备安全保管托管资产的条件。
（四）具备安全、高效的清算、交割能力。
（五）没有重大违法违规记录。
（六）中国银监会规定的其他审慎性条件。
五、外资银行申请开办代客境外理财托管业务，应提交以下材料（一式三份）：
（一）由申请人授权签字人签署的致银监会主席的申请书（函）。
（二）拟开办业务的详细介绍和为从事该项业务所做的必要准备情况，内容至少包括操作规程、风险收益分析、控制措施、专业人员及计算机系统的配臵。
（三）申请人最近1年的年报。
（四）中国银监会要求提交的其他资料。
六、本通知中的“外资银行”是指外资独资银行、合资银行、外国银行分行。香港特别行政区、澳门特别行政区和台湾地区的银行在祖国大陆的分行，以及香港特别行政区、澳门特别行政区和台湾地区的金融机构在祖国大陆设立的独资银行、合资银行比照适用。
七、各银监局要速将本通知转发至辖内银监会派出机构及外资银行。
1 当前干部人事档案管理工作存在的主要问题及原因
1)认识有偏差,工作起点不够高。干部人事档案工作是一项内部性、保密性很强的工作,是一项并不引人注目、默默无闻的工作,也不容易取得明显成绩。因此,有些单位的领导对干部人事档案工作不够重视,认为现在使用干部重在现实表现,干部档案没有多大作用;干部人事档案工作就是简单的收存材料,不需要领导亲自抓;干部人事档案管理没有火烧眉毛的事,只要档案不丢失能应付外调和查档就行。由于认识有误区,实际工作就存在以下突出问题:a.管档人员配备不到位,没有按规定比例配备工作人员;b.投入不够,基础设施配套不到位,保管条件落后;c.档案人员队伍不稳定,变化比较大;d.干部人事档案人员政治、经济待遇不高等。这些问题既影响了干部档案管理人员的积极性,又影响了干部人事档案管理的工作水平。2)程序有脱节,档案内容不完整。干部人事档案管理的基本任务是收集有价值的材料和信息,只有不断完善充实档案内容,才能够全面、客观地反映干部的情况。目前,干部人事档案中重要材料差缺现象普遍存在,一些无使用价值的档案材料却归入到档案中来。干部履历表、入党志愿书、学历、培训、奖惩、晋升、职称等反映干部基本情况、使用率较高的材料没能及时收集归档,特别是近年来干部人事制度改革中形成的能够真实反映干部德才表现、具有长期参考价值的材料,如测评分数、定编定岗批文、聘用合同书等没能及时补充到干部人事档案中来。由于人事信息资料的不完善,降低了人事档案的参考和利用价值。3)管理不严格,立卷归档不规范。随着社会发展和经济活动中竞争机制的引入,人事档案在就业和职位升迁方面的凭证参考作用越来越受到重视。这就要求人事档案中每份材料的来源和内容必须是真实可靠的,必须经过组织严格的鉴别和认真的审查核实。然而,实际的人事档案管理存在不少问题,比如档案材料有的内容填写前后不一,组织考核和评鉴材料简单化、原则化,很难据此准确地评价一个人。还有些档案材料或有破损、或是纸质差、或是字迹模糊,不利于档案的保存和利用。管理手段仍以传统的手工操作为主,整档工序繁琐复杂,已不适应信息时代对档案现代化管理的要求。4)人档不同步,实际工作有风险。随着市场经济体制的建立和人才流动等外部环境的逐步宽松,人才流动速度加快,流动方式更加灵活。各类人才为满足自身生存、发展、荣誉等各种利益纷纷跳槽。这种正常的、合理的人才流动,由于种种原因造成人档分离现象越来越多。如有的单位面对人才流失无计可施只好采取扣档下策,而招聘单位看重的是人才不一定非要档案,这就造成新单位有人无档,原单位有档无人。档案是单位考察人才、引进人才的参考依据,人档分离不仅给人才引进带来了一定的风险,也给相关部门的管理带来了混乱。
2 加强干部人事档案管理工作的对策与建议
妥善保管档案，合理安置户口乃人生大事，找工作之余莫忘记档案户籍托管。
高校毕业生档案户籍管理中心提供档案户籍提供服务。服务内容： ★ 为毕业生办理济南市常住户口
★ 为毕业生办理档案托管，托管情况可以随时上网查询。管理人事档案、人事关系、党团组织关系，出具与档案有关的各类证明材料；
★ 可以办理户、档分离；
★ 为在人才中心托管已经到期的毕业生解决毕业生档案、户口转接业务。有济南户口的毕业生，在济南择业范围更广，就业成功率更高。常住户口和济南本地人享受政府的同等待遇，可以申请经济适用房，限价房，免除小孩寄读费，申请小额贷款十万元等各项福利政策。
档案存放计算工龄，档案在本中心可以存放一年或多年，办理转正定级。经户籍管理中心开具证明可以参加相关初级职称考试。档案户籍托管360元/年；单独存放档案240元/年。
江苏省职业介绍中心（以下称甲方）（以下称乙方）就保存企事业单位职工档案订立协议如下：
一、根据《中华人民共和国档案法》和劳动和社会保障部《企业职工档案管理工作规定》以及《江苏省劳动局关于外商投资企业中方职工档案管理办法》，乙方将职工档案转入甲方并委托甲方保存。时间从 年 月 日起。
二、甲方开办以下劳动人事代理业务：
1、收集、整理乙方职工新增档案材料并按归档；
2、按国家有关规定为乙方职工代缴养老、失业、工伤、生育、医疗社会保险及商业保险；
3、按公安部门要求办理因私出国（境）政审；
4、提供引进专业技术人员户口迁移、落户服务；
5、按有关部门规定组织职称考试、评定；
6、按有关部门规定代缴住房公积金；
7、按有关部门规定出具婚姻状况证明；
8、按档案记载为乙方开具需要办理事项有关证明；
9、为同乙方解除劳动关系的托档职工优先推荐就业；
10、甲方不代理其它事宜，可协助乙方办理。
三、乙方责任：
1、乙方在移交档案前，应按甲方规定进行档案清查、整理；
2、乙方需定期整理托档职工新形成档案材料，并按移交甲方归档（解除劳动关系的随时办理移交）。甲方负责与乙方解除劳动关系托档职工的托转工作。
3、乙方按物价部门规定的收费标准 元/人月向甲方按支付档案管理费及劳动人事代理费。
4、乙方在协议期内终止委托，甲方不退还乙方的劳动人事代理费。
5、乙方应协助甲方办理其它有关劳动人事代理事宜。
6、本协议有效期以劳动保障事务代理协议期验证记录为准。本协议未尽事宜，由甲乙双方共同商定。
7、本协议一式二份，甲乙双方各执一份，具有同等效力。协议自双方签字盖章之日起生效。
8、本协议是委托代保管档案的依据，今后办理各项人事代理等事宜，请务必携带本协议。
一、人事档案概述
人事档案是一种特殊档案, 它记录了员工的个人经历、德行、业绩表现等内容, 是以员工个人为单位集中保存并备查找的原始记录, 它反映了员工的学历变动、职务变迁、职称晋升、工资增减、奖惩、社会关系、家庭关系、政治面貌等方面的内容。人事档案的基本内容又这样十点:一是个人履历材料;二是自传材料;三是鉴定、考核、考察材料 (包括各种考核、考察、述职、鉴定材料) ;四是学历和评聘专业技术职务材料 (包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料) 、职业技能鉴定材料;五是政治、历史情况的审查材料 (包括甄别、复查材料和依据材料、党籍、参加工作时间等问题的审查材料) ;六是参加中国共产党、共青团、民主党派的材料;七是奖励材料 (包括授予各种荣誉称号、立功嘉奖、先进人物登记表及模范事迹材料, 以及科技、业务工作等方面的奖励材料) ;八是处分材料 (包括甄别、复查等材料, 免于处分的处理意见、刑事判别书等) ;九是工资、录用、任免 (聘用) 、转业、待遇、出国、退 (离) 休、退职材料及各种会议代表登记表等材料;十是其他可供组织上参考的材料。人事档案的材料都是经过相关人员审核、签字、盖章等手续处理形成的, 是具有保存价值和使用价值的凭证材料, 是一个人真实面貌的客观反映。也正是因为此, 人事档案成为了企事业单位用人、考察人才的主要依据, 在企业人力资源开发中具有重要作用。
二、人事档案在人力资源开发中的作用
由于人事档案具有事件可追溯性, 它是历史凭证, 能帮助人力资源管理部门识别千里马, 在人力资源开发中具有以下几个方面的作用:
(一) 有助于人力资源管理部门发现人才、挖掘人才
人是管理活动中最为活跃的因子, 一切工作都需要由人来做。人力资源管理部门的工作就是要发现人才、培养人才、使用人才, 充分调动人才的工作积极性和热情, 发挥每一个人才的使用价值, 使人才各有所长、各有所用。对于人才的选拔, 不能单纯依靠其目前的表现, 还需要借助人事档案了解其过去的经历, 了解其品行、工作经历、业务成绩等。所以说, 人事档案是企事业单位正确挑选、培养、使用人才的重要依据, 有助于挖掘人才。
(二) 发挥人力资源效力
利用人事档案了解员工的人生经历, 并结合其现今的心理、各方面表现等正确预测其发展潜力, 从而根据本单位的发展需求为员工制定针对性的培养计划, 加强人力资源开发, 挖掘出每一个员工的潜能, 提高其素质和能力, 从而更好为单位服务。而且, 还可以利用人事档案提供的信息, 使员工扬其长避其短、司其职用其智, 最大限度发挥每一个员工的效力和价值。
(三) 促进人力资源的优化配置
利用人事档案了解员工的相关信息, 从而进行科学的人力资源管理。根据不同员工的能力以及各类人才的特点, 在单位内部实现人力资源的优化配置, 因事而择人, 用人以治事, 将人才配置到最能发挥其作用的岗位、部门, 充分发挥人力资源价值, 促进部门之间、组织之间、系统之间的人才合理流动, 避免造成所用非人现象或是人才积压现象, 促进单位可持续发展。
(四) 实现人力资源需求预测的科学化和规范化
人事档案是单位进行人力资源管理基本信息的依据, 它既储存了单位内人力资源信息, 又是对员工的历史和现状的真实反映, 而影响人类资源需求的因素主要来源于单位内部, 运用人事档案进行单位内部人力资源状况的深度剖析, 加强人力资源的开发, 以适应现阶段下单位变革和发展的要求, 实现人力资源需求预测的科学化和规范化。
三、利用人事档案加强人力资源开发的措施
随着现代人事制度的建立, 市场竞争日益激烈, 人事档案的作用越来越突出, 而人事档案管理者必须转变管理理念和服务模式, 将人事档案工作延伸到经济发展前沿, 以知识经济时代的发展为指导, 拓展人事档案的服务职能, 使其更好加强人力资源开发, 更好为社会发展做贡献。
(一) 提供群众档案意识, 提高人事档案管理者的素质
档案工作与群众的支持密不可分, 所以档案部门要加大人事档案的宣传力度, 使广大群众认识到人事档案的重要作用。可以通过举办展览会等丰富多彩的活动宣传人事档案的相关知识;利用电台、报纸、电视、网络等媒体向全社会广泛宣传人事档案, 扩大人事档案信息的传播面, 使人事档案能最大限度的被社会所利用。同时, 还要加大人事档案工作相关的法律法规以及政策的宣传, 提高全社会的档案意识, 为人事档案的开发利用创造良好的社会环境以及坚实的群众基础。
人事档案管理人员是人事档案工作的主体, 起到主导、支配作用, 同时加强人事档案管理以及提高员工的档案意识。人事档案管理者必须与时俱进, 更新管理理念, 走向主动管理、主动服务的道路, 主动吸取新知识, 掌握国家新颁布的人事制度、人才政策、人事档案政策等, 了解人事部门的需求, 并及时主动地为其提供准确、全面的人事档案, 促进人类资源的合理开发。人事档案管理者要有高度责任感和敬业精神做好每一天的工作, 认真谨慎做好每一份工作, 并遵守人事档案管理制度, 保持人事档案管理工作的严谨性、严肃性、保密性。随着知识经济时代的发展, 对人事档案管理者素质的要求将会逐步提高, 除了专业知识外, 还要有计算机技术、办公自动化设备的操作等方面的知识和技能。现在公司已经实现了人事档案的信息化可电子化, 这样可以高效率的利用人事档案。
另外, 必须加强档案管理者的素质教育, 重视人才队伍建设, 努力提高档案管理人员的思想道德水平和科学文化知识水平。采用专业培训、深造、自学等方式培养一支既熟悉人事档案管理业务、又熟悉自然科学与社会科学知识的复合型档案管理人才队伍, 挖掘出人事档案的价值, 使其更好为人力资源开发服务。
(二) 拓宽人事档案的编研范围, 提高其利用效率
人事档案编研工作是人事档案信息开发利用的一种高级形式, 是档案部门主动为其他部门提供人事档案信息的一种方式, 有助于人力资源的开发, 有助于人力资源管理部门更好挖掘人才、培养人才、使用人才。当前, 人事档案的编研范围较小, 且编研成果质量不高, 一定程度上影响了人事档案的合理开发利用。对此, 在人事档案编研工作中, 不仅要注意把握编研的重点, 还要有的放矢, 做到点面结合;适当拓宽编研的范围, 挖掘出人事档案中价值高的信息, 编研成专题性信息材料。与此同时, 还要编制必要的检索工具, 方便查找资料。对人事档案中的信息按照年龄、职务、职称、学历、任免、工资等分类编制出不同的检索工具, 使使用者根据自己的习惯选择检索工具, 迅速找出想要的档案信息。档案管理者不断提高自身专业素质, 重视档案编研工作, 做好员工现状、综合信息、统计信息等的编研工作, 使人力资源开发工作中更好利用人事档案, 发挥人事档案的重要作用, 提高其利用效率, 促进单位人力资源的高效开发利用。
(三) 规范人事档案管理, 强化人事档案在人力资源开发中的效力
人事档案是档案的一种, 是档案信息资源的重要组成部分。要充分发挥人事档案在人力资源开发中的重要作用, 必须实行规范化的人事档案管理。劳务人员的人事档案具有主体广泛、职业种类多、档案内容繁杂的特点, 档案管理难度大。对劳务人员的人事档案管理应将重点放在档案管理工作制度上, 从档案材料的形成、审核、整理、保管、传递等方面制定详细的工作制度和操作规程, 努力实现人事档案的规范化管理, 以高效率高质量的人事档案管理提高档案材料的开发利用效率, 充分发挥人事档案在人力资源开发中的重要作用。
另外, 随着市场经济体制的逐渐健全, 市场竞争日益激烈, 人事档案管理工作必须转变思想管理, 树立主动服务意识, 确保人事档案信息的真实性, 主动促进人事档案的开发利用, 使其更好为人力资源的开发利用服务。在实际工作中, 应在原有基础上进行档案材料的清查、核对人员信息、剔除无用信息、修改虚假信息, 并适当拓展存档范围, 将个人可公开的信息进行分类存储, 这样有助于人事档案的开发利用, 并建立人才数据库, 由专人进行动态跟踪管理, 及时跟踪信息。对于重要人员, 如高管、高级技术人员等, 应保证其个人信息的完善。
传统的人事档案材料以书面文字形式为主, 在当前形势下, 还应充分利用多媒体技术、现代信息技术等建设信息化档案管理系统, 扩展信息量, 将文字信息、图片、视频等结合起来, 及时将员工产生的新信息补充到人事档案中, 实现人事档案的动态化管理, 从而有助于人力资源管理部门更好掌握员工的发展现状和历史, 进行针对性人力资源开发、规划、利用, 壮大单位的人才队伍, 促进单位可持续发展。
(四) 加强人事档案的审查和鉴定
根据相关政策重视人事档案中各方面信息的审核和鉴定, 杜绝人事档案中出现年龄越来越小、工龄却越来越长等不合理的错误信息, 确保人事档案信息的真实性、准确性和唯一性。对于新收集归档的材料, 按照一定原则进行鉴定、甄别等工作, 在提高档案整理效率的基础上确保档案整理质量。在人事档案的审查和鉴定工作中, 应明确规定各部门对档案鉴定以及处理的权限, 加强不同岗位员工之间的相互监督;还要对不归档的档案材料进行妥善处理, 秉着取之有据, 弃之有理的原则进行不在归档范围内材料的处理。通过科学的鉴定工作, 将具有保存价值、利用价值的材料归入到人事档案中。档案行政管理部门严格制定严格的档案鉴定工作管理办法, 实现规范化的人事档案鉴定工作, 并组建专门的管理机构, 设置档案鉴定处理权限, 制定档案鉴定标准, 并加强对鉴定人员的监督力度, 确保鉴定的准确性, 优化人事档案内容。
(五) 适度公开人事档案, 保障员工的知情权
根据有关法律法规的规定, 任何个人都不得查阅和借用本人的人事档案。但是, 个人档案是否能适度向本人公开呢?有什么法律依据?回答是肯定的。无论是从人事制度上来说, 还是从法律角度来说, 向本人公开其部分人事档案是必要的。公开和透明度是公正的保证, 是信任和尊重的表现。不公开人事档案能防止人事档案的篡改现象, 维护人事档案的可信度和权威性, 但不利于和谐社会的建设, 员工的基本知情权得不到满足, 不利于当事人对人事档案进行有效的监管。在当前形势下, 我国可以适度公开人事档案, 循序渐进的满足员工的知情权。人事档案管理部门对档案信息进行整理, 并建立人事档案信息数据库系统, 在对相关部门和个人设置访问权限, 使员工可以在一定范围内了解自己的档案信息, 非常便捷, 且效率非常高。在这里, 人事档案公开的信息和公开对象范围是有限的, 只对有权查阅的部门和当事人本人适度公开, 做好保密工作, 保护员工的个人隐私。在信息公开的过程中, 还要保障单位的合法发言权, 以免当事人的打击报复。
(六) 建立全国性的人事档案通用数据库
随着信息技术的发展, 人事档案信息化管理软件不断升级, 人事档案管理逐渐实现了信息化、数字化、网络化管理。为更好开发利用人事档案, 促进企事业单位的人力资源开发, 应加强人事档案数据库的建设, 建立起全国性的人事档案通用数据库, 使各单位更简单便捷地利用人事档案材料。
在当今形势下, 人员的流动率明显提高, 建立全国性通用的人事档案数据库, 实现人事档案的网络化、数字化管理, 为各单位信息共享奠定基础, 避免出现各单位自行设计、硬件配置不一、软件系统不兼容等问题。人事档案通用数据库能给相关部门和当事人提供人事档案信息的检索、查询、统计、分析、生产表格等服务, 但无法提供人事档案鉴定、考核资料等内容, 为更好利用人事档案, 加强人力资源的开发, 还有必要建立人事档案全文数据库, 运用大型扫描机将利用率高、易磨损、利用价值高的档案材料保存到计算机中, 使相关部门直接从全文数据库中调出相关内容, 进行摘录和打印。
四、结束语
总之, 科学的人事档案管理有利于加强人力资源的开发, 充分发挥人力资源的效力。人事档案为人力资源管理部门提供权威性、准确性、原始的人事信息和数据, 促进相关单位发现人才、培养人才、使用人才, 不仅促进人才的职业化发展, 还有助于提高人力资源管理水平, 推动我国社会经济的可持续发展。
摘要：人事档案是员工个人成长历史的真实记录, 是企事业单位合理分配人力资源的重要参考和依据, 是单位发现人才、使用人才、分配人才、培养人才的重要依据, 在人力资源开发中具有重要作用。随着人事制度的改革, 人事档案管理面临许多新的问题, 人事档案如何与时俱进, 更好为人力资源开发服务, 是企事业单位需要重点研究的课题。
关键词：人事档案,人力资源,档案管理,开发
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【关于人事代理和档案托管】推荐阅读：
关于人事专员的辞职报告11-13
关于人事文员工作职责12-07
关于人事工作心得体会05-27
关于办理人事手续流程的通知05-03
关于人事工作计划方案怎么写11-05
关于精选人事行政工作报告分析总结06-17
学校人事档案07-11
人事档案专题03-21
人事档案材料分类11-23
