15 行政机关公文处理中公文常见的误用符号现象

15 行政机关公文处理中公文常见的误用符号现象

15 行政机关公文处理中公文常见的误用符号现象 篇1

《国家行政机关公文处理办法》（国务院国发〔2000〕23号）规定，公文序号为：第一个层次是汉字数字加顿号，例如“

一、”；第二个层次是括号中包含汉字数字，例如“

（一）”；第三个层次是阿拉伯数字加下脚点，例如“1.”。据此，写成“

1、”“

2、”“

3、”等是错误的。这是常见的误用情况，应注意改正。

另外，《国家行政机关公文格式》（GB/T9704--1999）规定，公文发文字号中的年份要写在六角括号内，例如“京语办发〔2008〕12号”。但是常看到有的文件把六角括号写成方括号，例如写成“京语办发[2008]12号”，这种情况也应当予以纠正。

15 行政机关公文处理中公文常见的误用符号现象 篇2

一、党政机关公文中标点符号的常见错误

党政机关公文中使用到的标点符号包括:点号7种 (句号、文号、叹号, 逗号、顿号、分号、冒号) ;标号10种 (引号、括号、破折号、省略号、着重号、连接号、间隔号、书名号、专名号、分隔号) 。在此, 作者参照《标点符号用法》《党政机关公文格式》的规定, 分析党政机关公文版头、主体、版记中使用标点符号的常见错误。

(一) 版头。

1.“发文字号”中年份的括号使用错误。括号的主要形式是圆括号“ () ”, 其他形式还有方括号“[]”、六角括号“[]”和方头括号“【】”等。在发文字号中, 年份应标全称、用六角括号“[]”。但仍有很多党政机关公文错误使用“ () ”“[]”“【】”的现象。

2.“签发人”姓名之间误用顿号。同一份党政机关公文中, 如果有两个及以上的签发人, 则需要在每行的两个签发人姓名之间空一格。此处常见的错误是在两个签发人姓名之间误用了顿号“、”。

(二) 主体。

1.“标题”中不规范使用标点符号。公文“标题”由发文机关名称、事由和文种组成, 除法律、法规、规章名称加书名号外, 一般不用标点符号。实际使用中, “标题”中除书名号以外, 可能还会出现顿号、括号、引号、破折号。此处常见的错误有:联合发文时发文机关名称之间用顿号;事由部分不规范使用书名号;事由部分将破折号“———”写为“--”“—”“—————”“”;该用顿号时使用了空格。在此提醒, “标题”中使用标点符号时要注意五点:一是出现法律、法规、规章名称的全称时, 应加书名号;二是法律、法规、规章等如为“草案”“试行”“征求意见稿”, 应在其全称之后、书名号之内用括号“ () ”注释“草案”等内容;三是使用法律、法规、规章、文件等的简称时, 不使用书名号和括号;四是“标题”中最多可同时使用一个双书名号“《》”和一个单书名号“<>”;五是在事由部分出现多个机关名称、人名等并列时, 每个机关名称、人名之间应用顿号分开, 不能使用空格。

2.“主送机关”中使用标点符号错误。如同一公文需同时主送多个单位, 则“主送机关”的顺序一般按照重要程度排列。各有关单位之间用顿号或者逗号分清层次, 同类型单位内同级之间用顿号, 不同类型单位之间用逗号。常见错误有:不区分“主送机关”是否为同类型的单位, 或者是否为同级别的单位, 而统一使用了顿号或者逗号。

3.“正文”部分常见标点符号错误。部分党政机关公文在“正文”部分几乎会使用到所有的标点符号, 因此该部分也是出现错误最多的地方。

(1) 结构层次中紧跟序号的标点符号错误。结构层次序数依次可以用“一、”“ (一) ”“1.”“ (1) ”标注, 层次序数可以越级使用, 但紧跟表示序号数字的标点符号有明确规定。第一层级“一”后面用的是顿号“、”, 第二层级“ (一) ”后面和第四层级“ (1) ”后面不跟标点符号, 第三层级“1”后面跟的是一个小圆点“.”。常见的错误形式有“一.”“ (一) 、”“ (一) .”“1、”“ (1) 、”“ (1) .”。

(2) 结构层次标题后不规范使用标点符号。主要表现为:将所有层级标题的末尾都用句号或者都不用标点符号, 同一层级标题末尾使用的标点符号不一致。规范的方法为:一级标题的末尾, 一般不用标点符号;其他层级标题如果无序号, 且居中放置, 一般不加标点符号;其他层级标题如果有序号, 末尾加句号;无层级序号的段首句为标题的, 其末尾可加句号, 如果不加句号, 则该段首句与该段内容之间应空一格。

(3) “正文”内容中常见的标点符号错误。一是随意叠用问号“?”。在问句连用且语气逐步加重时, 可以叠用问号, 但一般为先单用, 再叠用, 且叠用最多不超过三个。二是随意叠用叹号“!”。在连续的表示语气强烈的陈述句或祈使句中, 可以叠用叹号, 但一般为先单用, 再叠用, 且叠用最多不超过三个。三是问号和叹号合用时的不规范。在同一语句中, 既包含疑问的语气, 又包含了感叹的语气时, 可以合用问号和叹号, 但正确用法为先问号后叹号, 即“?!”, 而不是“!?”。四是连接号使用的不规范。连接号的书写形式有短横线“-” (占半个字符位置) 、一字线“—” (占一个字符位置) 、浪纹线“~” (占一个字符位置) 三种。在表示数值范围时, 采用的浪纹式连接号“~”或一字线连接号“—”。公文中, 将连接号误标的现象有“—”“~”“———”“_”“…”等。五是间隔号的不规范使用。间隔号的形式是“·”, 在采用数字表示含有月日的专名时, 应该在月、日之间使用间隔号并且在数字前后加引号, 如:“3·15”消费者权益日, 不规范的写法有:3.15消费者权益日;315消费者权益日。六是概数之间误用顿号。相邻或相近两数字连用表示概数时, 两数字之间通常不用顿号, 如“五十七八岁”。若相邻两数字连用为缩略形式, 宜用顿号, 如“发展二、三产业”。七是并列的书名号之间、并列的引号之间误用顿号。在标有书名号的并列成分之间、标有引号的并列成分之间通常不用顿号。若有其他成分插在并列的书名号之间或并列的引号之间 (如引语或书名号之后还有括注) , 宜用顿号。常见的错误是, 在所有并列的书名号之间、并列的引号之间均使用了顿号。八是括号的不规范使用。首先, 括号分为注释词语的句内括号 (紧跟被注释的词语, 注释语末尾不用标点符号) 和注释整个句子的句外括号 (用在被注释句子的句末标点符号之后, 注释末尾可不用标点符号) , 有的公文没有准确区分两者的差别, 出现错误使用的现象。其次, 除科技书刊中的数学、逻辑公式外, 所有括号 (特别是同一形式的括号) 应尽量避免套用;必须套用括号时, 宜采用不同的括号形式配合使用。九是省略号书写的不规范。省略号的形式是六个点“……”。不规范的表现为“…”“………”“....”等。需要知晓的是, 如果要表示诗行或者段落的省略时, 可采取连用两个省略号的形式, 即“…………”。

4.“附件说明”中标点符号的错误。“附件说明”的正确写法是在“附件”二字后标全角冒号和附件名称。如有多个附件, 则按照“附件:1.XXXXX”格式书写。常见的错误形式有:在“附件”后遗漏了冒号, 在序号后使用了顿号, 在附件名称后使用了标点符号。

5.“附件”中多用了标点符号。“附件”一般另页编排, 如有多个附件, 则在“附件”二字之后紧跟附件顺序号, 顺序号之后不用标点符号。常见错误有:在“附件”二字与顺序号之间使用了冒号, 在顺序号之后使用了冒号或小圆点。

(三) 版记。

版记部分使用标点符号容易出错的地方是“抄送机关”部分。如同一公文需同时抄送多个单位, 一般按照重要程度排列。各有关单位之间用顿号或者逗号分清层次, 同类型单位内同级之间用顿号, 不同类型单位之间用逗号。常见错误是不区分是否为同类型的单位或是否为同级别的单位, 而统一使用了顿号或者逗号。

二、建议

党政机关公文, 是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书, 是传达贯彻党和国家方针政策, 公布法规和规章, 指导、布置和商洽工作, 请示和答复问题, 报告、通报和交流情况等的重要工具。

在此建议, 各党政机关要进一步提高对公文工作重要性的认识, 切实加强对公文的审核把关, 加大文秘人员对标点符号使用规范等公文相关业务的培训, 切实提高公文质量, 维护党政机关的良好形象。

摘要：《党政机关公文处理工作条例》 (中办发〔2012〕14号) 中明确规定, 党政机关公文中使用的标点符号应按照国家标准GB/T15834-2011执行。本文作者在查阅有关资料的基础上, 列举了党政机关公文中标点符号的一些常见错误, 并提出了规范使用的建议。

关键词：党政机关,公文,标点符号,错误

参考文献

[1]国家标准GB/T9704-2012——《党政机关公文格式》.

[2]国家标准GB/T15834-2011——《标点符号用法》.