红头文件的管理

红头文件的管理（通用7篇）

红头文件的管理 篇1

1. 电子文件概念是理解电子文件特点的前提。

被大家公认的“电子文件”定义是“以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件”。那么，它为什么是理解电子文件特点的前提呢？首先，“电子文件”它别于“文件”，是一种特殊的文件，自然具有独特的“个性”。它是依赖计算机系统并以代码形式出现，因此它具有对计算机的依赖性和非人工识读性；它纪录于磁带、磁盘、光盘之上，因此就具有载体的多样性、信息存储的高密度性；它在系统中存取又在通信网络上传输，因此它就出现了信息与载体的可分离性、多元信息的集成性和信息的易改性。不难看出：在电子文件的概念中，隐藏着电子文件的特点，即对计算机的依赖性、非人工识读性、载体的多样性、信息存储的高密度性、信息与载体的可分离性、多元信息的集成性和信息的易改性等。因此，电子文件概念是理解电子文件特点的前提。由于，电子文件有其独到的个性，因此在实践管理中，电子文件的特性决定着电子文件管理的一切活动，如电子文件管理的理论研究、电子文件管理的原则确立、电子文件管理技术的研制、电子文件的保管方式等，都是根据电子文件的特性实施的。按照逻辑推理，电子文件决定电子文件的特性，电子文件特性决定着电子文件管理，因此电子文件决定着电子文件管理，那么不难理解，电子文件的概念是电子文件管理的基础。

2. 电子文件概念是奠定电子文件管理理论的基础。

无论何种管理，都是以理论做指导，只有正确的理论指引，才能获得科学的管理。电子文件决定着电子文件管理，电子文件概念是电子文件管理的基础，因此电子文件概念是奠定电子文件管理理论的基础。

早在中国首届档案学博士论坛会上，为了奠定电子文件科学管理的理论基础，多位知名档案学者首先对电子文件的概念进行了比较性的探讨和深入研究，最有代表性的是陈子丹先生还为电子文件的内涵归纳出了“三条基本要素”。随后，在此基础上，多位档案专家依据电子文件的特性，阐述了电子文件管理的理论观点。黄霄羽女士指出“来源原则”仍然是当今电子文件时代档案专业的基本原则，特别强调：新来源观是透过电子文件的本质和特性，采用更加概念化、抽象化的来源，是更加适应电子文件的新特点、新挑战的来源原则。张宁教授也通过“文件连续体模型”，全面展示了“电子文件连续体理论”。她也特别指出：“电子文件连续体理论”是根据电子文件的种种特性指出、完善的，同时变得更加全面和科学[1]。美国档案专家瓦洛在《档案思想的自由贸易》和《美国档案工作者》中说：由于电子文件的到来，档案管理事业将完全被重新塑造、重新接受。国际档案理事会在《电子文件管理指南》中，也花大笔墨阐述了，将重新认定“电子文件生命周期理论”，并同时提出了电子文件管理的“前端控制”理论[2]。可以看出：电子文件管理理论的提出，都是根据电子文件的特性而来的，而电子文件的特性是由电子文件的概念决定的，因此电子文件概念是奠定电子文件管理理论的基础。

3. 电子文件概念是电子文件管理原则确立的基础。

由于电子文件被赋予了许多比纸质文件所独有的“个性”，随之而来的就是种种新的管理思想和理念，只有这样，才能避免管理中的失误，有效保证电子文件的真实性、原始性和可靠性。为了达到新的管理标准所提出的要求，在管理中确立了许多电子文件的管理原则：（1）真实性保障原则，是依据电子文件易改性从而保证电子文件的真实性的原则。即归档后的电子文件中的元数据、背景信息和认证信息与电子文件形成时保持一致的原则。（2）完整性保障原则，是依据电子文件信息、载体与环境的不稳定性，从而保证电子文件的完整性的原则。包括电子文件整体的完整性和电子文件个体的完整性。（3）可读性保障原则，是指保证电子文件原始性、识读性的原则。即电子文件经过存储到迁移的整个过程后，仍可以识读并仍可以保证内容的原始性，也是依据电子文件的非识读性、可操作性而定的原则。（4）强制性原则，依据电子文件的不稳定性和可操作性，对于有价值的电子文件进行强制性收集的原则。（5）实时性原则，是依据电子文件的依赖性、集成性的特点，对电子文件做到“随时生成，随时存盘”的原则。可见，从制定“原则”的设想到“原则”的内容确立，都是因电子文件的特性而来，又因电子文件的特性而去，因此电子文件的特性决定着电子文件管理原则的内容，电子文件的概念是电子文件管理原则确立的基础。

4. 电子文件的概念是电子文件管理技术研制的基础。

在电子文件管理中，电子文件是否“安全”是电子文件管理过程的核心问题，而电子文件的“真实性”是决定电子文件是否“安全”的关键因素，而这种关键因素是由电子文件本身的特性：不稳定性、信息与载体的分离性和多媒体信息的集成性等决定的。美国档案专家戴·比尔曼先生也曾指出：要想证明电子文件的真实性，就必须保证文件在整个操作过程中未经改动。而“易改性”恰恰是电子文件的特性之一，因此防止电子文件“被改动”、防止电子文件所带来的“不真实性”的特点，是解决电子文件“安全”问题的关键。而维护这种“真实性”靠的是管理技术，因此电子文件的特性是电子文件管理技术研制的关键。寻根问底，也就是说，电子文件的概念是电子文件管理技术研制的基础。

为了保证电子文件的真实性，不少档案研究专家，研究出了维护电子文件真实性的管理技术，有“前端控制技术”、“全程管理技术”、“文档一体化管理技术”、“元数据技术”等。前端控制技术是对电子文件管理系统的“设计阶段”所实施的有效控制，把电子文件全程管理理念的所有要求，提前设计在管理系统之中，是基于电子文件的易改性和信息与载体的分离性而提出的解决电子文件“不安定”的技术。可以看出，从技术的设计理念到技术的内容和操控，电子文件概念是基础。“全程管理技术”、“文档一体化管理技术”、“元数据技术”也都是为了维护电子文件信息的安全，保证电子文件的原始性、真实性、凭证作用而研制的。那么，设计者为什么都会如此“担心”？也都是因为电子文件独有的特性，时刻会带来“非原始性”的、无凭证作用的电子档案所引起的。为了突出电子文件的概念在技术研究中的地位，露西亚娜杜兰蒂女士在介绍她主持的inter PARES项目，所涉及的四个研究领域时，把电子文件真实性保存的“概念需求”放到了第一位，这也说明“概念”对研究的重要性。在介绍她的成果时，还突出强调：保证电子文件的真实性的最佳方法，就是从电子文件的外部入手，“外部之手”言外之意就告诉我们，电子文件的特性是固有的，是不能改变的，应按照电子文件的特点和形成规律进行研究和设计。她随后又特别强调自己的观点：严格控制文件的形成和管理程序，对整个过程进行严格控制，不采取全程管理的眼光，就不可能管理电子文件。这番话又一次说明，电子文件的特性对电子文件管理的重要性，可见电子文件概念是保证电子文件真实性的关键，是电子文件管理技术研制的基础。

5. 电子文件的概念决定着电子文件保管方式的选择。

目前，电子文件归档后的保管方式有以下几种：多重双套制存储、信息备份和数据迁移。其中，多重双套制存储方式，包括电子和纸质双套制、电子双套制、本地和异地双套制、多重双套制存储。电子和纸质双套制：即鉴于电子文件信息与载体的不稳定性、电子文件的易改性，在电子文件管理技术还不太成熟的条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件，采取电子与纸质版本双套并存的保管形式，以达到利用时相互参照。电子双套制：为了避免电子文件信息的非人工识读性、对系统的依赖性、信息的可操作性等特点，确保电子档案的凭证价值而制作的两套电子档案。本地和异地双套制：异地保存是档案管理部门利用电子文件的高密度性而对电子档案实行的跨省份区域的备份制度，即在两个不同省份的档案管理部门，相互建立电子档案备份中心，从而保证纸质档案损坏时，异地电子档案的完整性。信息备份：是为了确保电子文件信息安全而采取的重要措施，是归档电子文件的脱机备份，从而保证在网络黑客和病毒入侵时，电子文件信息的原始性。数据迁移：是为了适应信息技术不断发展的需要，使电子档案在新的设备环境中继续保持“识读性”而采取的数据导入过程。从这些电子文件的保管方式的内容来看，保管方式的选择，都是根据电子文件的特性进行确定的，因此电子文件的特性决定电子文件保管方式的选择，究其根源：电子文件的概念决定着电子文件的保管方式。

总之，电子文件的概念在电子文件管理中，所起的作用不胜枚举，电子文件的管理理念，更是千差万别、多种多样，笔者的观点，旨在给那些对电子文件管理还感到迷惑不解、无从下手的人们一些帮助，起到抛砖引玉的作用。

摘要：电子文件独特的个性所带来的新的管理方式, 使得目前信息技术知识还未被完全掌握, 信息化水平还未达到理想标准。笔者认为, 对电子文件概念的理解与掌握, 是搞好电子文件管理的基础。

关键词：电子文件,概念,管理,基础

参考文献

[1]石玉, 李肖军.电子文件前端控制理论浅析[J].档案, 2009 (5) .

浅析电子文件的管理 篇2

关键词：电子文件；证据效力；管理

中图分类号：C94文献标识码：E文章编号：1006－0510(2008)12049－02

一、困难之一：电子文件应归属于何种证据形式?

电子文件要产生证据效力的首要条件是符合法定的证据形式，我国诉讼法列举了7种法定证据形式，每一种均有特定的内涵或本质特征，如书证是指以文字、符号、图画等所表达的思想内容来证明案件事实的书面文件或其他物品，物证是指以本身所具有的物质特征、存在方式证明诉讼案件真实情况的物品和物质痕迹。视听资料是指以连续、动态的声音或画面来证明案件事实的资料。

对于纸质文件来说，归属于何种证据形式显而易见。当以其包含的思想内容来证明案件事实时，该文件就是书证，如果是公务文书，则为公文性书证。当以其存在处所、外部特征作证明，则为物证。如一份单据，从其书写的字迹特征可以证实单据是准涂改，同时，从单据所写的内容可以查出贪污财务的数额，则该单据既是物证又是书证。

电子文件归属于何种证据形式，我国立法界、司法界与法学界尚未达成一致意见。比较典型的有4种：书证说，视听资料说，独立证据说，传统证据的演变说。

法学界对电子文件证据形式的争议，正反映了电子文件自身的复杂性与多样性。尽管如此，电子文件并不因此就丧失了自身的证据资格，学界的争议并不能阻碍司法实践的进程，因此机构对电子文件的管理切不可掉以轻心。文件、档案工作者应当突破传统的文件种类，将电子公文、电子合同、电子邮件、网页等机构在业务活动中生成的重要电子记录统统纳入到电子文件管理的视野中，它们均有可能在诉讼法庭上占据一席之地。我们期盼着法律界人士给电子文件的证据形式一个明确的说法，使有关机构可以根据不同种类证据的诉讼要求对电子文件加以妥善的保管。

二、困难之二：根据原件、原物优先规则，电子文件还有“原件”吗?

我国对证据的证据能力规定了原件、原物优先规则，即对于实物证据(即以实物形态为其表现形式的证据)，应当优先提交原件、原物。我国《民事诉讼法》第68条规定：“书证应当提交原件。物证应当提交原物。提交原件或者原物确有困难的，可以提交复制品、照片、副本、节录本。”与此相类似，在英、美法系国家，对证据的可采性制定了最佳证据规则，规定文字、录音或照片等的原始材料作为证据有优先权。

传统的“原件”是指信息首次固定其上的媒介物。它强调文件载体的原始性。这是因为传统载体形式的文件信息内容固着于载体上，载体的原始性确保了其信息内容的真实性，提交原件作证具有较高的可信度。然而电子文件的信息内容与载体的关系并不十分紧密，电子文件的信息内容可以存贮于计算机的cpu、内部存储器、外部存储器等多种存贮介质上，而且原始信息是二进制编码，无法直接被人识读，只有通过计算机屏幕或是打印机等方式输出才能被人识读，而这种电子文件的输出形式显然不是传统的“原件”。因此，按照传统的原件概念理解，电子文件在作证时不可能提交“原件”。将构成其证据能力的障碍之一。

各国都在努力探索电子文件在原件问题上的解决之道，从国际上和国外有关法律法规看，典型的做法有以下3种：对“原件”的扩大解释，功能等同法，置换“原件”法。

“原件”不仅是法学中一个重要的概念，也是档案学界经常提到的一个词。我们常说，档案区别于图书、情报资料的独有特性是原始记录性，很多档案往往只有一份，因此档案注重原本、原稿和孤本。然而在电子时代，电子文件突破了传统的“原件”概念，“原件”不再只有一份，文件、档案工作者保管“档案孤本”的自豪感不复存在，要立足于电子时代，体现自身的价值，应如何拓展职业职能呢?

当然，作为电子时代记忆的保管者，不可推卸的责任之一仍是确保“记忆”的原始性。从上述各国立法对“原件”的要求看，一般只要满足电子文件信息内容的完整性和可读性即可，加拿大提出的“电子记录系统的完整性”，也是为了确保“信息内容的完整性”。这为我国立法提供了很好的借鉴，法律上“原件”的要求必将为我们鉴定电子文件提供一个标准。此外，突破传统“原件”概念和借鉴加拿大的做法，对于那些具有短期保存价值的纸质档案的数字化图像，只要它能够准确地反映纸质档案内容，至少在诉讼时效期满(一般两年)后，完全可以将档案原件销毁，这样既可以减轻文件、档案工作者“双套制”保管的负担，节约库房空间，又可以大大促进档案的开发利用。这一点迫切需要得到我国立法的队可。

三、困难之三：根据非法证据排除规则，哪些情况下的电子文件是非法的?

非法证据排除规则即指不具有合法性的证据不得作为定案根据，主要是规范证据收集主体的行为和程序：《行政诉讼法》第三十三条规定，被告不得自行向原告和证人收集证据。《刑事诉讼法》第四十三条规定，严禁刑讯逼供和以威胁、引诱、欺骗以及其他非法的方法收集证据。

因电子文件的无形性、系统依赖性和信息共享性，使其在证据的收集上比传统的证据形式复杂得多，有学者认为，电子证据有以下4种情形应予以排除：一是通过窃录方式获得的，不予采纳；二是通过非法搜查、扣押方式获得的，情节严重的不予采纳；三是通过非核证程序得来的，在电子商务纠纷案件中不予采纳：四是通过非法软件得来的，在民事诉讼中一般不予采纳。可以看出，第一、二种情况，与传统证据形式的“非法排除”情况相同，后两种则是针对电子文件特定的生成方式而提出的，归根到底是由于后两种情况生成的电子证据不可靠。

传统的证据排除规则与文件、档案工作者的关系不大，然而电子文件是否合法，很大程度上取决于其生成方式，这与我们的职责密切相关。如果上述学者的观点将来被立法采纳，那么为防止电子文件在作证时被“非法排除”，电子文件的生成系统、管理系统均应符合一定的软件测评标准，取得软件评审合格证书，以确保是核证程序得来的电子文件。我国已出台了《档案管理软件测评标准》，却未出台《OA软件测评标准》和《电子文件管理系统软件测评标准》，这将不利于对电子文件作证时的合法性审查；系统还应达到一定的安全级别，采取各种安全防范措施。防止系统被非法入侵和电子文件被恶意修改。此外，从维护电子文件形成机构的利益出发，应制定电子文件的分级别利用制度。对不同秘密级别的电子文件设置不同的利用权限，以防公、检、法机关在收集电子证据时泄露了本单位的机密信息。

四、困难之四：电子文件的真实性应如何审查?

证据的真实性是决定其证明力大小的关键因素。纸质文件往往通过鉴定纸张上的字体、字迹、印章等判断其真伪，并有一

套专门的物证技术。这套物证技术在电子文件面前只有望“比特”兴叹了。如何审查电子文件的真实性呢?

从国际上对电子文件证明力评估因素的法律规定看，往往将电子文件的真实性分解为完整性要求和可靠性要求。

1、电子文件的完整性。包括两层含义：电子文件信息内容的完整性和电子文件所依赖的计算机系统的完整性。

2、电子文件的可靠性。主要包括：电子文件从生成、传递、存贮到收集各环节的可靠性、识别电子文件发端人办法的可靠性等。

电子文件从生成、传递、存贮到收集各环节的可靠性，主要审查电子文件是否是在正常的活动中按常规程序自动生成，或者是否在严格的控制下按照操作规程、采用可靠的操作方法进行的人工录入；传递、接收电子文件时所用的技术手段或方法是否科学、可靠，电子文件在传递的过程中是否采取了安全加密措施、是否未被非法截获；存贮电子文件的方法是否科学、存贮介质是否可靠，存贮电子文件的第三方是否公正、独立。所存贮的电子文件是否未被非法接触；收集电子文件作证的过程是否遵守了法律的有关规定等。

值得注意的是这里的真实性与档案学所讲的真实性概念不完全相同。前者是“法律真实”，即法官对电子证据是否符合案件事实的内心确信；后者是指“真实的历史记录”，即反映档案(包括电子文件)真实的形成过程和形成者的意图。正因为如此，以档案作为证据，可以增强法官的内心确信，使“法律真实”更加靠近客观事实，这也是法学追求的目标：在我国对证据的证明力规定了“效力优先”规则，其中有关于历史档案等的证明力一般高于其他书证、视听资料和证人证高的规定；这反映了我国司法界对历史档案具有较高的可信度；档案作证时的优势地位与我国档案部门的权威性和可靠的档案管理办法是分不开的。然而对电子文件的归档管理，我国还处于摸索阶段，档案部门要保持自身在电子时代权威性的地位，就必须加紧对电子文件管理的研究，通过出台一系列标准、制度来加强对电子文件的归档管理。

怎样确保电子文件的完整性、司靠性和可读性。以满足司法对电子文件真实性的审查，提高电子文件的证明力是电子文件管理中的重要课题。其中一个重要的措施是元数据管理，因为它已被法学界认可，是构成电子文件证据的一个重要组成部分。所谓元数据就是描述电子文件内容、结构、背景信息及对其管理的数据。如通过捕获结构元数据，可以了解电子文件的数据结构、软硬件环境等技术信息，以确保电子文件的可读性；通过捕获背景信息元数据，可以了解形成电子文件的业务活动信息，以确保电子文件是在正常的业务活动中记录和存贮的；通过捕获管理元数据，可以了解电子文件从生成、传递、存贮整个过程的管理状态，以确保对电子文件构成一个可靠的保管锁链。由于大部分元数据都是系统自动捕获的，因此是值得信赖的。

红头文件的管理 篇3

文明施工管理办法

第一章 总则

第一条 为加强准池铁路风洼梁隧道工程文明施工管理，维护员工合法权益，保护地方环境，根据铁道部、神华集团准池铁路公司、集团公司和公司有关规定，结合本项目实际，制定本办法。

第二条 参与准池铁路施工的所有单位或个人，必须遵守本办法。第三条 安全质量部、物资设备部、综合办公室是指挥部文明施工监督管理部门。

第四条 文明施工管理，实行岗位责任制，定期考核，实施奖罚。第五条 文明施工管理，必须接受所有参建员工的监督，自觉保护现场施工环境，改正不良行为，依法接受建设单位安全监督管理机构的监督管理。

第六条 要认真贯彻实施国家强制性标准《建筑施工安全检查标准》（JGJ59-99），保证工程建设全过程均达到文明施工管理的各项标准。

第二章 施工现场封闭管理

第七条 施工现场必须实行封闭管理。围墙要坚固、美观，必须沿工地四周连续设置，与外界隔离。

第八条 设置砖砌围墙时，应按有关标准和规定进行砌筑，并砌有砖垛和墙帽，外墙要抹灰涂色并进行彩色绘画；

第九条 施工现场进出口必须设置大门，大门宽度不小于4米，高度不低于3.5米，门头应设置企业标志（直径不得小于0.6米），门楼两侧应有规范的安全标语。

第十条 施工现场进出口必须设置坚固、美观的门卫室，并配备办公桌、椅及登记本，墙面要张挂《门卫、保卫制度》，门卫人员要统一着装并佩戴值勤袖标。

第十一条 施工现场管理人员和作业人员必须穿企业统一制式工作服，管理人员与作业人员的服装应有颜色区别。施工现场全体人员应佩戴企业统一制作的工作卡（工作卡内容：照片、姓名、职务、工种、单位及编号等）。

第十二条 施工现场全体人员必须佩戴符合国家标准的安全帽。安全帽的颜色必须符合铁道部的规定或建设单位的规定，严禁佩戴不符合国家标准及无出厂合格证、无检测检验合格文件的安全帽。

第十三条 施工现场进口处必须设置“七牌一图”（工程简介牌、组织机构牌、环境保护牌、消防保卫牌、安全生产牌、工程质量牌、文明施工牌、施工现场平

面图），设置高度为“七牌一图”下沿距地面1.5米。

第十四条 施工现场安全标语要规范统一，字体规格应在0.8米至1米之间，字迹要工整，挂置要整齐（间距相等高度一致）。

第十五条 施工现场危险地段必须采取安全防护措施并悬挂反光的安全警示牌，警示牌规格为0.4米×0.6米，严禁集中挂置。

第三章 施工现场管理

第十六条 施工现场要按施工总平面图划分出施工作业区、材料堆放区和生活办公区，做到三区分开，并采取隔离措施，各区要有明显的标志牌，由生活区进入施工作业区的出入口要悬挂安全警示标志。

第十七条 施工现场内要根据实际情况做硬化处理，保证施工现场平整整洁。作业场地（钢筋、木制作和砼搅拌站）必须用混凝土进行硬化处理。

第十八条 施工现场道路要在施工总平面图上标示清楚，道路要设指示标志，道路上不得随意堆放建筑材料或其它杂物，施工道路要保证消防和运输车辆通行安全。

第十九条 施工现场材料堆放和机具设备安放要符合现场平面布置图确定的位置；材料堆码要整齐，摆放有序，并挂置定型标牌（标牌尺寸0.3米×0.2米，标牌内容：产品名称、规格、型号、检验状态和产地等）；标牌挂置要牢固，方向一致，高度相同。

第二十条 施工现场要设置顺畅的排水设施。施工泥浆水和生活污水要经过沉淀池沉淀后，方可排出，严禁四处溢流，影响现场卫生。

第二十一条 施工现场易燃易爆物品要设专库存放，设专人负责管理。库房位置要远离火源，不得置于高压线下，库内照明要选用防爆灯具。

第二十二条 施工现场建筑垃圾应统一回收，堆放到指定地点，并挂标志牌，施工现场要做到日干日清、工完场清。施工现场要设定2—4人负责材料整理和现场卫生保洁工作。

第四章 生活卫生设施管理

第二十三条 生活办公区内要建有坚固、美观、保温、通风良好并符合消防安全的宿舍。宿舍高度不得低于2.8米，室内外墙（砖墙）要抹灰刷白，室内地面要做硬化处理，宿舍后墙不得搭建在围挡上；宿舍屋顶上禁止堆放一切杂物，严禁将宿舍建在高压线下。

第二十四条 员工宿舍内应设置铁制或木制的2米×0.8米规格的单人床或上下双层床，两床之间通道宽度要保持在1.2米以上，双层床顶层铺面距屋顶高度不得小于1米，并做到每人一床，统一被褥。每间宿舍人均居住面积不得少于

2平方米，严禁在员工宿舍内打通铺。

第二十五条 宿舍禁止用油毡做屋面，屋面材料要选用防火保温材料。夏季要为工人配置蚊帐或电扇，冬季要备有电暖器或其它取暖设备，严禁在宿舍内烧明火取暖。

第二十六条 宿舍要每日进行清扫和定期进行消毒，始终保持室内整洁卫生无异味；宿舍内生活物品要摆放整齐，衣服不得乱堆、乱挂、乱放。

第二十七条 严禁在在建工程里搭建宿舍。宿舍的搭建要符合建筑工程安全标准，由工程技术人员进行规划设计，保证施工质量，履行验收手续。

第二十八条 宿舍选址要避开陡坡、悬崖等危险地段和低洼潮湿的不安全、不卫生环境。宿舍周围要设排水沟，保证沟内不积水，沟边无杂草。

第二十九条 现场办公室要窗明几净，物品摆放整齐；办公室内不得乱贴乱挂，保持室内整洁。

第三十条 食堂高度不得低于2.8米，要设有可开启的排气天窗，天棚应吊顶，外墙（砖墙）应抹灰刷白，内墙和灶台要全部贴瓷砖，门窗要油饰，地面要硬化。

第三十一条 食堂炊事用具要设有专门存放处，夏季应设有防蝇网（罩），炊事人员必须每年进行一次身体检查，持《健康证》上岗，工作时要穿戴“三白”（白色工作帽、白色工作服、白色口罩），严禁穿拖鞋，保持个人卫生。

第三十二条 食堂距垃圾堆放点、厕所和易燃易爆物品库房的距离必须保持在30米以上，夜间灶间严禁住人，食品存放处要设置高40厘米的挡鼠板。

第三十三条 食堂要经当地卫生防疫部门卫生检查，取得《卫生许可证》并建立食堂卫生制度后方可经营。生、熟食品严禁混放，过期、霉变的食品不得销售，防止食物中毒和各种疫情发生。

第三十四条 食堂要保证供应达到卫生标准的饮用水，并设有保温容器，定点设置，茶具要消毒，严禁作业人员喝生水。高温季节，要为作业人员提供防暑降温饮料或其它饮用品，确保员工身体健康。

第三十五条 食堂垃圾要装在专门容器或专用塑料袋内，实行封闭管理。应做到定期收集垃圾，及时处理，严禁将垃圾到处抛洒。

第三十六条 施工现场要设有淋浴室，浴室地面要硬化，浴室面积不得小于10平方米，并保证热水供应；施工现场要购置洗衣机和理发工具，为员工提供洗衣和理发服务，引导员工养成良好的卫生习惯。

第三十七条 生活办公区要设有不小于20平方米的员工学习娱乐室。室内应备有电视机、各种杂志、书报和其它娱乐工具，丰富员工业余文化生活；学习娱乐场所要干净整洁，布置美观并挂牌，由专人负责管理，严禁进行不健康的娱乐

活动。

第三十八条 要为员工提供医疗保健服务，配置医疗保健箱，箱内要备有各种常用药品和其它急救器材。

第三十九条 要建有符合安全卫生标准的男女厕所并挂牌；厕所内墙（砖墙）应贴瓷砖，地面要硬化，厕所外墙（砖墙）要抹灰刷白，留有通气孔，夜间有照明，并由专人负责清扫。

第四十条 生活办公区必须选择远离易燃易爆库房的位置，可根据实际情况在大门口处和生活办公区内布置盆花、盆树，空闲地要铺草坪或栽植花卉，创建优美的施工环境。

第四十一条 生活办公区要在大门口内侧设置宣传栏，宣传栏下沿高度距地面0.8米以上，造型要美观大方，宣传栏内容要定期更换。

第五章 消防安全管理

第四十二条 必须严格执行《中华人民共和国消防条例》，加强施工现场消防安全管理。各分部及施工队要制定消防工作制度和防火救灾预案，指定专人负责现场安全防火防灾工作。

第四十三条 施工现场动火作业必须经过审批，由安全员负责全程监控，现场要划定动火作业区，实行封闭管理，动火区与易燃易爆库房要保持30米以上的距离，动火区不得置于高压线下。作业时要采取防火措施，完工时进行检查。严禁在办公生活区内生火取暖和烘烤其它物品。施工现场木制品仓库禁止使用碘钨灯和60w以上的白炽灯。

第四十四条 办公生活区和施工现场应配备足够的消防器材，灭火器应定期进行检查，过期失效的应及时更换。房间内设置的灭火器要存放在涂有红漆的木箱内，不得倒放、散放。

第六章 现场环境保护工作

第四十五条 施工现场必须严格遵守国家、地方有关环境保护的法律、法规，采取有效措施加强对各种噪音、粉尘、废气、废水的控制和管理。

第四十六条 施工现场必须建立施工不扰民措施，必须重视环境保护工作，科学组织施工，创建绿色环保工地。

第四十七条 施工现场砂石、砖垛、建筑垃圾以及裸露的岩土等均必须遮盖，严格控制施工过程中产生的扬尘。

第四十八条 施工机械设备要经常检修、及时注油降低噪音，拆卸钢模时要轻拿轻放，搅拌机必须配置降尘防尘装置。

第四十九条 施工现场禁止焚烧有毒有害物质和建筑垃圾。

第五十条 建筑工程竣工验收后，要在半个月内拆除施工围挡和其它临时设施，并对四周环境进行全面清理，做到工完、料净、场地清。

第七章 组织机构

第五十一条 指挥部成立文明施工领导小组，指挥长任组长，党工委书记、总工程师、安全总监任副组长，各部门负责人、各分部经理、施工队长为成员。

第五十二条 文明施工领导小组职责

（1）贯彻执行党和国家的方针、政策法规及上级有关文明施工的指示和规定，推动本单位的文明施工工作走向科学化、制度化、规范化的管理轨道。

（2）定期进行文明施工状况评估，制定文明施工目标，提出预防事故的措施和建议，监督检查安全技术措施落实情况。

（3）适时组织文明施工的检查，及时纠正违章蛮干行为，消除事故隐患，对文明管理混乱和较差的单位及违章蛮干或发生事故的责任人员及时实施批评或处罚。

（4）组织开展文明施工竞赛活动，总结推广先进经验，对在文明施工工作中做出成绩的单位和个人及时给予表彰或奖励

（5）实施文明施工的奖惩事宜。

第八章 岗位责任制

第五十三条 为了加强文明施工管理，实现创建国家、地方及建设单位要求的安全文明工地标准的目标，明确指挥部各单位、相关部门和相关人员的职责，特制定岗位责任制。

第五十四条 必须认真执行文明施工岗位责任制，使指挥部的文明施工工作层层有人负责、事事有人管理，真正做到文明施工工作的管理纵向到底、横向到边。

第五十五条 各岗位文明施工责任制

（一）指挥长文明施工岗位职责

1、贯彻执行上级有关文明施工的具体要求，结合本指挥部的实际情况，制定文明施工管理实施细则，并督促落实。

2、在计划、布置、检查、总结、评比施工生产时，同时计划、布置、检查、总结、评比文明施工工作。

3、组织编制文明施工方案，审批所需文明施工经费，确保合理使用。

4、定期组织（每月）文明施工检查，对查出的不文明事件和行为采取有力措施，及时整改确保文明施工。

5、建立文明施工管理组织机构，合理配备管理人员，督促、检查、支持其

工作。

7、组织好文明施工的教育、培训和宣传工作，不断强化指挥部人员的文明施工意识，把文明施工工作变成员工的自觉行动。

（二）党工委书记文明施工岗位职责

党工委书记对分部的文明施工工作负全面领导责任，具体责任是：

1、搞好文明施工管理组织机构的建设，加强思想教育，提高员工文明施工意识。

2、宣传党和国家、业主、本公司的文明施工政策及要求，建立各类管理人员工作约束机制。

3、始终把握本单位在任何时间、任何情况下坚持文明施工的大方向，监督检查各项文明施工管理制度的落实。

4、坚持文明施工教育制度，发挥共产党员在做好文明施工工作中的模范带头作用，树立文明施工的生产先进典型，带动指挥部的文明施工全面发展。

5、采取有效措施促进文明工地建设，抓好施工现场安全生产文明施工的宣传、报道工作，积极开展安全生产文明施工竞赛评比活动。

（三）副指挥长（分部经理）文明施工岗位职责

副指挥长在指挥长的领导下，按谁主管谁负责的原则，对分管工作范围内的文明施工工作直接负责，并且抓好以下工作：

1、在计划、布置、检查、总结、评比生产的同时，计划、布置、检查、总结、评比文明施工工作。监督检查分管部门对安全生产、文明施工各项规章制度的执行情况，及时纠正失职和违章行为。

2、组织制定分管工作范围内的文明施工措施、技术规程，编制文明施工组织方案，并认真组织实施。

3、组织、参加分管工作范围内的文明施工检查，落实重大安全隐患的整改。

4、负责分管工作范围内的文明施工教育、培训、考核工作。

5、组织分管部门开展文明施工劳动竞赛活动，总结推广文明施工工作的先进经验。

6、完成分管工作范围内的其他文明施工工作。

（四）总工程师文明施工岗位职责

1、协同指挥长指导组织文明施工，并对本单位的文明施工负技术责任。

2、认真贯彻执行党和国家的安全生产方针、执行国家有关安全文明施工技术标准、规范和规程。

3、组织对危险源进行辨识、评价，编制重大危险源管理方案、应急预案。组织解决安全、文明技术难题，下达安全、文明技术指令。

4、负责组织编制审定施工组织设计或施工方案，督促计划、措施的实施。在处理技术问题时，必须贯彻安全、文明技术、卫生标准，对自行建设项目，要贯彻执行“三同时”的原则。

5、指导文明施工教育，组织专业安全技术培训，研究推广安全生产，防尘、防毒新技术，监督检查安全技术规程执行情况，开展劳动保护科研项目的研究。

（五）安全总监文明施工职责

1、积极推动指挥部的文明施工工作，对有关政策、法规及规章制度的贯彻执行情况进行监督、检查。

2、审查指挥部的有关安全文明施工管理制度、措施，对不符合安全文明施工标准和安全技术规程的条款有权责令修改或制止施工。

3、经常进行现场监督检查，协助研究解决存在问题，对违反文明施工管理规定者，有权纠正或制止，如有不听劝阻，拒不改正者，有权令其停止作业，并建议领导严肃处理，追究当事人责任，对检查发现的安全隐患督促整改。

4、参加指挥部对施工人员的文明施工教育培训，对劳动保护用品的发放和使用实施监督、检查。

5、抓典型，以点带面，及时建议指挥部主管领导表彰或奖励对文明施工工作做出贡献者。

（六）安全质量部部长文明施工职责

1、协助上级领导推动指挥部的安全文明工作，对有关安全生产政策、法规及规章制度的贯彻执行情况进行监督检查。

2、参加审查工程项目的有关安全文明管理措施，对不符合安全、文明施工，卫生标准和安全技术规程的条款有权责令修改或制止施工。

3、经常进行现场文明施工监督检查，协助研究解决存在问题，对违章指挥，违犯劳动纪律和违章作业者，有权纠正或制止，如有不听劝阻，拒不改正者，有权令其停止作业，并建议领导严肃处理，追究当事人责任。

4、协助有关领导修订文明施工管理制度和措施，对劳动保护用品的发放和使用实施监督检查，编制安全技术培训和文明宣传教育计划，并负责组织实施、考核和登记。

5、接受上级管理部门业务指导，指导下级做好文明施工工作。总结推广经验，不断提高安全、文明施工的管理水平。

6、组织员工进行安全文明教育、培训和考核，宣传上级有关安全生产、劳动保护的方针、政策以及安全文明工作中的好人好事。

（七）施工技术部部长文明施工职责

1、在编制施工组织设计时，同时编制文明施工组织和措施，并督促指导施

工人员贯彻执行。

2、对重点工程，技术复杂的高、难、新项目和危险地段，要结合现场实际情况，制定稳妥可靠的安全技术保证措施，进行安全技术文明施工交底并督促落实。

3、经常深入施工现场，在检查施工质量的同时，检查安全、文明施工情况，纠正违章，清除不安全因素。

（八）物资设备部部长文明施工职责

1、认真落实业务范围内的安全、劳动保护法律、政策，制定设备、物资及劳保用品的管理实施细则。

2、监督检查机械设备安全操作规程和文明施工管理，对材料设备的进场、存放、使用、维护保养等进行合理规划，并定期检查规章制度的落实情况。

3、负责制定机械设备操作人员安全文明技术培训计划，并负责落实及考核，监督检查操作人员持证上岗情况。

4、负责机械设备、配件、各种物资的防火、防盗、防冻、防变质的管理、督促、检查工作。

5、负责对施工所需危险品的计划、采购、运输、管理、使用进行监督、检查，并严格点收、入库、保管、发放、回收等手续。

（九）综合办公室主任文明施工职责

1、大力宣传党和国家文明施工、劳动保护的法律、方针、政策和本单位的规定。

2、配合开展安全生产、文明施工竞赛活动，做好组织协调和宣传发动工作。

3、参加安全生产、文明施工的检查，经常检查生活区域的安全用电、防火事项及食堂安全卫生，确保人身安全。

4、经常深入施工现场，收集安全文明工作资料，及时宣传报道安全、文明工作中的先进单位、典型人物和事例。

5、教育车勤、外出人员，注意交通安全，遵章守纪。

（十）工班长文明施工岗位职责

1、组织工人进行安全文明教育学习，贯彻执行安全生产劳动保护的规章制度。

2、模范遵守劳动纪律，严格落实安全操作规程，在施工生产活动中坚持“工前有交待、工中有检查、工后有讲评”的安全、文明“三工制度”。

3、做到不违章指挥，制止野蛮作业，掌握管段内安全、文明生产运行状况，维护正常的安全文明生产秩序。

4、对本班组所用机具、安全设施、防护器具、消防器材进行检验，确保安

全方可交给员工使用。

5、对不具备安全文明施工条件的项目或作业场所，有权拒绝施工；对违章、违纪、违反操作规程的行为有权制止和处罚。

6、支持安全员工作，发挥其作用，在分散施工时每个工点必须指定临时安全员，并交代安全文明施工注意事项。

7、经常进行安全自检，发现隐患及时解决，不能解决的向上级汇报并及时采取控制措施。

（十一）安全员文明施工岗位职责

1、协助上级领导落实安全文明规章制度的细则和措施，并督促全体员工严格执行。

2、组织工人进行安全文明教育，宣传上级有关安全生产、劳动保护的方针、政策以及安全文明工作中的好人好事。

3、认真学习业务知识，模范遵守纪律，带动全体员工自觉做好安全、文明施工工作，坚决制止一切违章行为。

4、积极推广安全工作先进经验和科学管理方法，主动提出有利于安全生产、文明施工的合理化建议。

5、督促、检查员工正确使用劳动防护用品，改善安全劳动条件，做好防尘、防毒、防职业病工作。

6、负责施工现场文明施工有关资料的收集、登记、整理工作。

第九章 考核及奖罚

第五十六条 为将文明施工岗位责任制落到实处，指挥部实行文明施工责任制考核制度。指挥部下属各单位、相关部门负责人的考核由指挥长或文明施工领导小组实施，主要是结合安全、文明综合检查考核每月进行一次。

第五十七条 根据文明岗位责任制的考核情况，按指挥部的有关规定实施奖惩。对各级人员、部门岗位责任制的考核结果，作为指挥部评先、评奖的主要依据，实行“一票否决权”。

第十章 附则

文件和文件夹管理教案 篇4

教学目标：

知识能力目标：

1、进一步理解文件、文件夹的概念及他们的命名规则。

2、掌握文件和文件夹的新建、重命名、移动、复制、粘贴多种操作方法。情感、态度、价值观：

1、通过对文件与文件夹的管理，培养学生具有初步的管理能力。

2、能够通过自己主动的分析与判断在众多的操作方法中，找出最方便、快捷的方法。教学重难点：

教学重点：学会对文件和文件夹的建立、重命名、移动和复制的多种方法。教学难点：学会科学地管理文件与文件夹。教具：多媒体教室 教法：

1、通过学生交流、师生交流、人机交流、学生活动等形式，培养学生利用信息技术的能力。

2、采用任务驱动的方式，培养学生主动进行学习的习惯。教学过程：

复习回顾，利用word来创建空白word文件引入新课

一、新建文件和文件夹

任务：在D盘上创建如下所示的文件夹：D:AA D: BB D: CC D: DD 方法：（1）菜单：“文件”→“新建”

（2）快捷菜单：右击选定窗口的空白处，选择“新建”（3）工具创建法

（4）使用文件和文件夹任务窗格，可以利用创建一个新文件夹链接创建文件夹

二、重命名文件和文件夹

任务：把D盘的D:下 AA文件夹更名“文档”，BB更名图片，CC更名MP3，DD改为影视。方法：（1）菜单：单击“文件” → “重命名”

（2）快捷菜单：右击对象，在弹出的快捷菜单中选择“重命名”（3）鼠标单击两次文件或文件夹的“名字区”

三、复制、移动文件和文件夹

任务：把我的文档中文件移动到D盘的D: 相对应文件夹中

1、移动、复制的概念：

（1）移动：将所选文件或文件夹从某一磁盘（文件夹）移动到另一磁盘（文件夹）中。（2）复制：将所选文件或文件夹从某一磁盘（文件夹）移动拷贝到其它磁盘或同一磁盘的文件夹（若是同一文件夹，则需注意复制时的文件名不同。）

2、复制、移动的基本原理：

（1）移动：选定对象－－［剪切］CTRL＋X－－选定目标地－－［粘贴］CTRL＋V（2）复制：选定对象－－［复制］CTRL＋C－－选定目标地－－［粘贴］CTRL＋V

3、操作方法：选定对象后讲解（1）使用任务窗格 ：在文件夹窗格中单击“移动所选项目”或“复制所选项目”链接打开“移动项目”或“复制项目”对话框，单击目标文件夹，单击移动或复制按钮

（2）使用菜单：第一步“编辑”菜单—“复制”（或“剪切”）、Ctrl+C（或Ctrl+X）、右击选定对象选择复制（剪切），第二步选定目标地，第三步“编辑”—“粘贴” Ctrl+V

（3）鼠标拖动： ①同一磁盘中的复制：选中对象－按Ctrl再拖动选定的对象到目标地；

②不同磁盘中的复制：选中对象－拖动选定的对象到目标地； ③同一磁盘中的移动：选中对象－拖动选定的对象到目标地；

④不同磁盘中的移动：选中对象－按Shift键再拖动选定的对象到目标地。

（4）利用“发送”完成复制。移动与复制的区别：

1、从执行的步骤看：复制执行的是“复制”命令，而移动执行的是“剪切”命令

2、从执行的结果看：复制之后，在原位置和目标位置都有这个文件；而移动后，只有在目标位置有这个文件。

3、从执行的次数看：在复制中，执行一次“复制”命令可以“粘贴”无数次；而在移动中，执行一次“剪切”命令却只能“粘贴”一次。

练习：

1、在“本地磁盘D”驱动器中新建一个名称为“文稿”的文件夹。

2、打开“word”程序，创建一个word文档，并将其保存在“文稿”文件夹中，命名为“学习总结”。

3、在D盘中创建一个文件夹，命名为“学习”，将“文稿”文件夹中的“学习总结”文稿复制到“学习”文件夹中。

4、将“学习”文件夹移动到桌面。

小结：本节课我们学习了如何创建文件文件夹，文件和文件夹重命名，移动复制的多种操作方法。

作业：1创建文件夹有哪些方法？

2如何重命名文件？

3怎样移动文件？移动和复制文件有何区别？

红头文件的管理 篇5

关于成立护理质量管理委员会的

通知 字【2017】 号

各科室：

为加强医院管理，提高医疗质量，保障医疗护理安全，加强护理质量的核心管理，落实护理管理各项规章制度，确保医院护理质量的稳定与持续改进，成立护理质量管理委员会成员，组成如下：

一、组长：曾燕副院长主治医师

成员：雷程灏医务科科长主治医师 黄芳护士长护士

李振护师 夏宇护士 李元佳护士 李娟娟护士 下设办公室：院办 请严格遵照执行。特此通知。

成都成华珍君仁济医院医务科

电子文件可信管理的内容 篇6

1.对电子文件实施全生命周期管理。电子文件从生成开始, 除了文件属性, 还具有自己特有的文件类型、格式、生成环境等技术属性;在流转过程中, 可能还会有数字签名、电子签章、流转的流程记录等;转化为档案后, 可能还有保存位置#存储介质等属性;在长期保存过程中, 还会有格式迁移、介质迁移等。这些因素都会对电子文件的真实性、完整性与长期可用性产生影响, 必须用全生命周期管理来解决这三性的保障问题。2.对电子文件管理实施审计认证。电子文件具有法律效力, 要证明其真实性, 就要对电子文件的真实性进行确认, 常见方法是对电子文件管理过程进行审计跟踪, 施加数字签名、水印、电子签章等技术手段, 进行认证。电子文件管理依赖于软硬件系统, 数字签名、水印、电子签章以及审计跟踪的信息也全部保存在电子文件管理系统中, 为了确保这些信息能够产生并能被正确保存, 电子文件管理系统就必须满足相应标准。证明系统满足管理标准, 首先需要有认证机构 (可以是政府机构, 最好是中立的第三方) 对系统进行认证。只有满足了认证的系统, 才可以实现对电子文件真实性的管理保障。

浅析高校机要文件的管理 篇7

关键词：新时期；高校；机要文件

机要文件是指涉密或不宜公开的各种文件资料，它是高校传达贯彻党和国家的方针政策的重要依据，是部署学校工作、发布规章，布置工作的重要工具。机要文件若泄露则会使国家安全和利益遭受损害。加强高校机要文件的管理就显得尤为重要，笔者结合多年的高校机要文件管理经验，谈谈如何加强新时期的机要文件管理。

一、强化思想认识，适应新形势的要求

思想是行动的指南，要做好高校机要文件的管理工作，首先要提高思想认识，提高保密意识，牢固树立责任意识。

网络技术的迅速发展和自动化办公系统在高校的普及，给高校机要文件的管理带来了新的挑战，增加了新的失泄密渠道和泄密隐患，这需要机要管理人员在管理公文上有新的思考，怎样在签收、登记、呈批和传阅、清退、销毁等各个环节做到机要文件的安全保密、万无一失。机要文件管理并非是管理人员个体的行为，高校应结合自身实际情况，充分利用多种手段，采取多种形式、多渠道加大对国家《保密法》《保密法实施办法》等保密法规的宣传教育；更重要的是机要管理人员要加强对政策法规和专业知识的学习，致力于提高自己的思想认识和综合素养，以高度的责任感做好机要文件的管理工作，以精益求精的工作态度和工作作风落实高校机要管理工作，牢固树立责任意识。

二、建立完善机要文件管理的规章制度，并重在落实

工作制度是行动的准则，针对机要文件的管理工作，一系列行之有效的制度必不可少：大到学校层面上的对保密息息相关的部门、部位和秘密载体的保密管理规定，小到机要室内对有关人员阅读涉密文件资料的管理规定等等，都要按照制度办事。制度要做到规范化、精细化，它有利于机要管理人员照章落实工作要求，保证工作不出差错。

加强各项规章制度的执行力。细节体现于执行力，严格执行机要文件管理制度能够引起其他相关人员对机要文件的高度重视，帮助他们形成严格遵守机要文件管理制度的意识，事半功倍的促进了机要工作的顺利开展。

三、规范机要文件管理过程

机要文件的管理主要有签收、登记、呈批和传阅、清退、销毁等环节，每个环节都需要有认真负责的精神，要确保机要文件安全保密，万无一失。

（一）签收。高校的机要文件主要是通过两种渠道接收，一是通过机要局传递的机要文件；二是通过专用设备通道接收。签收机要文件时，一要注意检查封口是否破损，密封是否完好，有无启封、拆取内装文件的痕迹；二是要核对签文薄与实际信件件数、信封号码是否相符。检查核对准确无误后方可签字，并且注明收到时间。

（二）登记。登记机要文件时要注意以下几点：一是要核对所收文件与发文通知单是否相符；二是要核对所登记的来文日期、单位、文号、标题、密级、紧急程度、来文分数等是否相符；三是登记清楚发文单位。

（三）呈批与传阅。传阅机要文件时应做到：认真填写文件处理签核文件传阅登记，先呈办公室主任拟办，根据办公室意见分呈有关领导阅看，然后按批示的范围传阅。传阅的过程中，一是要经常核对传阅登记薄，随时掌握文件走向，收回文件时一定要清点文件分数，以免丢失。机要文件要随到随传，催阅催退，以加快传阅速度。对一些密级高的文件可让领导现场阅文批示，以防泄密。二是要严格遵守机要文件的阅读规定，不能漏传和随意扩大阅读范围；三是要严禁横向传阅文件，领导同志在阅件上有批示，要及时将文件传给有关领导及相关部门阅知。领导对文件作出批示或提示办理要求的，要及时传有关部门办理，并做好记录。四是实时将已办理的文件收回，分类妥善保管，以备归档和利用。

（四）清理和销毁及归档。为了确保机要文件的安全性，必须对机要文件定期进行检查、清点和整理。一切属于保密范围的文件和标有“内部资料”、“内部刊物”字样的应到指定的专点进行销毁，切忌任意处理。对不属于清退范围的文件资料，根据学校档案管理要求进行存档。

四、加强网络保密措施，提高机要文件管理的现代化水平

严格机要文件的现代化管理手段，实行微机处理和检索是机要文件现代化管理工作的重要议题。在确保文件安全的基础上，实行微机处理和检索，可大大提高工作效率，为日常工作提供便利条件。首先，机要人员要熟练掌握现代办公技术以及密码通讯网络安全防护知识，以适应新时期机要文件管理的要求。同时，必须加强计算机网上保密措施和相应硬件设备建设，以实现机要文件管理的现代化。科学技术的迅猛发展，国际互联网的广泛应用，合作渠道的日益增多，给高校机要文件管理工作带来了新情况、新问题。为此，我们必须认清形势，加强和改进高校机要文件管理工作，这对于保持高校稳定，巩固和发展高校的大好形势，保证高校各项工作顺利开展，促进教育事业的发展有着重要意义。

五、认真做好文件清退、销毁工作，确保密级公文不遗失

每到年底，对当年所收到的文件特别是密级文件对照收文登记作一次清点。对清退整理过的、经鉴定没有保存价值的公文、资料、刊物等，按规定予以销毁。销毁公文一般有两种办法，一是焚烧，在专门焚烧秘密公文的焚烧炉里销毁秘密公文，焚烧一定要彻底，不留片字只纸。二是把要销毁的公文资料等送到指定的造纸厂化成纸浆。后一种方法是目前普遍采用的，它既可以化废为利，又达到了销毁秘密公文的目的。无论用哪种方法，都要严格执行监督制度，由二人以上监销，个人不得私自销毁文件。特别要注意秘密公文销毁运输途中的安全，包装要严，防止公文在途中散落，监销人员不得擅离职守，待销毁的公文全部销完后方可离去。待销毁的公文资料绝对不准当废纸出售给废品收购部门或个人。

六、结束语

高校机要文件管理工作的任务艰巨、责任重大，目的就是要在遵守保密制度的前提下充分发挥文件的效能。鉴于高校的多样性与差异性，机要人员在细节管理的具体操作方面还需要结合本校的具体情况，对具体问题进行具体分析，脚踏实地的从平凡的工作中积累经验，以精益求精的细节管理理念不断地改进工作方法，更好地完成机要文件管理工作，促进高校办公室各项工作协调有序的开展。

参考文献：