档案的整理方法与步骤

档案的整理方法与步骤（精选8篇）

档案的整理方法与步骤 篇1

科技档案的整理要经过分类、组合、案卷和卷内文件材料排列、编号、编制卷内目录和备考表、装订装盒、编制案卷封面和脊背、编制案卷目录、入库上架等九个步骤。

第一步 分类

科技档案一般有产品、科研、基建、设备四大类，我们旗各单位的科技档案主要有基建、设备两大类，各单位先把科技文件材料按基建、设备两大类分开，然后在每个大类里将科技文件材料按项目归类。

基建档案：一般先按工程性质或用途分类，之下按具体项目分类。如果项目不是很多的单位，可直接按具体项目分类。

设备档案：一般先按设备性质或用途分类，之下按设备型号分类。如果设备不是很多的单位，可分到设备性质，不必再分下去。

特别提示：

一个科技项目的文件材料具有成套性，其他项目的文件材料不能混入。

科技项目的前期文件材料不能归入文书档案中，应归入所针对的项目科技文件材料中。第二步 组合

1、基建档案按形成阶段和内容分别组卷。基建档案一般有依据性文件（可行性研究、立项）、基础性文件（勘探、测绘、征迁工作、招投标）、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件、评奖创优文件和使用、维修、改建、扩建文件等不同阶段形成的文件。

基建文件材料数量多，规格杂，组卷时可考虑在同一阶段内同一种格式的材料组卷，如竣工图组一卷或若干卷。若项目较小，材料不是很多，则可几个阶段的材料组成一卷，应视情况灵活掌握。

组卷顺序：依据文件（可行性研究、立项、审批）→基础性文件（勘探、测绘、征迁工作、招投标）→设计文件→施工文件→监理文件→竣工验收文件→评奖创优文件→使用、维修、改建、扩建。

2、设备档案按形成阶段和文件内容分别组卷。设备档案一般有立项审批、购置合同、开箱验收（合格证、说明书、随机图纸、质保书等）、安装调试、使用维护、更新改造等阶段和内容。组卷时按文件形成阶段、文件内容，结合数量多少确定组合。小型设备材料少的，可将文字材料和随机文件材料组成一卷。这也应视情况灵活掌握。

组卷顺序：市场调研→立项审批→购置合同→商务洽谈→开箱验收（合格证书、说明书、随机图纸、质保书等）→安装调试→验收→使用维护→更新改造。

第三步 案卷和卷内文件材料排列

1、基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。

2、设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。

3、卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。

4、文字材料和图纸组在一卷的，应文字材料在前，图样材料在后。

5、有译文的外文材料译文在前，原文在后。

6、有编号的图纸按图纸编号排列。第四步 编号 编号有两种方式：

1、装订成卷的，案卷内科技文件材料要逐页编页号，位置正面在右下角，背面有文字的在左下角。图样页号编写在标题栏内。卷内目录、卷内备考表不编写页号。

成套图样或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号。与其他科技文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。

2、不装订的，案卷内应在每份科技文件材料的右上角加盖档号章。档号章有档号、序号两个栏目。

序号：卷内科技文件材料的顺序。

档号：填写全宗号、分类号（项目代号或目录号）、案卷号。一般各单位的科技档案不向档案馆移交，档号可直接填写分类号和案卷号，如设备档案档号为：S．1．2－3（一级类目代号可采用英文字母如基建用“J”表示、设备用“S”表示，二级以下用阿拉伯数字表示，类与类间用间隔号“．”，类与案卷号间用“—”。）

第五步 编制卷内目录、备考表

卷内目录放在卷内文件之前，栏目有序号、文件号、责任者、文件材料题名、日期、页号、备注。备考表放在卷内文件之后，栏目有说明、立卷人、立卷日期、检查人、检查日期、互见号。互见号填写反映同一内容而形式不同且另行保存的档案的档号。档号后应注明档案的载体形式，并用括号括起。

第六步 装订装盒

可采用装订和不装订两种形式：

1、采用装订方式的，用档案部门统一监制的软卷皮，将卷内目录、归档文件材料和备考表一起装订成册，装订方式用三孔一线。装订成册后再装入科技档案卷盒内保存。

2、采用不装订方式的，可将卷内目录、归档文件材料、备考表依次装入科技档案卷盒内保存。特别提示：一个单位内采用装订或不装订的方法要相对统一。装订或装盒前，要把图纸叠成标准规格A4型，做到大小统一，并且标题栏露在右下角。破损的科技文件材料要先修复，案卷内的金属物要去掉。

第七步 编制案卷封面、脊背

案卷封面的编制：案卷封面印制在卷盒或软卷皮的正表面。封面项目有标题、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档号、档案馆号等。

特别提示：科技档案案卷题名“三要素”结构：科技项目（工程、设备）名称+文件材料的内容特征+文中名称。

案卷脊背的编写：案卷脊背项目有保管期限、档号、案卷题名。保管期限填写永久、长期、短期，也可用色标区分：红色代表永久、黄色代表长期、蓝色代表短期；档号要填写准确，案卷题名可视情况填或不填。案卷脊背项目格式也可直接印在卷盒脊背上。

第八步 编制案卷目录

科技档案案卷目录有档号、总登记号、案卷题名、页数、份数、编制单位、保管期限、密级、归档日期、备注等项目。填写时要与案卷封面上内容相一致。

特别提示：在编制时，要在档案分类的最低一级类中按案卷流水号进行登记，如：基建档案是以一个工程为单位登记，换一个工程就要另起一页开始登记。

案卷目录填写完毕后，要装订成册，在相关的案卷目录页上用口取纸标出科技档案的类目，以便检索利用。

第九步 入库上架

科技档案排架按最小类目排列。因为一个项目的科技档案不是一次完成的，有一个不断积累的过程，所以入库上架时换个小类就要另起排列，每个类后面都要留出相应空间，以便存放新增加的档案。

科技档案的整理方法

一般讲，基层档案部门对科技档案的整理，大体要经过分类、案卷组织与排列、编目几个环节。

一、分类。科技档案分类，就是根据科技档案的内容性质和形成特点，把一定范围的科技档案划分成不同的类别层次，从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案库藏系统。

1、分类的要求。搞好科技档案的分类，应注意以下几点：

（1）科技档案的分类要遵循同一规则。在一个单位内部或一个专业系统，同一种科技档案的分类标准应该一致。

（2）科技档案分类要遵循效用规则。即科技档案分类要适应科技档案及其管理特点，追求分类的整体适用效果。也就是说，科技档案的分类，要符合档案形成专业和档案形成单位科技活动的性质和特点。（3）科技档案分类要遵循排它规则。即同一级类目必须互相排斥而不能重合。（4）要编制一个合理和切实可行的科技档案分类方案。分类方案是进行科学分类的依据性文件，在编制科技档案分类方案时，要了解和掌握本单位科技档案的内容构成和形成特点，确定明确的分类标准和分类方法，设置科学、合理的类目体系，形成完整的科技档案分类方案。

2、分类的方法。基层档案部门对科技档案的分类，实际上是在分类方案的指导下进行的。科技档案的种类很多，因此可运用的分类标准或进行分类的方法也是较多的，大体上，科技档案实体分类基本是采用对象分类法和特征分类法两种方法。对象分类法就是以一个实物对象的设计、生产制造等活动形成的整套科技档案为单元进行分类的方法，其典型的形式是型号分类法、工程项目分类法和课题分类法。特征分类法就是以科技档案的内容特征为依据进行分类的方法，其典型的形式是专业特征分类法、时间特征分类法和地域特征分类法。

（1）工程项目分类法。它适用于对基本建设工程档案的分类，就是在本单位全部基建档案范围内，以工程项目为分类单元，划分科技档案的类别。

（2）型号分类法。它适用于产品档案和设备档案的分类，就是以各个型号的产品或设备为分类单元，划分科技档案的类别。

（3）课题分类法。适用于对科研档案的分类，以各个独立的研究课题为分类单元，划分科技档案的类别。

（4）专业特征分类法。按照科技档案所反映的专业性质划分科研档案的类别。（5）地域特征分类法。根据科技档案内容所反映的地域特征划分科技档案的类别。（6）时间特征分类法。按科技档案内容所反映的时间特征划分科技档案的类别。

以上几种基本方法，在实际应用时，可根据具体情况，结合其中几种灵活运用。基本建设档案的分类，具体到不同单位和不同基建项目，其档案主要有性质——工程项目分类法、流域——工程项目分类法。产品档案的分类，由于产品种类繁多，各种产品代号也不尽相同，因此在型号分类法的基础上，派生出许多具体分类方法，比较常用的有使用性质——型号分类法、系列——型号分类法、——纱号分类法。设备档案的分类，根据组织形式和设备类型的不同，设备档案具体的分类主要有性质——型号分类法、工序——型号分类法。科研档案的分类方法主要有学科——课题分类法、专业——课题分类法。

二、案卷组织与排列

案卷是一组具有有机联系、价值相同、密级相同的科技文件的最小集合体。科技文件之间的联系是多方面的，因此组织案卷的方法也是多种多样的。一般情况下，组织案卷的方法应当与该类科技档案的分类方法相一致。常用的案卷组织方法有以下几种：按结构组织案卷、按子项或子课题组织案卷、按工序或阶段组织案卷、按专业组织案卷、按问题组织案卷、按名称或文件性质组织案卷。此项工作应由有关的科技业务部门承担，档案部门协助、指导。案卷内科技文件的排列应注意以下几点：

1、图样材料的排列。有两种情况：一是对于有图样目录的图纸，可以按图样目录的顺序进行排列；二是对于没有图样目录的图纸，可以按总体与局部的关系排列。

2、文字材料的排列。可以按重要程度排列，可以按时间顺序排列。

3、图文混合材料的排列。一般要求文字材料在前，图样材料在后。

三、案卷编目

案卷编目，是在科技文件归档前由科技业务部门随同组织案卷一并进行的，是科技文件整理工作的一项内容，基层科技档案部门应协助和指导科技业务部门做好案卷编目工作。

案卷编目，是以案卷为对象，通过一定的形式固定案卷系统整理成果，揭示案卷内科技文件内容与成分的工作。其内容有：编页号、填制案卷内科技文件目录，填写备考表，填制案卷封面和脊背标签。

1、编页号。为案卷内每页文件编制顺序号，以便固定案卷内科技文件的顺序，便于确切统计案卷内科技文件的数量，有助于保护和查找使用。其方法是：1）凡是有书写内容的页面，都要采用阿拉伯数字从“1”开始依次逐页标注；2）单面书写的文件在右下角编号，双面书写的文件，正面在右下角编号，背面在左下角编号；3）卷内目录、备考表和案卷封面不编写页号。某些科技文件，如成套图样、说明书、计算书等，在编制时已有页号，不必另行编号。只有在案卷内科技文件没有统一顺序号，或者编号顺序不连贯，或者排列次序不连贯，或者排列次序有了变动及出现差误时，才需要编页号或重新编页号。

2、填制卷内科技文件目录。案卷内科技文件目录，是卷内每一份文字材料或每一张图样的明细表。它对于管理和使用案卷具有重要作用。成套图样或科技文字材料，一般在编制时就有图样目录或文件目录，编目时应尽量利用原有目录。如果在科技文件形成时没有编制目录，或原有目录不适用时，则要编制或重新编制目录。案卷内科技文件目录，其项目有：序号，指该份文字材料或图样在案卷内的排列序号；题名，指该份文字材料或图样的标题（全称）；编号，指该份文字材料的文件号或图样的图号；责任者，指该份文字材料或图样的直接编制部门或个人的姓名；日期，指该份文字材料图样的编制日期；以及备注和页次。

3、填写备考表。备考表是用来记载说明归档前和归档后案卷内科技文件基本情况和变化情况的一种工具。它对于案卷的保管和使用，乃至鉴定和统计都有一定的作用。备考表的项目主要包括两个部分：一部分是对组织案卷时，卷内科技文件基本情况的有关记载和说明，如图样、照片、文字材料等数量的记载，以及归档单位或案卷组织者对卷内科技文件完整、准确情况的说明。这部分内容是由有关的科技人员填写的。另一部分是科技文件归档后，在科技档案管理工作过程中，对有关该案卷变化情况的记载和说明。这部分内容由科技档案部门的有关人员负责填写。备考表排列在案卷内科技文件的尾页之后。

4、填制案卷封面。案卷封面，是以一定的格式概要介绍卷内科技文件内容和形式特征的一种工具。同时，它又对案卷内的科技文件起着保护作用，封面编制的质量和水平，将直接影响到对科技档案著录和检索工具的编制，关系到科技档案的管理和开发利用。所以，填制案卷封面在案卷编目中是一项重要内容。封面的内容项目，主要由3部分组成。1）案卷题名。又称案卷标题，是案卷内科技文件的综合名称。它概括地反映了案卷的内容特征，是直接指引和帮助利用科技档案的向导。案卷题名在结构上一般由3个部分组成：一是项目名称，即案卷内科技文件所属工程、产品、课题或设备等的名称。二是案卷内科技文件的内容特征，如机械产品某组成部分（结构特征），工程设计某设计阶段（阶段特征）或某专业（专业特征）的科技文件，等等。三是科技文件名称特征，如图样、说明书、计算书、实验记录、成果报告等。拟定案卷题名，要注意概括性，做到文字简练，表达准确，不可繁杂冗长，防止卷内科技文件名称和简单罗列；同时要注意完整性，能够恰当地揭示案卷的内容和成分，避免不适当的简化。2）案卷的管理性内容项目。这一部分包括：编制单位（责任者），指案卷内科技文件是由何人、何部门编制的；编制日期，指案卷内科技文件形成日期或起止日期；保管期限，填写经鉴别划定的保管期限；密级，根据保密规定填写。3）档号项。包括档号，即本案卷的科技档案号，由分类号和案卷排列顺序号组成；档案馆（室）号，填写国家给定的本档案馆（室）的编号；缩微号，填写缩微时给定的本案卷的编号。需要说明的是，在编制档号时，首先要编制同科技档案分类有关的代字、代号表，然后进行具体编制。

如某单位基建档案号：j·2·3 案卷顺序号 建筑项目代号 基建档案代号 分类号

档案的整理方法与步骤 篇2

关键词：文书档案,科技档案,整理方法

档案是用来保存重要的、以后会查询及使用的材料和文件, 包括科技档案、文书档案、会计档案、人事档案等。其中, 科技档案和文书档案占得比重较多, 虽然都是档案, 但二者又有很多的不同点。

1 文书档案与科技档案

档案是一种活动的记录, 产生在社会活动中。它可以反映出人类活动的丰富多彩, 包括科学技术活动、政治活动、文化教育活动以及军事活动等。而且, 任何一种社会活动, 都可以是主客体间相互作用构成的。

文书档案, 就是反映单位行政事务、党政活动和管理工作方面的具体内容, 在社会科学范围之内。文书档案记录了单位大大小小的活动, 详细且具体, 能够为以后遇到的问题提供依据, “有据可查”。而且, 文书档案是由文件材料转变来的, 具有很高的参考价值, 关键在于这些材料的收集是否完全, 是否明确立卷。

科技档案, 就是反映科学技术活动等方面的内容, 在自然范畴之内。它是由科技材料转变来的, 是对科学技术及研究活动的原始记录, 为今后的各类科技工作提供依据, 同时也是进行科技工作的前提条件。科技档案是积累经验、储备技术的重要工具, 不仅可以用来传播重要的科技信息, 还能够提高经济效益, 具有很高的历史查考价值。而且, 它还是科技宏观管理中的一部分, 对于已经完成的科技项目, 按照一定的程序, 全程记录并立卷保存, 能够直接反映和记述科技活动。

2 文书档案归档整理的方法

2.1 收集文书档案

每个单位中的文件材料, 基本上都是需要各科室相互传阅的。因此, 在这个过程中, 如果不对其进行收集、保存, 就很容易丢失文件或者发生不合理的流动, 使得文件的完整性遭到破坏, 直接影响立档单位的文档管理。所以, 立卷的前提是档案完整, 才可以系统、有序地分类保存, 便于今后使用。尤其是单位的会议纪要、人员花名册、统计报表、学习文件、领导开会文件以及课题研究材料等内容, 更是要好好归档整理。有一些文件比较重要, 但目前还在使用的, 可以复印一份, 然后将原件归档, 使用复印件办公, 避免文件的损坏或丢失。文书档案的编制应有序排列, 以免出现重复。

2.2 文书档案归档整理

在保证文书档案完整的前提下, 要进行立卷归档, 就要按照文件特征进行分类。一般文书档案有以下特征:第一, 按照文书档案的作者特征分类, 指的是机关、社会团体、事业单位等。第二, 按照文书档案的时间特征分类, 指的是档案内容形成的时间。第三, 按照文书档案的地区特征分类, 指的是将同一个地区的档案归档整理在一起。第四, 按照文书档案的名称特征分类, 指的是将相同或相近的文档组合归档。第五, 按照文书档案的问题特征分类, 指的是把反映相同或相近问题的文档归纳在一起。第六, 按照文书档案的发文机关分类, 指的是将同一发文机关的文档组合立卷。

总而言之, 每种归档整理的方法都各有各的好处, 也有不足之处, 都可以反映出单位的社会活动。在实际归档整理中, 也并不是只按照一种特征进行分类, 必须是科学、合理的归档, 体现出各类档案间的区别。

3 科技档案归档整理的方法

3.1 收集科技档案

科技档案的收集和归档整理工作是一项重要内容, 以实现科技档案的合理、科学管理。收集科技档案是其中最为关键的步骤, 一般是在项目完成后, 及时将分散在各处的材料收集回来, 然后将这些材料归档整理。但实际上, 这些材料相当分散, 每个部门每个工作人员手上都可能会有, 有的也很难找到, 所以收集工作的开展十分艰难。科技档案从零散到系统、从分散到集中的过程是科技档案归档整理的重要环节。

3.2 科技档案归档整理

科技档案归档整理, 就是将收集好的科技档案按照内容、类别、特点及其相互联系等方面分类, 便于今后的使用。因此, 要制定科学的分类方案, 以便于对科技档案进行整理, 为以后遇到的问题提供依据。制定方案的过程中, 还要遵守上级规定和结合单位实际情况, 以便制定有效、合理的方案。科技档案归档整理的范围有:第一, 科技项目的任务书、审批材料、委托书、调研报告、合同等。第二, 阶段工作总结及成果汇报、论文、科技报告、专著、鉴定材料等。第三, 审批奖励材料、成果申报材料、经济效益等。第四, 总结、工艺文件、推广应用方案、转让合同、反馈意见等。第五, 中断或失败的科技项目形成的科技材料。

4 加强文书档案与科技档案的管理办法

4.1 加强组织领导

成立以局长任组长, 分管副职任副组长的档案工作领导小组, 各股室、单位负责人为成员。领导小组办公室设局办公室, 配备专职档案管理员。落实档案管理工作经费。将档案管理工作纳入各股室、单位和乡镇财政所年度目标考核内容。

组长负责高度重视档案管理工作, 要不定期进行询问、亲自督促, 将档案工作纳入全年重点工作之中。形成由分管局领导直接抓, 办公室具体抓, 各部门配合抓的工作格局, 确定专人负责该项工作, 限定具体时间进行所有文件资料的归档工作, 为档案管理规范化、标准化提供了有力的组织保证。

4.2 积极培训学习

为尽快掌握档案管理工作要点, 提高档案管理水平, 应积极组织档案管理人员和相关业务人员参加档案工作业务培训和档案管理培训班, 认真学习《档案法》、《档案法实施办法》等法律法规。适时组织办公室文秘人员和档案管理人员赴档案管理先进单位观摩学习, 尽快掌握档案管理专业技能, 为档案管理工作打好基础。建立和完善文件材料和电子数据归档制度以及档案保管、保密、统计、鉴定销毁、查阅利用、设备维护使用、重大活动档案登记等一系列制度, 明确规定立卷归档、查阅利用、安全保密、库房管理、岗位责任等。

4.3 完善规章制度

在深入学习领会《中华人民共和国档案法》等文件精神的基础上, 借鉴先进单位经验, 结合工作实际, 改进和完善一系列规章制度, 提高档案管理工作的规范化水平。业务建设工作要追求精细化, 档案室统一接受全局档案, 按照归档范围和分类要求集中整理。文书档案、电子档案、会计档案齐全完整。收集与本局业务工作有关的资料, 如财政年鉴、统计年鉴、文件汇编等。保管期限按要求准确划分, 档案标号科学、规范。档案柜架摆放整齐, 要有明显的指引标记, 定期检查。

4.4 扎实开展工作

注重整理前的准备工作, 制定档案整理时间安排表, 要求各部门在规定的时间里收集所有归档材料, 保证全面、完整、及时。注重立卷规范, 采用“一讲、二看、三指导”的方法, “一讲”就是在立卷前, 向各部门兼职档案人员集中讲解档案归档流程、注意事项。“二看”就是在各部门档案立卷现场, 指导文件材料的鉴别、整理、排序。“三指导”就是在所有档案交办公室后, 聘请有档案管理专业技术并长期从事档案管理工作的人员前来指导, 对各部门移交的文件认真核对, 逐份检查, 对不符合要求的及时纠正。

档案管理事关税收工作的方方面面, 各部门在档案资料收集整理方面肩负重任。办公室牵头及时召开由各部门负责人参加的专题会议, 安排布置档案整理工作。要求各部门指定专人负责归档文件资料的整理分类, 并组织相关人员学习档案管理规章制度及整理流程, 明确各部门在档案归档过程中需要完成的任务, 形成人人重视档案管理工作的思想认识。

5 结语

不论是文书档案, 还是科技档案, 它们都具有较高的使用价值及参考价值。因此, 档案归档管理工作就显得至关重要。我国应对这方面工作加以重视, 建立档案数据库, 便于查找档案, 对其进行规范化、系统化的管理, 不断加强档案管理工作。

参考文献

[1]苏冬梅.文书档案与科技档案归档整理方法[J].甘肃科技, 2004, (05) :161-162.

档案的整理方法与步骤 篇3

关键词：出生医学证明档案；归档范围；整理方法

出生医学证明档案是指国家统一印制，以省、自治区、直辖市为单位统一编号，助产机构出具的，证明婴儿出生状态、血亲关系，申报国籍、户籍，取得公民身份号码的法定医学证明存根及相关信息、申领材料等具有保存价值的文件材料。本文以南乐县档案馆为例，就出生医学证明档案的归档范围与整理方法谈谈笔者的看法。

1 出生医学证明档案的归档范围

就南乐县档案馆而言，馆藏出生医学证明档案的归档范围主要包括两个方面：一是基本文件材料，包括助产机构颁发的《出生医学证明》存根、《出生医学证明》申领表；二是其他文件材料，包括未按时申领《出生医学证明》情况说明、亲子鉴定证明、派出所出具的证明材料，以及其他应当保存的相关文件材料及《出生医学证明》签发登记本。具体来说，出生医学证明文件材料又分为首次签发、换发、补发三种情况。首次签发的应有《出生医学证明》存根、《出生医学证明》申领表；换领的应有《出生医学证明》存根、《出生医学证明》申领表及原《出生医学证明》等相关材料；补领的应有《出生医学证明》存根、《出生医学证明》申领表、补领《出生医学证明》书面情况说明等相关材料。

2 出生医学证明档案的整理方法

2.1 出生医学证明档案的整理原则

就南乐县档案馆而言，我们在整理馆藏出生医学证明档案时遵循以下三大原则：一是以各签发《出生医学证明》助产机构（即各级医院、卫生院）为档案的独立的立档、立卷单位原则；二是以一个新生儿为对象作为一件进行整理原则；三是按照《出生医学证明》编号顺序排列文件原则。出生医学证明档案的保管期限为永久。出生医学证明档案在本机构保管满五年之后，应向县级国家档案馆移交。

2.2 出生医学证明档案的整理步骤

就南乐县档案馆而言，我们在整理馆藏出生医学证明档案时遵循以下10个步骤：

2.2.1 组卷。一般按照100个编号（100个新生儿对象）的文件材料组成一卷。按照《出生医学证明》编号顺序排列文件。

2.2.2编制案卷页码。对排列好的卷内文件材料用阿拉伯数字编写页号。

2.2.3 编制卷内文件目录。以一个新生儿为对象作为一件进行编制卷内目录的一个条目，《出生医学证明》申领表为正面，把《出生医学证明》存根、有效身份证件复印件粘贴于《出生医学证明》申领表正面的指定区域处或反面，其他材料附于后面；填写卷内文件目录，卷内文件目录要置于卷内文件首页之前。卷内文件目录式样见表1，表中项目具体填写要求是：①序号：填写卷内文件材料排列的顺序编号；②出生医学证明编号：填写出生医学证明存根编号；③责任者：填写立档单位名称；④新生儿：填写新生儿姓名；⑤母亲：填写新生儿母亲姓名；⑥父亲：填写新生儿父亲姓名；⑦出生日期：填写新生儿出生日期，以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如2013年5月7日标注为“20130507”；⑧发证日期：填写出生医学证明发放日期，以8位阿拉伯数字标注年、月、日；⑨页号：填写每件文件首页所对应的页号，最后一件文件填写该件起止页号；⑩备注：对需要说明情况的文件材料在备注栏内标注，换、补发出生医学证明的情况在备注栏内注明“换发”或“补发”，废证在备注栏内注明何时作废；如需要说明的情况在备注栏内填写不下，则标注“*”号，并将需要说明的情况填写在备考表中。

2.2.4 填写卷内备考表。卷内备考表式样见表2，表中项目具体填写要求是：①本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；立卷后发生上述情况的，相关人员应当填写说明并签名、标注时间；②立卷人：由本案卷的整理者签名；③检查人：由本案卷质量审核者签名；④立卷时间：填写本案卷的立卷完成日期。卷内备考表置于卷末。

2.2.5案卷装订。案卷按照“案卷封面——卷内目录——文件材料——卷内备考表——封底”的顺序装订，装订卷时要先去掉文件材料上的金属物，然后装订成卷。

2.2.6 填写案卷封面和案卷号。案卷封面式样见表3，表中项目具体填写要求是：①全宗名称：填写立档单位的全称或者通用简称，全宗名称可以直接印在封面上；②填写该案卷出生医学证明起止编号；③废证编号：填写该案卷中各废证编号；④起止日期：填写该案卷出生医学证明发放的起止日期，中间以“～”连接；⑤件数、页数：填写该案卷立卷完成时卷内文件的总件数和总页数，立卷后发生变化的在“卷内备考表”中说明；⑥废证页码：填写该案卷中废证页码；⑦全宗号：填写国家综合档案馆给立档单位编制的代码；⑧类别号：填写出生医学证明档案类别标识及出生医学证明档案所属年度，如2013年度的出生医学证明档案，以“CSZ·2013”表示；⑨案卷号：填写案卷的顺序编号，案卷排列从每年1月1日开始，按照出生医学证明编号每100个编号的文件材料组成一卷，案卷号从1卷开始，依次排卷。

2.2.7编制案卷目录。编制出生医学证明档案案卷目录，出生医学证明档案案卷目录见表4，表中项目按照整理完毕的案卷相应项目填写。

填写案卷封面（案卷标题）。出生医学证明档案案卷目录封面式样见表5，表中项目按照整理完毕的案卷的相应项目要求填写；“编制单位”填写该目录的编制单位名称；“编制日期”填写该目录的编制时间。

2.2.8装订案卷目录。按照把一年的案卷目录排在前面，把每年的卷内目录按照出生医学证明编号顺序依次排在后面。

2.2.9 编制档号。出生医学证明档案档号的编制方法如下：①档号的结构为“全宗号—类别号—案卷号—出生医学证明编号”；②全宗号为立档单位标识，由档案馆确立；③类别号由出生医学证明档案的类别标识、出生医学证明档案所属年度构成，并列成分之间用“·”分开，如2015年出生医学证明档案的类别号为“CSZ·2015”；④案卷号为同一全宗、类别的出生医学证明档案的案卷流水号，从1开始编制；⑤出生医学证明编号既作为文件自身内容和属性的体现，在档号中也代替文件顺序号形式存在。

2.2.10 装盒。把装订好成卷的档案按档号顺序将其装入档案盒，并准确填写档案盒正面和盒脊各个项目。装盒时要根据案卷厚度也可将若干连续的案卷装入同一档案盒进行保管。

档案盒正面式样见表6，表中项目具体填写要求是：“全宗名称”填写立档单位的全称或者通用简称，也可以直接印在封面上。

档案盒盒脊式样见表7，表中项目具体填写要求是：①全宗号：填写国家综合档案馆给立档单位编制的代码；②类别号：填写出生医学证明档案类别标识及出生医学证明档案所属年度；③案卷号：填写本盒内的出生医学证明档案起止案卷；④起止编号：填写本盒内出生医学证明的起止编号；⑤盒号：填写档案盒的排列顺序号（此项至档案馆后填写）。

另外，就南乐县档案馆而言，出生医学证明档案的封面、备考表、目录等都是A4纸，档案盒大小尺寸都是国家标准。目前，南乐县档案馆正推进使用计算机管理出生医学证明档案，建立出生医学证明电子档案数据库。

文书档案的整理方法 篇4

文书档案的整理方法

一、概念

文书档案主要是指各单位从事社会管理活动中形成的具有保存价值的文件材料，即法规性文件和行政性文件。法规性文件是本单位制定和颁发的。具有法律性和强制性的文件。行政性文件是本单位为贯彻执行法规、在日常政务活动中形成的文件材料。目前我国党政军机关、部门使用和形成的文件主要由：命令（令）、指令、决议、决定、指示、布告、公告、通知、通告、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。简单地说，就是各单位制发的“红头文件”和“白头文件”（如总结、领导讲话、情况汇报、合同、协议等等）。

归档文件材料：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

二、归档文件规范整理的基本要求和基本步骤

1、归档文件规范整理基本要求

归档文件规范整理是档案管理工作的核心和基础，是一项重要的、承上启下的工作，整理工作的质量直接关系到档案的保管和利用。归档文件的收集范围应按国家档案局第8号令公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和经区档案局审批的“三合一”制度执行。整理方法应符合《归档文件整理规则》（DA/T 22）和《湖北省归档文件整理实施细则》（鄂档[2001]45号）的规定，在计算机和专用档案管理软件辅助归档的前提下，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有关联系，区分不同价值，便于保管、利用和移交进国家综合档案馆。文件归档工作应按照国家“双轨制”管理的业务要求，将纸质归档文件与电子归档文件同步规范整理。

2、归档文件规范整理基本步骤

归档文件规范整理按《归档文件整理规则》、《湖北省归档文件整理实施细则》的规定进行。以“件”为单位进行规范整理。基本步骤为：收集、装订、分类、排列、编号、编目、装盒等七个环节。

三、归档文件的整理方法

1、收集。即是对本单位应归档的文件材料的接收。如何确保文件材料的收集齐全完整？概括为十句话： 一是处理完毕的文件材料要随时收；

二是经常用的文件，要履行借用手续定期收； 三是本单位发文，在盖章时当时收； 四是会议材料，要事先做好工作及时收；

五是内部形成的材料，要注意掌握线索有针对性地收； 六是常规性的文件材料，要逐项收； 七是在机构人员变动时，要提前收； 八是结合年终检查，集中收； 九是年末立卷需要全面收；

十是在立卷过程中，发现不全要反复收。

那么，是不是所有收集起来的材料都要归档呢？回答是否定的。国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》明确界定了机关应归档的文件材料和不应归档的文件材料的范围。机关应归档的文件材料：

（1）上级文件材料。需要贯彻执行的政策法规性文件；代上级机关草拟并被采用的文件最后草稿和印件；文件中涉及到本单位的文件材料等。

（2）本机关的文件材料。这是重点，也更加符合8号令关于收集的核心是“以我为主”的要求。包括各类红头文件和白头文件等。主要是指反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；本机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料等。（3）同级机关和非隶属机关的文件材料。主要包括虽不是本单位主管业务但需要贯彻执行的法规文件；对本单位检查的重要文件；重要的来往文件等。（4）下级机关的文件材料。如报来的重要工作计划，总结等法规性备案文件。

强调一点：凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。机关不应归档的文件材料：

（1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

2、装订

（1）文件的修整。修裱破损文件、拆除金属物或塑胶壳，复制字迹模糊或易褪变的文件（主要指传真件）。（2）文件的装订。采用袋装结合线装的方法。袋装即是将金属排除后，放入梯形无酸牛皮纸（即斜口袋）中。较厚的文件，先线装（“三孔一线”），再装入斜口袋。

3、分类。即依据一定的标准，按照文件的来源、时间、内容和形式特征的异同点，对文件进行有层次的区分，并组成具有一定从属关系和平行关系的管理体系。分类方案的设置：

一般机关按“—机构或问题—保管期限”三级分类；归档文件少的单位可按“—保管期限”两级分类。保管期限最低一级类目，分为永久和定期。其中定期分为30年、10年。

如何准确划分保管期限？国家档案局8号令中也有明确规定： 永久保管的文书档案主要包括：

（1）本机关制定的法规政策性文件材料；

（2）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

（3）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；（4）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；（5）本机关机构演变、人事任免等文件材料；

（6）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；（7）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；（8）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。定期保管的文书档案主要包括：

（1）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；（2）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；（3）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；（4）本机关一般性事务管理文件材料；

（5）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（6）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

（7）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（8）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

（9）下级机关报送的或以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。这些门类档案的保管期限仍为永久、长期、短期。除科技档案中的设备类档案的保管期限为长期外，其他的都是永久保存。

4、排列

（1）盒内归档文件排列。在同一保管期限下，按“事由结合时间”排列。运用电脑和软件辅助归档的，可采用随办随归，按文件办理时间先后顺序排列。会议文件、统计报表等成套性文件集中排列。一件文件的排列顺序：

发文与定稿为一件，发文在前；

收文处理签和文件为一件，收文处理签在前； 正件与附件为一件，正件在前； 请示与批复为一件，批复在前；

转发件与被转发件为一件，转发件在前； 原件与复制件为一件，复制件在前； 无定稿的发文与签发单为一件，发文在前。

（2）档案盒上架排列。按“三合一”制度中分类方案设置的顺序上架排列，按—类别—保管期限或—保管期限上架排列。注意排列顺序为从上到下，从左到右。

5、编号

（1）档号的编制。由全宗号—号—类别号—保管期限—件号组成。

在编制档号时，注意五点：

①全宗号是指区档案馆给各单位的代号。②号是指归档文件形成的。

③类别号用大写拼音字母和阿拉伯数字混合编制。拼音字母为档案的类代号，阿拉伯数字为类别号。如“W01”表示文书档案中的党群类（或办公室）④保管期限按照永久、30年、10年编制。用“Y”代表永久、“30”代表30年、“10”代表10年。

⑤件号（即文件的排列顺序号）规定为三位数阿拉伯数字标注，如“001”。编制方法：在同一保管期限内编写流水号。即同一个保管期限的，件号都是从“1”开始。也就是说，同一、同一保管期限、同一类别（或问题）的，从“1”开始编一个流水号；同一、同一类别（或问题）、不同保管期限的，从“1”开始编一个流水号；同一、不同类别（或问题）的，从“1”开始编一个流水号。这三句话，大家一定要牢牢记住。

档号举例：如“013—2009—W01—Y—001”表示13号全宗2009年文书档案综合类（或办公室）永久保管期限的第1件；“013—2009—W01—30—001”表示13号全宗2009年文书档案综合类（或办公室）30年保管期限的第1件；“013—2009—W01—10—001”表示13号全宗2009年文书档案综合类（或办公室）10年保管期限的第1件。(2)、页数的编制：

页数指每件文件的总页数（包括处理签、发文稿纸、底稿等），在每件文件首页的右上角，用铅笔编写。（3）归档章的编制

归档文件依分类方案和排列顺序逐件编号，以归档章的形式在归档文件上注明。归档章盖在每份文件首面上方的空白处。归档章统一用碳素墨水或中性笔填写，不得用红笔、原珠笔、铅笔、蓝色笔填写。归档章规范式样

规格：16＊45mm（全宗号）

（）

（室编件号）(机构或问题）

（保管期限）

人事档案材料整理方法-2 篇5

2人事档案材料整理方法

人事档案整理包括：分类、排序、编目、技术加工、装订入库五个步骤。

一、分类

按以下规则对档案材料进行分类。

第一类：履历材料。包括以反映人事本人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为主要内容的履历材料。

第二类：自传材料、报告个人有关事项的材料。自传材料包括自传和属于自传性质的材料，是个人撰写自己家世、身世和主要社会关系的自述材料。自传材料的归类，应该以内容和用途为依据，不能单纯按名称归类。

第三类：考察、考核、鉴定、审计材料。包括人事管理工作中组织、人事部门通过各种途径，对员工德能勤绩廉进行调查、评价的材料。归入本类的材料，必须是组织正式形成的，手续完备，能正确、历史地反映本人实际情况，具有查考价值的鉴定、考察、考核材料。

第四类：学历学位材料、职业（任职）资格材料、评聘专业技术资格（职务）、职业技能鉴定、专家聘任、反映科研学术水平、培训等材料。包括记载和反映员工学习、技术技能水平、科 — 20 —

研水平的各种材料。

第五类：政审材料、更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料。包括人事审查和人事基本情况更改形成的材料。

第六类：党、团组织建设工作中形成的材料。包括加入党、团组织的有关材料以及民主党派的入党材料。

第七类：表彰奖励材料。包括各类奖励或表彰的材料。

第八类：涉法违纪材料。

第九类：招录、聘用，任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休，辞职、辞退、罢免，工资、待遇，出国（境），党代会、人代会、政协会议、人民团体和群众团体代表会议、民主党派代表会议形成的材料，基本社会保险与企业年金材料。

第十类：其他可供组织上参考的材料。包括录用体检表、反映严重慢性病或身体残疾的体检表、工伤致残诊断书、确定致残等级的有关材料，生平、非正常死亡调查报告。人事档案报送单、人事档案有关情况说明归入此类。

有三点说明：

（一）第九类材料内容复杂、数量众多，为方便查找，采用二级分类法，按照内容的不同再分别为五小类：1.工资材料；2.任免材料；3.出国（境）材料；4.参加会议的代表登记表等其它材料；5.基本社会保险与企业年金材料。

（二）内容交叉材料按以下规则划分：以自传为主的履历或 — 21 —

简历表归二类；学生登记表、学习（培训）鉴定表、学习（培训）考核表归四类；“三龄一历”认定材料、更改或认定姓名的材料统一归五类；享受政府特殊津贴材料归七类；干部任免时形成的考察（考核）材料作为干部任免审批表的附件归九类。

（三）在分类过程中，对剔出的重复、不属于归档范围的材料要分类登记造册。对其中有保存价值的文件、资料，可交文书档案或转有关部门保存。一般性证件、文章等可退还本人。无保存价值又不宜退还本人的，报主管领导批准后销毁。

二、排序

排序是指将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或内容的内在联系排列顺序，并通过编写类号、顺序号和页码固定下来。具体方法有：

（一）按材料形成的时间排序：一类、二类、三类、四类、七类、九类、十类材料。第九类材料排列时，在采用二级分类后的各小类中分别按时间排序。

（二）按材料的内容以及材料之间的内在联系排序：五类、六类、八类材料。其中第五类、第八类材料的排列顺序为：上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等。第六类材料，入团志愿书应排在入团的其他材料之前；入党志愿书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序。

（三）每个类别中的档案材料排序后，用铅笔在每份材料首 — 22 —

页的右上角编上类号和顺序号，并在其右下角逐页编写页码。页码的编写方法为：凡有图文的页面，每面作为一页；空白纸和托裱用的衬纸不计为页数，复制件和原件应视为一份材料统一编写页数。

三、编目

（一）按照类别排列顺序及档案材料目录格式，逐份逐项地进行填写；

（二）根据材料题目填写“材料名称”。无题目的材料，应拟定题目。材料的题目过长，可适当简化。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目或在目录上加以注明；

（三）“材料形成时间”一般采用材料落款标明的最后时间。复制的档案材料，采用原材料形成时间；

（四）填写“材料份数”以每份完整的材料为一份（包括附件）；材料页数的计算，采用图书编页法，每面为一页，印有页码的材料、表格，应如数填写；

（五）目录要准确、工整，手写时一律使用黑色水笔书写。

四、技术加工

（一）纸张破损和字迹材料不符合要求的材料采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制，复制件应附在原件后，与原件作为一件，注明复制单位和日期。

（二）幅面过大的材料进行折叠或剪裁。折叠后的档案材料 — 23 —

要保持平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读。剪裁时不得损坏档案材料上的文字、印章、图形等内容。

（三）幅面过小的材料应进行托裱，装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。

（四）档案材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属装订物应予拆除。

（五）档案材料应各自独立，严禁将多份材料以缝纫、裱糊等形式粘连在一起。

五、装订入库

（一）档案目录置于卷首，卷内材料排列顺序与目录相符。档案材料应左边、下边对齐，在左侧打孔装订。

（二）人事档案材料过多，应该分卷装订，分卷装订时保证同一类材料分在同一卷中。

（三）档案卷背应有人员编号、姓名、籍贯等，便于查找。

档案的整理方法与步骤 篇6

一、准备阶段

1.明确培训主题与培训内容，初步决定培训时间与地点。2.联系餐宿地点，咨询基本价格；

3.写请示，注明培训内容、培训对象、培训时间与地点，同时作好经费预算，将预算表作为请示附件，供领导审阅。

二、实施阶段

1.下发培训通知：注明培训内容、培训对象、培训时间与地点，要求单位或科室务必通知到参训本人。要求按时上报参训人员名单，打印出花名册。

2.编制课表，确定授课老师：确定到人到培训内容，通知授课老师本人备课，什么时候交授课课件、强调授课时间与地点。课表反面可编印详细的培训须知，注明餐宿及培训地点、时间，会务组联系人及联系方式、退房时间及注意事项、注意人身及财产安全等等。3.编印培训教材

（1）认真校稿，要印有封面与目录，编页码，比实际参训人数稍多印几份以备用。

（2）若有领导参加开幕式，征求领导意见，是否需要为其准备讲话稿，草稿写好请领导审阅并作好修改。

（3）若需结业考试，确定老师出试卷，校搞印刷。4.培训场地：

（1）横幅制作，提前挂好，一定核对好字句内容。

（2）根据参训人数确定课桌与椅子，编好座位，课桌贴名字。5.培训器材：（1）笔记本电脑、投影仪准备并调试到位。

（2）茶水、水杯、茶叶等

（3）学习用具：资料袋、笔、软抄本订购

6.培训过程

（1）签到，对照花名册核对参训人数。

（2）照相：领导讲话、各门课程授课（每个授课老师，取景要将PPT名称与老师同时照进去）

（3）安排好学员餐宿，协调解决后勤问题，培训须知最后一定强调注意人身安全和财产安全。（4）培训结业考试，培训小结

三．资料收集

（1）方案、通知、课程表、签到册、授课老师名单、试卷样稿、考试成绩统计表、领导讲话稿、培训情况通报或培训小结（2）培训教材、培训课件、培训效果评估表

档案的整理方法和规范化管理 篇7

一、归档文件整理的定义

立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。归档文件整理, 就是将归档文件按照一定的原则和方法进行分类、排列、编号、编目、装盒, 使之有序化的过程。

二、归档文件整理原则

所谓原则, 就是观察和处理问题的准绳。归档文件整理原则, 就是在归档文件整理工作的全过程中需要掌握和必须遵循的准绳。

1. 归档文件整理原则。

归档文件整理原则就是遵循文件的形成规律, 保持文件之间的有机联系, 区分不同价值, 便于有效保管和利用。

2. 如何掌握和遵循整理原则。

(1) 收集文件。收集文件就是根据党和国家的有关规定, 通过一定的方式和手续, 把散存在机关内部和个人手中的文件材料, 加以清交、聚集的工作。

(2) 收集文件的意义。收集文件是归档管理工作的首要程序。整理工作的对象是文件材料, 应归档文件材料能否收集齐全、完整, 直接影响着整理工作的开展, 所以说它是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。

(3) 归档文件的分类整理和保管利用。不同保管期限的文件要做到分别整理。为了便于日后档案的鉴定、保管和向国家档案馆移交档案, 防止玉石不分、有文必档, 在档案文件整理时, 必须正确区分归档文件的保存价值, 将保管期限不同的文件分开整理。便于保管和利用文件, 这是归档文件整理工作的出发点和最终目的。

三、归档文件整理的方法

就目前而言, 我国推行的归档文件整理方法有改革后的文件级整理和传统的案卷级整理两种。

1. 文件级整理方法。

文件材料是指事业单位在生产、经营和管理等活动中形成的各种形式和载体的记录。文件级档案是档案的一种保管形式, 即以文件为保管单位的档案。它是目前国家正在推行的一种较为简便的档案管理形式。

2. 文件级整理方法的优点。

(1) 取消了分类组卷、拟制案卷题名、书写案卷封面、排列案卷、编制案卷目录等一系列繁琐复杂的脑力劳动和手工劳动, 排除了操作人员因主观思维差异造成的档案分类组合、拟制案卷题名等细节上的差异, 使归档文件整理工作变得简便易学, 操作人员便于理解和掌握, 大大提高整理归档工作的效率。

(2) 调整了归档文件整理和档案利用之间的矛盾, 理顺了档案工作者的职能, 使档案工作人员可以把更多的精力和时间投入到档案信息资源的开发和利用上, 即深化检索体系、丰富检索途径、完善利用服务, 以更好地进行档案的管理工作。

(3) 便于保密。针对性强, 避免扩大阅读范围。

(4) 便于鉴定。以件为单位进行鉴定, 可达到去粗取精的目的。

(5) 便于查卷。在平时归档文件整理结束后, 假如遇到以前的漏交文件, 可以按照整理的文件, 把漏交的零散文件插入相应的位置即可。

(6) 便于安全保管。单份文件提供利用, 减少了线、灰尘等对其他相关文件的损害, 有利于档案的安全保管。

(7) 适应计算机管理需要, 减少了著录数据量, 提高了检索准确率, 简化了档案管理软件的设计难度, 利于文档一体化管理, 实现档案管理现代化。

四、档案工作规范化管理

1. 领导重视。

搞好档案工作的前提要看领导重视的程度。组织机构、挑选人员、资金投入、规范管理等都是搞好档案工作管理的关键性因素, 领导有远见, 认识到位, 对工作加大重视力度, 才会想出有效的应对措施。

2. 档案工作人员素质。

挑选好的档案管理工作人员, 尤其是综合档案工作人员是目前所需要的人才也是搞好档案管理的关键因素, 因为档案管理工作是一项细致、繁琐、单调、清苦的工作, 相应的也就要求档案管理工作人员必须具有较高的事业心、责任感和敬业精神。二是要具备良好的基本素质, 在自己的工作岗位上有无私奉献的精神。三是不能把名利看得太重, 要具备良好的职业道德素质和职业作风。四是对工作要一丝不苟, 能够吃苦耐劳。

3. 加大资金投入。

单位要根据自己的实际情况, 为档案管理提供必要的软、硬件支持, 在业务用房、设施装具、管理经费等方面为档案管理提供较为宽松的环境。一定的档案管理水平要有与之相应的经济实力作后盾。高水平的档案管理, 不仅表现在档案的业务建设方面, 同时也表现在较好的基础设施上。同其他工作一样, 人、财、物合理结合, 才能为档案管理奠定坚实的物质基础。

4. 管理规范。

档案管理是单位自身发展需要的一项管理, 更是一项遵纪守法的管理。就是我们要按照法规的要求去规范管理, 用科学的方法使人、财、物、制度有机结合, 有效运作, 把档案资料变成资源, 从而有效促进单位的不断发展。

档案的整理方法与步骤 篇8

在集体林权制度改革工作中，集体林权制度改革档案是林改过程中一项极其重要的基础工作，完整、准确、系统的林权改革档案是林改工作的客观反映和重要的历史见证，是巩固改革成果，解决林权争议，确保林权顺畅流转，盘活森林资源资产的重要依据。林权改革档案工作贯穿于林权改革工作的全过程，各级林政部门始终把档案的收集整理作为一项重要内容，做到林改、档案同步走。将林权改革档案管理工作作为衡量工作质量的一项重要指标，确保林权改革档案完整、准确、实用。

1 档案收集

集体林权制度改革档案是在林权改革过程中形成的具有保存价值的文件、图表、声像等不同形式的原始记录。为了规范林改档案管理工作，国家林业局、国家档案局，省林业局、省档案局分别联合下发了《关于集体林权制度改革档案管理办法和集体林权制度改革档案建设标准》，使各地方林业部门在林改档案管理工作中有章可循。鹤壁市林改档案管理工作严格按照河南省林业厅、河南省档案局《关于印发河南省集体林权制度改革档案管理办法和河南省集体林权制度改革档案建设标准》的要求执行。林权改革工作政策性强、技术要求高、工作流程多，在工作中产生的文件资料比较多，单靠各林改单位的文书处理部门是很难收集完整的。因此，必须依靠所有参加林改工作的人员，要提高干部群众的档案意识，增强他们爱护档案、保护档案、利用档案的自觉性，才能使各阶段、各环节的形成资料收集完整，集中归档。

1.1 建立健全文件资料收发管理制度。文件资料收发、管理是文书处理部门的一项基本制度，它直接关系到文书档案的完整性，必须保证文件资料在整理归档时不遗失。

林权改革工作量大，参与人员多，各种文件资料来往频繁，使用率高，如果不做好平时的登记管理，时间久了，容易造成一些资料流向不明，另外，林权改革过程中形成的进度表、统计表、外业调查表、图表等，因经办的人员较杂，必须建立必要的管理制度，防止遗失。

1.2 人员培训。林权改革档案管理的工作量大、材料多，单靠原有的文书处理部门很难在规定时间内完成任务，必须动员较多的人员参与，因此，人员培训就显得尤为重要。组织县林改办和县档案局的部分机关、乡镇的文秘人员参加全省林改档案业务学习班。各县林改办和乡镇同志回到单位后，又教其他参加林权改革内业人员如何整理林改档案，提高工作效率。此外，县林改办还可以从社会上招聘一批基础好、责任心强的大中专毕业生，加上县、镇驻各村的林改工作队组成档案工作组，由县档案局派人集中培训，学习《河南省集体林权制度改革档案管理办法》、《河南省集体林权制度改革档案建设标准》和文书、科技档案的基本知识，分别整理县、乡镇、村的林权改革档案，确保此项工作按时保质保量完成。

1.3 林权改革档案的收集范围。根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》与《河南省集体林权制度改革档案管理办法和河南省集体林权制度改革档案建设标准》的相关要求，鹤壁市集体林权制度改革档案的收集范围主要有以下几个方面：

1.3.1 上级林业行政部门下发的有关林权改革方面的政策法规、问题批复、工作规划、工作规程、会议材料等。

1.3.2 县、乡镇、村委会、村民小组各级林政机构制发的文件材料、图表，包括工作方案、组织机构、工作计划、工作规程、技术要求、行政审批、管理制度、工作总结、工作请示、问题批复、情况分析、会议材料、工作简报、物资采购合同和物资分配方案等。

1.3.3 各级领导同志对林改工作的指示、讲话。

1.3.4 县、乡镇、村组开展森林资源调查和“六签名四公示”的材料，包括测绘图表，村民小组林权改革会议通知签收、会议签到、会议签字、林改方案公示、林权现状公示，颁发林权证公示和发证登记，公益林和风景林以及商品林资源调查表，林地现状调查材料，纠纷林地处理情况记录、意见等。

1.3.5 各级林改部门的会议记录

1.3.6 各林改户的外业勘查和内业整理材料，包括林地权属勘查登记卡、林权登记申请表、林地承包合同、登记管辖范围内的林权界线拼图、林班测绘图、发证前公示文本、林权证发放登记表、身份证复印件。

1.3.7 反映林权改革各项工作的照片及影像资料

2 档案管理

鹤壁市林权改革档案整理遵照《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《河南省归档文件整理规则实施细则》、《河南省集体林权制度改革文件材料归档范围和保管期限表》以及《河南省林业厅 河南省档案局关于做好林权改革档案整理工作有关问题的通知》精神执行。

2.1 文书档案管理。制定经过同级档案行政管理部门审定认可的本级各种门类、各种载体的林改档案分类大纲、编号方案、文件材料归档范围、保管期限表等档案业务规范。

由档案鉴定工作小组，对材料是否归档，按《河南省集体林权制度改革文件材料归档范围和保管期限表》的要求进行鉴定，将跟本立档单位无重大关系、在今后工作中已无参考使用价值的情况通报、参考材料等剔除出去，把需要归档的文件材料按“机构—年度—保管期限”分类法进行分类。在同一保管期限内的文件材料按其形成时间顺序，结合文件的重要程度进行排列，同一事由的文件可排在一起，根据保管期限表对归案文件材料准确划分管理期限。然后给排列好的文件材料盖上归档章并填写相关栏目，将编好件号的文件材料入档案盒，再给档案盒填上相关科目，每个档案盒最后装入备考表并由相关人员签名。按装进档案盒的档案排列顺序打印归档文件目录，同时按工作职能、组织机构、工作概况、立卷说明八项要求编写本年度立卷的全宗说明，把全宗说明和归档文件目录一起用目录封面装订成册，至此，文书档案管理的程序已全部完成。

2.2 林户档案管理。根据《河南省集体林权制度改革档案管理办法》规定，林户档案由县林业局保存，县林改办首先给全县、各村委会、各村民小组分别编上档号，档号的形式为：“乡镇”、“村委会”、“自然村”，分别用汉语拼音声母代替。“ZLH”表示专业林户档案，村民小组用数字代替，如果某一自然村即为一个村民小组，则在自然村下就不再填写村民小组的数字代号。“G”、“J”分别表示公益林和集体商品林（含集体外包）。林户档案按照一户一卷分别组卷。

其次，县林改办将各乡镇移交上来的各林户林权改革的原始资料按其形成时间顺序分别排列，同一宗地块资料可靠近排列在一起，再给每个林户的资料重新编上页码，并在每份资料的首页右上方盖上档号章，填写顺序号和档号，根据文件材料的内容填写卷内目录并连同该户的全部材料一起装入林户档案袋，林地权属勘查登记卡和林权登记申请表的文件编号填写宗地小班号，按档案袋上的要求填写相关栏目。

最后，将写好装好的林户档案袋以村民小组为单位分别按顺序装入档案盒，并填写相关栏目。以村委会为单位，按村小组和林户顺序编制案卷目录，并用封面装订成册，一式三份。其中两份随档案放在一起，另一份以乡镇为单位装订成册置于县林改办档案查阅室内，作为平时查阅之用，每个村委会的林户档案按照顺序分别装柜。

3 档案保管和利用

保管和利用是档案入库后日常管理的重要内容，档案保管的最终目的是为了方便利用，为社会提供服务，档案利用是档案保管的原动力，是档案保管的价值体现。

3.1 档案保管。鹤壁市林权改革工作开始后，市、县、乡镇、村各级组织对林改档案的保管工作都十分重视，纷纷筹措资金，购置档案用品，加强档案管理。林改办给档案室专门购置铁皮档案柜，配备专门的档案管理人员，制定档案管理制度，还给乡镇赠送档案装具，给部门村委会赠送铁皮档案柜。保证村级档案放得下，管理好，查得到，大大加强了村委会的集体林权改革档案的管理工作。

3.2 档案利用。利用档案解决矛盾，是档案社会功能的体现。在整个林权改革工作中，鹤壁市各级政府组织、注重发挥档案的依据作用，本着尊重历史、尊重事实的原则处理林地纠纷，化解社会矛盾，发展林业经济。

3.3 充分利用测绘部门。在进行林权改革中，林改办还注重加强与国土测绘部门的沟通，充分利用原有测绘档案找地块、定位置，使整个工作少走弯路，加快进度，促进了集体林权制度改革工作进一步开展。