电脑培训文档

电脑培训文档（通用6篇）

电脑培训文档 篇1

博客推广是什么？

1、博客推广概念

博客推广又名博客营销推广，是指利用博客这种网络应用形式开展网络营销的工具。是公司、企业或者个人利用博客这种网络交互性平台，发布并更新企业、公司或个人的相关概况及信息，并且密切关注并及时回复平台上客户对于企业或个人的相关疑问以及咨询，并通过较强的博客平台帮助企业或公司零成本获得搜索引擎的较前排位，以达到宣传目的的营销手段。

2、博客推广意义

随着现代社会的不断发展，网络深入到了人民生活的每个角落。越来越多的人习惯通过网络搜索自己需要的信息。其实搜索引擎所搜索到的信息不外乎就是那么几个重要网站。因此博客已经成为了搜索引擎的结果的重要组成部分。

博客推广的目的总的来说有两点：:第一，通过营销要让客户认可公司或产品，实质上就是如何找到客户。第二，要通过营销让有需要的客户主动找上门达成销售，也就是如何让客户找到你。因此，博客推广的关键之一就是通过关键词的设置在搜索引擎上排名靠前，让那些在网上搜索的客户找得到你。

3、博客推广特点：  广告定向明确

博客是个人网上出版物，拥有其个性化的分类属性，因而每个博客都有其不同的受众群体，其读者也往往是一群特定的人，细分的程度远远超过了其他形式的媒体。而细分程度越高，广告的定向性就越准。

 利用传播性，创造口碑

每个博客都拥有一个相同兴趣爱好的博客圈子，而且在这个圈子内部的博客之间的相互影响力很大，可信程度相对较高，朋友之间互动传播性也非常强，因此可创造的口碑效应和品牌价值非常大。虽然单个博客的流量绝对值不一定很大，但是受众群明确，针对性非常强，单位受众的广告价值自然就比较高，所能创造的品牌价值远非传统方式的广告所能比拟。

影响力大，引导网络舆论潮流

随着“苪成钢评论星巴克”、“DELL笔记本”等多起博客门事件的陆续发生，证实了博客作为高端人群所形成的评论意见影响面和影响力度越来越大，博客渐渐成为了网民们的“意见领袖”引导着网民舆论潮流，他们所发表的评价和意见会在极短时间内在互联网上迅速传播到开来，对企业品牌造成巨大影响。

 降低传播成本，增加经济效益

口碑营销的成本由于主要仅集中于教育和刺激小部分传播样本人群上，即教育、开发口碑意见领袖，因此成本比面对大众人群的其他广告形式要低得多，且结果也往往能事半功倍。

如果企业在营销产品的过程中巧妙地利用口碑的作用，必定会达到很多常规广告所不能达到的效果。例如，博客规模赢利和传统行业营销方式创新，都是现下社会热点议题之一，因而广告客户通过博客口碑营销不仅可以获得显著的广告效果，而且还会因大胆利用互联网新媒体进行营销创新而吸引更大范围的社会人群、营销业界的高度关注，引发各大媒体的热点报道，这种广告效果必将远远大于单纯的广告投入。

 具有长远利益

运用口碑营销策略，激励早期采用者向他人推荐产品，劝服他人购买产品。最后，随着满意顾客的增多会出现更多的“信息播种机”、“意见领袖”，企业赢得良好的口碑，长远利益也就得到保证。

博客推广方法

第一步：选择博客平台，建立博客

目前各种网络知名平台基本都提供博客平台，如：新浪、网易、搜狐、腾讯、百度、阿里、天涯、猫扑等，又有如：和讯网、企博网、博客大巴、博客网，还有各行业的新闻门户博客平台等等。对于博客推广来说的通常做法是，注册多个平台，然后选择一个为主来运营，其他的都同步协同。

一、如何建立博客呢？

首先，需要弄清楚，如何选择建立平台建立博客？建立博客需要注意以下几个方面：

1.选择稳定性较强平台。目前来说易贷中国商号博客是最稳定的。但是由于商号博客内容不被收录，因此除了存储文章外，用处不大。相对于其他博客平台而言，新郎博客相对较为稳定。即使博客被封，但是博文依然存在也会被收录。

2、用户规模大。毫无疑问，新浪博客是用户规模最大的博客，因此新浪博客一直是博客推广的重要基地，由于新浪博客权重较高，新浪博客也成为了博客推广的重头戏。虽然新浪博客不稳定，被删除的概率较高。因此进行新浪博客推广时，尽量多建立新浪博客分担风险是不错的选择。

3、易被各大搜索引擎收录。中国人最常用的搜索引擎工具是百度，因此百度空间可以作为此类博客的胜出者。同样的，百度空间也有被封的风险。多建立百度空间也是不错的博客推广方法。

二、博客平台选择好后，如果建立博客呢？

1、博客名最好是独一无二的，这样被百度收录时直接输入博客关键词即可搜索到，这是最理想的状态。

2、头像设立最好为美女帅哥类头像，当然也可以将博客名文字作为头像。这是很好的吸引方式

3、建立了多个博客，可以设立友情链接，将更多的博客推出去。

第二步：博文关键词设立

博客推广归根结底就是关键词的推广，一个好的关键词和文章语句排列是否优美无关。最重要是关键词的排列和分布。现在我们就来说说博文关键词该如何设立呢？

怎样让博文的每一个细节都留下关键词的影子为营销服务？博客推广不仅要起到广而告之的作用，还要紧紧地黏住客户，在潜移默化中达到销售的目的。

1、关键词的设置要有主次

我们在设置博客的关键词之前，首先要考虑产品的主关键词是什么？也就是把大众通用的名称作为自己产品的主关键词。比如:我们公司目前主做贷款，那么这个产品的主关键词是贷

款，其他的根据人们的搜索习惯，可以衍生出很多副关键词，比如无抵押贷款、住房贷款、汽车贷款、创业贷款等。也可以设置多个关键词重叠，从而提高关键词被搜索引擎收录的概率。比如“无抵押贷款”，可以设为“无抵押小额贷款”“个人无抵押小额贷款”等。

我的经验是:找好主关键词后，在主关键词的词头或者词尾加上修饰词就可以产生出副关键词。比如:主关键词是贷款，那么在前面可以加上银行名、城市名、用途等，就产生了一系列新的付关键词：农业银行汽车贷款、邮政小额贷款、成都无抵押贷款等。在关键词尾加上“条件、流程、手续”等，也可以产生一系列新的副关键词。弄清楚关键词设置的主次，才能在博文中准确运用。

一般来说将尽可能多的副关键词作为信息发布的名称，结果许多信息都排在了第一。博客营销在关键词的使用和信息发布在关键词的使用有相通的一面。

2、要兼顾关键词不同说法和热点词语

由于南北语言的不同，人民文化水平高低差异，我们在设置关键词时，也要加以考虑。比如汽车贷款，有人习惯搜索“车贷”，有人搜索“贷款买车”“买车贷款”，还有人搜索“汽车按揭贷款”“一手车贷款”等。如果在搜索关键词的时候没有兼顾到此类名称，就会失去这类客户。在写博文时，可挑选一两个关键词作为重点。同时也可兼顾多个关键词，比如“汽车贷款买车”，虽然用语文角度而言是个病句，但是搜索引擎很好用。

3、关键词选择技巧

百度指数和爱站的关键词可以作为参考，这两个网站所搜集的关键词是大众搜索数据统计，具有很好的参考作用。

比如百度指数（http://index.baidu.com/）输入“贷款”二字，出现的数据如下：

越靠前，说明此类关键词搜索的次数越多，同时百度指数还针对各城市搜索次数有统计，这是选择副关键词很好的参考：

同时爱站的关键词挖掘也是很好用于关键词的参考。爱站(http://ci.aizhan.com/)输入“贷款”两字时情况如下：

此时在博客关键词的选择方面，此时可以根据关键词的挖掘进行选择，这对于百度搜索引擎的收录起着不可低估的作用。

那么博文关键词究竟该如何设置呢？致力于博客推广，首先就要把博客名改成产品的主关键词。让浏览博客的博友一眼就能看出你是推广什么的。博客最初，很多人将博客名设为浪漫新奇的名字，为了做博客营销建议换成了“无抵押贷款的博客”，为了凸显博客的唯一性，前面可以加上新奇的修饰，比如“小印无抵押贷款的博客”等。

其次，把自己的品牌作为博客名。比如我们现在网站是“易贷中国”，可以以品牌作为博客名的目的不是直接销售产品，而是在于提高自己品牌的知名度。

第三，直接以公司的名字为博客名。这主要是官方博客建立的方式这种做法是为了提高自己公司的知名度，一些服务性的公司可以这样做，因为公司知名度的提高会带来大批业务。想建立企业博客的公司也可以这样做，这样的博客可以成为公司同事与客户共同交流信息的场所，可以说是博客营销的更高层次。

第四，利用关键词做好博文的分类。比如“住房贷款”“汽车贷款”等

第五，产品博客的文章题目一定要有产品的主关键词，文章的第一大段要有副关键词，这种做法可以提高搜索引擎抓取的机率。

第六，博客营销文章要多用副标题，因为很多产品的关键词不能在文章的大题目中使用，就只好用副标题来代替了。

第七，积极回帖时也别忘了自己推广的关键词。因为有时浏览者会在看博主的文章时，也看到你的回帖，结果就会顺藤摸瓜地看到你的产品博客，需要你产品的人自然会详细地了解你的产品。最后，每篇博文下面最好有你的点击率高的博文链接和联系方式，比如QQ等便于客户咨询，同时也提高了真实性。

第三步：博客推广关键是？

首先，博客推广之博客的规划

其实博客或者空间的规划应该在选择注册之前就进行的。博客规划比网站规划简单多了，主要就是博客栏目规划，考量标准就是博客营销的目的模式。另外就是博客的SEO关键字规划，因为，博客也是有百度排名的，博客规划运营得当，同样可以从百度带来大量流量。博客的关键字通常以长尾关键字为主，众多博客的关键字可以有所区别，将关键字同样整理成表格，然后先在博客title和栏目中进行布局，然后在博客文章中使用这些关键字。

举个很简单的例子，比如百度空间主页有个“关于我”的板块，在这里我们可以置放大量产品推广链接。若是选择第一版式，在第一屏是无法看到的。但是如果我们设置的是第二版，在电脑第一屏我们就可以看到“关于我”的全部内容。同时，新浪博客若在页面上赏心悦目也是博客黏度提高的重要手段之一。

其次，好好装修博客空间

根据博客规划，设计博客的版面布局分栏，各版块的位置，大部分博客平台提供完全自定义功能，你可以把博客完全按照你的构想去设计排版。博客装修需要设计一些广告图，当然这需要有一定的美工基础。比如fireworks、flash的运用等。

再次，博客空间文章内容决定一切

任何博客推广都是以内容为王。博客要想产生影响力、让目标客户喜欢和经常访问，那一定要有足够有价值的内容的。对于贷款博客来说，博客最起码需要包括：贷款产品、贷款申请方式、贷款条件、贷款形式等等标准内容，但更重要的是需要有能解决客户问题的深度内容，另外可以增加一些趣味性的内容，比如网络幽默、网络互动小游戏、网络投票游戏等有意思的内容。

由于信贷行业的关系，可以做大量的有价值、可读性强、具有广泛影响力传播力的内容，比如易贷中国贷款如何申请？易贷中国贷款是真的吗等很多有价值的内容。博文编写关键是从解决目标客户实际问题角度来撰写内容。

第四，博客推广方法有哪些？

一、博客也是需要推广传播的，不然博客就无流量，但是博客的网络传播推广和企业独立网站的推广还是有些不同，因为博客立足一个平台，有平台流量支撑，并且平台提供了很多工具和便利。因此推广博客可以通过各种签名，如百度空间签名、比如QQ签名、微博签名、百度经验签名等。

首先，博客也需要做SEO，前面所讲述的关键字规划就是在此发挥作用，另外将所注册的博客进行交叉链接，也都有助于获得更

好排名。很多博客SEO做得好，甚至比网站排名更靠前。这也就是关键词的设置问题，我们在前面的文章中已经说过了。

二、博客文章首页推荐，博客获取流量成本最低、效果最好的方式，精心撰写一些有价值的文章，给博客平台的编辑发送邮件阐述推荐理由，一般都能获得推荐，从而使博客获取巨大流量。

三、互动沟通制胜。和其他博客互踩和留言、加其他博客主为好友、互相加关注，和其他博客友情链接和文章互相推荐，这都能带来大量的目标关联流量，这是博客推广和网站推广的又一个显著差别。其中加关注和文章互推的方式效果最好。博客推广的另外一个关键点，互动指两个方面，一是和平台其他博友的互动;二是和访客的互动。博客有很多互动工具，比如博

客圈、好友、站内信、加关注等方式方便和博友互动，另外流言、评论等及时回复，都是互动的体现。

四、加入博客圈，这种方式简单，但非常有效，甚至可以自己组建博客圈。

五、好友的站内信群发、平台内的论坛、博客和微博的整合同步等方式。

电脑培训文档 篇2

培训电子文档简称培训文档, 必须具有教学性、科学性、交互性、集成性、诊断性等特点, 能够生动形象地描述各种培训问题, 提高学员的学习兴趣, 增强培训效果, 拓宽学员的知识面。随着计算机辅助教学被广泛应用在各级各类培训机构, 制作和使用优秀的培训文档已成为培训教学的关键环节。要制作优秀的培训文档, 内容的选取及合理布局是制作的关键要素, 制作软件的灵活使用是必备技能, 良好的授课质量及学员的认可是制作目标。

一、培训文档的素材及内容选取

1. 培训文档中的素材。

培训文档是多种媒体素材的有机整合包括文本、图形、图像、动画、音频、视频等。

文本是培训文档中一项必不可少的内容, 是学员获取知识的重要来源。文档的文本不是越多越好, 过多的文本会使画面失去魅力, 使学员厌烦, 所以文本内容应力求简明扼要, 突出重点。

图形、图像在培训文档中也是必不可少的素材, 现在计算机的特点是在制作文档时能运用多种方法把文档制作得更生动、直观、通俗易懂, 而图形、图像所表达的信息远远超过文本, 因此, 最好的方法就是把图形图像恰当的运用到文档中去。图形、图像的合理使用可以减轻眼睛的疲劳, 有利于学员对主体内容的感知、理解和记忆。

动画是连续播放的一系列画面, 它的基本原理与电影、电视一样, 都是利用人类的“视觉暂留”原理。因此利用动画可以帮助我们对知识的理解和记忆。在文档中动画的设计应简洁生动, 构图均衡统一, 每个动画都要有目的性。但动画设计不宜过多, 否则容易分散学员的注意力。

音频即声音。若单凭视觉元素传递信息, 会给人单调和枯燥的感觉, 合理地加入一些声音对画面可起辅助作用, 能更好地表达培训内容, 吸引学员的注意力, 增强学习兴趣。声音包括解说、音乐和音响效果。

视频素材多用在一些具有实验或实践环节的培训文档中, 视频的加入, 不但可以使文档变得丰富多彩, 而且能够进一步增强培训效果。

2. 培训文档内容的选取。

设计某门具体培训课程的培训文档时, 要充分考虑培训内容的实际需要, 选题必须精心、准确, 体现实用性和针对性。选取文档内容时应注意以下方面:

(1) 选择培训课程的重点与难点部分制作文档。培训文档是为学员更好地理解培训内容而设计的, 因此必须根据培训的内容和大纲, 在突破重点、难点上下工夫。设计应源于培训教材又高于教材, 突出重点、难点, 扩充培训教材之外的知识。能否达到培训教学的目标要求, 关键在于课堂教学过程中培训师与学员的双边活动能否突破重、难点, 因此抓住课程的重点与难点部分制作文档是至关重要的。

(2) 选择传统的培训教学难以表达或不能表达的内容制作文档。对于那些采用传统的培训教学方式难以表现或理解的课程内容, 采用培训文档方式进行合理设计后, 能够充分展现知识的形成过程, 变抽象为具体, 弥补了传统教学方式的不足, 有利于学员理解和掌握培训内容。

二、培训文档制作软件的选择

制作培训文档的软件, 是指采集、编辑及处理音频、视频、图形、图像及动画等媒体素材的一系列工具, 可分为素材采集与制作软件和素材编辑与合成软件两大类。“工欲善其事, 必先利其器”, 掌握常用制作软件的结构特性及使用要点, 恰当地选择适合自己风格的软件, 往往能在培训文档的制作中达到事半功倍的效果。

1. 素材采集与制作软件。

制作培训文档时, 首先应进行各种培训信息素材的准备, 用相应的计算机软件对各种培训素材进行采集或制作。目前比较常用的素材采集与制作软件主要有如下几种:

(1) 文本输入与处理软件, 最为常用的是Word和WPS, 两者都能根据文档设计的需要制作出字形优美、任意字号的培训文本素材。

(2) 静图素材采集与制作软件, 培训文档的静图素材包括图形和图像两大类。C o r e l D r a w是较为流行的图形处理软件, 而Photoshop是使用最多的图像采集和制作软件。

(3) 动画素材采集与制作软件, 培训文档制作动画的常用软件主要有Animator Studio、Cool 3D及3DS MAX等。

(4) 音频素材采集与制作软件, 培训文档中所用的音频主要包括文档的背景音乐、解说及音效三部分。采集与制作的声音文件可用Cool Edit或Sound Forge。

(5) 视频素材采集与制作软件, 视频是培训文档中的活动影像, 大多是培训内容的真实场景再现, 常用软件主要有Adobe Premiere和Personal AVI Editor。

2. 素材编辑与合成软件。

素材编辑与合成软件是将采集和制作的培训信息素材连接成完整的培训文档的工具软件。要成功开发一个优质的培训文档, 常常会用到几种软件, 可以从文档类型、培训师计算机水平等方面对编辑软件进行优化选择。下面即是经常使用的几种工具软件, 只有取各家之长, 才能制作出优秀的文档。

(1) Power Point:微软的Office系列组件之一, 是专门用于制作和演示多媒体投影片、幻灯片的编辑软件。由于它编辑多媒体的功能较强且简单易学, 所以很多培训师都是以Power Point起步制作文档的。它是以页为单位制作演示内容, 然后将制作好的页集成起来形成一个完整的演示文档。Power Point内置丰富的动画、过渡效果和多种声音效果, 并有强大的超级链接功能, 可以直接调用外部众多文件, 能够满足一般的培训要求。但Power Point的动画有些生硬、单调, 交互功能实际上是超级链接, 对于交互性要求较高的文档显得力不从心。

(2) Director:是制作基于时序的培训文档编辑合成软件, 其强大的二维动画制作功能, 加上能实现绝大多数需求的跳转控制、交互功能, 使之完全可以被称为“多媒体创作软件集大成者”。Director能够满足高技术含量文档的制作需要, 并且Director可以调用Power Point格式的文件, 很多培训师经常将Director和Power Point配合使用, 制作出高质量的培训文档。

(3) Author Ware:是文档制作工具中应用比较广泛的平台, 最大特点是创造了基于图标的创作方式, 用可见的流程贯穿文档制作的整个过程, 清晰有序。但Author Ware的图标方式及众多的函数对普通培训师而言是难于掌握的, 并且较繁琐, 因此要用Author Ware灵活自如地制作文档, 不是一件容易的事。

对于精通这几种工具软件的培训师, 可将其结合使用, 制作出满意的培训文档。Authorware侧重于系统集成, 对程序的导航、交互控制功能等很强;Director侧重动态培训文档的编辑合成, 特别是动画制作堪称一流。所以, 由Director制作动画及特技效果, 再由Authorware进行编辑合成, 定能体现培训文档制作的最高水平。

三、制作培训文档需要注意的问题

1. 培训文档必须注意整体视听效果。

培训文档通过文字、图形、声音等手段直接作用于学员的器官, 设计时应该考虑界面的表现效果, 画面是否美观, 声音是否合适, 应从既定的培训目标出发, 力求达到好的视听效果。

2. 培训文档设计必须注意交互性的问题。

交互界面是学员和计算机进行信息交流的通道, 其形式有图形菜单、图标、按钮、窗口、热键等。交互性是培训文档最基本的特点, 特别是培训师上课时所使用的演示型文档, 交互更是培训师手中的控制器, 可有效控制教学的内容和进度。

3. 制作文档时必须注意激发学员的学习兴趣。

“兴趣是最好的老师”, 因此, 在文档设计时必须在激发学员兴趣上做文章, 这就要求制作者必须合理利用形、色、声、画等媒体元素, 激发学员的学习兴趣, 让他们感受到学习的乐趣。

培训文档是连接培训师的教与学员的学之间的桥梁和纽带, 在培训教学中所体现出来的优势是传统教学手段无法代替的, 在设计和制作培训文档时, 必须从具体培训课程出发, 遵循文档设计的科学性、有效性、目的性、便捷性及艺术性原则, 以制作出优秀的培训文档。

参考文献

[1]钟玉琢:多媒体技术基础及应用[M].北京:清华大学出版社, 2005

[2]任晓华:用Dreamweaver MX2004快速创建HTML电子文档[J].中国远程教育, 2005 (8)

团干培训学习心得 文档 篇3

2010年11月28-29日，我有幸参加了共青团临沧市委组织的为期两天的关于临沧市青年马克思主义者培养工程暨2010年村（社区）团干部骨干培训。时间虽短，但通过几位领导和老师深入浅出的细致讲解，是我对共青团、共青团工作、团干工作有了一个全新的认识和定位，也使我充分认识到新时期、新形势下基层共青团工作要始终保持与时俱进，要注意青年工作的创新，要研究青年的需要。

通过这次培训，让我的思想觉悟有了更一步的提高，认识到了自身的缺点和不足。作为一名团干我很荣幸比其他团员多了一次锻炼的机会，也让我认识到了要做一名好团干并不容易，需要去花时间和精力让自己去充实，培养表达能力，创造能力，还需培养对突发事件的处理能力。我们团干部要有一种勇于承担责任的意识，服务社会、服务大局、服务青年是共青团工作的最基本使命，也是共青团工作的最终目的。

听完青年工作部何平同志关于《如何做好一名基层团支部书记》的辅导报告之后，我对团的工作方式、方法也有了更新的理解，基层团组织作为共青团的生命前线，以及基层党组织的后备力量，开展一些有效果、示范性的活动固然重要，但是如何围绕本村产业发展、捕捉契机、利用外部资源也就成了团干工作非常有效的手段，这就要求我们要具有敏感的把握力和洞察力，去发现问题、捕捉问题，并提出切实有效的解决方案，事实计划和应急措施。

我们需要通过工作中的历练不断全面提高自身素质和过硬的业务素质，来树立共青团的形象、地位和威信，同时，这也是高质量的团的工作的有效保障。主动参与，全情投入，积极的心态，坚定的信念，全面总结分析，善于利用换位思考是自我反省、自我提高的一种非常有效的方式。这次培训，使我深刻认识到，作为一名基层团干青年，不但要不断充实自己，也要注重实践，注意能力的提升与锻炼，同时也要带动身边的青年团员不断吸收新知识，学会并懂得运用新知识。在学习中不断“取其精华”，还要懂得学以致用，具体情况，具体分析，灵活运用，敢于大胆创新。在借鉴的基础上，运用所学知识和积累的经验不断提升自身的知识层面、认识层面的素质并将其转化为自己的素质。同时也应注重学习形式的多样化，多于外界交流，勇于走出去接受、学习新事物，培养自己的创新意识及创新能力的头脑。同时要具备吃苦耐劳的意识、永争第一的意识以及顾全大局的意识。

我们年轻、无畏，只是我们迟迟听不清、看不到团干之为团干的意义，我们缺乏经验，不知工作该怎样做，方向怎样把握。虽然两天的团干培训时间是短暂的，但是这一期团干培训，却送来了一阵及时雨，补充了我们饥渴的精神与思想。老师们拥有敏锐的洞察力，他们清楚地洞察了我们每个人心中深处的呼唤，乃至更深处的本质的东西。从这次培训，我领悟了现实，更重要的是，我们学会了面对，学会了处变不惊地解决问题。面对共青团的工作道路，面对整个人生之路，这次培训讲的最多的也是关于能力的培养，在村团支部里的学习和工作中，如何塑造一个领袖的角色也尤为重要，要想成为一个好的领袖，就必须要有足够的能力，让别人来认同你肯定你，作为团干中的一员，我不得不相信能力这一词的重要性。所以通过这次培训我充分的认识到：能力从来都不是与生俱来的，它必须在团干的自我教育，自我管理，自我服务中得以培养和建立，使自己的各种能力得以升华，然后把能力运用到实际生活中去。

岩帅镇岩帅村团支部书记华双丰

标准公文培训文档内容 篇4

目 录

一、办公软件文档格式

………………………………………………3

（一）Word文档

（二）Excel表格

二、工作总结写作格式

………………………………………………3

三、工作计划写作格式

………………………………………………5 1.格式 ……………………………………………………………5 2.内容…………………………………………………………… 5 3.步骤…………………………………………………………… 5

四、策划书………………………………………………………………5

五、会议记录写作格式…………………………………………………6

六、通知的写作格式……………………………………………………7 1.标题 ……………………………………………………………7 2.称呼…………………………………………………………… 7 3.正文…………………………………………………………… 7 4.落款 ……………………………………………………………7 5.例文 ……………………………………………………………7

博学笃行

盛德日新 外国语学院第十六届团委学生会

一、办公软件文档格式

（一）Word文档 1.标题

标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。一级标题：二号黑体（如有副标题，用三号楷体_GB2312），行距为固定值25磅，居中排版。二级标题：小二号黑体。三级标题：三号仿宋_GB2312加黑。文中小标题：三号楷体_GB2312。2.正文

正文字体大小采用4号仿宋_GB2312体字，行距为固定值25磅，表格内文字的字号、行间距可适当调整。

标题下空1行，每自然段左空两个字，回行顶格。数字、年份不能回行。文中如有小标题，结构层次序号为：第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。结构层次如为三层，取上述层次中的第一、三、四层；如为两层，取上述层次中的第一、三层；如为一层，取上述层次中的第一层。所有标题独立成行，不加标点。3.附件

文件资料如有附件，在正文下空一行左空两个字用3号仿宋_GB2312字体字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称，附件如有序号使用阿拉伯数字。4.落款

凡不需加盖公章的材料应在正文右下方落款处署成文单位全称，在下一行相应处标识成文日期，用3号仿宋_GB2312字体字标识。5.页码

新形成的文件材料的页码标在页面底端（页脚）右侧。用4号半角Times New Roman体阿拉伯数码标识。

（二）Excel文档

博学笃行

盛德日新 外国语学院第十六届团委学生会

1.表格名称

表头3号方正小标宋简体，对齐方式为垂直居中、水平居中，在Excel中可以选择字体大小为16磅。2.标题行

仿宋_GB2312体小四号字、加粗，在Excel中可以选择字体大小14磅，对齐方式为垂直居中、水平居中。表格分页时，标题行重复。3.表格中字体、字号等要求

仿宋_GB2312体小四号，在Excel中可以选择12磅，对齐方式为文字内容垂直居中。注意：

1、所有文件格式均存为兼容模式。Word：doc.Excel: xls.2、封面固定，封面无页眉页脚，且要单独保存

二、工作总结写作格式

（一）上交学生会的小型活动工作总结：

1、活动中的优点。

2、活动中存在的缺点。

3、改进活动的建议。

（二）大型活动或上交学校的活动总结：

1、标题

标题,即总结的名称。标明总结的单位,期限和性质。

2、正文

正文一般又分为三个部分:开头,主体和结尾。总结的开头要用来概述基本情况。包括单位名称、工作性质、主要任务、时代背景、指导思想，以及总结目的、主要内容提示等。作为开头部分，要注重简明扼要，文字不可过多。

3、主体 博学笃行

盛德日新 外国语学院第十六届团委学生会

这是总结的主要部分，内容包括成绩和做法、经验和教训、今后打算等方面。这部分篇幅大、内容多，要特殊注重层次分明、条理清晰。

4、成绩和缺点

这是总结的中心。总结的目的就是要肯定成绩，找出缺点。成绩有哪些，有多大，表现在哪些方面，是怎样取得的；缺点有多少，表现在哪些方面，是什么性质的，怎样产生的，都应讲清楚。

5、经验和教训

做过一件事，总会有经验和教训。为便于今后的工作，须对以往工作的经验和教训进行分析、研究、概括、集中，一定要写得丰富、充实，并选用具体事例适当地展开议论。

三、工作计划写作格式

（一）格式

1．计划的名称。2．计划的具体要求。3．最后写订立计划的日期。

（二）内容

1．部门简介。2．部门活动。

3．部门建设（内部建设和对外交流）。

（三）步骤

1．认真学习团委老师、主席团有关决议。2．认真分析本部门的具体情况。

3．确定工作方针、工作任务、确定工作的具体步骤。4．确定预算克服的办法和措施。5.组织并分配力量，明确分工。博学笃行

盛德日新 外国语学院第十六届团委学生会 6．全体成员讨论。

7．在实践中进一步修订、补充和完善计划。

四、策划书

(一)活动概况：

1．活动名称 2．活动背景 3．活动目的 4．活动形式 5．活动对象 6．举办单位

（二）活动策划

1、活动时间

2、活动地点

3、前期准备

4、活动流程

5、注意事项

6、应急方案

7、经费预算

8、附 件

五、会议记录写作格式

（一）格式

一般会议记录的格式包括两部分：一部分是会议的组织情况，要求写明会议名称、时间、地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等。另一部分是会议的内容，要求写明发言、决议、问题。这是会议记录的核心部分。

博学笃行

盛德日新 外国语学院第十六届团委学生会

（二）基本要求

1．准确写明会议名称（要写全称），开会时间、地点，会议性质。2．详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数，缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务，记录者姓名。

3．忠实记录会议上的发言和有关动态。4．记录会议的结果。

（三）写作技巧

一般说来，有四条：一快、二要、三省、四代。

一快，即记得快。

二要，即择要而记。

三省，即在记录中正确使用省略法。

四代，即用较为简便的写法代替复杂的写法

另外，会议的记录在方法上有详细记录和摘要记录两种。这两种记录，采用哪一种，要根据会议的性质和内容来定。

六、通知的写作格式

通知的格式，包括标题、称呼、正文、落款。1．标题

写在第一行正中。可只写“通知”二字，如果事情重要或紧急，也可写“重要通知 ”或“紧急通知”，以引起注意。有的在“通知”

2．称呼

写被通知者的姓名或职称或单位名称。在第二行顶格写。(有时，因通知事项简短，内容单一，书写时略去称呼，直起正文。)3．正文

另起一行，空两格写正文。正文因内容而异。开会的通知要写 清开会的时间、地点、参加会议的对象以及开什么会，还要写清要求。博学笃行

盛德日新 外国语学院第十六届团委学生会

布置工作的通知，要写清所通知事件的目的、意义以及具体要求和作

4、落款

分两行写在正文右下方，一行署名，一行写日期。写通知一般采用条款式行文，可以简明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照执行。

5、例文：见附件。

外国语学院第十六届团委学生会

2013年10月13日

附件：关于召开迎新总结大会暨招新动员大会的通知

博学笃行

盛德日新 外国语学院第十六届团委学生会

关于召开迎新总结大会暨招新动员大会的通知

为全面总结2013年迎新工作，表彰在迎新工作中涌现出来的优秀迎新志愿者；并动员2013级新生加入外国语学院第十六届团委学生会这个大家庭，为外院学生会不断注入新鲜血液，更好地为外院学生服务，学院决定召开2013迎新总结大会暨招新动员大会，现将具体事项通知如下：

1、大会时间：

2013年9月3日中午12:30

2、大会地点：

外语楼501

3、大会内容：

对迎新期间的相关工作进行总结； 表彰优秀迎新志愿者；

动员2013级新生加入第十六届团委学生会这个大家庭，更好地为外院学生服务。

4、与会人员：

外国语学院第16届团委学生会全体成员，2013级各班辅导员与班委，迎新志愿者。

欢迎有意向加入外院团委学生会的新生到场参观！

外国语学院第十六届团委学生会

2013年9月2日

博学笃行

技能培训总结文档 篇5

这个学期开设了电气控制与PLC实训的课程，跟以前所有开设的课程有很大的区别，这门课程的灵活性很强，充分发挥自己的潜力；其实学习的过程当中并不一定要学到多少东西，个人觉得开散思维怎样去学习，这才是最重要的，而这门课程恰好体现了这一点。此次的实训以班级为主体，以个人为单位而开展的一次综合的实践，老师也给予我们足够的空间让我们完成此次的实训，这让我觉得压力不小。

这次的实训是我们第一次接触编程实践，以前上课的时候虽然老师也是总叫我们去编程和做作业，但是我们都不知道在实际中我们的程序能不能用，所以我们对PLC这门课业就没有发费太大心思。但是这次的实训让我有很大启发。刚开始接触时信心十足，觉得没有什么大不了的，因为觉得以前编写的程序都很简单，也不用太多时间，所以很轻视。但是老师交给我们的任务，我却三天都没有想出来或者说都想错了，最后老师没有办法就开始和我们讲课，把第一个流程图交给我们，这样我们才有人使实训机器动起来。然后老师布置第二题，就开始做了，但是上机时就是不能动，总是程序错误很郁闷，就开始改。改后就觉得还是不行，只能慢慢查，最后知道是计数器用错了，不会用。就放弃原来的想法，用新的方法，最后成功了，心里很兴奋，就帮忙旁边的同学一起找他的错误，在这也学到很多东西。说到这次实训最让人不知道怎么说的地方就是考试时了，考试的时候我去到那就拿到题目，有了上几次的经验，也很快把流程图和T型图做好，那么就等那些先用机的同学他们弄完就到我了，但是那个同学就是在最后一步总是出错，所以我和他说我先来。但是我也一样，我们就拼命在程序里找和改，是不是程序错了，但是还是那样。弄了很久，还是不行。心情就很压抑就起来走走，突然看到有在试的同学，到达一个限位那，那限位的灯不亮，觉得很怪就走过去，用手把他掰正，居然那位同学的程序就可以用了，我就试试我的也可以用了，哎这让我不知道怎么说，和老师一说，老师说我还不够认真，没有经验。自己觉得也是这样，是自己检查不够，才会这样。

通过这次对PLC控制，让我了解了plc梯形图、指令表、外部接线图有了更好的了解，也让我了解了关于PLC设计原理。有很多设计理念来源于实际，从中找出最适合的设计方法。

虽然本次课程设计是要求自己独立完成，但是，彼此还是脱离不了集体的力量，遇到问题和同学互相讨论交流。多和同学讨论。我们在做课程设计的过程中要不停的讨论问题，这样，我们可以尽可能的统一思想，这样就不会使自己在做的过程中没有方向，并且这样也是为了方便最后设计和在一起。讨论不仅是一些思想的问题，还可以深入的讨论一些技术上的问题，这样可以使自己的处理问题要快一些，少走弯路。多改变自己设计的方法，在设计的过程中最好要不停的改善自己解决问题的方法，这样可以方便自己解决问题。

曾时几何起，自已做事就很放任了，除非是火烧眉毛非做不好，自已才会认认真真地去完成，很多事情都抱着无所谓的态度，虽然内心一直也不想这样，可是恶性循环，从一件事甚至可以漫延到很多事情，工作、感情、画画、写字、瑜伽很多方面自已都有这个意识，不知道为什么就是这么放任自已，真的是缺乏一种信念和积极的人生态度，做事没决心，没毅力，不能够坚持下去，认真地对待。

既然都意识到问题的本质了，就应该好好收拾下自已的内心，理清楚自已到底想要一份什么样的生活，想达到一种什么样的位置，想要一段什么样的爱情，定好确实可行的计划，从小到大，一步一步地积累，不要再放纵自已，从小细节入手，从懒散的态度转变为积极认真的人生态度，相信可以收获很多。

阿里巴巴集团主席兼非执行董事马云说：“永不抱怨的人生态度才是第一位的！”

优秀的人都是不抱怨的人，这是世界500强企业都在推崇的工作态度。十全十美的人生是不存在的，我们不要过分追求完美的人生。人生就像一部电影，不是全部美好的结局。如果我们活的太累，不仅没有得到完美的人生，还错过了路上美好的风景。

无论是抱怨自己受到的委屈也好，抱怨命运不公也好，抱怨他人的错过也好。抱怨就像自己给自己设置的陷阱，会越陷越深，就像搬石头砸自己的脚，于人无益，于己不利，处处不顺，处处不满。

互相的猜疑是抱怨的最大祸根，夫妻之间，同事之间，相互信任，才是最重要的。世界上没有绝对的坏人也没有绝对的好人，我们要以一颗宽广的胸怀对待每个人，我是这样认为的。缺点是每个人都会有的，别人的自己的，只不过把它当成人生的一道风景线不同的人会有不同的看法。善待每一个人，每一个人也会同样的方式对待你。

苛求完美的人，总觉得生活有太多不如意，福的人有了钱，却没有健康；贫的人有了健康，却没有钱。不论我们有钱无钱，有没有健康，对生活的态度永远是积极向上的。

世界如此美妙，平常心如此重要。名利如浮云，淡然以视之。钱财身外物，无须太挂怀。心有多大世界就有多大。给心灵一杯净水，做心灵的伯乐。做一个乐观的人，快乐的人。这是我的目标也是我正追求的。

数控车床是数字程通过这次实习我们了解了现代机械制造工业的生产方式和工艺过程。熟悉工程材料主要成形方法和主要机械加工方法及其所用主要设备的工作原理和典型结构、工夹量具的使用以及安全操作技术。了解机械制造工艺知识和新工艺、新技术、新设备在机械制造中的应用。在工程材料主要成形加工方法和主要机械加工方法上，具有初步的独立操作技能。在了解、熟悉和掌握一定的工程基础知识和操作技能过程中，培养、提高和加强了我们的工程实践能力、创新意识和创新能力。这次实习，让我们明白做事要认真小心细致，不得有半点马虎。同时也培养了我们坚强不屈的本质，不到最后一秒决不放弃的毅力!培养和锻炼了劳动观点、质量和经济观念，强化遵守劳动纪律、遵守安全技术规则和爱护国家财产的自觉性，提高了我们的整体综合素质。在整个实习过程中，老师对我们的纪律要求非常严格，制订了学生实习守则，同时加强清理机床场地、遵守各工种的安全操作规程等要求，对学生的综合工程素质培养起到了较好的促进作用。序控制车床的简称，它集通用性好的万能型车床、加工精度高的精密型车床和加工效率高的专用型车床的特点于一身，是国内使用量最大，覆盖面最广的一种数控机床，也是是一种通过数字信息，控制机床按给定的运动轨迹，进行自动加工的机电一体化的加工装备，经过半个世纪的发展，数控机床已是现代制造业的重要标志之一，在我国制造业中，数控机床的应用也越来越广泛，是一个企业综合实力的体现。

通过这次实习我们了解了现代机械制造工业的生产方式和工艺过程。熟悉工程材料主要成形方法和主要机械加工方法及其所用主要设备的工作原理和典型结构、工夹量具的使用以及安全操作技术。了解机械制造工艺知识和新工艺、新技术、新设备在机械制造中的应用。在工程材料主要成形加工方法和主要机械加工方法上，具有初步的独立操作技能。在了解、熟悉和掌握一定的工程基础知识和操作技能过程中，培养、提高和加强了我们的工程实践能力、创新意识和创新能力。这次实习，让我们明白做事要认真小心细致，不得有半点马虎。同时也培养了我们坚强不屈的本质，不到最后一秒决不放弃的毅力!培养和锻炼了劳动观点、质量和经济观念，强化遵守劳动纪律、遵守安全技术规则和爱护国家财产的自觉性，提高了我们的整体综合素质。在整个实习过程中，老师对我们的纪律要求非常严格，制订了学生实习守则，同时加强清理机床场地、遵守各工种的安全操作规程等要求，对学生的综合工程素质培养起到了较好的促进作用。

数控车床是数字程序控制车床的简称，它集通用性好的万能型车床、加工精度高的精密型车床和加工效率高的专用型车床的特点于一身，是国内使用量最大，覆盖面最广的一种数控机床，也是是一种通过数字信息，控制机床按给定的运动轨迹，进行自动加工的机电一体化的加工装备，经过半个世纪的发展，数控机床已是现代制造业的重要标志之一，在我国制造业中，数控机床的应用也越来越广泛，是一个企业综合实力的体现。

但是在课堂上学习电子数控专业大部分都是理论知识，所以我很珍惜这次实习机会，认真的听老师的讲解和介绍，观察每一个机械的构造和零件，以及学习它的实用方法，和理论知识相结合，才能理解的更透彻。首先我们同学按顺序进去参观，然后上课的老师给我介绍一下参观时应该注意那些要求，不要乱碰机械，也不能乱按开关等。然后我们在老师的教导下通过上机学会了数控车床的程序编写，因为是电脑操作，所以我们首先必须学会电脑能够识别的语言、指令等，这样我们才能正确输入指令操控电脑，得到我们需要的产品。在编写好程序后，我们可以观看仿真模拟，预先知道该程序是否符合要求和标准，最后接触机床，将编好的程序输入数控机床，一切都是自动化的，零件很快就加工好了，符合我们的要求，所以数控机床很具有时代性。

在整个实习过程中，老师对我们的纪律要求非常严格，制订了学生实习守则，同时加强清理机床场地、遵守各工种的安全操作规程等要求，对学生的综合工程素质培养起到了很好的促进作用。

伴着车间实习的结束我们进入了。为时三周的CAD实习，在钟，荷二老师的认真指导下，我虚心的学习了CAD的操作方法。并了角了很多关于CAD方面的知识。

Autocad是一门应用广泛的技术性应用软件，在机械，建筑等行业尤为的重要，电脑辅助绘图相对于手工绘图有很多突出的优势在精度，准度，美观度方面它远超于手工画图。这次实习是非常有用的，它为我以后进入社会，进入工作奠定了坚固的基础，下面是我对这次实习中对于Autocad的操作方法的总结：

1：Autocad采用三维坐标系统确定在空间位置显示在屏幕上状态栏中的坐标值。就是当前光标所在位置。

2：模型空间是指计算机屏幕如同一个窗口来观察房间的模型，合PAN和ZOOM命令改变窗口的位置和大小。这样可以从任间角度来观察模型的局部和全部。

3：文字中编辑L对已标注的文字进行编辑AUTOCAD提供二个命令：doledit 和Broperties 命令。

4：使用工具按钮进行视窗缩放，在标准工具栏中安排了视窗缩放按钮，操作时首先用鼠标左键单击打开。并将鼠标移到所选位置放开左键。

5：进行图的单轴拉伸，就CAD来说就有一种方法：将绘制好的图定义成块，然后插入块，此时就可以进行单轴拉伸（缩放），方法是，使用绘图菜单，单击“块”——创建块——出现块定义对话框——命名——选取对象——确定。随后在图纸或模型空间插入块，出现插入对话框，选择刚定义的块，在此对话框中的“缩放比例”选项中输插入块在X或Y方向的缩放比例，确定，插入的图形就按你指定的比例缩放。

拥有这次实习的经历，使我在实习中了解社会对人才的要求，让我学到了许多课堂而皇之上学不到的知识受益匪浅，也打开了视野，增长了见识，也许是实习日子短对开AUTOCAD的了解还不是相当深入，对于CAD的见解还不是很深入，但我相信经过这次以后我定会更加努力，因为实践才是检验是否的最佳验金石。

时间过的很快，一转眼就到了CAD实训周结束的时候了，记得在实训的第一天，老师给我们将了这周实训的任务安排，讲述了本周实训的主要内容，实训目的以及意义所在，然后交代了一些细节方面的问题，强调应当注意的一些地方，以及考试成绩打分等。

虽然时间很短很紧，但是我一直认认真真去绘制每一个图，思考每一个细节，作图步骤，哪怕是一个很小的问题。的确，在作图的过程中我遇到了不少的难题，但都在同学的帮助下，一个个的被我解决，自己难免会感到有点高兴，从而增加了对CAD的浓厚兴趣。说到它的使用性，相信许多同学都有同感。我们从书上得知，CAD可以绘制机械、建筑、航空、石油等多方面的二维平面图形和三维立体图形等等，所以说它的使用性是非常之广泛的。我们在绘制图形的时候要注意线条的宽度，字体的美观。现在用CAD就完全没有这方面的问题，粗细线条全用“特性”来规范，一目了然。尺寸也相当准确，在命令提示行里输入多少就是多少，也不用拿着丁字尺在图纸上比画来比画去，到头来还是达不到十分准确。画线线连结、圆弧连接的时候CAD在尺寸方面的优势就更加明显，比如画圆与直线相切的时候，手工绘图只能凭感觉觉得差不多就画上去，每一条画得都不一样，怎么看都不对称。用CAD画，打开对象捕捉就能把切点给抓进来，又快又准！尺寸标注更是快捷，两个点一拉，左键一点就完成一个标注，不用画箭头，不用标文字，只要自己设计好标注格式，计算机就能按要求标出来。插入文字也很方便，在多行文本编辑器里输入文字内容就能出来绝对标准的国标字，比起我们手写的字就美观漂亮的多！粗糙度、基准符号、标题栏等做成块就可以随意插入，用不着一个一个地画了，用起来确实很快！

尺寸标注是工程制图中的一项重要内容。在绘制图形是时，仅仅绘制好的图形还不能看什么来，也不足以传达足够的设计信息。只有把尺寸标住标在自己的图形上面，就会让看图者一目了然，CAD提供的尺寸标注功能可以表达物体的真实大小，确定相互位置关系使看图者能方便快捷地以一定格式创建符合行业或项目标准的标注。CAD中的标注尺寸有线性尺寸、角度直径半径引线坐标中心标注以及利用Dim命令标注尺寸，在设置尺寸标注，尺寸标注实用命令，利用对话框编辑尺寸对象标注形位公差以及快速标注只要弄懂了上面的各个标注你就可以字图形上标注各种尺寸。

最后，学习CAD的目的就是能够完成与之相关的实际绘制任务，在实际工作中能够更快更准的完成制图作业。本次的CAD实训就是运用前面所有的各种绘图工具与编辑工具进行绘制的，希望通过这次的复习和巩固在加上以后的完善能够更灵活快速准确的绘制各种图形从而发挥出CAD的巨大作用！

谈纸质文档与电子文档的融合发展 篇6

一、纸质文档与电子文档的特性分析

1. 纸质文档。

纸质文档的载体和记录符号都是原始性的实物, 是能看得见、摸得着的物质形态, 纸质文档一旦形成, 其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者即永远结合。因此, 具有原始性、真实性的特点, 这是电子文档所无法相比的。但是纸质文档信息处理的时间性、灵活性和准确性却无法完全满足档案工作发展的需要, 档案信息处理的广度和深度不够、信息共享程度低、存放空间巨大, 对于空气、阳光、温度、湿度等保存环境的要求也较高。

2. 电子文档。

电子文档是指人们在社会活动中形成的, 以计算机盘片、磁盘、磁带和光盘等化学磁性材料为载体的文字、数据、图形、图像等材料, 能被计算机识别、处理, 并可在网络上传递的代码序列, 包括电子文书、信件、图纸、报表等。电子文档存储密度高、容量大、体积小, 通过互联网技术可以在极短的时间里从任意地点进行查阅, 管理方便。但电子文档必须以计算机为媒介, 对设备依存度较高, 而且由于电子文档易受非法侵入、病毒感染等威胁, 保证其原始性、真实性和凭证性的难度较大。

二、纸质文档与电子文档融合发展的可能性分析

一方面, 办公自动化技术使人们处理、传输信息的能力大大提高, 但是无论电子文档形成方式如何变化, 相应的纸质文档仍然有其存在的必要性。档案的基本属性是原始记录性, 归档文件必须存定稿原件, 纸质文件因其原始性、真实性而必须归档。而电子文档中的信息是可以流动的, 人们可以不留痕迹地对电子文档中的信息进行修改、复制甚至删除, 电子文档的原始性和合法性不易确认。因此, 目前法律界把纸质文档认定为最佳证据, 有着电子文档不能取代的法律凭证作用。纸质文件归档要求两份定稿、一份底稿一并归档, 文书处理程序一旦结束便可直接归档, 在提供利用时, 不需要依靠任何其他设备, 便可实现调卷、查阅功能;而电子文档则必须借助计算机才可以实现, 同时还要做好相关软件的管理。另一方面, 电子文档改变了传统的归档方式, 可以利用计算机进行文件登记, 达到一次录入、多次输出, 方便随时查找和利用文件的目的。文件的起草、修改、定稿、收发传递都在网上进行, 对文件的修改、复制、粘贴、移动也相当便捷, 工作人员还可以在网络上开放有关文件、数据查询系统或提供远程报务。

三、纸质文档与电子文档融合发展的实现途径

纸质文档和电子文档的共存局面是文件介质转换时期不可避免的一种现象, 在短时间内不可能出现一种归档方式完全取代另一种的局面。因此, 在这样的形势下, 如何使纸质文件与电子文件归档更好地融合发展是迫切需要解决的问题。

1. 做好两种文档的转化工作。

在做好纸质文件传统归档工作的同时, 依靠计算机和网络技术, 将归档文件实体与计算机检索利用相结合、优势互补, 既可完好地保存纸质文件的原貌, 又可以实现多途径检索、多用户共享的功能。要适时做好纸质文档向电子文档的转换工作, 并以此为契机, 对库存纸质文档进行全面清理和鉴定, 优化库存结构。此外, 还要将电子文档转换成纸质文档, 经正式签署后纸质文件归档保存, 相应的电子文件也应同时归档。这是目前我国大部分机关、企事业单位归档文件的主要类型, 是以计算机为中心的办公自动化应用对传统纸质文件归档带来的重大变革。这类文件可以通过计算机网络技术实现电子文件网络归档, 通过专用软件对文件信息进行分类排序、自动索引和数据统计。根据计算机的系统顺序号, 对相应的纸质文档标注相同的档案互见号。

2. 认真鉴别归档文件。

电子计算机在办公领域的大量应用产生了多种多样的纸质文件, 如果在归档前不认真鉴别, 相同文件以手工、机制等多种形式归档, 势必会增加工作负担和管理成本。我国《电子文件归档与档案管理规范》规定, 具有长期或永久保存价值的电子文件, 必须制成相应的纸质文件, 在归档时一并归档;当正式文件是纸质的, 如果保管部门已经进行向计算机全文件处理的转换工作时, 则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留。因此, 无论电子文件形成如何变化, 相应的纸质文件都必须归档, 并应在两者之间建立准确、可靠的标识关系。

由于计算机技术的发展和普及尚未达到完善的程度, 电子文件的法律凭证、管理制度、管理方法等存在许多问题, 在这种欠成熟的技术环境下, 电子文件与纸质文件一并归档的现象将会长期存在。档案管理工作者一方面要正视电子文件对纸质文件带来的影响, 让档案工作人员从大量繁重而低效的手工劳作中解放出来;另一方面又要看到纸质文档自身的重要特点, 积极更新知识, 学习新的档案管理理论、原则、方法和技术, 使两类文档更好地融合发展, 满足社会的需要。

参考文献

[1].樊建平等.电子文件档案与纸质档案在保护技术上的差异[J].内蒙古气象, 2006

[2].王戎.办公自动化中的文书档案归档[J].中国档案, 2000.12