秘书工作计划参考（精选11篇）
参考答案
1、请简述秘书工作的作用和原则。（第一章）
答：作用：参谋助手作用；沟通协调作用；督促检查作用；信息反馈作用；中介枢纽作用。原则：准确原则；及时原则；严谨原则；同步原则；保密原则。
2、结合你自身的实际，根据秘书的T型知识结构和能力要求，分析你自身的优势和劣势（针对劣势，提出提高的计划）。（第二章）
答：优秀的秘书既要有横向比较广泛地综合知识能量，又要有纵向颇为深厚的专业知识方面的能量。运用社会科学与自然科学知识得以综合各方面的全面情况，运用比较深厚的专业知识，才能熟练地完成本职工作任务。
我个人认为根据秘书的T型知识结构和能力要求，自己在基础知识和专业知识掌握较好，但在一些相关知识掌握方面有所欠缺，未能跟上时代步伐，知识结构老化。要在今后的工作中加强学习和进修，不断提高综合知识水平，拓宽知识面。
3、请论述秘书如何更好的体现辅佐决策的职能。（第三章）
答：
一、全面系统和随机辅佐相结合。秘书要发挥综合办公的职能优势，全面系统地辅佐决策。他不仅从可行性，还可以从时空变化，组织内外环境条件发展的角度，考虑决策执行的适度性和决策宗旨的维持性。秘书是追踪决策目标实现全过程的实际工作者，无论其发现哪一方面、某个因素出现问题，便能立即协助领导人分析和解决问题，这就形成了秘书全面系统地辅佐决策与随机性的辅佐决策的有机结合。
二、决策辅佐与实施辅佐相结合。秘书既要为决策形成提供各方面的服务，又要具体参与决策实施工作，在实施中帮助领导指挥、协调和控制实施过程，确保决策目标的实现。更具体地从实施决策地各步骤、各环节和各项具体措施，深入细致地考虑决策方案的科学性、可行性和可受性；在决策实施的，完整全面地考虑实施方向与决策目标的一致性，决策要求与实施效果的统一性。
三、超脱性辅佐和参与性辅佐相结合。秘书的辅佐决策是超脱于决策的权力与责任。这有利于秘书用不同于领导人的比较超脱的目光更客观地观察问题和分析问题；又不同于局外人或第三者对决策的议论。秘书自始至终参与决策，与决策成败有着不可分割的相关性，使其必须认真负责、全力以赴地投入决策全过程。
4、请述秘书在实践活动中如何运用对立统一原理。（第四章）
答：第一是随机参与。秘书与领导在一起工作，对领导的工作意图、工作内容、工作方式、工作态度和工作能力等都十分了解，同时也了解问题发生、发展的始末，这就是有利于秘书随时发现问题，相机提出意见和建议。
第二是务实与超前。要处理好秘书活动中被动与主动的关系，必须在实际工作中既要注重务实求真，准确地了解现状，又要注重分析各方面的变化和发展，把握未来发展的态势，工作中具有一定的超前性。这样不仅能够提高工作效率，而且能促进组织取得长远的工作效果。
第三是T型能量。优秀的秘书既要有横向比较广泛地综合知识能量，又要有纵向颇为深厚的专业知识方面的能量。运用社会科学与自然科学知识得以综合各方面的全面情况，运用比较深厚的专业知识，才能熟练地完成本职工作任务。
第四是同步与异步。秘书与领导思维和行为同步，才能够配合默契，领导所想的，需要的，正是秘书想到的，在做的，这样的秘书才是领导得心应手的助手。秘书与领导思维和行为，秘书根据发展的态势，进行预测，才能提出对未来对策有价值的参谋建设方案；并且对已做出的决策和措施，根据实践的效果，分析研究发现问题，提出补充修正性意见和建议，才能志到劝谏性参谋作用。
第五是开放与控制。秘书职能活动既要把领导的决策指令船长地传递给各组织成员，又要保守机密，既是对外联系的窗口和门户，又要保存机密材料，做到守口如瓶。
5、假设你是某单位的党务秘书，“七·一”计划组织各支部书记及成员参观西柏坡，请拟一个请示给你的单位主管领导。（要求：格式符合请示要求，内容简练，用词准确。）（第五章）
答：
关于前往西柏坡参观学习的请示
尊敬的单位领导：
为继承发扬革命先辈优良传统，增强单位党员的党性修养和政治觉悟，我单位拟于“七·一”前夕组织各支部书记及成员共X名（详见附件）前往河北省平山县西柏坡进行为期X天的参观学习。本次活动旨在通过此次参观学习，增强联系社会、理论联系实际的能力。
妥否，请予审批。
附件：“七·一”参观西柏坡人员名单
XXX支部委员会
XXXX年X月X日
6、请述保密的范围和方法。（第六章）
答：保密的范围：从秘密的等级来说，绝密是重点；从秘密的层次上来说，国家秘密是重点；从秘密的产生来说，首脑机关的秘密是重点；从秘密的内容来说，秘密集中的地点、部门和人员是重点；从秘密的内容来说，常务、政务和军事秘密是重点。
保密的方法：熟记范围、按章办事、弄清身份、判断用意、以礼拒绝、佯装不知。
7、请述秘书调查研究的方法和原则。（第七章）
答：调查研究的方法：现场观察，个别访查，集体座谈，书面问卷，查阅资料，综合统计。
调查研究的原则：实事求是，近源亲受，切题有效，调、研结合，追求效率。
8、假设你所在的单位现在需要组织中高层管理者在承德避暑山庄举办一个为期三天的半年会，会议的组织安排负责人是你，请拟定一个会议安排（分会前、会中、会后）。（第八章）
9、假设你工作单位的性质是一家中美合资的生物制品公司，下星期美国的合资方来你单位研讨某新产品在中国市场的推广问题，你是董事长秘书，也是作为此次接待活动的负责人，请拟定接待方案。（第九章）
一、酸。
一是秘书工作应有文人之“酸”。首先这是由秘书工作的性质决定的。秘书之“书”, 意味着要与文字打交道。文字工作是秘书工作的基本内容。作为秘书, 文字工作主要涉及两个部分:一是记录、抄写工作;二是公文、讲话稿的撰写工作。记录工作要求秘书能准确、迅速、无遗漏地记下领导的讲话内容;抄写工作要求秘书字迹工整、字体优美, 给人以美感。公文、讲话稿的起草要求秘书殚精竭虑, 反复推敲, 不厌修改。其次这也是由高校的性质决定的。高校是知识分子的聚集地。从事秘书工作每天要同在某一专业领域的专家、学者打交道。需要有一定的知识修养, 深切体会师生员工的所想、所感, 才能同教师、学生有共同语言。二是秘书工作应有收敛固涩之“酸”。“酸”在药理作用上有收敛固涩之功效, 秘书工作也应有锋芒收敛的气度。秘书作为领导身边的工作人员, 一言一行从另一个侧面反映着学校、校领导的形象。同时, 秘书工作有一定的机密性, 能接触到其他人不知晓的机密, 观察到别人看不到的领导的另一面。秘书应当时刻注意自己的言行, 做到不该说的不说, 不该听的不听, 不该看的不看。三是秘书工作要有忍受之“酸”。在日常工作中, 秘书难免会受到来自领导的批评, 有时这种批评可能是不恰当的。作为秘书会感到委屈。在这种情形下, 秘书应从领导的角度出发, 体谅和理解领导, 忍受些委屈, 而不应当不顾后果地与领导争论正确与错误。学会保持平常心, 调节心理, 控制自己的情感。
二、甜。
“甜”总是给人一种愉悦的感受, 有“美好”之义。秘书工作之“甜”首先是喜爱这项工作。怀着感情从事秘书工作与把秘书工作仅仅作为“工作”来对待具有截然不同的效果。带着感情从事秘书工作, 把秘书工作不仅仅作为一项“职业”来看待, 而更是作为自身价值实现的方式和目标来践行, 把自身与工作合为一体, 融入到工作中, 在工作中享受快乐。其次, 秘书工作之“甜”是一种达观、向上的态度。“态度决定一切”。秘书工作是清贫的工作, 但在工作中不能斤斤计较, 对人对事应包容、信任。在工作中应保持乐观的情绪, 锻炼自己的坦荡胸襟, 锤炼自身的蓬勃的朝气、昂扬的锐气和浩然的正气。第三, “甜”即“甘”。秘书工作要心甘情愿做, 增强工作的主动性。秘书工作常常是“事找人”, 而非“人找事”。秘书每天面临着庞杂的事务, 处理这些事务常常是被动的。但这不意味着秘书工作没有主动性。秘书完全可以充分发挥自身的主观能动性, 高效地开展创造性工作, 由“事找人”变为“人找事”。比如:在工作中, 为领导决策创设良好的工作环境, 帮助领导解决琐碎的事情, 使领导集中精力抓大事;在执行领导和办公室的指令中, 改进执行方法, 创造性地优化现有方法, “多快好省”地完成工作任务;在调查研究中, 提前做好工作方案, 主动出击, 当领导需要时, 随时拿出方案;提高秘书工作的科学性、有效性, 避免当一天和尚撞一天钟现象的发生。
三、苦。
作为感受, “苦”难以让人接受, 但苦在药理作用上却能清热泻火。俗语云“艰难困苦, 玉汝于成”。秘书工作是“苦差事”。正因为是“苦差事”, 所以秘书工作也是最锻炼人的差事。从事秘书工作一要能吃苦, 二要勤奋。无论是撰写讲话稿, 还是会务接待工作, 还是调研、信访工作, 每一项工作都有难度。撰写讲话稿, 要达到“语不惊人死不休”, 经常要通宵达旦, 冥思苦想。撰写的稿子, 有时还会被领导全盘否定, 推倒重来;接待工作, 要做到细致、细致、再细致, 殚精竭虑, 接待环节要做到环环相扣, 保证不出一丝纰漏;调研工作, 要深入基层, 查实情, 访民意, 防止走马观花;信访工作要做到热情、周到, 有时还要忍受信访对象的打骂。不论哪一项工作, 均要求秘书有能吃苦的精神, 有“咬定青山不放松”的意志力。除了能吃苦, 秘书还要勤奋。要做到“脑勤”“眼勤”“手勤”“腿勤”。“脑勤”是善于站在领导的角度思考解决问题, 当好领导的左右臂膀, 做好领导的参谋助手。“眼勤”是对事务反应的灵敏度。能对事物的性质和发展变化有相当的敏锐力, 能迅捷地领悟并抓住事物的本质, 看清它的发展变化趋势。“手勤”是对事务的快捷准确的执行力。对领导布置的任务能迅速、准确地完成。“腿勤”是保证上下沟通渠道的畅通, 促进信息流的快速运转。通过“苦”的锻炼, 必将“天降大任”, 自身素质和能力获得很大提高。
四、辣。
“辣”对人体感官有一定的刺激作用, “姜桂之性, 到老愈辣”。秘书工作的方式方法要“老辣”。一是在文稿起草上要老练刚劲、收放自如。对语言的使用应达到纵横捭阖、信手拈来的境地。二是在事务协调上要圆熟有度、张弛自如。一般认为, 秘书工作难度较大的工作就是协调工作。协调好了, 是领导指挥得当;协调不好, 会被人嗤之以鼻, 陷入“拿着鸡毛当令箭”的尴尬境地。实际上, 在协调上应注意针对不同事项采用不同的协调方法, 做到“具体问题具体分析”。在协调工作上采用“明”“暗”“热”“冷”“硬”“软”等多种协调手段结合的方式进行。“明协调”就是通过会议的形式“当面锣, 对面鼓”进行协调;“暗协调”就是通过个别谈话、电话联系等方式一对一进行协调;“热协调”是把握好时机, 用“趁热打铁”的方式协调;“冷协调”是对不易立即做出决定的事务进行冷处理, 待过一段时间或考虑成熟后, 再进行协调;“硬协调”是根据制度的明确规定或领导的指示, 利用行政的强制力和权威性进行的协调;“软协调”是借用舆论、道德等无形的力量进行的协调。通过多种协调方式的熟练运用, 使部门、人员之间在工作上分工配合, 密切合作, 克服困难, 井然有序, 步调一致地为完成目标而齐心努力, 真正起到凝心聚力的作用。
五、咸。
第一层是文字的。文字工作是秘书的主业，无论拟写通知、意见，还是起草总结、报告，都是秘书的基本功。秘书首先要能写一手好文章。什么样的文章才算好文章？现在有一种不好的现象，就是喜欢“做文章”。有的秘书在起草文稿前，不去了解相关的实情，却忙着到网上搜集大量的华丽文字;起草过程中，谋篇布局、遣词造句不是着眼于分析问题、提出可行的观点，而是把心思用在镶嵌几个漂亮辞藻、有噱头的说法上。写出来的东西，形式大于内容，形式掩盖内容。我们的祖先教育孩子时说，“衣贵洁，不贵华;上循分，下称家”，其实写材料也应如此。所谓“衣贵洁，不贵华”，就是要简洁明了、开门见山，不要反复铺陈、云山雾罩;所谓“上循分，下称家”，就是既要和上级政策精神保持一致，又要和基层的、本地的实际相符合。如果能做到这样，写出来的就是好文章。
第二层是思想的。秘书写文章，不是文学创作，而是要解决问题、推动工作，也就是“以文辅政”。它不仅需要文字功底，更需要眼光和智慧。做秘书一定要做个有思想、善思考的秘书。观察事物，要有自己的眼光，观察之后要有自己的观点，而这观点必须是站在领导视角的、全局的观点。要做到这一点，就必须注重调研，尊重事实。所谓尊重事实，就是要把调研发现的实情、分析得出的结论作如实的反映。现在有一种很不好的倾向，就是还没下基层先把调子定，写出来的调研报告一概形势大好，对于存在的问题常常避重就輕，结果误导了领导、影响了工作。我们作调研，就是为了发现问题，分析问题，进而拿出解决问题的方案供领导参考。所谓“以文辅政”，就是要通过撰写调研报告，为领导提供具有前瞻性、建设性和可操作性的意见、建议，并使之转化为决策，发挥实实在在的作用。
第三层是实践的。秘书不仅要在领导“出思路”时当好参谋，更要在“抓落实”的过程中发挥好作用。这就要求我们既要具备较高的理论水平，又要具备较强的实践能力。现在有些秘书非常勤奋，笔耕不辍，但由于缺乏实践能力，而成了“理论的巨人、行动的矮子”。秘书更应该注重发挥协调职能，把主要精力放在重大问题的协调化解、重点工作的督促落实上，真正成为领导的左膀右臂。
秘书工作的“三层楼”，第一层是最基础的要求，不会办文的秘书不是合格的秘书;第二层是较高的层次，通过调研为领导出谋划策;第三层是努力的方向，在抓落实的过程中，从“被动服务”变为“主动作为”，真正体现出秘书工作的价值所在。
涉外秘书学试题答案及评分参考（第 三 套）
（课程代码 ****）
一、名词解释题
1、私人秘书
私人秘书是指为个体业主或国外私人服务的秘书。她们由雇主个人聘请，其劳动报酬也由雇主个人支付。
2、双方共管型
双方共管型即由各方母公司分别派人参与企业管理，由董事会决策及协调各方利益。
3、广结良缘
广结良缘就是组织在树立良好形象的基础上，主动处理好与各类公众关系，使双方相互适应、相互合作、和睦相处，使组织广交朋友，形成广泛的社会关系网络，能在一个良好的社会人际环境中生存、发展。
4、思维力
思维力是人们对感知的事物进行抽象、概括、分析、综合的能力。
5、意志
意志是人们为实现目的而支配、控制自己行动的心理活动。
二、单项选择题
6—10AAAAA11—15 AAAAA
三、多项选择题
16、ABCDE17、ABCD18、AB19、ABC20、ABCD21、ABC22、ABCD23、ABC24、ABCD25、ABCD
四、简答题
涉外秘书学试题答案及评分参考第1页（共5页）
26、根据所在岗位层次，涉外秘书可以分为哪几类？
答：根据所在岗位层次来划分，涉外秘书大致可分为：
（1）董事会秘书
（2）总经理秘书
（3）总经理助理秘书
（4）总经理办公室秘书
（5）经理秘书
（6）经理办公室秘书
27、“三资”企业的组织结构有哪些类型？
目前，“三资”企业的组织结构大致有如下四种：
（1）综合型
（2）直线型
（3）直线职能型
（4）矩阵式结构
28、影响同事关系的因素有哪些？
答：影响同事关系的因素主要有：
（1）思想观念因素
（2）兴趣爱好因素
（3）个人特征因素
（4）利益因素
（5）社会因素
（6）年龄因素
29、涉外秘书应怎样培养自己的注意力？
答：涉外秘书培养自己的注意力，可以从如下方面着手：
（1）保持注意的稳定性
（2）养成闹中求静的工作习惯
（3）注意要兼有广度
（4）及时转移注意
30、涉外秘书如何体现爱国主义？
答：涉外秘书应做到如下几点：
（1）坚定政治立场
（2）维护国格、人格
（3）保守秘密
（4）维护国家利益
（5）以良好素质赢得外方人员尊重
五、简答题
31、试论述公共关系与庸俗关系的区别。
答：
（一）起因不同
公共关系是在商品经济高度发展、信息传播量急剧增加，经济活动空前复杂的情况下产生的。庸俗关系是封闭，落后的封建经济的产物。
（二）目的和工作对象不同
公共关系的目的是双方得益，既使组织得益，也使公众、社会、国家得益。庸俗关系的目的则是损公肥私、损人利己。使个别人中饱私囊。
公共关系是一个组织与各类公众协调好关系，因此，它是以组织为主体，以公众为客体和工
作对象，也就是我们通称的“公对公”。庸俗关系则是以私人为主体，与私人打交道，将个别私人作为工作对象。
（三）、地位不同
公共关系是一种合法的、公开的社会职业，它为社会所承认，为公众所认可。可以堂堂正正的开展工作。庸俗关系既无理论，也无科学性可言，也不是一种社会职业，它既不合法，也不合道德规范，受到社会公众的谴责，只能在暗中偷偷摸摸的进行。
（四）工作手段不同
公共关系的手段可划分为物理和人情两种。庸俗关系的主要工作手段是对私人暗中拉拢，进行权钱交易、权权交易，行贿受贿，买通对方，以售其奸。
（五）社会效果不同
公共关系能给社会带来一种以诚相见的风气，有助于形成和谐、正常的人际关系，从而提高社会文明程度，对社会进步起促进作用。
庸俗关系使社会失去公理，污染社会风气，破坏了正常的人际关系，使社会文明程度下降，对社会进步起阻碍作用。
32、试论述涉外秘书如何处理好与同事的关系。
答：
（一）影响同事关系的因素：思想观念、兴趣爱好、个性特征、利益因素、社会因素、年龄因素。
（二）同事关系的规则：趋同性规则、互补性规则、互利性规则、回报性规则
（三）同事关系的类型：（1）按照同事间的心理行为划分：感情型关系、志趣型关系、利益型关系（2）按照同事间的配合状况划分：合作关系、竞争关系
（四）处理好同事关系的方法：
（1）尊重同事
（2）宽容随和
（3）乐于助人
（4）一视同仁
一、单项选择题
1、A2、A3、C4、B5、C6、C7、D8、C9、A10、B11、C12、B13、A14、C15、C16、B17、A18、D19、A20、B21、D22、A23、B24、A25、D26、B27、C28、B29、D30、B
二、多项选择题
31、ABCE32、ABDE33、CDE34、ABD35、BCD
三、简答题
36、秘书参谋也必须把握有关规范。首先是国家的法律、法规，它是任何组织的秘书参谋都必须遵循的。其次是组织规范，也就是不违背本组织现行管理制度和管理原则。其三是国家的有关方针、政策，秘书在具体的参谋活动中，必须与国家的方针、政策保持一致性。
37、这一领导者的秘书观包括：其一，参谋咨询是领导者追求正确决策的必需辅助；其二，秘书参谋是领导者实行决策管理的直接辅助；其三，秘书参谋效应是领导活动效应的补充与延伸。
38、指秘书对领导者进行参谋职能活动所产生的实际作用，包括正面效果和可能产生的负面影响。秘书参谋效应，直接而深刻地影响领导活动的进程与成效，间接而深刻地影响整个组织系统的目标管理效果。
39、（1）大多有强烈的责任感，敢于直言不谏；（2）有丰富的学识和经验，对现实和历史有深刻的认识，能够提出极具价值的参谋建议；（3）能体察民情，了解民意，具有民本思想；（4）高级秘书官吏构成的智囊班子，大都有多元智能结构，由各有专长的人员构成，能够有效地发挥参谋作用。
40、秘书在领导者的近身位置，使秘书参谋具有极为有利的条件：一是谋断契合的便利；二是直接沟通的便利；三是相互理解信赖的基础；四是相互补偿的效果。
四、论述题
41、一般将辅助性认作秘书工作的本质属性。但辅助性只是将从属与主导，将秘书工作与领导活动划分开来的一个标志，在相当程度上可说是秘书工作同其类属活动的一大共性。深入分析，就会看到：（1）工作内涵及活动的综合性与单指性，构成秘书工作与其类属工作的明显区别之一。相对而言。综合性更为秘书工作所独具。（2）同领导活动密切贴近的近身性与存在相对层级间距的层距性，构成秘书工作同其类属工作的又一显著区别。比较而言，近身特征更为秘书工作所独具。（3）从满足事物本质属性的条件出发，考虑秘书工作与领导工作，与类属工作的特定关系，我们认为秘书工作的本质属性应该是近身、综合辅助性。
42、（1）要辅助领导坚持正身洁行的指导思想。坚持为人民服务的根本宗旨，促进领导者正身洁行，强化领导者的公仆意识，当好人民的公仆；要通过参谋建议使领导者规范自身行为，带头遵从法律规范、制度纪律和道德规
第 1 页
范，起到表率作用。（2）正确维护领导形象。要辅助领导者以民为本、为民造福、与民同心、忠实地代表人民的根本利益和长远利益；对领导出现的个人缺失，进行预防维护参谋，尽可能避免出现失误；还要进行拾补维护参谋，发现缺失及时参谋、及时提醒，以至规劝谏诤。只有这样，秘书才能有效地辅助领导才正身洁行、廉明行政。
五、案例分析题
43、（1）校办主任的参谋活动，属于管理参谋形态的促进决策参谋形态类型。因为：其一，参谋者参谋内涵的作用针对参谋对象的决策管理，是管理参谋形态的基本特征，案例中校办主任的参谋就是针对校长关于进行专业调整、建立生命科学学院的决策管理的；其二，参谋内涵的作用具体针对参谋对象的决策过程、促进形成决策，是促进决策参谋形态类型的基本特征。校办主任的参谋正是为了促进校长尽快就建立生命科学学院做出科学决策。（2）校办主任向校长的前后两次参谋活动，分别属于语言参谋形态和书面参谋形态。因为：其一，语言参谋形态的基本特征，是参谋者通过口头语言方式向参谋对象表达参谋内涵，校办主任前面向校长进言，正是运用口头语言来完成任务的；其二，书面参谋形态的基本特征，是参谋者运用书面文字方式向参谋对象表述参谋内涵。而校办主任后面向校长提供论证报告，正是通过书面文字来完成参谋任务的。
（一）总结：
1.学生会纳新工作收尾，并对学生干部名单及联系方式进行了整理 2.进行了文明礼仪培训 3.进行学生会评优的材料整理 4.排出了新的值班表
（二）从中出现的问题及解决方案：
1.联系方式统计中出现问题，如班级不对、手机号 等，做完后全部核实一遍又不现实，所以要求做的时候要细心。
2.文明礼仪培训中，与老师的沟通出现问题，差点造成活动取消，建议大家以后在向老师提议的时候一定要有书面策划。借教室出现问题，借的太晚，要求以后分配的工作要及时完成，对于拖拖拉拉影响活动进度的同学要予以处分。视频播放出现问题，多媒体自带的播放器无法播放，又无法联网，建议大家以后涉及视频播放的活动最好自备一个播放器的安装程序。
3.评优材料整理中，准备不充分。一方面以后工作要提前而不能推后，另一方面日常的材料收交一定要及时，以免造成后期需要时找不到等问题
（三）好的方面：
值班表经李佳蔚同学建议，在姓名后面缀上了班级和所属部门，这样使用起来更方便，以后继续发扬。
（四）工作计划：
1.计划于下周进行新生辩论赛，策划还有部分尚未完成，希望其他部门给予配合。
2.各部门的活动相关材料要在一周内上交。
某某某
一、强化防范意识是做好企业保密工作的根本
所谓商业秘密, 就是所有不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。进一步讲, 技术信息指凭经验或技能产生的, 在实际中尤其是工业中适用的技术情报、数据或知识, 包括化学配方、工艺流程、技术秘诀、设计图纸等;经营信息指有秘密性质的经营管理方法及与经营管理方法密切相关的信息和情报, 包括管理方法、产销策略、客户名单、货源情报等。商业秘密具有三个内在属性, 即秘密性、价值性和独特性。正因如此, 商业秘密就成了竞争对手争相猎取的重要对象。
企业秘书作为企业中的一级智囊机构, 接触的信息量大、各种文件资料多, 这就要求企业秘书增强组织观念, 时时刻刻都要有保密意识, 严守保密纪律。把保密意识贯彻于工作的始终。在工作中特别要把握好两点:一是政治坚定, 组织观念要强。要将保密学习和政治业务学习结合起来, 增强企业秘书的政治敏锐性, 提高对具体问题的政治判断力, 从根本上提高保密意识。严格按照组织原则办事, 坚持个人服从组织。认真执行请示报告制度, 办每一件事都要讲原则、讲规矩、讲程序。有情况、有问题要及时向组织和领导汇报, 绝不能隐瞒事实真相, 弄虚作假。如果政治不过硬, 思想境界低, 组织纪律差, 就会浑浑噩噩, 分不清是非, 不知应该坚持什么, 反对什么, 在重大问题和原则问题上, 就会犯错误, 迷失方向。二是严守保密纪律, 提高安全保密能力。企业秘书接近领导核心, 在收集企业信息、辅助领导决策的过程中, 会知道许多秘密事项。这就要求企业秘书时刻用保密纪律来约束自己的思想, 规范自己的行为, 养成良好的保密习惯, 在任何场合、任何时候都做到不该问的不问、不该听的不听、不该说的不说。
二、提高业务水平是做好企业保密工作的前提
随着科学技术的发展, 各种窃密手段不断更新, 泄密渠道不断增多, 因此, 企业秘书在实践中要注意学习保密管理知识, 运用科学的管理方法, 把保密工作做好。一要
确定自己分管工作的涉密与非涉
密的内容。未公开前的企业发展战略和重大决策、企业生产经营资料、生产经营财务报表、企业客户的信息等, 都是企业秘书在为领导服务、撰写材料中要接触到的, 都属于企业商业秘密, 对于大型国企, 有些还是国家秘密。只有确定好密与非密的级别, 才能做到心中有数, 既方便工作, 又确保企业商业秘密的安全。二要学习保密基础
知识和法规常识, 掌握信息安全技
术防范技能。现在网络窃密手段繁多, 科技含量越来越高, 计算机的系统漏洞、简单的开机口令、移动储存介质的交叉使用、电子邮件等都可能让计算机成为他人收集信息的目标。知已知彼才能掌握主动, 了解窃密手段, 才能堵塞失泄密的漏洞, 掌握物防、技防手段才能防患于未然。因此, 制定严细的计算机网络信息安全措施, 采用涉密计算机物理隔离、对重要数据加密处理、充分利用办公自动化及网络操作系统自带的保密措施等防范对策, 从技术上确保信息安全, 杜绝各种泄密事件的发生, 是防止泄密的最佳途径。三要建立保密目标责任制。“凡事预则立、不预则废”。确立科学的工作目标是保密工作的基础, 是保证秘书工作上水平的内在动力。企业内部要做到公文管理规范, 涉密文件发放处理准确率100%;计算机信息处理安全高效, 网络信息失泄密事件为零;涉密会议组织有序, 制定周密的会议保密预案, 涉密资料回收率100%;本岗位保密责任制落实率100%;领导政务安排准确无误, 领导的个人信息及重要公务安排不得随意透露。
三、突出重点是做好保密工作的关键
企业秘书在工作中既是商业秘密的接受者, 也是商业秘密的创造者, 是商业秘密的最主要载体, 并处在为领导决策服务、为机关组织经营管理服务的重要位置。由于工作的特殊性, 企业秘书保密工作的重点有以下几个方面:一是做好会议的保密工作, 以防密从会出。企业经常召开领导工作例会、总经理办公会议、经营形势分析会等重要涉密会议。要控制会议知悉范围, 核准与会人员, 无关人员不能参加、列席和旁听会议, 要求与会人员遵守相关保密纪律, 尽可能地缩小知情范围。很多会议资料可以说是企业的核心商业秘密, 有的时限性很强。会议期间分发的文件、领导讲话、讨论的材料等, 都要按照保密要求严格管理。需贯彻执行的文件, 要求与会人员带回本单位及时交单位文秘人员登记保管, 个人不得私自留存。需回收的会议文件材料, 要适时提醒与会人员, 会后如数回收登记。会议结束后, 要及时清理会场和与会人员住地, 检查有无遗落的文件和资料, 不能让无关人员随意处理。会议期间使用手机也是泄密的渠道之一, 涉密会议要求与会人员关闭手机, 取下手机电池。二是谨言慎行, 以防密从口出。秘书人员贴近领导, 经常参加企业的一些重要会议, 掌握着内部要情, 特别要注意信息传达的范围, 任何超越时间、地点、范围讲的话, 尽管无心却是违反保密纪律的。如果经不起有的人反复追问, 以利相邀, 将不该说的说了, 将不该问的问了, 其后果不堪设想。三是管好自己的计算机, 以防密从网出。企业秘书作为企业中的一级智囊机构, 其使用的计算机中必然存放着大量商业秘密。如果在起草、处理、传输文件资料时, 或在连接互联网的计算机上处理一些涉及企业商业秘密的资料, 很容易在不经意之中使一些涉密事项在网络上公开。移动存储介质也是网络泄密的媒介之一, 与互联网计算机相连接, 就有可能被植入木马病毒程序, 将其再用到涉密计算机上, 涉密计算机上的信息就会在不知不觉中被窃走。因此, 企业秘书在处理涉密信息时要做到:上网信息不涉密, 涉密信息不上网, 涉密计算机不能连接互联网, 不准在涉密计算机和非涉密计算机之间交叉使用移动存储介质、不准通过手机和其他移动通信工具谈论企业商业秘密、发送涉密信息。四是管好文件, 以防密从文出。纸介质的涉密资料历来都是保密工作的重点之一, 做到涉密资料管理规范是对企业秘书工作的基本要求。凡是涉及有秘密性质的技术信息和经营信息的公文都要加强管理, 对密级较高、内容重要的文件, 要严格落实保密制度, 采取严密的防范措施, 实行重点监控。公文起草时必须注明传阅范围、印制份数、是否收回、能否复印等内容;印刷时, 必须在内部打印室和指定有保密资质的印刷点进行印刷, 并及时收回历次印制清样和草稿;在传阅环节, 要及时递送, 限定传阅时间, 及时回收, 做好登记。企业秘书要从源头管起, 确保文件从签收、传阅、回收、保管到销毁每一环节的安全保密。
一、以领导活动为中心，做好三个服务
企业秘书工作者统称企业秘书，按业务分工，又有行政秘书、文字秘书之分。秘书工作是掌管文书并协助机关领导或部门负责人处理重点和日常工作的人员，是为满足领导活动的需要而产生和开展的。领导活动为主，秘书工作为辅，就决定了企业秘书工作始终要以领导活动为中心，否则，不是越位就是不到位。秘书工作要始终坚持“三服务”的宗旨，即为领导机关服务，为各部门服务，为基层服务。
秘书工作具有收录整理、录入打印、信息传递、会务服务、事务管理等多种服务手段，要做到上情下达，下情上报，督促检查作用。现代科技的发展要求秘书工作不断开拓创新，为其工作开辟更为广阔的服务领地。因此，企业秘书就应该依据企业各个时期的工作性质和领导的重点活动安排自己的工作和生活，对领导的指示、交办事项做到不打折扣，及时认真的执行照办；对领导安排的工作一旦接受，即应排除一切干扰，全身心的投入，高质量的完成任务，力求达到领导或主管部门和基层的满意。
二、企业秘书必须具备并不断提高“四种素质”
1.过硬的政治素质
秘书工作是一项政治性、政策性都很强的工作。秘书工作的性质、作用决定了秘书人员必须具备较高的政治理论和政策水平，有较高的思想觉悟。在大是大非面前保持清醒的头脑，运用科学、正确的方法处理日常事务，在工作中不犯原则性、政策性的错误。因此，秘书人员必须认真学习马列主义毛泽东思想、邓小平理论和党的“三个代表”的重要思想，学习科学发展观，学习党和国家的路线方针政策，注意观察国际风云，不断注意接受新信息，更新观念，学会用辩证唯物主义和历史唯物主义的观点去分析问题，透过现象看本质，更好的发挥参谋助手作用。
2.扎实的文字素养
扎实的文字功底是秘书人员的必备素质。有一定文字功底是对秘书人员的基本要求，撰写材料、起草文件和领导讲话报告稿是秘书的基本职责。写作本不是一件易事，写好就更不容易了。一篇脉络清晰，用语准确简练的文稿，让人看后一目了然，印象深刻，但是没有一定的功底不能一蹴而就。公文作为一种特殊的文体，无论从格式还是遣词用语，都有一定的规定，不像写诗歌、散文那样随心所欲自由创作。写作的功夫需要长期的工作实践，深厚的文化积累，系统的写作技能，关键是要做到“三心”：一是留心。要务是勤、钻、精，注意各种结构和格式的范文著作，要细读、细品、细钻、细研，取人之长，为我所用。二是潜心。秘书人员要有长期写材料的准备和习惯，自加写作压力，随时接受写作材料的任务，有备不怠。三是用心。书写材料要专心致志，一丝不苟，精心写作。这样才能练就扎实的文字功底，撰写材料才能得心应手，一挥而就。
3.高超的技术素质
随着现代化办公机具的普及，企业秘书不能满足于传统陈旧的工作方式和习惯，试想一个现代企业秘书不精通电脑，不能熟练复印、传真、接发电子邮件、查阅网上信息，那他是无论如何也干不好本职工作的。现代企业秘书必须主动去适应、掌握现代办公技术，提高实际应用水平，做一名政治思想好，作风优良，技术过硬高超的新时代企业秘书工作者。
4.高尚的从业道德素质
强化企业员工的道德素质，特别是企业高管身边的秘书工作者的职业道德素质是企业的一个重要职责。培养企业秘书工作者具备高尚的从业道德素质，要使之树立遵纪守法、依法秉公办事的法律意识；树立为领导、为群众、为社会良好的服务意识；树立为自己为企业争得良好形象的社会意识；树立准确定位、不越位、不错位的自我约束意识。这四种意识的树立，直观的反射出企业秘书工作者的综合素质涵养，这也是做一名合格的优秀的企业秘书的必备条件之一。
三、具有精干的办事能力
1.理解领悟和分析驾驭能力
日常工作中秘书一方面要接受领导的指示，另一方面也要同具体的工作对象打交道。要达到预期目标，就必须准确、快速的领会领导交办的意图，同时也要准确无误的听懂，并弄清办事对象的想法。面对千头万绪、繁杂紧迫的情况，需要把事务迅速归纳梳理出头绪，分轻重缓急，驾轻就熟的把事情分别办理的清楚顺当，有条不紊。
2.应变能力和交际能力
企业秘书面临的各种事务常常瞬息万变，不断发展。有些办事的计划、预案和想象往往会出项情况大不相同，甚至把预案方案完全打乱。需要秘书临阵沉着镇定，原则不变，迅速抉择，灵活处置达到预期的目的。同时企业秘书要要处理好上下左右各方面的人际关系，善于交际，使人容易接近，容易被信赖。上传下达、接待来客、洽谈工作，要做到口齿伶俐清晰，达意准确，语言繁简得当、态度诚恳，语气礼貌温和。还要注意说话的艺术、感染力、说服力、风度、礼貌、机警、幽默等。通过说话把事情办得干净利索。
随着经济社会各个方面的改革深化和强化，给企业的生存和发展带来了新的机遇和挑战，新的形势和任务给新时代的企业秘书工作提出了更高的要求，秘书工作者必须具有超前意识，迎难而上，勤奋进取，增强责任感和使命感，树立强烈的敬业精神，从我做起，从小事做起，在工作中不断提高自身素质，完善自我，做一名合格的企业秘书，把企业秘书工作做得更好，更好的为企业的改革发展不断做出贡献。
秘书处工作总结
尊敬的唐师傅：徒儿小猪近来思想比较活跃，想向师父汇报，但一直没有机会。主要是俺小猪口笨舌拙，不会说话，不能准确无误地表达自己的所思所想，加之那孙猴对您有意见，一见俺向您汇报工作，就在一边冷嘲热讽，说俺拍您老人家马屁，为避嫌疑也为杨长避短，故只好采取写信的方式向您汇报。那孙猴向来对师父不大尊敬，言行之间多有冒犯。想那孙猴原来不过是一只尚未进化成人的类人猿而已，集粗鲁、浅薄、无知于一身，当年就对领导不服而大闹天宫，本来要被判极刑，后因考虑他无父无母无人教养，佛祖以慈悲为怀，将其判了五百年有期徒刑，到我们取经小组来是接受改造和再教育的。师父对这种人不要心慈手软，要像秋风扫落叶一样残酷无情，一天至少要对念上七七四十九遍紧箍咒，这样才能让他脱胎换骨、重新做人、立地成佛，这样才能让他对师父您感恩戴德、心悦诚服！通过这段时间与师父朝夕相处，在您的帮助和教导下，使俺明确了取经的方向，坚定了取经的信念，增强了取经的斗志，对取经的重要性有了更加深刻的认识。同时，也越来越强烈地感受到了您老人家人格的伟大。首先，师父您就是徒儿的再生父母。俗话说“一日为师终身为父”想当年，取经小组的班子是您一手组建的，将俺从水深火热的野蛮之地解救出来，步入了取经的行列。经过您的教化，徒儿才知书达礼学会了做人，在您的一手栽培下，取得了佛大本科文凭。无论是过去、现在博学 将，您都是俺的师父。您是俺们的精神支柱。如果没有您，俺们早就是一盘散沙。俺相信，在您的英明念十，俺们紧密团结在您的周围（特别是妖怪来偷袭时）俺们一定会冲破重重艰难险阻，最后成
菌地取回真经。
其次，师父您身兼取经小组的组长，在妖魔鬼怪面前，常常身先众徒，奋勇当先，勇斗妖魔。为了探明妖怪底细，您放出风声说吃了您的肉可以长生不老，引诱妖怪将您抓去，您趁机将妖怪老窝情况一一牢记在心，为俺们最后铲除妖怪打下了坚实的基础。特别是，您在妖怪的洞里遭受严刑拷打、百般凌辱，师父您是宁死不屈，不向邪恶习势力低头，永保一颗取经的红心。为了取回真经，您甘愿抛头颅、洒热血．．．．．．师父！您受苦了！呜呼--（写到这里，俺已是热泪盈眶，无语凝咽）
第三，师父您能在功名利禄、金钱美色面前经受住考验，特别是后者。都说英雄难过美人关，但师父您就与从不同，您经受住了无底洞的老鼠精、盘丝洞的蜘蛛精、琵琶洞的蝎子精、女儿田的女国王等等的美色诱惑，不为所动，所以师傅你是英雄中的英雄，是大英雄、真英雄。不像俺们有些人，一出来接钥匙以花花世办，就经不起诱惑，屡屡犯错！想那孙猴，当年在王母娘娘开蟠桃盛会时，在蟠桃园里一人就调戏了七个仙女。师父呀，您老人家想想看，整整七个如花似玉、貌若天仙（不对，她们来来就是天仙）仙女，都被他一一调戏（一想到这里，俺小猪就忿忿不平，心如刀绞）。据说这厮当年喝了一点酒，还故意借酒疯跑到广寒宫调戏嫦娥姐姐，嫦娥姐姐的一世英名就毁在他手里！上次路过白虎岭，他又与大户人家小姐白晶晶生了私情，为怕师父怪罪，就杀人灭口，又怕其父母来告状、寻仇，竟将白晶小姐一家三口满门杀害，还胡说人这胆妖精（哪有那么漂亮的妖精？）。幸亏现在法制尚不健全，否则那孙猴早就被叛极刑了！总之，师父的丰功伟绩，就是三天三夜也说不完。要不是明天还要起个大早走路取经，徙儿还会写下十万余言。
此致阿弥陀佛你的忠心耿耿的徒儿
八戒猪年猪月猪日子时二刻又及：闻名为加强取经小组的领导，佛祖决定增加一名副组长（享受副处级待遇），徒儿愿在您老人家的领导下，不畏难险阻，勇挑此重担，还请师父在如来佛祖面前为徒儿多多美言。
秘书处工作总结
进爱心社一年以来，我参加了爱心社的各种活动，包括最开始的“爱心回收”、“帮扶结对及表彰大会”、“爱心义卖”、“社团双旦晚会”、”暑期社会实践队员招募”、“心语心瓶爱心回收”、还有正在开展的“图书衣物募捐”等等，每一次的活动都见证了秘书处的努力和成长。
爱心回收
二、严肃纪律，甘于奉献。时刻牢记秘书机要是政府办的窗口科室，从细节入手，从小事做起，认真遵守各项工作纪律，以默默奉献、不计得失的精神做好每项工作，按时到岗，言语规范、举止得体，切实维护好办公室的良好形象。
三、健全制度，求真务实。强化程序办事意识，细致做好各类机要文件、简报的编号、登记、处理、送阅、发放工作，组织做好机要文件的传阅以及领导批示后文件的送阅、送办、催办等工作，认真做好文件的交接记录，确保文件运转规范有序，文件的差错率为0。
四、创新思路，加强管理。加强与档案局等相关单位的沟通对接，全力加快档案整理进度。严格执行已归档文件的查询审批制度，对文件、资料的借阅、查询和复印实行编号登记，做到次次有记录，件件有登记，不断增强办公室对文件流出的掌控力。
协调,是管理活动中一项重要的职能。协调的本质是通过对各部门和各阶层不同利益的调节,达到一种有序和均衡的状态。在高校的行政活动中,不仅部门与部门之间需要协调,上级和下级之间需要协调,而且领导与领导之间也需要协调。有效地行政协调可以提高行政的效率,发挥各部门的职能和作用。在高校的行政活动中,谁能够担当起协调的“信使”呢?行政秘书无疑成为了这一重要角色的承担者。可是在实际的行政活动中,秘书进行各种协调工作时会面临种种困难,如何有效地开展协调工作,如何提高秘书的协调工作能力成为了一个需要研究的问题。
一、高校党政秘书协调工作的领域
秘书工作是一项综合性辅助工作,是社会组织管理活动中的一部分。从协调的对象来分类,秘书的协调工作主要有以下几类:
1.领导成员之间的协调工作
领导成员之间关系的协调,原则上应由主要领导或者上级领导负责做工作。但是,了解决策全过程和负责安排领导事宜的秘书人员的协调作用是不可低估的。一是在决策过程中,由领导之间的意见分歧引出的一些问题需要协调。如有的领导平时深入基层较少,调查研究不多,对具体实际情况了解不够,讨论中“想当然”地发表看法,导致意见分歧。秘书人员应利用会后的时间主动找领导交谈,反馈一些本次讨论的实际情况给领导,帮其体面地“下台阶”。二是一些重大活动,需要多个领导共同商议时,由于领导之间碰面的时间少,需要靠秘书做好先期的沟通和协调。
2.上下级关系的协调工作
秘书工作是一个综合性的工作,涉及到组织运转的方方面面,它不像业务部门那样各司其职、各负其责,分管某个方面的工作,而是要对各部门工作有所了解,协调它们的关系,把它们联系成一个有机的整体,对整个学校负责。秘书需要沟通上上下下的部门,协调各级部门工作。一是要协调机关各职能部门的工作,二是要协调各院系之间的工作。
3.与校外各单位的协调工作
随着高校为社会服务的领域不断拓宽,与社会的交往日益频繁,校外协调逐渐成为高校协调工作主体。秘书责无旁贷地承担了接待校外各单位的工作、安排各项事宜的工作,需要和外单位的工作人员进行协调和沟通。
高校对外协调首先是与地方政府及各职能部门的协调,即与省、市、区、街道及政府派出机构和各职能部门的协调。其次,与兄弟院校、科研院所、乃至高级中学的协调。第三,学校还要加强与大中型企业、公司、乡镇企业的合作,有选择地建立一些产学研合作基地。此外,办公室还需要与政法机构、仲裁机构加强联系,通过法律途径调解各种纠纷,利用法律武器保护学校及师生的利益。
二、秘书在协调工作中遇到的困难
1.秘书权力的依存性,造成威信难树的境况
在高校行政管理体系中,党政秘书充当领导的参谋、助手和事务工作者的角色。他的基本职能是协助高校领导开展各项工作。秘书这一职位的特点决定了他们本身是不具备权力。在学校内部相关部门进行协调工作时,它是借助于领导权威的惯性实现其权力的运作。实质上,秘书的协调是一种非权力性的“软”协调。它协调的权力来自于领导权威的延伸和扩展。这一特殊权力的依存性一方面给秘书协调工作带来便利,另一方面也给协调工作带来了困难。无权力的秘书对基层单位开展协调工作时,势必面临一个权威树立的问题。秘书的权威既不是来自组织制度框架体系,也不是来自个人的人格魅力。它的权威是带有依附性的,是建立在与领导间微妙的人身依附关系上。他在开展协调工作时,会遇到两个方面的困难:一是协调对象对其产生不信任感。特别是在涉及重大的利益问题时,领导未能亲自来协调,委派秘书来协调。协调对象很容易产生各种质疑:秘书无权,他来能起到什么作用,他又能否真实向上反映情况,他会不会带有私人的情感偏袒另一方,这无疑给秘书协调工作带来了巨大的阻力。二是秘书和领导间这一特殊的关系,容易给协调对象造成秘书以“二领导”身份自居的印象。这一认知上的错觉,造成了协调双方心理上的疏远,加大了秘书开展协调工作的难度。
2.部门利益的纠葛,加大了协调工作的难度
在一个组织里,由于各个部门在组织中所处的地位不同,会形成不同的部门利益。领导处于组织中的核心地位,是行政组织的决策和指挥中心,决定了他们代表的是学校的整体利益。他们必须站在学校的高度上总揽全局,把握学校的长远利益。基层各单位是组织中的具体职能部门,承担着执行的任务。理想的组织运作是各部门在领导的统一部署下,开展各项行政活动,部门利益必须服从学校利益。在实际的运作过程中,事与愿违,出现各种各样的利益冲突。既有部门利益和学校利益的冲突,又有部门利益与部门利益之间的冲突。面对着各种利益的纠葛,领导需要采取各种方式进行协调。秘书作为领导工作的助手,有责任协助领导协调各项工作。攸关各方利益的问题,往往牵一发而动全身。秘书在协调工作时,有时会一面成为领导的“受气筒”,另一面成为部门的“出气筒”。
3.秘书的从属地位带来的尴尬境地,使协调工作进退维谷
党政秘书是为高校领导服务的。高校领导活动规定了秘书活动的基本范围和利益取向,秘书必须服从领导的指挥。但服从不代表盲从,秘书也有自己的独立意识。在具体的活动中,秘书除了服务领导、服从领导之外,还需要对领导成员之间进行协调。任何一个组织系统,要使它能向良性方向发展,领导之间的团结是首要的条件。在现实的生活中,领导班子不和普遍存在。解决这一问题的有效途径是秘书需要主动地协调领导班子之间的关系。由于秘书处于从属地位,他在协调领导班子关系时,面临很大的困难。首先,由于秘书人员是领导的下级,不像上级协调下级那样,可以居高临下,也不像授权协调那样,可以放开手脚。其次,领导之间存在误解、隔阂、分歧和矛盾,虽有公开争吵的情况,但更多地是内隐式的斗争,对事对人的看法放在心里。彼此之间是以隐对隐,言在彼而意在此,用含蓄的方式暗中较量。秘书只能根据自身的观察做出判断,判断也有失误的情况。秘书稍有处理不当,造成某些领导的误解,容易陷入吃力不讨好,“坠入夹被褥之中”的困境。最后,高校的党政秘书是同时服务于几个领导,当领导之间关系不和谐时,化解矛盾和处理问题有时会让自己陷入“里外不是人”的境况。
4.高校行政管理体制的弊端,给协调工作带来隐形的障碍
秘书协调工作的困难不仅仅是来自于秘书自身的因素,还有来自于高校行政管理体制内缺陷的因素。一是高校行政权力和学术权力的纷争,聚焦于秘书的协调工作之中。目前,在中国高校里,行政权力挤占学术权力现象严重,行政权力的泛化导致学术权力的萎缩。秘书处于行政权力的中心,处于政策活动的枢纽位置,决定了秘书会成为行政权力的坚定维护者。当秘书与各教学科研单位开展协调工作时,往往成了攻击的对象,不自觉地让自己陷入争论的漩涡之中。二是校、院两级管理体制的转型,造成的权力分配矛盾,阻碍了秘书的协调工作。今天的许多高校,正由校、院、系三级管理体制逐渐向校、院两级管理体制的转型。学院制的建立,根本上是要将高校权力中心逐渐下移,变垂直管理为扁平式管理,扩大学院和系的自主权。目前,从我国校院两级管理体制的改革来看,基本处于“事权下移,财权、人权和重大事权仍然集中在校级”的状态,校级权力与院系权力仍然处于分庭抗礼的胶着状态。这种名则独,实则管的状态,给秘书的协调工作带来极大的困难。三是高校实行管理干部“双肩挑”(管理+教学科研)的模式,让秘书在协调工作时陷入“两难境地”。一难:这些部门的行政管理者主要把精力放在教学科研上,对管理不太重视,加上本身缺少必备的行政管理素质,不善于管理,对人事纠纷或学术利益矛盾的处理缺乏相应的经验,导致管理上的涣散、低效、乏力。秘书下去协调工作时,由于管理者对部门业务不熟悉,无法有效地传递和沟通信息。二难:众多“双肩挑”的管理者皆是某个学科领域里的带头人,是学术造诣颇深的学术人才,凭借其在学术领域中的显赫地位,奠定了其在学校中的独特位置。其独特的位置可以使他们不把秘书协调的事情放在眼里,秘书也拿他们无可奈何。
三、增强秘书协调工作能力的建议
1.定位好秘书的角色
在高校的组织结构关系中,秘书身处领导的身边,为高校领导服务,这一特殊的组织关系决定了秘书必须准确定位好自己的角色。特别是在协调活动中,准确地定位角色,明确职责是做好协调工作的关键。在协调工作时,秘书定位自己的角色,要注意两个方面的问题:
一是,要站在全局的位置上把握协调工作。高度决定视野,站在全局的视点上看问题,协调工作,能有效地把握问题的实质。把握全局,才能掂量出每件事情的分量;想到全局,才能与领导思考问题的方向保持一致。秘书顾全大局,很重要的一点是坚持“以服务为本,以学校为主”,自觉做到为高校领导服务、为机关服务、为教学单位服务,自觉履行“为公去协调,协调要为公”的原则。
二是,准确就位而不越位。高校党政秘书是参而不决、谋而不断,与领导的关系就是主与从的关系,是“主角”与“配角”的关系。作为一名秘书,决不能忘了这一基本前提,决不能越过“配角”位置扮演起舞台上的“主角”,与领导发生矛盾、对立和抵触,犯“角色冲突”的错误。在上下级关系协调时,无论是对上还是对下关系的协调,秘书必须严守本分,不擅权越位。遇到问题,不替领导拍板,而要积极和领导反馈,提出相应的预案,及时请示、汇报。在横向关系协调时,对待基层单位,要平等待人、尊重诉求、表现亲和;对待机关部门,要友好协作、多方沟通、取长补短。
2.领会领导的意图
秘书的协调工作主要是在领导的具体指挥下进行的,需要如实而有创造性地执行领导的意图。正确领会领导意图是秘书开展协调工作的前提条件。领导意图有明示性和暗示性之分。对于领导的明示性指示,秘书一要吃透协调问题的具体情况,深入开展调查研究;二要吃透相关的政策和法规,有的放矢地把握领导意图的实质。本着“不歪曲,严落实”的原则,领会领导的意图,开展协调工作。对于领导的暗示性意图,秘书需要通过领悟才能把握到位。秘书把握领导的“暗示性意图”,需要注意几个方面的问题:一是必须练就很强的观察能力。秘书要对领导的生活背景、文化水平及社会关系有全面地了解,谙熟领导的个性性格、思维方式、行为习惯和爱好等情况。在平时和领导沟通时,要注意观察领导的言行举止,从中了解他内在的心理状态。在工作和生活中有意识地培养和训练各方面能力,使自己具有灵活的反应力、快速的理解力和正确的判断力。二是善于揣摩领导的“话中之音”。涉及到要害人员,或领导成员之间关系的问题时,领导指示秘书协调工作时,一般都是“话中有话”。秘书要从领导说话的语气和措词入手分析语气的轻重、说话的方式、措辞的力度。要分析领导和协调者之间的关系,尝试站在领导的角度揣摩问题。三是思维与领导同步,行动早于领导做准备。领导在酝酿某项方案时,往往都有一个筛选和权衡的过程。在措施没有思考成熟的时候,一般不会明示表达出来,但在不经意的谈话、行事中,会无意流露出来。这些不经意的流露足以让秘书了解到领导的初步想法。秘书必须在思维上和领导同步,想领导之所想,认真分析领导的方案可能需要牵涉到的问题,可能需要掌握的信息等相关事宜。秘书必须深入基层调查,收集相关的信息,主动听取有关方面的想法和心声,把握下面人员的心理动向,预先做好协调和了解工作。
3.注重协调的艺术
灵活地运用各种协调方法,可以使协调工作事半功倍。协调的艺术要把握三个方面的内容:
一是把住势。势主要是指事态的趋势。用好势,可以有效地推进协调工作。首先,捕捉时机。常言道,机不可失,时不再来。任何事物的发展变化都存在着时机,协调是一种动态的管理过程,也同样存在时机。在捕捉时机时,一要看准“火候”,二要当机立断。其次,巧妙借势。秘书人员在协调上下级或部门矛盾时,巧妙地利用多种已有的或潜在的有利条件,借用他人力量推进协调。如可通过领导的指示、文件等方式巧妙借用领导的权威,开导对方。
二是握住度。度是指协调的力度。协调是一种刚柔并济的管理活动,必须要把握好度。首先,科学地用刚性的行政方法进行协调。秘书凭借组织之间的隶属关系,用下达命令、指示和文件,或规章制度等形式,开展协调工作。其次,灵活地把刚性的协调方法和柔性的协调方法结合起来。如一项活动的开展,需要多个部门共同参与。领导委派秘书牵头,各部门参与,分工合作。秘书一方面发文向各部门说明活动的目标、拟定的实施方案、工作的进度等方面内容,进行信息沟通。另一方面,各部门在磨合的过程中出现隔阂和矛盾时,秘书不仅需要加强各方的信息沟通,使各相关方面了解事情的真相,促进相互信任和理解,而且要充分利用私人关系,润滑各方僵硬的关系,推进彼此的谅解。最后,在人际关系的协调上,恰当地使用柔性的协调方式。协调活动的外在表现是对事的协调,实质是人与人关系的协调。秘书以坦诚的态度对待矛盾的双方,用疏导的方法理顺各方利益,用幽默地方式化解僵局,充分使用各种柔性协调方法处理人员之间的矛盾和冲突。
三是切入点。秘书在协调各方利益和矛盾时,要善于找到解决问题的关键点和突破口。首先,找到沟通的契合点。协调的关键是多方或双方的沟通。但在沟通的过程中,会受到诸多因素如观念的差异、专业和职务的差异、信息的障碍、语言表达的差异等因素的影响,使沟通受阻。秘书人员必须全面分析协调双方的实际情况及利益诉求,找出其一致点和分歧点。从双方的共同利益一致点出发,通过彼此间的思想沟通,把双方认识上相同、相近或相容之处融合形成一个初步的协调方案。把这一协调方案发放给各方,多跑动,多协调,劝说双方以大局为重,求同存异,逐级化解矛盾。其次,用好感情牌。协调工作是一种微妙的关系处理,善于用好情感的因素,发挥“感情效用”。秘书在日常的人际交往中,一是要树立好自我形象,积极跑动,和各部门的主要负责人建立稳定的友好的关系。二是在下去调研时,认真倾听各方诉求,在言语交流中,适当地流露出对他们利益诉求的认同和理解,并及时地把他们的意见反馈给领导,让自己成为大家都信得过的人。三是在矛盾僵持不下时,适当地动用个人的人际关系,以情化解矛盾。
四、增强秘书的素质
高校是知识分子的“聚集地”,是高素质人才的“培养所”,是思想成果的“孵化器”,是文化传播的“辐射源”。这一特殊的环境对秘书自身的知识内涵、文化修养提出了更高的要求。要想做好协调工作,秘书必须增强自身的素质。
一是提高政治素质,加强理论修养。做一名称职的高校党政秘书,必须努力提高理论修养和政策水平,全面掌握党的教育路线方针政策,了解教育工作大局。
二是完善知识结构。现代秘书需要了解的知识是全方位、多层次的。秘书人员要适应新形势要求,必须有深厚的文化底蕴,广博的知识结构。在公文写作、文学艺术、社会交际、科研教学等方面都要广泛涉猎,深入研究,打下坚实的基础。
三是提高礼仪修养。高校党政秘书作为领导的辅助者,不可避免地跟随领导参加各种社会公务活动。秘书需要广泛接触各类人,处理各种关系,他的一言一行攸关着学校的形象。秘书必须加强学习办公室礼仪、服饰礼仪、饮食礼仪、外事礼仪等知识,使自身具有良好的礼仪修养。
四是提高调查研究能力。作为高校的秘书人员,要做好领导的参谋角色,需要深入教学、科研、后勤现场,倾听群众反映,开展调查研究,为领导决策提供第一手材料。
参考文献:
[1]陈合宜.秘书学(第五版)[M].广州:暨南大学出版社,2005(8).
[2]郭小聪.行政管理学[M].北京:中国人民大学出版社,2003(12).
[3]谭培文.马克思主义的利益理论[M].北京:人民出版社,2002(11).
[4]王占国.感悟秘书角色[J].秘书,1999(3).
【秘书工作计划参考】推荐阅读：
德国的秘书与秘书工作07-21
法国的秘书和秘书工作12-21
秘书科秘书个人工作总结01-26
北大行政管理：秘书学与秘书工作11-05
秘书工作实务11-07
秘书工作01-05
教学秘书工作02-23
我与秘书工作05-10
秘书处工作06-14
秘书个人工作心得09-20
