机械设备技术档案管理制度（共14篇）
为了加强机械设备管理，充分了解单机设备使用维护情况特建立机械设备档案管理制度。
1.公司所有设备必须由工程部生产协同技术部申请，经总经理审批择优购置。
2.所有设备档案由技术部统一建立、保管。
3.设备维护、保养、检修记录由设备只用车间提供。
4.固定资产设备建立档案内容包括：
1）
2）
3）
4）
5）
6）固定资产卡片； 设备编号； 合格证、使用说明书、随机附件清单、易损零件等； 维修、保养记录卡； 设备报废申请表； 设备进场验收、安装调试记录，大型设备必须填写运转记
录及交接班记录。
5．检修人员必须认真填写维修记录，并填好零配件更换表，如果设备确认报废时，填写报废申请单，由技术部、工程部、生产部会签确认报公司总经理审定。
6.小修、日常维护按月填写一次。
7.凡大修设备必须做出计划，并摘要说明更换原因及处理意见，附零件更换表，确认维修正常后，由生产部会同技术部试运行验收、签字确认。
8.事故维修必须在修理记录卡上注明事故发生原因及维修意见，维修验收按第七条执行。
9.填写设备技术档案必须字迹工整、条理清晰、准确无误。
本制度附：固定资产卡片、设备维修保养记录、零配件更换表、设备
1设备档案管理
1.1 设备档案的分类及含义
目前设备档案分为两种, 一种是包括设备的使用分配情况、维护保养过程以及报废转让信息等因素档案, 主要针对硬件应用方面;另一种则是根据仪器设备的相关文字说明、合格证、装箱单、软件驱动等纸质或可读光盘及软盘、电子文档等资料信息来设立的, 主要用于前期的安装调试以及后期的维修养护。这两类档案在实际工作中通常被统称为设备档案, 本文将其分别定义为固定资产档案和设备技术资料档案。
准确来说, 固定资产档案是指设备在规划、设计、制造、安装、调试、使用、维修、改造、更新以及报废等全过程中所形成的图纸、文字说明、凭证和记录等文件资料, 是由生产厂家将设备发送给购买方后, 由购买方通过不断收集、整理、鉴定等工作建立的档案[1,2]。固定资产档案是设备管理当中一个主要组成部分, 其具有使用周期长、参与人员多、信息多元化等特点。在日常的设备管理工作中, 确保设备高效有序运行并为维护保养工作提供准确的基本技术支持是其基本任务。
设备技术资料档案, 是在接收、登记、借阅由生产厂家所提供的设备说明书、设计图纸、图册、底图、维修养护操作规程、装箱单、合格证等文件资料时所构成信息档案[3], 这部分资料通常是作为设备的技术资料档案由设备资料室或管理部门保管并对其他使用部门提供借阅和复印。其管理周期的长短直接与设备的使用周期相关, 当设备发生折旧拍卖或报废等情况时, 设备技术资料及其档案也将随之销毁。
1.2 设备档案管理的主要内容
目前, 设备档案多为企业在购置设备过程中形成的以纸质为载体的文字和图片材料, 个别会出现可读性光、软盘等电子存储文件以及软件驱动程序。在整个设备档案管理过程中, 主要管理的档案内容包括:①文件:如设备申请材料、可行性论证报告、相关调查材料、批复文件等;②记录:如谈判记录、招标记录、定货合同、协议等;③开箱报告、安装调试记录、验收记录、验收报告等;④设备使用操作章程、维修管理办法、制度等;⑤设备报废申请及处置结果等;⑥人员培训记录、设备布置平面图、线路图纸、故障维修记录等;⑦原始凭证:如到货通知、提货单、发票影印件;装箱清单、操作使用说明书、厂家提供的安装图纸等[3,4]。因此, 设备档案管理员首先要解决的问题就是对资料信息进行分类整理、妥善保存, 及时响应不同部门的不同需求, 为日常的生产、管理、维修等环节提供有效的服务。
1.3 设备档案的管理方法及存在的一些问题
目前, 对设备档案的管理方式并没有一个明确的标准, 由于这两类信息相互关联却又具有各自独立性, 若将其整合, 信息量必定庞大且杂乱, 因此, 通常会根据企业需求的不同, 对这两方面信息进行不同的整理与利用, 即:将设备档案管理划分为固定资产信息管理和设备技术资料信息管理两个方面, 分别由专人进行管理和保存, 并根据GMP认证体系对生物制药企业设备档案管理的相关要求, 建立健全的归档制度, 制定统一的管理原则。
对于企业设备档案管理而言, 通常管理人员可以按照本企业的实际要求, 按各部门对设备的使用情况、范围以及设备价格等来进行分类: (1) 价值万元以上的仪器设备或生产线将采用独立建档标准, 使每台设备都有自己的独立档案, 同时设定对应的设备编号及其设备技术资料编号, 并将设备技术资料单独成套登记、保存。 (2) 千元至万元以内的设备, 采用一类一建档的方式进行存档, 使相同种类、相同规格的同批设备, 归于一份档案, 但与万元以上设备相同的是, 该类设备也将分别定制设备编号、标明使用部门及购置时间, 并使每台设备都具有与其对应的固定资产卡片。而对应的设备技术资料, 仅需要保留归档版及借阅版一式两份, 其他原件可由使用部门保管。 (3) 千元以下的设备及低值消耗品将不建立档案[5], 但一些用于生物实验室的精密仪器设备, 如计量仪器、精密仪表、生物天平等, 虽不具备入档条件, 但可视其重要程度划入贵重精密仪器设备行列, 以千元至万元区设备的规格建档。全部档案将均由电子版和实体账本两种格式分开保存[5,6]。
然而设备档案的整个管理过程, 涉及从设备立项申请到最终报废, 从设备资料建档、编目, 到提供阅览、复制以及外借等多项工作构成。其时间周期长, 中间环节多, 参与人员复杂, 想要保证档案信息的绝对完整性和准确性, 就需要消耗大量的人力和物力资源去完成记录、储存、调用等各项职能。在科技飞速发展的今天, 设备档案的管理工作若完全依靠人工记录的方法, 虽然具备较好的随机调整性, 但相对耗时、耗力且工作量大, 容易出现信息错误及丢失等情况, 不利于设备档案信息的长期持久保存和管理。因此, 若能将计算机和网络技术有效融入到管理工作中, 并利用其运算速度快、检索能力强和易于存储等特点来实现设备档案的信息化管理, 则必将大大提高档案管理及其存储的精确性。
2设备档案管理中的信息存储方法
在信息化管理的过程中, 信息是企、事业单位的核心, 信息存储的安全性是一个单位得以正常运作和发展壮大的根本所在。随着越来越多的关键信息转化为数字形式并存储在可管理的介质中, 设备档案也对其存储和管理信息的能力产生了新的需求。想要更有效地使用和管理设备档案, 达到数据的最佳利用, 就必须搭建相应的信息系统、建立数据中心、设定数据管理模式, 并对选择正确的信息存储介质以及正确使用、安全存储等方面提出更多要求[7]。总之, 对目前的企、事业单位而言, 其各类专项的系统管理软件种类繁多, 且已相对成型, 因此, 设备档案管理中的信息存储技术显得尤为重要。
2.1 适用于企业设备档案管理的主要存储技术及其利弊
随着信息存储应用领域的不断扩展, 企业级用户对存储技术也提出了多样化的需求。
2.1.1 虚拟化存储
存储虚拟化 (storage virtualization) 是将大量不同的物理存储设备, 通过网络来实现从逻辑上的整合管理过程。虚拟化存储不但可以有效地整合、简化对信息资源的管理, 还广泛适用于多平台, 有效降低企业运行成本, 是最大限度挖掘物理存储设备使用效率、提升其实用性的重要技术[8]。在该运行系统中, 单个存储设备的容量、速度等物理特性将全部屏蔽, 服务器和应用系统看到的将是物理设备的一个逻辑映像, 管理人员只需直接管理该逻辑存储空间, 由此也降低了操作难度, 使存储管理相对简单方便。总之, 存储虚拟化主要实现的是:①屏蔽已有系统环境及其复杂度;②满足原有的不同的存储访问需求;③整合原独立存储的存储资源;④增加提升可靠性和可用性的个性功能[9]。但该方法同样具有存储信息不易被删除、数据安全性较差等缺点。
2.1.2 网络存储
以网络存储为核心的存储技术改变了共享信息的方法。由网络存储技术按其发展分为4个阶段, 即:直接附属存储 (DAS) 、网络附属存储 (NAS) 、存储区域网 (SAN) 和IP存储 (IP SAN) 。
SAN是允许在存储设备和处理器之间建立直接的高速网络连接的拓扑结构, 通过连接可实现只受光纤线路长度限制的集中式存储模式。该存储模式可以被看作存储总路线概念的一个扩展, 它使用局域网和广域网中相似的单元, 实现存储设备和服务器之间的互联, 其传输速度高、距离远, 并且支持多设备同时运行。目前, 大多数的SAN都采用光纤通道技术, 即FC-SAN[9]。SAN具有易备份恢复, 可扩充性强, 且即插即用, 存储利用率高等特点。当数据被整合存放在相同或不同的存储器上时, SAN仍可提供统一的用户访问界面, 但它不支持不同操作系统的访问, 且技术成本相对昂贵, 需要长时间的设计和安装, 较难维护。
IP SAN存储技术就是以高速以太网连接为基础, 通过IP协议进行数据交换的存储技术。它将SCSI协议映射到TCP/IP协议上, 使得SCSI的命令、数据和状态可以在传统的IP网上传输, 其支持数据块形式的I/O访问和共享存储。它采用IFCP和ISCSI协议, 由于光纤通道已经包含了SCSI协议, 因此这种方法无需重大技术改造, 就能满足协议的要求[8,9]。
IP SAN的技术特点与SAN十分相似, 不同的是, 在兼顾SAN技术有点的同时, 它还能够支持不同操作系统的访问, 且技术成本低廉, 易于安装和维护。对于网络存储而言, 存储的基础结构无论是采用SAN还是IP SAN, 其连接速度并不是惟一的取舍判据, 最佳的解决方案取决于企业的存储现状、性能需求、可扩展性要求和投资预算等;也可通过增加及提升物理磁盘驱动器的数量和转速来提升存储系统的整体性能。
2.2 设备档案信息化存储建设中的几点想法
随着企业数字信息存储量不断增长, 数据中心的能耗和空间是企业面临的一个严峻挑战, 扩展存储系统的规模已成为必然选择。为确保存储系统对企业发展的持续支持, 还需注意以下几个问题: (1) 在存储设备使用效率低、设备量庞大、型号复杂等方面, 笔者可以利用虚拟存储技术中将不同类别的硬件存储设备进行虚拟整合的方法来提高系统整体利用率, 并结合信息删除技术中的重复信息删除及压缩调用来解决大量重复信息占用过多存储空间的问题。 (2) 在能源及资源节约等方面, 可以选用大容量的磁盘驱动器来减少磁盘驱动器的总数量。典型的SATA磁盘驱动器比相同容量的光纤通道磁盘驱动器节省大约一半的能源, 且可提供较高的可用存储密度, 进一步减少能源消耗。根据实际需要更新容错算法, 也可以减少冗余量[9]。 (3) 在提高数据利用率方面, 我们可以采取优化数据管理策略的方法, 根据使用特性的统计结果, 将热点数据迁移到更高效的存储层次, 把不太频繁使用的数据转移到下一层次存储设备中, 以降低主存储的负荷, 充分发挥存储系统的效能[8,9]。 (4) 在信息的安全管理方面, 可以对存储设备中的重要数据进行加密, 这样一来, 即使保存这些敏感信息的设备遗失或被盗, 也不会引起信息的泄露。但需要注意的是, 由于破解技术的发展, 单一的数据加密方法并不是万无一失的, 这就需要结合身份认证、授权、审计等多种加密模式来确保数据的安全有效。
3结论
综上所述, 对于企业而言, 在总结以往先进设备档案管理经验的同时, 充分利用当前的先进技术, 在诸多信息存储方法中寻找到适用于本企业的存储技术, 并将其正确应用到我们的管理工作中, 为设备档案管理工作提供更好的技术支持, 是未来企业发展的必然趋势。然而, 设备档案管理是一项任务量大且需要较高准确性的工作, 在计算机及其存储技术为管理工作奠定了良好基础的同时, 也向设备档案管理人员提出了更高的要求。即, 除具备较强的责任心和事业心, 还应具备丰富的档案管理知识和良好的计算机操作能力, 具备较好的自觉学习意识, 不断提高自身技术水平, 关注新信息、新技术, 才能适应社会发展, 使企业在竞争中立于不败之地。
参考文献
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1 建立医疗设备档案的意义和作用
1.1 医疗设备档案的意义
1.1.1 建立医疗设备档案，能为领导和专家的论证及设备的引进提供有力 的证 据，为同类设备的更新换代提供依据。由于一台先进的医疗设备功能多样、价格不菲，在引 进时领导和专家将会进行详细的论证，包括设备的临床使用价值、资金的投入、创造的效益 等。而建立医疗设备档案，就能为此工作提供证据和参考。
1.1.2 建立医疗设备档案是设备维修、检修和管理的必备条件。机器设备 在运 转和使用过程中，由于热力、化学原素的作用，一些零部件会磨损、腐蚀和松动，将会影响 设备的精度、性能和工作效率，这就必须维护和检修，要维护和检修，设备档案是必备的条 件，它能为设备的使用和维修、保养提供依据。
1.1.3 利用设备保修期和维修期的区别，避免不必要的支出〔2〕。
1.2 医疗设备档案的作用：
1.2.1 发挥设备档案依据凭证作用，为领导决策提供依据，避免造成损失 。
1.2.2 为设备的使用和维修、保养提供依据，保证设备仪器完好率，延长 设备寿命。
1.2.3 提高设备仪器利用效率，降低管理成本，获得经济效益。
1.2.4 发挥知识储备作用为提高整体现代化管理水平打下基础。
1.2.5 为效益分析提供基础数据
1.2.6 便于信息交流。
1.2.7 为科技创新提供基础信息〔3〕。
2 贵重医疗设备档案的形成及归档的范围
确定医疗设备档案的归档范围：我们根据医疗设备档案的管理要求，结合医院实际，明确了 医疗设备档案管理的归档内容。由两个部分组成：设备申购过程中形成的管理性文件和技术 性文件材料的收集、积累过程结束后移交档案部门。
2.1 设备仪器文件材料的形成
2.1.1 购置阶段。形成的文件材料主要包括：购置、引进与投资计划和报 批文 件；市场调查、设备选型及购进途径方面的文件材料；设备、仪器购货或引进申请书、协议 书，以及医院内部的可行性论证报告。
2.1.2 验收与调试阶段。形成的文件材料主要包括：随机文件材料；验收 、安装及调试文件材料；有关索赔及“三包”服务材料。
2.1.3 使用与维修阶段。形成的文件材料主要包括：有关的规章制度、使 用记录、维修记录。
2.1.4 更新改造阶段。形成的文件材料主要包括：设备改造计划、申请书 、改 造验收单、更新记录及有关图纸；旧设备报废申请书、封存报告单、迁移安装报告、设备调 拨单、移交清单、设备处理报告等。
以上4部分设备档案的建立和有效利用是档案管理工作的开展，是医院档案工作的重要组成 部分。设备档案管理人员要以认真、到位、周到的工作来保证档案资料的有效完整性，充分 发挥设备档案重要作用，各医院的级别规模各有不同，管理方式也有差异，购置仪器的方式 、渠道也不尽相同，档案的内容也会有必然的差异。现列举我院的归档文件，以供大家参考
2.2 大连市中心医院设备档案文件目录
2.2.1 购置阶段
2.2.1.1 科室购置申请报告
2.2.1.2 报市卫生局或市采购中心的申请购置报告及批复
2.2.1.3 购置设备论证报告及有关专家意见
2.2.1.4 生产厂家或经销商的资质证明，如营业执照、税务登记证、生 产或销售许可证，如是进口设备还需要海关提供的报关单或免税证明及商检报告
2.2.1.5 购置设备发票复印件(原件送财务科入库报账)
2.2.1.6 购货合同
2.2.1.7 保修合同
2.2.2 验收与调试阶段
2.2.2.1 设备安装调试和验收报告
2.2.2.2 设备的有关说明材料，如使用说明书、样本、图纸、技术操作 规程、合格证等；
2.2.3 使用与维修阶段
2.2.3.1 仪器使用登记本
2.2.3.2 设备维修申请报告
2.2.3.3 设备外修申请表
2.2.3.4 外修费用与维修项目清单
2.2.3.5 定期维护项目清单
2.2.4 报废，更新改造阶段
2.2.4.1 设备升级改造情况说明(如有大出入可另设档案管理)，
2.2.4.2 设备转移情况说明(包括院级和科室级别)
2.2.4.3 设备报废鉴定表
3 贵重医疗设备档案的归档与档案的建立
3.1 设备仪器文件材料归档要求 归档工作由形成设备仪器文件材料的相 关部 门或业务人员承担，任务结束或告一段落后，应当将需要归档的设备仪器文件材料收集齐全 ，校对准确，经有关领导审批后向档案室移交，归档的科技文件材料，要做到线条、字迹清 楚，声音、图像清晰，载体质地优良，签署完备，不能用铅笔(有特殊要求的除外)、圆珠笔 或复写纸书写。所形成专业文件材料的用纸规格应规范化、标准化。归档的科技文件材料， 必须进行系统整理，组成保管单位，并编制归档目录一式两份。
3.2 归档工作职责分工 档案馆和档案室：监督、检查和指导。协助设备 仪器 管理人员做好相关文件材料的归档工作。归档工作承担部门和人员：设备(技术)管理部门、 设备使用部门、设备操作人员、设备维修人员，由设备管理部门负责人、产品试制负责人、 项目负责人等审查后，及时归档。
3.3 归档手续是档案归档过程需要履行的交接程序 参与人员：交接双方 及相 关人员。清点核对：根据设备仪器档案归档目录对交接的设备仪器档案逐卷清点核对，确定 账物相符。质量检查：分别对不同形式或载体类型的档案实体按照归档质量要求进行检查， 不符规定者重整。交接双方签字盖章：由交接双方分别在归档目录备考表上签字盖章。交接 过程需要说明的问题，应在归档目录备考表中说明，并由说明人签字盖章。
3.4 设备仪器档案的整理
3.4.1 分类(选择分类方法、制定分类方案)编制一个合理和切实可行的设 备仪器档案分类方案。1)分类方案是进行科学分类的依据性文件，在编制设备仪器档案分类 方案时，要了解和掌握本单位设备仪器档案的内容构成和形成特点，确定明确的分类标准和 分类方法，设置科学、合理的类目体系，形成完整的设备仪器档案分类方案。2)分类要求： 遵循同一规则。在一个单位内部或一个专业系统，同一台(套)设备仪器档案的分类标准要一 致。遵循效用规则。要适应设备仪器档案管理特点，追求分类的整体适用效果。有行业特点 。遵循排它规则。即同一级类目必须互相排斥而不能重合。
3.4.1.1 按仪器类别分类 根据设备仪器档案的内容性质和形成特点： 把设备仪器档案划分成不同的类别层次，形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的设 备仪器档案库藏体系。见图1。
3.4.1.2 根据科室分类情况分类。把各科室所属设备各自单独分类，见 图2。
3.5 设备仪器档案编目 1)案卷基本编目：以案卷为对象，通过一定的形 式固定案卷系统整理成果，揭示案卷内设备仪器文件内容与成分的工作。2)内容包括：编页 号、填制文件目录，填写备考表，填制案卷封面、脊背标签。
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3.5.1 编号 为案卷制顺序号，以便固定案卷内设备仪器文件的顺序，便 于确切统计案卷内科技文件的数量，有助于保护和查找使用。
3.5.2 编制卷内目录。设备仪器成套图样或科技文字材料，一般在编制时 就有 图样目录或文件目录，编目时应尽量利用原有目录。文件形成时没有编制目录，或原有目录 不适用时，则要编制或重新编制目录。卷内目录位于卷内文件材料首页。1)内容包括：序号 、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号(次、数)、备注等七项。2)卷内目录样本 ，见图3。
3.5.3 填写备考表。备考表是用来记载说明归档前和归档后案卷内科技文 件基本情况和变化情况的一种工具。它对于案卷的保管和使用，鉴定和统计都有一定的作用 。备考表项目：互见号、说明、立卷人及日期、检查人及日期等。互见号：反映同一内容但 形式不同并另行保管的档案保管单位的档号，档号后应注明档案载体形式并用括号括起。
备考表排列在案卷内所有科技文件的尾页之后。备考表样本，见图4。
3.5.4 填写案卷封面 案卷封面项目：案卷题名、立卷单位、起止日期 、保管期限、密级、档号、档案馆号等。
4 贵重医疗设备档案的日常管理与使用等。(保密、借阅、注销)
使用建立严格的贵重设备档案管理制度，并严格执行，借阅人按制度规定办理借阅手续。在 使用过程中，保证案卷完整、安全，按期归还，如有损坏、遗失，由借用人负责；精密仪器 原版说明书和线路图等重要资料一般不外借，确因工作需要可借复印件；仪器使用科室如需 要可保存复印资料，如说明书、操作手册等；设备转入其他单位后资料转入使用单位，并留 复印件以备查询；仪器设备在报废3年后，档案予以撤销。
4.1 注意事项：
4.1.1 设备仪器文件材料归档时间 归档时间的确定：可根据每种文件材 料的特点，本着便于集中统一管理、便于工作利用的精神，具体规定本单位每种设备仪器文 件材料的归档时间。
4.1.2 先归档后借阅。
4.1.3 随时归档：设备计划、采购供应部门的兼职档案员应及时将形成的 设备仪器管理文件
4.1.4 材料整理组卷。
4.1.5 定期归档：购置设备验收完成、进口设备索赔期满、自制设备检验 后。
4.1.6 坚持“三纳入”、“四同步”，做好档案收集整理工作。
4.1.7 实行“三纳入”、“四同步”的归档措施。
4.1.7.1 三纳入：1)将设备仪器文件材料形成、积累、立卷、归档工作 纳入 本单位归档程序。2)将文件归档工作纳入本单位工作计划。3)将文件归档工作纳入相关部门 和有关人员的职责。
4.1.7.2 四同步：1)下达工作任务与提出设备仪器文件材料的形成与归 档要 求同步。2)检查工作进度与检查设备仪器文件材料的形成、积累、整理、归档情况同步。3) 验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科技文件材料同步。4)上报登记和评审奖励科技成果、全 优工程、优质产品与档案部门出具证明材料同步〔3〕。
4.1.8 设备仪器正常服役期的内容：包括设备仪器日常运转情况记录，技 术性 能参数和精度定期测试记录，设备仪器各类修理及更换零件的竣工验收记录，设备仪器维修 费用及主要能耗与材耗记录、设备仪器结构或零件更改、改造、增减记录，设备仪器事故报 告记录和设备仪器运行趋向分析，设备仪器利用、停用、封存与启封记录，设备仪器报废记 录等。
4 小结
档案的有效利用是档案管理工作发展和提高质量的基础，对医院管理具有深远意义。设备档 案的建立和有效利用是档案管理工作的开展，是医院档案工作的重要组成部分。设备档案管 理人员要以认真、到位、周到的工作来保证档案资料的有效完整性，充分发挥设备档案重要 作用医院各级领导应重视和关心各级部门设备档案工作规章制度的建立，并要求认真执行。 定期检查和研究档案工作中存在的实际问题。档案管理人员要收集有关医疗设备发展现状、 产品动态等信息。当今医疗设备技术飞速发展，高精尖且价格昂贵的新型仪器日益增多，设 备的更新周期日益缩短，要求设备管理人员必须了解有关医疗设备的发展动态和产品现状， 收集有益杂志、技术资料、展销会资料等，进行分类整理，存入固定档案，为计划引进设备 提供依据。应以主动、积极、周到的服务来保证档案资料的有效完整，充分发挥档案的作用 ，以此来促进有关工作的进行，使医院的各种医疗设备的效能得到充分发挥，投资得到良好 的效益回报，促进医院各项建设的发展
5 参考文献
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〔收稿日期：2010-12-9〕
1、起重机械技术档案的接收、登记、管理、借阅等参照本单位《特种设备技术档案管理制度》执行。
2、起重机械技术档案种类
A.起重机械随机出厂文件（包括设计文件、产品质量合格证明、监督检验证明、安装技术文件和资料、使用和维护保养说明书、装箱单、电气原理接线图、起重机械功能表、主要部件安装示意图、易损坏目录）；
B.安全保护装置的型式试验合格证明；
C.特种设备检验机构起重机械验收报告、定期检验报告和定期自行检查记录；
D.日常使用状况记录； E．日常维护保养记录；
F． 运行故障及事故记录；
特种设备档案是鉴定和评价设备技术状态的科学资料，是为保障设备正常运转并处于良好状态的重要依据。根据我院设备情况，特制订随机技术文件和直接接收、使用、维修和改进工作中形成的各种文件材料归档保存制度。
一、设备档案归档范围
本科锅炉、电梯等设备均属归档保存范畴。
1．申请订购的文件、合同、定货单(卡)；
2．随机的全部技术文件(开箱单、说明书、结构图纸和线路图纸、合格证半 式记录及验收报告：
5．设备转让协议，报废的技术鉴定材料，报告和主管部门批复的文件。
二、设备档案收集与整理、分类、立卷
1．收集：购置设备随机全套资料，由拆箱负责人收集齐全，及时移交院档蒙
和集中保管；
2．分类整理、组卷：按名称分类组卷，将一组内容上具有有机联系的材料缍
单位。卷内文件排列，依照设备材料的自然形成过程排列；
3．编目、立卷：一个保管单位编一个流水号，一件编一个件号，然后编写巷
表和卷面，立卷归档时归档号依照类别编流水号。
三、设备档案的使用
1．编制分类案卷目录的检索工具；
2．凡需要利用(借阅)须履行登记手续。
四、设备档案的保管期限为长期。
五、设备档案的销毁
一、凡价值在一千元以上（含一千元）的各种设备仪器（计算机等办公信息自动化设备包括在内）都必须建立档案，包括设备仪器的申购、开箱验收、安装调试、使用维护、更新改造、转让、报废全过程中形成的应归档保存的文字、图表、数据、声像等各种形式与载体的文件材料。
二、综合档案室对设备仪器档案实行集中统一管理，使用科室不得截留，以确保设备仪器档案的完整、准确、系统。
三、凡属归档范围内的设备仪器的全套随机技术文件，设备仪器说明书、样本、图纸、技术操作规程、合格证及安装调试等材料系一试两份，应留一份存档；只有一份的，将原件存档，复印件随机使用。
四、兼职档案员负责每台（套）设备仪器文件材料的形成、积累、整理、立卷、移交归档。设备仪器购置、开箱验收阶段结束后，对所形成的文件材料及时进行系统整理，经审查验收后归档。已建档的设备仪器在管理、使用、维修和改进工作中形成的文件材料应归档，不得随意乱放，以免丢失。
五、归档的设备仪器文件材料必须是齐全完整的原件，要求手续完备、字迹工整、图样清晰，并用计算机输入卷内目录一式二份，一份自留、一份交综合档案室。
1 建立科学、合理、有效的医疗设备档案的重要性
医疗设备是保证医疗卫生事业发展, 开展医疗、教学、科研等工作的重要手段和保证, 医院必须拥有与其功能业务相适应的医疗设备。如果真正要管好用好大型医疗设备, 提高医疗设备的有效使用率, 就必须建立较为全面的医疗设备管理档案, 并进行科学有效的管理。设备档案的建立是为了利用, 在设备的采购、使用、维修及管理等工作中充分利用, 更好地发挥其社会效益和经济效益。如通过查看设备档案资料, 根据其维修记录, 对较为贵重的设备采取预防性维修, 充分做好维修前的准备以缩短停机时间, 减少修理费用, 减少医疗设备对人身的伤残, 减少事故隐患的发生率等。管好用好医疗设备档案, 以充分发挥其在医疗、教学、科研、设备维护保养工作中的作用, 主动、及时、准确地为科室服务, 为领导决策提供凭证, 医疗设备档案显得尤为重要。
2 建立健全并逐步完善医疗设备档案
2. 1 医疗设备购置前的文件资料
科室医疗设备购置申请表、大型医疗设备论证表、设备管理委员会讨论记录及讨论通过的设备购置计划、大型设备购置请示报告、上级主管部门对购置该设备的立项批复文件等。
2. 2 医疗设备购置过程中的文件资料
购置审批资料、采购活动记录、招标文件、中标单位的投标书 (包括供应商资质证件的复印件) 定标书、中标通知书、合同、报关单及商检部门的相关文件、安装验收报告、发票复印件及随机所有资料, 如设备配置清单、仪器设备使用说明书、维修手册、合格证、线路图、机房土建及电气图纸等。如不是招标购买产品, 应单独索要相关资质, 包括:设备的注册证和注册登记表, 生产企业的生产许可证, 经营企业的经营许可证, 营业执照, 税务登记证, 属于“强制性产品认证目录”的, 要有3C 认证证书, 属于计量器具的, 要有计量器具许可证, 属于压力容器的, 要有压力容器制造许可证及产品合格证。设备到货后的装箱单和安装验收报告。 如在清点货物过程中发现有些部件缺失, 应由厂家安装工程师写下补充说明并签字确认。
2. 3 医疗设备使用过程中的文件资料
医疗设备档案一经建立, 在设备的使用管理过程中还要不断产生其他资料, 比如设备使用操作规程, 设备登记卡, 设备使用、维修记录及维修报告, 计量检测合格证书及校检计量纪录, 大型设备每年的经济效益分析、使用率与完好率统计等。
2. 4 医疗设备调拨、报废资料
医疗设备报废后, 有关人员要及时通知档案管理人员, 由档案管理人员根据有关法规, 在科室领导和医院档案室的指导下, 进行合理的处理。一般仪器设备报废后, 档案延续保存一年, 之后由医院档案室人员和医学工程科档案管理员共同进行销毁, 并在销毁档案登记本上注明报废设备名称, 生产厂家, 购置金额, 购置时间, 报废时间和档案销毁时间, 然后由双方人员签字确认。如经科室领导和医院档案室人员确定该报废设备的资料仍有一定留存价值, 可继续留存档案, 并在档案中注明该设备“已报废”和“档案继续留存”的字样以及设备报废时间。也要保存设备调拨、报废申请单, 报废批复文件等。
3加强医疗设备档案管理
档案借阅实行制度化、规范化管理, 并有专人负责。档案归档后要及时进行登记造册, 便于档案的调阅。对于档案的外借要严格履行借阅手续, 限定借阅期限, 并及时催还。医疗设备档案管理必须坚持“集中统一管理”的原则, 这样才能保证其完整性和利用效率。同时要有独立档案室, 具备适宜的温湿度存储保管条件。
总之, 医疗设备档案的有效利用对医疗设备管理具有深远意义, 是医疗设备管理规范化、科学化的基础。大型医疗设备是建设现代化医院必要条件, 也是各项检查的重点。因此必须抓好建档工作, 进行规范管理, 以便充分有效地利用。建立一个全面、完善的大型医疗设备档案对于提升医院的医疗设备管理水平, 提高设备利用效率有着重要的作用, 使医疗设备档案的利用价值得到充分的挖掘和发挥。
参考文献
[1]吴勇, 杨琛.大型医疗设备档案的建档与管理[J].医疗装备, 2008, (9) .
[2]陈宏文.医院医疗设备档案管理的探讨[J].医疗卫生装备2007 (03)
[3]刘晓卿.医疗设备档案在医院现代化建设中的作用[J].医疗设备信息, 2006 (11)
[关键词]设备档案管理；医院档案管理；管理制度；管理体系
作为医院综合档案管理的总要组成部分，设备档案管理不仅体现着医院的技术水平和医疗质量体系，还从一定侧面反映出其对于社会服务功能的实现能力。鉴于目前我国医院设备档案管理所普遍存在的问题，通过有效措施加强对其的管理和不断完善，提升对其的使用效率和监督力度，已然成为当前我国各大医院不断提升综合管理能力的重要任务和目标之一。
一、医院设备档案管理的现状
（一）对设备档案管理普遍性缺乏重视
现阶段的医院档案设备管理普遍存在着重视程度不高、认知度不够的现象。对于加强医疗设备档案管理有益于提升整体的医疗水平和经营发展水平缺乏系统而完整的认识。由于思想意识在一定程度上对于事物的发展会起到能动性的影响，故而我国很多医院的档案设备管理由于思想意识的缺失呈现出诸多问题，导致管理体系混乱、查找资料时盲无头绪。场次以为将会对医院的救死扶伤事业产生诸多的不良后果。诸多医院的管理层盲目而片面地认为，医院只要做好治病救人的工作即可，认为管理工作不重要，或者说对于其本职工作没有任何实质性的帮助，其实这是忽视了事物之间普遍联系的结果。加强对医院设备档案的管理对提升医疗设备性能，提升安全使用的技术性保障，维护医院病人以及广大医护人员合法权益，实现救死扶伤这一社会公共服务功能的重要途径。
从另一个角度来说，医院管理层对于医疗设备档案管理的重视程度不够，也将导致整体人事管理的散乱无序，促使整个工作流程、工作进度无法保质、保量，个别工作即使有相应的负责人员，也会因为领导的不重视、硬件设施及人力方面投入的不足，导致人员缺乏系统的培训，无法生成积极的工作态度，最终影响到工作积极有效的展开。
（二）设备档案管理工作缺乏相应的体制与流程
虽说目前我国的医疗事业整体处于发展上升趋势，但是在其推进的过程中仍然存在着一定来自资金和人员配备方面的不足，制约了整体的发展频率。与此同时，作为档案管理工作的基本标准和操作规范，档案管理工作制度是其一切工作能够顺利进行和展开的前提与基础。但就目前我国医院设备档案管理的现状来看，该项工作内容大多起步较晚，且尚处于摸索和试探阶段，诸多内容没有形成完整的操作体系和流程，也没有完备的制度加以辅佐。加之人员配置以及资金投入等外在因素的制约，工作整体的发展进度不断受到影响而一度进展缓慢。
二、新时期医院设备档案管理的完善策略
（一）完善人员配备
任何行业的档案管理工作都需要依靠强大的人才基础作为支撑，医院的设备档案管理也不例外。关于这一点，医院档案设备管理的相关部门可以从以下两个角度来完善人员的配备：
首先，可以采取医院上下全员参与的策略，建立起一套有专人总负责、专人进行监督，有牵头、有实施、有设备管理维护的管理体系，确保设备档案从收集、归档到管理，系统、准确和完善。而在不同职责的人员分配上，可以考虑由分管院长进行总负责，设备档案小组进行监督。
其次，还要不断加强对于档案管理工作人员的培训，使其在不断提高个人业务能力和综合素质的同时，逐渐成长为设备档案管理工作的主力军。同时从医院管理的角度，可以考虑建立有效的奖惩机制，通过激发工作人员的工作积极性与热情，进而更好地投入到此门类工作进程当中。
（二）完善管理制度
档案管理制度是确保设备档案管理能够规范化运行的重要保障。这就要求医院管理者在遵循相应的法律法规基础之上，根据实际的工作需要，制定出一套妥善而完備的管理制度，比如针对设备的采购、管理和使用，将责任落实至具体的人和部门；建立档案查询使用操作规程，档案维护保养规定，设备维修记录等相关资料，并将资料和流程的管理落实到具体的人；明确规定档案的借阅权限和时限，对于超时未还制定出严格的处罚措施；针对易损易旧的档案建立相应的资料备份，明确外借外带复印制度，保证原件安全。建立档案管理工作人员相应的测评制度，将管理能力纳入到考核范围之内，建立起相应的奖惩机制，提高工作人员的积极性和责任心，并最终实现设备档案管理最终全面走向规范化的运营轨迹与道路。
（三）完善管理体系
医院设备档案管理水平和工作质量能否实现根本性的提升，归根到底要看其管理体系是否完善。而管理体系的完善则要靠各种现代化信息手段的引入以及智能化和自动化的档案管理体系。依托信息化手段建立起一套完备的档案管理软件系统，能够大幅度地提升工作效率和管理质量，并且这一体系在构建的过程中要能够充分融合设备的招标采购、以及设备使用、维修直到最后报废等过程中，所有与之相关的各个部门的信息收集整理与汇总，全面提升查阅的效率和档案的使用率。
三、结论
综上所述，随着现代医疗事业的不断发展以及医疗科技的不断投入，各种先进的医疗仪器设备正大幅度地涌入现代医学事业，涌入医院辅助对于病人的治疗以及医院内部的科研和教学活动。单位了更好地提高这些设备的运作效率、提升其服务质量和管理力度，就必须构建出一套完整的设备档案管理制度，通过加强对其的管理，充分提升其使用的力度，使之能够更好的服务于医院的发展建设。针对目前我国医院设备档案管理工作中所存在的重视力度不够、相应制度和体系不够完善甚至缺失的现状，医院方面唯有从人员配备、管理制度构建、管理体系完善三个方面进行适度的改革和操作，才能确保其逐渐走上规范化、合理化的道理，在促进医院各项各做积极有序开展的同时，推动我国医疗事业的不断发展与进步。
参考文献
[1]陈宏文.医院医疗设备档案管理的探讨[J].医疗卫生装备，2007（03）.
[2]刘晓卿.医疗设备档案在医院现代化建设中的作用[J].医疗设备信息，2006（11）.
设备档案管理制度
企業標準
目录
1.设备档案的编制目的.............................2 2.设备档案的管理职责.............................2 3.设备档案的收集要求.............................3 4.设备档案的收集范围.............................4 5.设备档案的具体要求.............................4 6.设备档案的借阅管理.............................5 7.执行情况的检查与考核...........................6
1.设备档案的编制目的
设备档案是设备制造、使用、管理、维修的重要依据，为保证设备维修工作质量、使设备处于良好的技术状态，提高使用、维修水平，充分发挥设备档案资料为日常设备管、修、用服务的职能。建立设备档案，一方面是为了统计核实所辖范围的设备总数，防止流失和遗漏；另一方面是为了记述和反映设备从选型、购置、安装、运行、维修、技改到报废更新的全过程情况，具有“工作查考、分析研究、经验总结、同行交流”的作用，对当前和今后的设备管理工作都有着积极作用。为规范华润电力（渤海新区）有限公司的设备档案管理，特制定本制度。
2.设备档案的管理职责
设备档案对公司的资产管理起着至关重要的作用，公司各部门及外委维护单位主要应做好的工作是：负责相关设备资料的鉴定、收集、整理、催交及移交，建立设备台账，及时更新完善；档案室负责设备资料的归档、保管和借用管理。
2.1技术支持部负责图纸资料的鉴定、收集、整理、催交及移交工作，将设计通用标准、检验标准、设备说明书以及各种型号的设备制造图、装配图、重要易损零件图配置完整。
2.2发电部负责运行规程、系统图、试验报告等相关资料的收集、整理、移交。
2.3外围维护单位负责设备的检修记录、变更记录、试验报告、鉴定报告由检修单位设备负责人应在工作结束一个月内由检修单位完成
收集、整理、移交。
2.4档案室按档案管理要求进行整理存档，进口设备随机图纸资料必须外文原版及中文版同时存档。设备的档案资料应统一存放于公司档案室，档案室按公司制定的《档案管理条例》，加强对设备档案的管理包括资料借阅和审批手续等。
3.设备档案的收集要求
3.1设备管理部门负责图纸资料的收集工作，将设计通用标准、检验标准、设备说明书以及各种型号的设备制造图、装配图，重要易损零件图配置完整。
3.2新设备进场，开箱应通知设备管理员及有关人员收集随机带来的图纸资料。说明书上的电器图，在新设备安装前必须复制，以指导安装施工，原图分级妥善保管。
3.3设备检修与维修期间，由设备管理部门（单位）组织技术人员及有关人员对设备进行测绘，经校对后将测绘图纸汇总成册存档管理。3.4随机带来的图纸资料及外购图纸和测绘图纸由设备管理部门组织审核校对，发现图纸与实物不符，必须做好记录，及时与供货商沟通并在图纸上修改。原图未经批准一律不外借或带出资料室。说明：1.设备资料由设备负责人鉴定是否合格、齐全，签署设备验收时须注明“此设备验收合格，设备资料无误或是合格”字样；2.如开箱设备无资料请专业负责人签署“此设备验收合格，无需资料”字样；3.如开箱设备无资料，而此种设备必须提供资料的，请专业负责人负责与厂家或是相关人员沟通催要资料，并签署说明。设备负责人对上交的设备资料是否合格无误、齐全完整负责。
4.设备档案的收集范围
设备档案资料的范围包括公司内安装设备及土建设施的有关图纸说明书、技术文件、设备制造图、备件图册、设备档案袋、设备改装图纸、修理工具图册及设备维修、使用等。设备资料包括如下内容： 制造厂的技术检验文件、合格证、技术说明书、装箱单。（如进口设备还应包括报关单、原产地证明及商检报告等） 设备安装验收移交书。 设备附件及工具清单。
设备大、中修理施工记录，竣工验收单，修理检测记录。 精度校验及检验记录。 设备改装、更新技术。
设备缺陷记录及事故报告单（原因分析处理结果）。 设备技术状况鉴定表。 安装基础图及土建图。
设备结构及易损件、主要配件图纸。
设备操作规程（包括：岗位职责、主要技术条件、操作程序、维护保养项目等）。
设备检修规程（包括：检修周期、工期、项目、质量标准及
验收规范等）。 其他资料。
5.设备档案的具体要求
5.1技术文件应力求齐全、完整、准确。
5.2检验（检测）、检修、验收记录等资料由设备负责人作分类整理，集中统一管理。
5.3所有图纸要有统一的编号，各项技术要求标注齐全，图纸清晰。5.4型号相同的设备，因制造厂和出厂年份不同，零件尺寸可能不同，应与实物核对，并在图纸索引中加以注明。5.5设备经改装或改造后，图纸应及时修改。
5.6图纸的修改应表示在底图上，或出具图纸变更说明，并在修改索引上注明。
5.7凡原制造厂的图纸，一律沿用原制造厂的编号。
5.8订制设备、年久设备和无制造厂设备图纸的编号，按下列办法进行，即第一节为设备型号，第二节为部件号，第三节为零件号，每节用短横线连接。每个部件的零件号都从001开始，以便书写整齐和查阅清楚。
5.9严禁将资料图册中的图纸拆下作为加工和外协等用。
6.设备档案的借阅管理
6.1档案员认真按《图纸资料借阅登记表》填写名称、图号、张数、借阅时间、借阅期限等项。借阅人在《图纸资料借阅登记表》签字栏签字。
6.2绝密文件资料借阅，设备管理员需报请设备管理部门负责人及主管领导批准后方可借阅。
6.3资料借阅时间规定为10天内，借阅期满，档案员应催收。需继续借阅者，应办顺延手续，该归还不归还或遗失、损失者，由设备管理部按其损失作估价赔偿。
6.4非为我公司服务的外单位人员不得借阅公司的设备档案资料。为我公司服务的人员，经设备管理部允许，可在档案室查阅有关的档案资料，但不得将档案资料带出档案室。外单位人员因工作需要，需将
档案资料带出资料室，应经公司领导批准。
6.5原图原件或无备件的技术档案资料一律不得外借，只能在资料室查阅。
6.6本单位人员调出我公司或办理离、退休手续前，有借阅设备档案资料未归还者，须到档案室办理归还手续。
7.执行情况的检查与考核
设备档案是各种仪器设备的正常使用、维护，以及进行技术性能开发的不可缺少的材料，是学校的重要技术储备。为了加强学校档案管理，既确保设备档案的完整、准确、系统和安全，又要便于借阅利用，使档案资料充分发挥作用，根据有关规定，结合学校的实际情况，特制定此管理办法。
一.设备档案的形成和归档
1.凡学校人民币五万元以上购置的仪器、设备（高、精、尖、进口设备不受此限），在其购置、验收、调试、运行、管理、维护、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料、磁盘，以及随机材料均属仪器设备档案，都必须由校档案室统一集中管理。
2.学校设备管理部门即实验室与设备管理处是学校设备文件材料的形成、积累、汇总部门，必须配有兼职档案人员集中管理本校的设备文件材料。从申购设备到验收完毕（进口设备到索赔期满），安装、调试运行过程中的管理性文件和技术性文件，均归口实验室与设备管理处负责收集、积累，过程结束后移交档案室。
3.实验室与设备管理处应将设备到货日期的计划提前通知档案室，以便做好准备，合理安排工作。
4.设备到货后，实验室与设备管理处应通知档案室，档案人员到场后方可开箱验收，以监督、检查、指导设备随机文件材料的清点、验收工作，并在验收记录上签字、盖章。开箱时，实验室与设备管理处兼职档案员也应到场。
5.各仪器设备的技术鉴定验收必须通知档案人员参加，并在验收记录上签字。
6.学校各级设备使用单位的负责人，要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作，科技人员和实验人员要爱护设备的技术文件，对设备的使用、维修、改造做到有活动就有完整的记录，确保设备文件的完整、系统、准确。
7.设备档案是学校仪器、设备管理工作的组成部分和重要环节。学校各级专（兼）职档案员要随时做好准备文件材料的积累工作。
8.学校自行研制设备，在设备鉴定或投入使用之前应将所有材料归档，在设备进行鉴定验收时，必须有档案人员参加。
二.设备档案的归档范围 1.采购设备的归档范围
（一）计划、选购阶段
（1）用户申请，可行性方案论证报告；（2）购买仪器设备的审批文件；（3）协议、合同
（4）意向书、订购货通知单（5）重要来往函件、电文（6）谈判备忘录、附录、附件
（二）开箱验收阶段
（1）装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检验单；
（2）图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册；（3）开箱检验记录、商检及索赔文件；（4）运单、发票
（三）安装、调试阶段（1）安装调试计划；
（2）安装基础图、电气接线图、安装工艺规程；（3）试车、试验记录、精度检查记录、安装验收单；（4）存在问题及处理意见；
（5）安装调试技术总结报告、验收报告；
（6）计算机和测量机还包括软件、硬件部分的文件材料；（7）培训材料。
（四）运行及维护修理阶段
（1）设备仪器移交使用单位的附件和随机工具清单；（2）设备仪器维护保养和安全技术操作规程；（3）履历本、运行记录；（4）设备仪器保养情况记录；（5）设备仪器检查、普查记录；
（6）设备仪器大、中修记录、总结、鉴定书；（7）大、中修精度检查记录及验收移交单；（8）设备仪器事故分析、记录及处理结果报告。
（五）改造、更新阶段
（1）合理化建议及处理结果；
（2）设备仪器改造、改装、更新的报告与批复；（3）改进、改装过程中形成的图样、技术文件；（4）设备仪器报废技术鉴定书，请示及批复文件；（5）技术鉴定及成果申报奖励文件。
2.自制设备的归档范围
（一）方案论证及设计阶段（1）设备任务书、协议、合同；（2）调研报告、可行性方案论证报告；（3）有关问题的请示及批复；（4）计算文件、试验文件、图样
（5）技术条件、技术说明书、设计技术总结。
（二）制造加工阶段
（1）工艺规程、工艺说明书；（2）重要的工艺装备图纸及说明书；（3）重要零、组件超差、代料单；（4）工艺总结。
（三）安装调试及鉴定验收阶段（1）安装、调试计划
（2）安装基础图，电气接线图、安装工艺规程；（3）试车、试验记录、精度检查记录、安装验收单；（4）存在问题及处理意见；
（5）安装、调试技术总结报告、验收报告；
（6）计算机和测量机还包括软件、硬件部分的文件材料；（7）培训材料；
（8）技术鉴定及审批文件；（9）成果申报及奖励文件；（10）使用维护说明书、操作规程。
（四）运行及维护修理阶段（1）设备仪器移交使用单位的附件和随机工具清单；（2）设备仪器维护保养和安全技术操作规程；（3）运行记录；
（4）设备仪器保养情况记录；（5）设备仪器检查普查记录；
（6）设备仪器大、中修记录、总结、鉴定书；（7）大、中修精度检查记录及验收移交单；（8）设备仪器事故分析、记录及处理结果报告。
（五）改造及更新阶段（1）合理化建议及处理结果；
（2）设备仪器改造、改装、更新的报告与批复；（3）改进、改装过程中形成的图样、技术文件；（4）设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件；（5）技术鉴定及成果申报奖励文件。
三.设备档案的管理和利用
1、设备档案的管理，必须坚持集中统一思想管理的原则，确保设备档案完整、准确、系统和安全。所有设备档案由校档案室集中保管一套，其它交使用单位保管。对于只有一套的设备档案，一律交校档案室保管。使用单位可借阅或自行复印。
2、各仪器、设备使用单位必须有一定的保管条件，配备档案橱柜，有专人负责，对于不具备以上条件的，设备档案仍由档案室保管。
3、设备档案应进行科学系统的整理、分类、编目、建账。
4、档案的借阅要履行一定的手续。校档案室保管的设备档案凭工作证借阅，秘密级以上的经该设备使用单位负责人同意后，办理借出登记手续后，方可借阅。一般情况下，借阅时间不得超过两周。借阅的档案，不得损坏、丢失，归还时交档案人员当面点清。
5、使用单位保管的档案借阅时也应办理登记手续，以便管理。
6、对于关键性和常用部分的档案应使用复印件，尽量不用原件，一般由使用单位复印。
关键词：档案管理；信息化；格局；思考
中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1674-7712 （2014） 18-0000-01
工程设备档案是指在工程建设过程中所购进和使用设备有保存价值的各种载体资料，是贯穿整个工程项目过程中工程设备的信息资料。建立健全工程设备档案，强化工程设备档案管理，对工程设备管理有着极其重要的作用。筆者就如何做好工程设备档案管理谈点个人见解。
一、存在的主要问题
基层工程建设单位普遍存在重视工程设备管理和使用，轻视工程设备档案管理的现象。一些工程设备管理人员在验收登记工程设备时只是简单做一点记录，却不注重验收登记结束后的规范存档，设备的保养、维修等记录残缺不齐，工程设备资料缺失现象比较严重。后果是一旦遇到故障需要维修时，将缺乏第一手资料和原始的记录依据，给工程建设单位留下了严重的安全隐患。概括起来主要存在以下几方面问题。
（一）工程设备资料收集不够齐全。工程设备购进验收时，工程建设单位档案部门或档案人员不能参加开箱验收，一些原始资料被有关使用人员随机拿走；缺少年度或跨年度的使用维修记录；故障排查、维修记录等。
（二）工程设备档案管理不够规范。单位主管领导和档案人员对工程设备档案重要性缺乏足够的思想认识，学习宣传落实的主动性不高，档案管理意识不清。基层工程设备档案未能移交工程建设单位综合档案室管理，更谈不上规范化管理，基本由工程项目人员在办公室保管留存，工程设备登记档案的安全性、保密性较差，工程设备档案的收集、整理和归档不及时、不规范。
（三）工程设备档案工作力度不够。目前工程项目普遍存在重视工程质量和进度，重视工程设备的使用，而对工程设备档案的管理不够重视，没有纳入全年目标任务的考核，从而导致认为对工程设备档案管理工作可有可无。档案管理职责没有落实到具体人员，工程各参建部门缺乏相互沟通交流，各行其是，造成档案管理工作严重脱节。
（四）工程设备档案管理制度不完善。缺乏有效的档案管理办法和管理制度，工程设备档案应该由哪一个部门负责收集整理，哪一个部门负责保管利用；工程设备档案管理办法、工作规划、工作制度由谁来制定或监督执行等等都不很明确。
二、做好工程设备档案管理的几个关键环节
工程设备档案在工程建设中的地位和作用日益凸现，工程建设单位对工程设备档案必须采取措施，进一步加强管理，促进工程设备档案管理不断健全与完善。
（一）提高提高全体职工的档案意识。工程设备档案涉及建设单位多个部门，单凭档案部门是无法独立完成资料的收集整理、编目建档工作的，因此必须提高全员档案意识。一是要加强学习和培训，积极贯彻落实档案法律法规的相关知识，认识到工程设备档案是提高公路工程管理质量的关键和保证。二是努力争取单位领导和各职能部门的重视与配合，通过档案利用实例，加强档案人员的工作积极性和责任感，提高档案工作的地位，使工程设备参与者、利用者逐步认识到工程设备档案的唯一性和必要性，工程设备档案管理正逐步由企业内部管理向信息化、市场化、社会化管理转变的意识，才能变被动为主动，提高工程设备档案管理水平。
（二）加大工程设备资料的收集力度。根据工程设备档案管理要求，各参建部门都应配备专职档案人员，明确各自管理职责权限，建立工程设备档案管理网络体系，深化职能，加强各工程人员和档案人员之间的业务交流和工作沟通。一是加强各研究部门和单位人员的培训力度，提高业务素质，规范各种不同种类器械资料收集蓝本。二是规范使用、签订各类工程设备说明书、图纸，保障工程设备档案的合法和规范性。三是建立工程设备档案登记台账，移交到工程建设单位综合档案室集中保管，切实解决以往分散保管工程设备资料，容易造成资料散失的问题，保证工程设备档案的连续性、完整性、安全性，确保工程设备档案齐全完整。
（三）建立健全工程设备档案管理制度。建立工程设备档案合同制、监理制、契约制等约束机制，在签订合同时，明确需要移交的工程设备档案材料数量、套数、归档时间和质量要求等事项，有效的控制、监督、规范工程设备档案的质量。一是严格制定工程设备档案收集、整理、保管和利用制度。有关部门要明确责任范围，确定各工作人员的业务范围，既各司其职、各负其责，又互相支持、密切配合，以工程建设单位各业务科室划分管理单位，及时将工程设备登记档案信息录入电脑管理，建立工程设备档案数据库。从而最大限度地提高工作效率。二是建立完善的考核制度，确保工程设备档案管理工作有效开展。要制订工程设备档案规范化考核标准与办法，将工程设备档案管理纳入日常业务考核，与工程项目主管人员和相关人员的业绩奖罚挂钩，激励他们做好工程设备登记档案管理工作的积极性，促进这项工作扎实有效地开展。
（四）为工程项目工作提供全方位服务。要加强对工程设备登记档案专（兼）职人员的培养。通过短期培训、相互观摩交流等方式，以及不定期地进行辅导、检查、监督，使他们尽快地熟悉和熟练工程设备登记档案管理工作。注重开发档案信息资源，一是工程设备档案的利用，要改传统的“坐等查阅”服务方式，建立新型的“快速服务、跟踪服务、系列服务、全程服务”模式。在建立方便、快捷检索工具的基础上，大胆创新，在本工程建设单位系统内实现工程设备档案资源共享。二是积极做好工程设备档案的编研工作。利用现有工程设备资料、使用利用、维修资料等，进行科学整理归类与分析，编制系统性的信息数据库，为工程项目提供服务。三是开发挖掘市场信息资源。利用工程建设单位工程设备档案的相关信息，加强系统内外的联系，建立工程设备信息网络，帮助工程建设单位研究人员快速应用继续设备，提高研究工作效率。
参考文献：
1医疗设备档案的作用
医疗设备档案管理的主要作用是收集与该医疗设备相关的各种原始文件, 按时间、顺序、种类、等级、编号入档并保持其完整性, 在设备从论证购置安装验收使用维修报废的全程管理过程中发挥其效能。
(1) 设备档案中的购置论证报告、招投标文件、设备配置清单、合同、资质材料, 使用说明书等是合法引进、购置与使用设备的重要依据。其目的是保证医疗设备采购的合理性, 提高完好率使用率, 使设备发挥应有的作用, 获得较大的社会效益和经济效益。
(2) 医疗设备是直接用于诊断和治疗疾病的仪器, 与人的生命息息相关, 因此购买合法的、有品质保障的医疗设备是对病患生命的负责, 这些档案也能做为日后解决医疗纠纷的依据。
(3) 档案中的技术维修资料可以保障科室正确的使用与维护仪器。手册中的操作规程是仪器正常运行的保证, 是确保医疗诊断的可靠性、保证设备安全运行、延长设备使用寿命、消除事故隐患的必要资料。提高医疗设备的有效使用率, 减少其突发故障和开机率低的状况。
(4) 设备的安装、验收资料, 是确保仪器正常开机使用, 主机及附件与购买合同条款相符, 以明确保修期, 维护医院权益的文件。
(5) 报废记录:主要是针对那些严重损坏而又无法维修做报废处理的设备档案管理, 要有报废申请单经工程技术人员鉴定, 有关部门备案, 领导批准后方可做报废处理。
2医疗设备档案应包含的内容
2.1 初始资料:
指订购仪器设备过程中形成的文件资料, 包括订购设备的申请报告、可行性论证报告、各级领导的审批文件等, 这是合理购置设备的比较依据。
2.2 订购资料:
包括协议、合同、发票、资质证明等材料, 它保障我们合法购置设备, 保证设备的品质, 具有法律监督作用。
2.3 报关免税资料:
这是购置进口设备必须的文件资料。
2.4 安装验收资料:
它是使用可是对设备到货后的型号、外观包装、主机、附件数量的验收记录, 以及对设备调试、试运行过程中技术指标检验鉴定的记录。
2.5 随机资料:
包括装箱清单、合格证、使用说明书、操作手册、维修手册图表等。
2.6 运行资料:
指设备在使用过程中形成的文字资料。包括日常工作时的使用记录和故障报告, 便于及其的保养与维修。
3加强医疗设备档案管理的措施
做为设备资料的档案管理员，首先要从设备资料说起，其次是资料档案。
设备资料是指从设备的规划、购置、安装、使用、维修改造、直至报废等全过程
中形成并经整理应当保存的科技文件资料，（如：图纸、图表、说明、计算资料、录像等）。资料档案是指过去和现在对设备和公司有保存价值的各种文字、图等，不同形式的记录，（如：原始说明书、产品合格证、出厂实验证明、煤安标志、企业资质、防爆证书、维修记录、验收记录等）。那么现在大家对我的工作应该
很明白了，我的工作就是对资料进行归档、整理、编号。使设备资料完整、齐全，便于查阅。
在刚接触这份工作时，每天被一些型号相同而制造厂和出厂年份不同，零
件尺寸可能不同的资料弄的头晕眼花，大多时候会发现同样的文件见过，可是
想不起来存放在哪个档案袋里了，这样用翻阅的方法整理了一个多星期，都是徒
劳无功，没有一点效果。找某份急需的文件时，还要把整理好的一并翻出，找到
后，又要重新整理。
后来，为了适应办公自动化的需求，我按照档案管理的要求，对机电设备
档案进行了基础资料软件管理，在我的电脑里新建文件夹，输入文件类别、相关
资料目录、对此进行保存。设备档案资料必须经过整理、清点编号、装订，用软
件输入后方可上架妥善保管。
1、制造厂的技术检验文件、合格证、技术说明书、装箱单、易损件表、防
爆资料、零部件(如电动机、起动器等)属于一个大型设备的要放一个档案盒中。
2、设备的大、中修理施工记录，竣工验收单，修理检测记录、检验记录、设备事故报告单、原因分析处理结果、设备技术状况鉴定表、安装基础图及土
建图、设备结构主要配件图纸、设备操作规程（包括：岗位职责、主要技术条件、操作程序、维护保养项目等）、设备检修规程（包括：检修周期、工期、项目、质量标准及验收规范等）、其他资料（包括：公司下发的文件、例会纪要、县局
文件、施工措施等）
文件与文件之间的编号，按下列办法进行，即x文件柜x号文件是xx资
料标清设备规格型号、厂家、每个部件的零件名称规格型号等，每个文件柜里的文件编号都从01开始以便书写整齐和方便查阅。
这样规范了档案管理的同时也方便了档案归档、查阅同时也充分利用档案
信息资源为公司谋利。
我矿技术员通过查阅设备档案，在最短的时间内查找出设备故障点，对事
故频出的设备进行及时的修理，提高设备质量，保证安全生产，避免生产事故的发生。
通过对软件资料的运用，能及时找到所需的文件，即节约时间又提高工作
效率。
为加强对设备档案的管理包括资料借阅和审批手续等，除了区队技术员可
保留部分常用设备的资料（主要应为复制件）以外，凡是需要用资料的单位均应
到档案处借用。
资料的借阅规定：认真按《资料借阅登记表》填写名称、规格型号、张数、借阅时间、借阅期限等项。借阅人在《资料借阅登记表》借出接受人签字栏处
签字即可。绝密文件资料借阅，应该报请领导，待批准后方可借阅。资料借阅
摘要：医疗设备档案管理是一项系统工程，搞好医疗设备档案管理，对加速医疗卫生单位医疗设备的建设与发展具有重要意义和作用。
关键词：档案管理; 医疗设备; 系统工程
随着现代科学技术的迅猛发展，大量技术尖端、价值昂贵、品种繁多的医疗诊断，治疗及辅助设备在医院得到广泛应用。管好、用好这些医疗设备是医院设备管理的工作核心。因此，建立、完善医疗卫生单位的医疗设备档案管理系统是新时期医疗卫生设备工作的一项十分紧迫的任务。
一、医疗设备档案在设备管理中的重要性
医疗设备管理的内容包括了设备运动全过程的管理，而设备运动的过程存在两种运动形态：一种是设备的物质运动形态，包括设备的选购、验收、建档、安装、调试、使用、维修等;二是设备的价值运动形态，包括设备的资金来源、经费预算、财务管理、经济效益等。对设备物质运动形态的管理叫设备的技术管理，对设备价值运动形态管理叫设备经济管理。
在实际工作中这两种管理交替穿插进行，相互制约，相互促进，且需通过医院设备主管部门的采购、供应、管理、维修等四方面工作协调完成。实际上医疗设备管理工作就是为医院的医疗、科研、教学、预防工作提供最恰当的技术装备，使之处于良好的工作状态，产生应有的社会效益和经济效益。在医疗设备的技术管理中最能完整地记录全过程就是全面、系统、规范地为每一台医疗设备建立档案，完善的设备技术档案是搞好医疗设备管理工作的重要保障。医疗设备档案必须详细记录设备的各种技术指标和性能以及运转情况及质量状况，便于查询使用，为更好地使用管理设备提供第一手资料。
完整的医疗设备档案对于全面了解设备的性能，特别是使用和维护该设备具有重要意义。医疗设备档案的建立对于各项制度的落实起到监督和促进作用。使用者按档案记载的操作规程操作，一旦违反操作规程造成事故，使于追究责任，从而督促使用人员加强责任心，实施规范化操作。
医疗设备档案管理是对有关资料的采集、整理、统计、分析及保存的过程。是医疗卫生单位管理工作中不可忽视的一部份，搞好医疗设备档案管理对加速医疗卫生单位医疗设备建设与发展具有积极作用。
二、档案管理系统的内容
购买资料：如购买审批文件、可行性论证报告、招标文件、商检证明、订货合同书、进口许可证、海关报关单、安装调试验收报告、装箱清单、合格证、发票复印件等。技术资料：如设备样本、使用说明、操作手册、维修线路图等。
管理资料：如设备登记表、维修登记表、技术状况鉴定、设备流动证、检修、保养记录和报废表及声像图片资料。报废设备审批手续及技术人员鉴定记录等。
三、档案管理业务
医疗设备档案是国家档案的一个组成部份，是提高医院工作效率、医疗质量和技术水平的重要保证。规范妥善地保管资料，可最大限度地利用档案资料，为设备使用、维修、维护及更新换代提供可靠数据。最大限度发挥档案资料在设备管理中的作用，同时也为临床诊断提供可靠依据。
四、规范档案管理的.措施
收集有关医疗设备发展现状、产品动态的信息。随着医疗技术飞速发展，高科技新型诊查治疗仪器日益增多，设备更新周期日益缩短，这就要求医疗设备管理人员必须及时了解，收集国内外有关医疗设备的发展现状和产品动态，并对收集到的资料进行整理存档便于阅读，为计划引进设备及设备的维护提供相关资料。
全面、系统、规范地为每一个仪器设备建立档案。为了保证档案的完整性，必须充分利用多渠道获取各种资料，无论是一般性资料还是技术性资料。资料的获取要涵盖设备引进的全过程，包括引进前的论证考察阶段、定货谈判阶段、开箱验收阶段及设备使用阶段。当把每一件仪器设备的所有资料收集齐全后，应立即进行整理编排，归为一卷，然后根据设备的分类情况，建立相应的编码检索。所有资料均要定位集中保存并定期整理、统计、分析。
建立严格规范的设备档案管理制度，各项规章制度的建立是档案工作有序进行的前提保证。根据《档案法》及一系列有关档案工作的行政法规及医院工作的特点，建立《医院工作制度》及《医院各类人员职责》等规章制度，使职责范围的有关人员在岗位责任制中，有章可循。
提高档案管理人员水平。档案管理的目的是为了更好地管好、用好档案，让它发挥其应有的作用。我国已经加入WTO，管理模式也应与世界接轨。因此，档案管理人员必需具备很高的素质和管理水平。同时必须熟悉掌握本单位的档案内容和管理办法，认真执行各项制度，有较强的责任心，对单位医疗设备状况心中有数。
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