个人档案管理流程

个人档案管理流程（精选8篇）

个人档案管理流程 篇1

一、主要内容及归档范围

1、主要内容

1.1凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。

1.2档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。

1.3负责档案管理的人员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。

2、归档范围

主要为设计工程、设备、公司人事教育培训和会计报表档案资料:

2.1设计工程档案是指各类报批文件(跟银行有关的各类报批文件、回复的批示文件、对外发文、对外接收的文件)、各类合同（所有合作合同、工程合同以及各合同的附件、补充合同，供应商（服务）单位的报价资质资料、报价商务资料及报价汇总表说明文件，比价的考察调研报告，考察调研的影像、照片资料）、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、会议纪要、审计结论及各种验收证件、施工图、财产移交手续及其他需要存档的文件等。2.2设备档案是鉴定评价（仪器）技术状态的科学资料，是为保障（仪器）设备正常运转并处于良好状态的重要依据。档案员接收归档本公司的各类设备资料。主要包括计划、选购阶段的仪器设备购买申请单、协议、合同、重要来往函件、电文；开箱验收阶段的装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检验单、图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册、软件、硬件部分的文件材料、开箱检验记录；运行及维护修理阶段的设备仪器移交使用部门的附件和随机工具清单、设备仪器维护保养和安全技术操作规程、设备仪器使用记录、设备仪器保养情况记录、设备仪器检查记录及维修记录；设备仪器改造、改装、更新的报告与批复、改进、改装过程中形成的图样、技术文件、设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件、技术鉴定及成果申报奖励等各类文件。2.3组织人事/教育培训类：员工个人档案、员工变动表、员工花名册、培训登记表等。

2.4会计统计类：计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。

二、档案的管理

1、管理机构

1.1 文书结案后，原稿由公司办公室所辖档案室归档。

1.2 各部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。

2、档案保密制度

2.1 档案工作人员必须树立高度的保密观念，遵守公司的各项保密制度。凡涉及不宜公开的公司机密等档案，应作秘密保管并严格控制查阅范围，本公司人员需要查阅者，须经本公司主管领导批准。凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行查阅审批手续，严禁擅自拍照和复制，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露公司秘密。对确已无保存价值的建设工程和设备档案，列出销毁清册，经主管领导审批后，由销毁人、监销人销毁，并签名注销。

2.2档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级他为绝密、机密、秘密三级。有密级档案只许在档案室查阅，不许带离档案室。有密级档案复制时，需经公司主任或副总以上领导批准。有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经办公室主任或副总以上领导批准。

2.3对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。2.4档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。

2.5公司在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。档案管理人员调离，应由行政文化中心主任监督办理，档案交接之后，方能调离。

3、档案工作人员岗位职责

3.1热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，勤奋学习，具备档案专业知识。3.2负责本公司建设工程中形成的资料和设备资料的收集、整理、立卷、归档工作,积极提供利用，为各项工作服务。

3.3积极主动地向上级主管部门汇报档案工作情况，接受其监督、检查和指导。

3.4办理领导交办的其他档案业务工作。

4、档案管理制度

4.1非档案管理人员不得擅自查阅档案柜里的案卷，确因工作需要，须经本公司主管领导批准同意后方可查阅。

4.2档案柜内的档案要进行系统排列存放，不准堆放与档案无关的东西, 做到完整安全，存放有序，查找方便

4.3做好档案柜内“六防”（防盗、防火、防尘、防阳光、防潮、防鼠虫蛀）工作，平时要勤检查、勤打扫、保持档案柜卫生整洁、安全。

4.4对档案柜所藏档案要进行经常检查，发现问题及时采取有效措施。4.5凡属归档范围内的仪器设备的全套随机技术文件，仪器设备说明书、样本、图纸、技术操作规程、合格证及安装调试等材料若系一式二份，应留一份存档；只有一份的，将原件存档，复印件随机使用。

4.6档案员负责仪器设备档案的收集、整理、保管、利用和统计工作。仪器设备档案内的文件材料，要按时间先后排列好，用铅笔编写页号，凡有文字的页面，都要编号，正面编在右上角，背面写在左上角，然后填写好卷内目录。

5、档案安全制度

严格执行定期检查和进出档案清点制度，档案柜实行专人负责，钥匙应妥善保管，如有丢失应及时汇报并采取措施，非管理人员不得随意翻阅档案柜里的档案。

每次长假前应对档案进行全面检查，档案柜加贴封条，切实消除安全隐患。

6、档案资料查阅利用制度

本单位人员借阅档案、资料须登记，未履行登记手续的，档案管理人员不予提供档案、资料。档案资料的借出时间，不得超过半个月，确需继续借阅，必须办理续借手续。对于关键性和常用部分的档案应使用复印件，尽量不用原件，一般由使用人复印。

档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员，特殊情况需要外借时，须经分管领导批准，办理外借手续并限期归还。档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情处罚。借出的档案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毁坏和遗失，按期归还，如有损坏、遗失，由借用人负责。外单位人员需要复印档案柜里资料时,须经主管领导同意后方可进行。

档案柜里有档案、资料需交给其他单位时应填交接单方可交付。

查阅档案时，严禁吸烟，严禁在文件材料上划线、打勾、作记号、折角等，严禁涂改和拆撕档案，违者且造成档案损毁的，依法追究当事人行政、法律责任。查阅档案者有义务将利用效果反馈给档案管理人员，以利探索和总结档案利用工作规律，更好地为各项工作服务。

7、档案的收集

档案管理人员收到公司内部人员或相关单位人员给予的资料应及时登记。工程档案资料按项目收集,档案应按系统分类统一存放档案盒贴上标签并做电子目录方便日后检索。设备档案资料按名称分类组卷，将一组内容上具有有机联系的材料组合成一个保管单位。卷内文件排列，依照设备材料的自然形成过程排列并做电子目录方便日后检索。

应妥善保存各类档案和资料，如发现用途不明的资料应交总工程师审阅确定用途。

勘察、设计、施工、监理等单位向本公司移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。

项目签订承包合同中应明确规定工程档案资料和设备资料编制的责任范围、内容、套数、案卷质量标准及时间要求。施工单位不按时提交合格竣工图的不算完成施工任务。

本公司购置的设备仪器的随机全套资料，由拆箱负责人收集齐全，及时移交档案员，统一积累和集中保管。

8、档案管理的基本程序

包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。

三、立卷归档的时间

1、凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归档。

2、对于某些专门文件，或驻地分散在外的部门的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。

四、立卷归档的要求

1、移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。

2、归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起。立卷时应编制好案卷目录，把文件的负责人、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，无论何金属物，填写备考表，注明保管期限。

3、填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。

4、立卷应以本部门形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。

5、立卷应把上级文件与本公司文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。

6、文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。

7、各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。

五、档案的保存期限

文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：

1.永久保存：

1.1公司章程； 1.2股东名簿；

1.3组织规程及办事细则； 1.4董事会及股东会纪录； 1.5财务报表； 1.6政府机关核准文件；

1.7不动产所有权状及其他债权凭证； 1.8工程设计图；

1.9其他经核定须永久保存的文书。2、10年保存：

2.1预算、决算书类； 2.2会计凭证； 2.3事业计划资料；

2.4其他经核定须保存10年的文书。3、5年保存 ：

3.1期满或解除之合约；

3.2其他经核定保存5年的文书。4、1年保存：

结案后无长期保存必要者。

5、规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

六、档案的保管

1、档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。

2、本制度经董事会批准发布。

个人档案管理流程 篇2

一、企业档案管理

企业档案管理工作流程是指企业对自身档案实体和档案信息的管理、服务等各项业务工作从起始到完成, 由不同部门、不同岗位、经不同环节协调及顺序工作共同实现的完整过程。换言之, 企业档案管理工作流程就是企业对自身档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作活动的程式化进度, 是一种档案信息输入, 并最终转化为知识输出的过程。这一过程是企业档案工作的基本组成部分之一。

通常来说, 企业档案管理工作流程包括:档案收集流程、档案整理流程、档案价值鉴定流程、档案保管流程、档案整理统计流程、档案借阅流程等。当然, 这种分类方式也只是基于档案工作进度中各环节的相对划分, 而现代档案管理工作已成为复杂的系统, 其划分也不是绝对一层不变的。

企业档案工作管理流程是档案工作效率的重要源泉。档案管理学家普遍认为, 流程决定效率, 流程影响效果。好的企业档案工作管理流程能够使企业档案管理工作良性开展, 从而保证工作的效率和效果。所以, 设计、建立科学、严谨的企业档案管理工作流程, 并且保持这些流程得到有效执行、控制和管理, 将会对一个企业的档案管理及档案资料发挥至关重要的作用。

二、我国煤炭企业档案管理流程的构建途径

随着我国社会经济的日益发展, 企业档案管理工作不断产生日新月异的变化, 新要求、新理念更是层出不穷。因此, 科学构建我国煤炭企业档案管理流程已经成为适应这股变化潮流的必要途径。那么, 我们该如何构建我国煤炭企业档案管理流程呢?

1. 依法构建煤炭企业档案管理流程。

1987年9月5日, 第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过了《中华人民共和国档案法》, 并于1996年7月5日对该法进行了补充修正。这标志着我国档案管理工作有法可依, 有章可循的时代已经到来。同时, 《中华人民共和国档案法》也要求包括煤炭企业在内的我国各个企业在构建煤炭企业档案管理流程时, 要在守法合规的前提下进行, 不能随意采用违法的档案管理流程。

例如, 煤炭企业在制定档案归档流程时, 就要充分考虑到《中华人民共和国档案法》第十条和第十一条的规定, “对国家规定的应当立卷归档的材料, 必须按照规定, 定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交, 集中管理, 任何个人不得据为己有。国家规定不得归档的材料, 禁止擅自归档。机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定, 定期向档案馆移交档案。”这样煤炭企业档案管理工作流程制定者就可以根据以上法律规定, 制定出个人要将工作档案移交至企业档案管理部门, 而企业档案管理部门又要将档案移交至国家档案馆的工作流程。

2. 构建电子化煤炭企业档案管理流程。

计算机的诞生和发展, 将煤炭企业档案管理工作带入了一个崭新的时代。原有的手工记录、人工查找等工作流程, 已经完全可以采用计算机来操作。也就是说, 无论是煤炭企业档案归集流程, 还是煤炭企业档案的借阅流程, 都可以采用电子化手段来实现。

从煤炭企业档案归集流程来看, 档案工作者可以建立一个完整的档案信息归集系统, 实行一体化归集管理, 充分发挥电子信息化得整体优势。具体来说可以采用两种流程模式:其一是单向传输流程模式, 就是终端管理机构对档案实现以数字化方式进行归集录入, 并依据实际需要进行数字信息的单项定向传输。其二是双向或多向传输, 就是各立档单位均实现信息化管理, 上下级单位及各立档单位间, 均可根据需求进行数字信息的多项双向和多向传输归集。

从煤炭企业档案的借阅流程来看, 煤炭企业的档案部门可以利用互联网或者是企业内部的局域网开展的网上服务。档案工作者要以网站建设为基础, 进一步加快档案信息资源数据库的提供能力。此时, 档案使用者只要通过联网验证就能够在相关网站界面中检索到自己需要调阅的档案。同时, 网站还要具有保存调阅记录的功能, 能及时统计档案的使用情况。

3. 构建煤炭企业档案管理流程要充分考虑到新型档案材料。

传统煤炭企业档案材料都是以纸质文书形式进行保存。而新型的档案材料则突破了传统的档案形态, 更多地以图像、声音等形式予以保存, 这些档案不仅记录着煤炭企业的发展历程, 而还见证着企业的辉煌, 是企业向外宣传和上报评审的重要组成部分。另外, 随着办公条件的自动化, 在我国煤炭企业的机关工作和各类业务活动中形成了大量的声像档案。

这些声像档案具有较强的时效性和特殊的归档要求, 所以这就要强化规流程, 对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理, 制定, 一套严格的流程, 防止分散流失, 杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。要结合实际, 采用多媒介、多介质的保存方式, 力求妥善保管。

综上所述, 我国煤炭企业档案管理工作流程的构建必须要紧跟时代步伐, 将基础工作做到实处, 真正使档案资料能够发挥其指导实际生产的作用。

参考文献

[1]郝鑫罡.档案管理.档案学报, 2008 (1)

浅析如何加强机关档案管理流程 篇3

关键词：新时期；机关；档案管理；流程

目前，机关档案工作是新的历史时期机关档案工作面临的新任务和新要求。根据《中华人民共和国档案法》与《中华人民共和国档案法实施办法》有关规定，各地区机关应该从多方面入手，进一步规范档案管理流程工作[1]。这不光是衡量机关管理水平的重要标志，也对今后国家调取档案资料，了解历史事实方面具有重大的意义，即使现阶段的机关档案工作有着与以往相关工作的长足进步，但我们也务必看到它存在的种种不足，有效解决现实存在的问题和困难，着力构筑档案工作典型，以典型带动面上工作，全面推进我国机关档案管理工作。

一、目前机关档案管理流程现状

1、各机关部门对档案管理工作重视不够

机关档案是各地机关在公共行政管理工作中所直接形成的具有保存价值的文字、图像、音频等多种形式的历史记录，是档案工作的宝贵信息资源。各单位对档案工作的有效开展起着至关重要的作用。近年来，各地机关把主要精力都放在抓经济建设上，整天忙于中心工作和施工建设，对与档案管理流程相关的法律法规和业务知识学习甚少，认识不深，许多基层干部档案意识十分薄弱。由于部门对档案工作重视不够，没能把档案工作列入机关年度工作计划，档案工作不研究不安排，档案问题一直得不到解决，场地、经费、人员没有保障，档案工作无法更好展开。

2、机关档案工作人员业务素质不过关

当今办公设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法需要进行改革，这就对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理技能等方面都提出了进一步要求。原本那些传统的业务知识与工作方法，都不能适应新的形势，这使得档案管理工作不但是一项政策性很强的工作，还是一项专业技术性很强的工作，档案人员如果没有较好的专业素质就无法胜任档案管理工作。但在实际管理中，有的单位档案人员由于一岗兼多职，除了要对档案进行管理和保护还要完成单位交代的其他日常事务，这将导致他们疲于应付日常事务，无法保质保量完成档案流程工作，加之工作需要变动频繁和业务素质欠缺，大大影响了档案管理工作的持续性和稳定性。另外，档案人员技能水平不足，无法正常操作计算机软件，致使归档文件的整理、分类与保管期限划分等问题上不够准确，档案不及时立卷归档和未及时移交综合档案室等情况时有发生。

3、机关档案管理所需硬件设施不够完善

机关档案管理方面经费投入的欠缺会大大影响档案管理流程工作的开展，虽然有些单位一早就建立了专门的档案管理系统与库房，但在后期工作中忽视了这方面的更新与投入，导致原来的硬件设施远远跟不上如今档案的更新与保管工作所要达到的要求。大部分机关的档案室建设简陋基础条件差，档案柜不少是陈旧老化的铁质结构，通风性能不好，安全措施没落实到位，防虫防霉设施不配套。多数单位还达不到档案工作要求，综合档案室变成了杂物室，设备设施老化，有的综合档案室设施设备不齐全，档案柜也五花八门不统一，比较零乱。个别单位档案室设备防护意识不强，设施设备不完善，治理体制不到位，使一部分档案受到严重损害。

二、加强机关档案管理流程的具体办法

加强机关档案管理流程工作是新的历史时期机关档案工作的重点。各地区务必高度重视，聘请与建设一支专业档案管理员队伍，规范单位内部档案管理，真正做到了认识到位、工作到位。时时严格落实档案资料的保存、使用管理制度，坚持做好档案登记、定期清洁等工作，确保档案资料的安全存放。具体流程如图1所示：

1、做好档案归类工作

机关档案的分类必须遵循机关文件材料形成的客观规律，保持机关文件材料归档工作的成果及其与机关档案工作的自然联系[2]。机关单位形成的全部档案，作为一个全宗，按门类可分为：文书档案、专门档案（婚姻档案、司法档案、纪检案件档案、会计档案、党员档案、业务考绩档案、企业转制档案）、科技档案（基建档案、设备档案）、特殊载体档案、实物档案。分类方法可分为：（1）党政工团档案，其属类可按组织机构或问题设置排列，前后保持一致，不可任意改动。（2）基建档案的一级属类，按工程性质或建筑项目设置。（3）设备仪器档案的一级属类，按种类或型号设置。（4） 会计档案的一级属类，按报表、账簿、凭证，工资单及其他设置。（4）已故人员档案的一级属类，按已故人员级别设置。（5）声像档案的一级属类，按照片、底片、录音带、录像带设置。（6）专门档案（本机关形成的专门档案）一级属类，按问题或机构设置。（7）荣誉、实物档案。

2、加强档案管理人员队伍建设

档案管理是一门专业性很强的工作。所以，面对新的形势，迫切需要造就一支政治强、业务精、作风硬、纪律严的高素质档案队伍。这就要求各机关单位选配优秀的档案管理人员，建立稳定的档案队伍。经常关心和支持档案管理员的工作，给他们提供良好的工作环境，落实相关福利待遇，对工作业绩突出的档案管理员要向组织部门推荐提拔重用，调动他们的积极性。档案主管部门需要加强工作指导，通过举办档案业务培训班等形式，组织管理人员学习档案法律法规和业务知识，通过业务学习实行持证上岗，并建立档案管理网络体系，实行动态管理，加强档案队伍之间的交流。与此同时，档案主管部门则要加大监督检查力度，要建立健全档案执法责任制，依法查处违法案件，使档案执法检查变成制度化、经常化、规范化。

3、加强档案管理流程中的硬件设施投入

随着数字化档案馆建设的实施，各地区档案馆档案数据库不断扩展，为使档案信息数据顺畅录入、安全存储、快捷提供，各部门应该对档案设施进行更新改造，给综合档案馆安装了档案库房安全保护综合智能管理系统，保证档案管理的齐全、完整、准确，有效地保护和利用档案提供了先决条件，突出了档案库房档案安全保护的“十防”要求，实现了档案库房安全保护由被动人工管理向现代化、智能化、科学化、人性化管理的历史性跨越。有效确保档案资料的安全[3]。

三、结束语

我国《档案法》与《档案法实施办法》公布实施以来，各地机关档案部门认真贯彻相关的指导思想及措施，我国的档案工作呈现了较好的发展势头，机关档案工作取得了明显的成绩。但是有部分单位档案管理流程方面还并不乐观，仍然存在对档案工作不够重视的现象，有的部门档案治理意识相当淡薄，致使机关档案工作还存在许多问题。要搞好机关档案工作，应当提高档案人员的素质，促进机关档案工作创新，不断加强档案室基础设施投入，改善档案保管条件等工作。

参考文献：

[1]王英玮，高璐娜；关于修订和完善《机关档案工作条例》的建议与思考[J].档案学通讯.2013（03）

[2]高亚兰； 区级机关档案管理模式创新探讨[J].中国档案.2010（08）

[3]王娅； 网络环境对机关档案管理的影响[J].兰台世界. 2008（06）endprint

摘 要：在科学技术突飞猛进的新时期，机关档案管理流程工作中还存在一些不足。本文根据目前机关档案管理流程现状，提出加强机关档案管理流程的具体办法。

关键词：新时期；机关；档案管理；流程

目前，机关档案工作是新的历史时期机关档案工作面临的新任务和新要求。根据《中华人民共和国档案法》与《中华人民共和国档案法实施办法》有关规定，各地区机关应该从多方面入手，进一步规范档案管理流程工作[1]。这不光是衡量机关管理水平的重要标志，也对今后国家调取档案资料，了解历史事实方面具有重大的意义，即使现阶段的机关档案工作有着与以往相关工作的长足进步，但我们也务必看到它存在的种种不足，有效解决现实存在的问题和困难，着力构筑档案工作典型，以典型带动面上工作，全面推进我国机关档案管理工作。

一、目前机关档案管理流程现状

1、各机关部门对档案管理工作重视不够

机关档案是各地机关在公共行政管理工作中所直接形成的具有保存价值的文字、图像、音频等多种形式的历史记录，是档案工作的宝贵信息资源。各单位对档案工作的有效开展起着至关重要的作用。近年来，各地机关把主要精力都放在抓经济建设上，整天忙于中心工作和施工建设，对与档案管理流程相关的法律法规和业务知识学习甚少，认识不深，许多基层干部档案意识十分薄弱。由于部门对档案工作重视不够，没能把档案工作列入机关年度工作计划，档案工作不研究不安排，档案问题一直得不到解决，场地、经费、人员没有保障，档案工作无法更好展开。

2、机关档案工作人员业务素质不过关

当今办公设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法需要进行改革，这就对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理技能等方面都提出了进一步要求。原本那些传统的业务知识与工作方法，都不能适应新的形势，这使得档案管理工作不但是一项政策性很强的工作，还是一项专业技术性很强的工作，档案人员如果没有较好的专业素质就无法胜任档案管理工作。但在实际管理中，有的单位档案人员由于一岗兼多职，除了要对档案进行管理和保护还要完成单位交代的其他日常事务，这将导致他们疲于应付日常事务，无法保质保量完成档案流程工作，加之工作需要变动频繁和业务素质欠缺，大大影响了档案管理工作的持续性和稳定性。另外，档案人员技能水平不足，无法正常操作计算机软件，致使归档文件的整理、分类与保管期限划分等问题上不够准确，档案不及时立卷归档和未及时移交综合档案室等情况时有发生。

3、机关档案管理所需硬件设施不够完善

机关档案管理方面经费投入的欠缺会大大影响档案管理流程工作的开展，虽然有些单位一早就建立了专门的档案管理系统与库房，但在后期工作中忽视了这方面的更新与投入，导致原来的硬件设施远远跟不上如今档案的更新与保管工作所要达到的要求。大部分机关的档案室建设简陋基础条件差，档案柜不少是陈旧老化的铁质结构，通风性能不好，安全措施没落实到位，防虫防霉设施不配套。多数单位还达不到档案工作要求，综合档案室变成了杂物室，设备设施老化，有的综合档案室设施设备不齐全，档案柜也五花八门不统一，比较零乱。个别单位档案室设备防护意识不强，设施设备不完善，治理体制不到位，使一部分档案受到严重损害。

二、加强机关档案管理流程的具体办法

加强机关档案管理流程工作是新的历史时期机关档案工作的重点。各地区务必高度重视，聘请与建设一支专业档案管理员队伍，规范单位内部档案管理，真正做到了认识到位、工作到位。时时严格落实档案资料的保存、使用管理制度，坚持做好档案登记、定期清洁等工作，确保档案资料的安全存放。具体流程如图1所示：

1、做好档案归类工作

机关档案的分类必须遵循机关文件材料形成的客观规律，保持机关文件材料归档工作的成果及其与机关档案工作的自然联系[2]。机关单位形成的全部档案，作为一个全宗，按门类可分为：文书档案、专门档案（婚姻档案、司法档案、纪检案件档案、会计档案、党员档案、业务考绩档案、企业转制档案）、科技档案（基建档案、设备档案）、特殊载体档案、实物档案。分类方法可分为：（1）党政工团档案，其属类可按组织机构或问题设置排列，前后保持一致，不可任意改动。（2）基建档案的一级属类，按工程性质或建筑项目设置。（3）设备仪器档案的一级属类，按种类或型号设置。（4） 会计档案的一级属类，按报表、账簿、凭证，工资单及其他设置。（4）已故人员档案的一级属类，按已故人员级别设置。（5）声像档案的一级属类，按照片、底片、录音带、录像带设置。（6）专门档案（本机关形成的专门档案）一级属类，按问题或机构设置。（7）荣誉、实物档案。

2、加强档案管理人员队伍建设

档案管理是一门专业性很强的工作。所以，面对新的形势，迫切需要造就一支政治强、业务精、作风硬、纪律严的高素质档案队伍。这就要求各机关单位选配优秀的档案管理人员，建立稳定的档案队伍。经常关心和支持档案管理员的工作，给他们提供良好的工作环境，落实相关福利待遇，对工作业绩突出的档案管理员要向组织部门推荐提拔重用，调动他们的积极性。档案主管部门需要加强工作指导，通过举办档案业务培训班等形式，组织管理人员学习档案法律法规和业务知识，通过业务学习实行持证上岗，并建立档案管理网络体系，实行动态管理，加强档案队伍之间的交流。与此同时，档案主管部门则要加大监督检查力度，要建立健全档案执法责任制，依法查处违法案件，使档案执法检查变成制度化、经常化、规范化。

3、加强档案管理流程中的硬件设施投入

随着数字化档案馆建设的实施，各地区档案馆档案数据库不断扩展，为使档案信息数据顺畅录入、安全存储、快捷提供，各部门应该对档案设施进行更新改造，给综合档案馆安装了档案库房安全保护综合智能管理系统，保证档案管理的齐全、完整、准确，有效地保护和利用档案提供了先决条件，突出了档案库房档案安全保护的“十防”要求，实现了档案库房安全保护由被动人工管理向现代化、智能化、科学化、人性化管理的历史性跨越。有效确保档案资料的安全[3]。

三、结束语

我国《档案法》与《档案法实施办法》公布实施以来，各地机关档案部门认真贯彻相关的指导思想及措施，我国的档案工作呈现了较好的发展势头，机关档案工作取得了明显的成绩。但是有部分单位档案管理流程方面还并不乐观，仍然存在对档案工作不够重视的现象，有的部门档案治理意识相当淡薄，致使机关档案工作还存在许多问题。要搞好机关档案工作，应当提高档案人员的素质，促进机关档案工作创新，不断加强档案室基础设施投入，改善档案保管条件等工作。

参考文献：

[1]王英玮，高璐娜；关于修订和完善《机关档案工作条例》的建议与思考[J].档案学通讯.2013（03）

[2]高亚兰； 区级机关档案管理模式创新探讨[J].中国档案.2010（08）

[3]王娅； 网络环境对机关档案管理的影响[J].兰台世界. 2008（06）endprint

摘 要：在科学技术突飞猛进的新时期，机关档案管理流程工作中还存在一些不足。本文根据目前机关档案管理流程现状，提出加强机关档案管理流程的具体办法。

关键词：新时期；机关；档案管理；流程

目前，机关档案工作是新的历史时期机关档案工作面临的新任务和新要求。根据《中华人民共和国档案法》与《中华人民共和国档案法实施办法》有关规定，各地区机关应该从多方面入手，进一步规范档案管理流程工作[1]。这不光是衡量机关管理水平的重要标志，也对今后国家调取档案资料，了解历史事实方面具有重大的意义，即使现阶段的机关档案工作有着与以往相关工作的长足进步，但我们也务必看到它存在的种种不足，有效解决现实存在的问题和困难，着力构筑档案工作典型，以典型带动面上工作，全面推进我国机关档案管理工作。

一、目前机关档案管理流程现状

1、各机关部门对档案管理工作重视不够

机关档案是各地机关在公共行政管理工作中所直接形成的具有保存价值的文字、图像、音频等多种形式的历史记录，是档案工作的宝贵信息资源。各单位对档案工作的有效开展起着至关重要的作用。近年来，各地机关把主要精力都放在抓经济建设上，整天忙于中心工作和施工建设，对与档案管理流程相关的法律法规和业务知识学习甚少，认识不深，许多基层干部档案意识十分薄弱。由于部门对档案工作重视不够，没能把档案工作列入机关年度工作计划，档案工作不研究不安排，档案问题一直得不到解决，场地、经费、人员没有保障，档案工作无法更好展开。

2、机关档案工作人员业务素质不过关

当今办公设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法需要进行改革，这就对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理技能等方面都提出了进一步要求。原本那些传统的业务知识与工作方法，都不能适应新的形势，这使得档案管理工作不但是一项政策性很强的工作，还是一项专业技术性很强的工作，档案人员如果没有较好的专业素质就无法胜任档案管理工作。但在实际管理中，有的单位档案人员由于一岗兼多职，除了要对档案进行管理和保护还要完成单位交代的其他日常事务，这将导致他们疲于应付日常事务，无法保质保量完成档案流程工作，加之工作需要变动频繁和业务素质欠缺，大大影响了档案管理工作的持续性和稳定性。另外，档案人员技能水平不足，无法正常操作计算机软件，致使归档文件的整理、分类与保管期限划分等问题上不够准确，档案不及时立卷归档和未及时移交综合档案室等情况时有发生。

3、机关档案管理所需硬件设施不够完善

机关档案管理方面经费投入的欠缺会大大影响档案管理流程工作的开展，虽然有些单位一早就建立了专门的档案管理系统与库房，但在后期工作中忽视了这方面的更新与投入，导致原来的硬件设施远远跟不上如今档案的更新与保管工作所要达到的要求。大部分机关的档案室建设简陋基础条件差，档案柜不少是陈旧老化的铁质结构，通风性能不好，安全措施没落实到位，防虫防霉设施不配套。多数单位还达不到档案工作要求，综合档案室变成了杂物室，设备设施老化，有的综合档案室设施设备不齐全，档案柜也五花八门不统一，比较零乱。个别单位档案室设备防护意识不强，设施设备不完善，治理体制不到位，使一部分档案受到严重损害。

二、加强机关档案管理流程的具体办法

加强机关档案管理流程工作是新的历史时期机关档案工作的重点。各地区务必高度重视，聘请与建设一支专业档案管理员队伍，规范单位内部档案管理，真正做到了认识到位、工作到位。时时严格落实档案资料的保存、使用管理制度，坚持做好档案登记、定期清洁等工作，确保档案资料的安全存放。具体流程如图1所示：

1、做好档案归类工作

机关档案的分类必须遵循机关文件材料形成的客观规律，保持机关文件材料归档工作的成果及其与机关档案工作的自然联系[2]。机关单位形成的全部档案，作为一个全宗，按门类可分为：文书档案、专门档案（婚姻档案、司法档案、纪检案件档案、会计档案、党员档案、业务考绩档案、企业转制档案）、科技档案（基建档案、设备档案）、特殊载体档案、实物档案。分类方法可分为：（1）党政工团档案，其属类可按组织机构或问题设置排列，前后保持一致，不可任意改动。（2）基建档案的一级属类，按工程性质或建筑项目设置。（3）设备仪器档案的一级属类，按种类或型号设置。（4） 会计档案的一级属类，按报表、账簿、凭证，工资单及其他设置。（4）已故人员档案的一级属类，按已故人员级别设置。（5）声像档案的一级属类，按照片、底片、录音带、录像带设置。（6）专门档案（本机关形成的专门档案）一级属类，按问题或机构设置。（7）荣誉、实物档案。

2、加强档案管理人员队伍建设

档案管理是一门专业性很强的工作。所以，面对新的形势，迫切需要造就一支政治强、业务精、作风硬、纪律严的高素质档案队伍。这就要求各机关单位选配优秀的档案管理人员，建立稳定的档案队伍。经常关心和支持档案管理员的工作，给他们提供良好的工作环境，落实相关福利待遇，对工作业绩突出的档案管理员要向组织部门推荐提拔重用，调动他们的积极性。档案主管部门需要加强工作指导，通过举办档案业务培训班等形式，组织管理人员学习档案法律法规和业务知识，通过业务学习实行持证上岗，并建立档案管理网络体系，实行动态管理，加强档案队伍之间的交流。与此同时，档案主管部门则要加大监督检查力度，要建立健全档案执法责任制，依法查处违法案件，使档案执法检查变成制度化、经常化、规范化。

3、加强档案管理流程中的硬件设施投入

随着数字化档案馆建设的实施，各地区档案馆档案数据库不断扩展，为使档案信息数据顺畅录入、安全存储、快捷提供，各部门应该对档案设施进行更新改造，给综合档案馆安装了档案库房安全保护综合智能管理系统，保证档案管理的齐全、完整、准确，有效地保护和利用档案提供了先决条件，突出了档案库房档案安全保护的“十防”要求，实现了档案库房安全保护由被动人工管理向现代化、智能化、科学化、人性化管理的历史性跨越。有效确保档案资料的安全[3]。

三、结束语

我国《档案法》与《档案法实施办法》公布实施以来，各地机关档案部门认真贯彻相关的指导思想及措施，我国的档案工作呈现了较好的发展势头，机关档案工作取得了明显的成绩。但是有部分单位档案管理流程方面还并不乐观，仍然存在对档案工作不够重视的现象，有的部门档案治理意识相当淡薄，致使机关档案工作还存在许多问题。要搞好机关档案工作，应当提高档案人员的素质，促进机关档案工作创新，不断加强档案室基础设施投入，改善档案保管条件等工作。

参考文献：

[1]王英玮，高璐娜；关于修订和完善《机关档案工作条例》的建议与思考[J].档案学通讯.2013（03）

[2]高亚兰； 区级机关档案管理模式创新探讨[J].中国档案.2010（08）

档案管理工作流程 篇4

人事档案是公司机密文件之一，妥善保管好人事档案能为公司高层提供准确的人力资源基础信息，同时又充分体现公司尊重人才、重视人才的核心思想，为确保档案管理工作严格、有序地进行，特制定本程序。公司人事档案的资料收集、增加、调阅及消毁均按本程序执行。

一 制作个人档案

个人档案由两个封套组成，外套是一个A4的挂快捞，内夹是米黄色硬纸夹，内夹中由各色分页纸分成六大类，每位新员工入职时所填写履历表，及其身份证、计生证、学历证书的复印件各一份，连同新员工入职通知书以附表<<存档标准>>的顺序依次整理，装订成档案。填写<<档案整理记录表>>并对已收齐的资料对应栏中打“√”。

二 个人档案的存放

所有个人档案应有序地存放在档案室的档案柜中，档案柜的号码与特定部门相对应，个人档案则按工号顺序存放在相应部门柜号的档案柜中。存放时先登记好<<档案索引卡>>，然后将档案夹按工号顺序由小至大，由内至外有序地放入相应的档案柜中。

三 资料变更

档案管理员在员工发生考核评估、部门内岗位异动、薪资调整等事项时，要及时将考核表异动单等的存根联放入档案中，并同时在封面的<<人事异动跟踪卡>>上反映；员工受到各种表彰或处罚时，档案管理员在接到相应的书面材料时及时归档，并在封面上填写<<奖惩记录汇总卡>>；遇员工发生个人资料变更时，也需同时填写<<个人资料变更跟踪卡>>。

四 保证员工人事档案材料齐全

如员工初次提供资料不完全，档案管理员也应按制作档案程序及时入档，但需定时（每周一次）按档案整理记录表中所缺项目向员工追索，登记并汇报最新情况。

五 人事档案的转移

员工发生部门之间的工作调动时，档案管理员将调动单归档后把该员工的档案由原部门调放至新部门所属档案柜中，并填写新部门的档案索引卡，旧部门索引卡中注明重新放置后的位置。

六 员工离职档案处理

员工离职后，档案管理员将离职执行单并其个人签字的收据一并放入其档案，由原档案柜抽出放置到相应的离职档案柜中，同时及时填写索引卡，注明档案放置地方及原因。七 确保人事档案完整性、正确性

档案管理员不定时随机抽选十份左右档案交由组内同事检查，以便发现错误及时改正。

八 借调档案规程

档案管理员要有高度的责任心，对档案管理做到耐心、细致、正确，遇有其他同事借调档案时，参阅CHIP－PAD－2002－0003号内部通告，其制定了人事档案管理的权限，如超出调阅权限则不以外借，如在权限之中，在借调档案时填写档案借阅登记表，并由借调人签字。每周日除集团主席外，任何人不得借调档案。

九 做好档案统计情况

档案管理员要清楚地知道人事档案的数量，统计人事档案材料的收集补充情况。

档案索引卡放在指定位置，统一管理，组内各人员都有义务小心保管。

附：本程序所涉及的几个表格解释 人事档案由两个封套组成，外套是一个A4的挂快捞，内夹是黄色硬纸夹，档案内由各色分页纸分成六大类，人事资料须按分类的规定装订入内夹中。档案整理记录表：

表中明确了制作整理档案所需的材料，其中履历表、身份证复印件、计生证复印件、健康证、评估表、转正通知、合同、培训跟踪表是制作整理档案的必须材料，对于履历表、身份证、计生证要严格审核其真实性。存档标准制订

规定了档案的制作顺序，公司的人事档案分为五大栏，制作档案的材料相应按顺序放入相关栏目内，在有相同类型的资料时，以离现时时间最近的放最上面，并且在该标准制订中强调了档案内所必要的档案材料。人事异动跟踪卡个人资料变更跟踪卡奖惩记录汇总卡

其三卡是粘贴于档案黄页封面内的跟踪卡，它正确及时地反映员工在职时间所发生的任何调薪异动奖惩事项，从员工入职起，员工的各种人事异动都在提供档案材料时相应在其三表中正确填写，做到表内所反映的信息和档案内材料相一致。

浅析人事档案管理流程优化 篇5

【摘要】人事档案是企业职工信息的重要载体，历史全面地记载着职工的基本情况、综合表现。准确、齐全、完整的人事档案是企业全面考察、正确评价和选拨任用人才的重要依据，是促进人才合理流动、合理配臵、保证人才队伍素质的重要措施，人事档案管理在现阶段和今后一个相当长的时期，无论对单位和个人都有不可替代的作用。现有的人事档案工作能否适应社会的变化和需求，如何优化人事档案管理流程，提高档案利用价值是我们人事档案管理者需要面对和认真思考的问题。

【关键词】 人事档案

管理流程

优化

浅析人事档案管理流程优化

人事档案是企业职工信息的重要载体，历史全面地记载着职工的基本情况，反映着每个职工的综合表现。准确、齐全、完整的人事档案是企业全面考察了解、正确评价和选拨任用人才的重要依据，是促进人才合理流动、合理配臵、合理使用、保证人才队伍素质的重要措施，人事档案管理在现阶段和今后一个相当长的时期，无论对单位和个人都有不可替代的作用。现今，“弃档族”的出现和扩大，从一个侧面折射出现有档案管理的缺陷，如何优化人事档案管理流程、提高档案利用价值是我们人事档案管理者需要面对和认真思考的问题。

1.人事档案工作现状。

我国的人事档案工作经过几十年的发展，取得了较大的成就，建立了初具规模的档案工作管理体系。然而在信息化的今天，档案管理工作的重要性被进一步淡化，很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作可有可无，传统的人事档案陷入“可有可无”的尴尬。根据人事部全国人才流动中心及各省人才交流服务中心的不完全统计，全国各级人才流动中心为15.4万个国有和非国有单位代为管理保存的三四百万份人事档案中，至少有60多万份与主人失去联系。可见，随着市场经济体制的建立和人才流动等外部环境的逐步宽松，人才流动速度加快，流通方式更加灵活，人事劳动关系逐渐从政治关系转变为经济关系，“弃档族”的出现和扩大，从一个侧面折射出现有档

案管理的缺陷。

2.档案管理中存在的问题。2.1档案意识弱化。

长期以来，人事档案是一项内部性、保密性很强的工作，并不引人注目、也不容易取得明显的成绩。事人学习、工作等实践活动中产生的材料由单位上报审核后，直接交由档案管理人员存档，管理过程中的透明度不高，影响人们对档案的了解，从而构成人事档案管理的封闭性。这也导致领导干部及档案管理人员对人事档案管理工作不够重视，认识存在一些误区：认为现在任用干部重在现实表现，档案没有太大用处；认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作；认为档案工作不能为单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失、不泄密，能外调、能查档就行。企业档案意识进一步弱化。

2.2档案材料收集被动。

由于部分单位未按规定、按标准配备档案管理专业人员，档案管理人员多为兼职、变动频繁，且多数没有接受过专业知识的培训，也没有专门的档案材料收集鉴定制度，导致在档案材料的收集过程中，常常出现收集材料不作为、分类不清，或者一些该归档的材料没有及时归档，甚至被当做废纸丢弃，档案材料收集被动。

2.3材料鉴别不规范。

材料鉴定工作是在人事档案管理中几乎缺失的流程，对形成材料的鉴定、对无头档案、死亡人员档案的鉴定工作都要实实在在开展起来。由于长期的历史、政治原因，大多档案管理人员在鉴定材料时怕承担鉴定责任，有“从宽比从严保险”，“宁有勿缺”的思想。档案管理人员的保守思想和畏难情绪致使档案材料鉴定工作发展迟缓，档案中的“假材料”则与鉴定工作的不到位直接相关。

2.4档案“重藏轻用”。2.4.1被动服务。

由于档案材料不断地有更新内容，归档材料规格不一，大多要进行技术加工、折叠、剪裁、裱糊。档案管理人员常忙于材料的整理、分类、裱糊、装订等大量简单、重复的劳动，被动的进行服务，根本没有时间和精力去考虑开发档案内在信息，没有发挥的档案的积极作用。

2.4.2对人事档案的利用控制过严。

这种控制具体表现在人事档案查阅的原则和范围过严过紧，如与人事工作联系不大的单位，不得直接查阅人事档案；对查阅的要求过于苛刻，如必须是中共党员，查档人员不得查阅本人及亲属的档案等等；查阅的程序和手续复杂，如必须有介绍信、审批表、领导批示签字盖章等。

3.优化档案管理流程的措施。

时代在发展，社会在进步，档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，科学规范的档案管理可以不断地提升一个

企业的管理水平。

3.1加强企业人员档案意识。

加强宣传，增加档案知识。通过各种方式加大档案宣传力度，不断增强部门领导及广大干部职工对档案管理工作的认识，让大家知道各自享有的权利、义务。同时加强宣传档案的利用效益，从根本上提高认识，大家的档案意识，才能大大提高。

加强档案管理人员自身业务学习。要让档案管理人员充分认识到自身在档案事业发展中的实际意义。档案服务质量的提高，根本出路在于档案人员整体素质的不断提高，要将档案管理工作者的继续教育列入重要的议事日程，同时建立继续教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感，主动地参加定期的继续教育，更新知识，提高业务能力和水平。

3.2掌握档案材料收集规律。做好档案的收集工作是人事档案利用的重要保证。人事档案的质量取决于档案收集的质量，收集工作是档案工作的基础，档案材料的质量是档案的生命。

明确收集要求。做好人事档案收集，要明确知道要达到什么标准。人事档案材料要求完整、真实、条理、实用。缺少任何一个阶段或任何一张材料的不真实，都可能给职工个人利益带来影响，可能会导致错用人才，给企业或者国家带来损失；无价值的档案既增加管理人员的工作量，又浪费人力物力财力。

掌握档案材料形成规律。把握时间规律。在一定的时间内，一些部门会形成一定内容的材料。如一些重要节日里单位表彰先进，年终干部和专业技术人员考核形成的考核材料表格等。在这些固定时间的活动中，人事档案管理人员要及时收集，防止时过境迁造成材料遗失和不全；把握变化规律。凡人事档案记载的情况发生变化，就要相应形成反映变化过程的材料，如职务、职称变动，必然形成职务、职称任免表等；掌握信息普遍规律。凡是具有全局性、普遍性的工作，档案管理人员要及时了解有关政策，向有关部门提出要求，不失时机地把有关档案材料收集归档，减少工作环节，提高工作效率。

3.3规范档案材料鉴定。

人事档案的鉴别，是一项政策性很强的工作，它决定材料的取舍，是维护人事档案真实性和完整性的一项重要工作。所以要做到随时收集、随时鉴别，包括鉴别是否属于人事档案材料，手续是否齐全，格式、填写是否规范，材料是否真实，把好材料“入口关”，剔除没有价值的材料、假材料。

坚持实事求是.以有关文件及相关部门制定的政策规定为依据判定材料的价值，确定材料的取舍，明确鉴别工作的政策、界限、工作程序及归档范围。

坚持具体问题具体分析。文件各项规定对鉴别工作具有宏观指导意义，但每一份材料所反映的具体问题，是不可能从中央文件中都找到现成答案的，需要人事档案工作者对具体问题作具体的分析。确定材料的取舍，切忌主观臆断和望题生意，一定根据

材料的内容和材料形成的客观历史条件来判定。

3.4拓展档案利用范围。

人事档案利用工作，影响人事档案工作的全局。做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。

3.4.1档案可与本人见面。有人说“就那么一个小小的纸袋，却跟着我们一生，不知什么时候，不知在哪件事，就会影响我们，甚至改变人生轨迹。那里面装着什么，写着什么，我们却不得而知”。据采访，有83%的人认为自己应该有看到自己档案的权利。所以，人事档案逐渐与本人及直系亲属见面的措施的实行迫在眉睫。我们应扩大利用范围、放宽利用限制、简化利用手续、多途径多视角地向社会提供人才信息，充分发挥人事档案作用。

3.4.2强化服务理念，发挥档案信息资源的作用。档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念,以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。要明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量。服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度，发挥好档案信息资源的作用，使其充分地为社会主义现代化建设服务，是我们档案工作者义不容辞的责任。

档案管理现代化是一个循序渐进的过程，而各级档案部门接收、保管的档案数量、质量、种类、管理水平也各有不同，经济条件、人员素质、环 境 条件等都存在着差异，因此，在档案管

个人档案管理流程 篇6

【摘要】本文主要分析办公业务的现状，针对OA 系统中文件的处理流程以及档案管理的流程进行了探讨，以期

找到其中的统一设计原则和方法。

【关键词】OA；文件处理；档案管理；流程；设计

OA 系统是将办公业务通过计算机进行信息管理，它的内容涵盖文件、会议和档案等相关管理流程。但OA 系统也存在一些问题，包括档案的管理流程不完善问题，还有电子文件无人管理的问题。本文主要分析办公业务的本质，针对OA 系统中文件的处理流程以及档案管理的流程进行了探讨，以期找到其中的统一设计原则和方法。

一、办公业务的实质及现状

（一）办公业务的实质。办公业务主要是控制流程性的业务信息。在传统的办公系统中，办公信息主要是通过纸笔来进行，最终会变成纸质或声像的文件或者档案，通过这种形式反映办公业务的相关信息。现今网络环境下，大部分的办公信息主要是通过计算机平台进行控制和传递的，在这个过程中，不但会产生大量的电子文件，也同样会产生纸质的文件，这些文件记载的历史信息，再转化为档案。

（二）办公业务的现状。目前，办公信息中的文件管理依旧沿用着传统的流程，而且也缺乏档案管理，这也使得部分单位的档案与文书部门在工作上不能很好地衔接，甚至出现问题。当前，大部分的软件公司在开发中，一般将OA 系统及档案管理系统单独开发，能实现两者统一的OA 系统并不多见。这在一定程度上给档案管理和OA 系统的发展带来了困难。部分单位的电子文件缺少归档，而且并未意识到电子文件的重要性，这使得电子文件处于无人管理的状态，只能自生自灭。人们对电子文件的意义和功用并没有充分的认识，更不会引起重视。大部分应用办公自动化的单位，缺少对电子文件做归档和整理的工作，而只是单纯地将其存储到硬盘内。长此以往，电子文件虽然不会丢失，但经过日积月累，电子文件数目繁多，会给电子文件的查找工作带来较大麻烦。一些单位在实现办公自动化的同时，也实现了工作效率的提升。但这个过程中也出现了“双套制”的问题，所谓“双套制”，就是指对同一内容进行了纸质和电子版文件的同时保存。一些单位部门之间利用网络传递文件，并承办文件，但在办理完电子版文件之后，往往又会使用纸质的文件进行归档保存。这也使得同一内容的文件，通过两种文件载体进行保存，不仅浪费了人力、物力和财力，也影响了档案管理和电子文件的发展。而且通过打印电子文件形成的纸质文件，它所起到的凭证作用也会随之消失，因为在整个文件的办理中，会对文件的底稿进行相应的修改，这个修改痕迹的缺失，将无法了解文件的历史原貌，失去了凭证的作用。OA 系统和档案管理系统各自独立运行，相互之间不兼容，增加了电子文件归档的难度。据了解，一些单位应用的OA 系统一般是由上级单位设计的软件，而其使用的档案管理系统也多为现代化的档案管理软件。而往往因为两个系统的设计单位不同，使得数据转换比较困难，更不能实现电子文件归档。

上述问题如果得不到解决，那么将直接影响办公自动化的发展，而电子文件也会遭受巨大的损失。现阶段已经迈入电子时代，但对文件的管理意识，人们并没有跟上时代的步伐，还停留在对纸质文件的管理意识上，其根本原因就在于人们已经习惯管理纸质文件，对其依赖性较大。而且在管理中，只要避免天灾人祸，并符合相关的管理要求，就可对其长期保存。但是电子文件与之不同，它在使用某种技术和设备进行信息存储后，不能脱离该种技术和设备。电子档案的保存时间取决于其内容，而其保存期限则受载体的寿命决定，其中使用的技术相对复杂，也是影响人们进行电子文件管理的原因。为了更好地进行电子文件的管理，人们就要统一设计OA 系统中文件和档案的管理流程。

二、统一设计的方法和原则

（一）文件生命周期理论。该理论是指一个文件从产生到变为档案的过程，把这个过程看作一个文件的生命周期，这也表现了一体化的思想。文件在各个生命周期中有不同的表现形式，文书和档案就是其表现形式中的两种，但实质都是办公信息。文件的生命周期理论可充分利用在文件和档案的统一管理中，从而使OA 系统内的文件和档案管理流程实现重新组合设计，促进各个办公信息间的内容衔接，达到科学管理办公信息的效果。

（二）统一规划和设计流程。许多单位的OA 系统经常出现接口和子系统，很少能形成完整的OA 系统，应用的OA 系统往往缺乏整体感。如果能把文件和档案管理的整个流程统一设计到一个OA 系统中，实现系统的统一设计，减少两系统的单独使用，将会促进档案工作效率的提升，最终达到数据库共享的效果。要将文件和档案管理的整个流程统一设计到一个OA 系统中，这会促进档案工作效率的提升，并达到数据库资源共享。

（三）做好文件与档案管理的定位。大部分单位强调OA 系统设计中文件的重要性，而并未重视档案的作用，这也导致许多OA 系统的文件管理流程比较完善，而档案管理流程却相对缺失。不难看出，在系统设计中要重视文件和档案管理流程位置的问题，这直接影响最终系统中，能否实现信息共享。因此，在进行OA 系统设计时，要重点设计档案管理数据库，增强系统对数据信息流的处理功能。

参考文献：

个人档案管理流程 篇7

现行的组织机构代码赋码颁证工作仍沿用20世纪90年代初期 (当时计算机没有得到广泛应用、会操作的人员少、代码工作量小) 使用的“审核———受理———微机录入、证书打印、颁证———电子档案扫描”流程, 这个工作流程在实际工作中存在以下几个问题:

1.造成了档案资料的重复收集

一方面资料审核受理人员与数据库、档案 (库) 分离, 在量大面广的代码管理工作中不可能户户查询档案, 故不能及时了解和核对数据库内记载的信息和档案库资料;另一方面如果不重复收集, 微机操作人员与实时动态信息脱节, 在微机操作时没有可以比对的参照文 (证) 件。因此只能根据“实时、动态、有效”的要求, 在信息采集时将纸质档案资料收集齐全, 以供微机操作人员在微机操作时使用和电子档案扫描使用。

2.无法及时上报部分数据电子档案

现行赋码颁证流程将电子档案扫描放在最后一个环节, 电子档案扫描上报时, 只能扫描收集到的复印件。这样就导致审核受理窗口因需要收集的纸质档案资料清晰度不符合要求而无法受理;留存原件扫描, 则资料流转环节较多, 期限较长, 代码证书年检高峰期业务量大, 且不能对保存的文件一一办理登记, 故留存的文件原件的安全性大打折扣, 并且在颁证时扫描又会因领取证书的时间没有限制而无法在规定时间内上报电子档案。

3.造成数据库信息失真

这种前台受理, 后台处理的工作流程, 在代码证书年检高峰期, 还容易造成工作积压, 数据处理不及时, 数据库内信息失真, 与实时动态信息不符的情况。

4.造成了人力资源的浪费

在现行的工作流程中, 审核受理人员所能做的, 只是对证书原件的真实性、有效性和对《申报登记表》符合性的审查核对, 只能保证《申报登记表》的质量, 而无法确保数据库内信息数据质量。且这项审核受理工作, 在微机录入和证书打印的过程中, 录入、打印证书人员都在重复做。反复的人力资源浪费, 消耗了代码工作大量的人工精力, 造成了窗口审核、受理工作压力大, 是一种不必要的浪费。

正是这种工作流程和资料收集方法导致了代码档案中出现大量重复的资料, 在赋码颁证工作的资料收集、审核、受理环节消耗了大量、重复的人力, 致使工作繁琐, 政务环境嘈杂、无序。因此, 如何优化赋码颁证工作流程、减少人工操作环节、避免资料重复采集, 从根本上减轻窗口工作量及工作压力, 提高工作效率, 提升代码管理总体水平, 营造和谐有序的政务环境, 已成为亟待解决的一大课题。

优化赋码颁证工作流程转换微机录入模式

从源头上减少人力资源浪费, 解决资料重复采集入档的问题, 既要让代码窗口工作变得轻松、快捷, 又要符合代码数据的实时、有效、动态管理的要求。应从以下几方面入手:

1.减少人工操作环节优化赋码颁证工作流程

将审核、受理及微机录入融入一个办证环节, 由一个窗口一次性办理 (可以增设几个窗口, 以分流窗口工作量) ;证书打印和颁证分为两个环节, 由一个窗口统一办理;将电子档案扫描环节提前到颁证之前, 由一个窗口统一办理;在办理代码登记事项时, 实行现场录入数据、现场扫描原件、实时上报、当场办结的模式。即将现行的前台资料审核、窗口受理 (收取复印件、收费) 和后台录入、审核等多个工作人员分工、分步协调完成的流程, 调整为由一个窗口工作人员全程现场完成, 然后由打证、颁证窗口审查核对数据, 统一打印证书, 证书打印完毕, 转入下一个环节———电子档案扫描。电子档案扫描工作人员做现场原件扫描, 待表格和所需的各类证照原件现场扫描存档并留存相关复印件后, 申请人就可凭各个环节工作人员签字后的《申报登记表》 (或《年检表》) 及证书收费收据直接到颁证窗口取证。在整个工作流程中, 经过上一个环节工作人员签字后的《申报登记表》、《年检表》是窗口外传递且进入下一个环节的凭证。环环相扣既可相互监督, 又可确保信息数据的质量。

由此实现当场查验、录入、审核、打印《申报登记表》 (新办、变更、换证) , 申请人无需再填写复杂的《申报登记表》, 只需核对信息确认并加盖公章即可 (办理年检事项的, 申请人应当填写简化后的《年检表》) 。从数据库内打印的《申报登记表》, 是库内数据的真实反映, 比手工填写的《申报登记表》更准确、美观。这样取消现行工作流程中“审核”、“受理”环节, 大大减少了人工反复核对信息的工作量。微机录入工作还是原来的工作量, 只是增加了受理过程中收取费用这一项 (其工作量在多增设几个窗口后得到大大消减) 。人工审核被分解到每一个环节:在微机录入受理中、在证书打印之前、在电子档案扫描过程中。审核受理岗位减少的人力, 可增添到新增的微机录入受理窗口, 以适应日渐增加的组织机构代码工作量需要, 缓解受理窗口工作的压力。

2.利用图文识别软件, 提高录入速度和准确率, 提升办证效率

我们可以利用图像文字识别软件, 首先将组织机构的批准成立文件扫描进计算机, 并转换为文本文档, 然后将相应的文字选择、复制、粘贴至数据库, 进而告别以往繁琐而低效率的手工录入模式, 提高工作效率;也可以通过相关组织机构登记批准机关的注册登记管理系统的数据共享接口实时调取相关信息。这样, 微机操作人员只需轻轻点击鼠标, 校对准确获取的信息, 即可完成微机录入工作。

3.避免档案资料重复采集问题

通过上述工作流程, 将受理、审核与微机录入融入一个窗口办理, 操作人员通过比对数据库内信息即可做出该资料是否应当留存的准确判断, 同时电子档案扫描人员也可以通过核对电子档案库中的档案资料决定是否采集信息。

加强职工培训工作确保录入信息数据准确、工作流程上下环节衔接

做好职工岗前基础培训和在岗继续教育工作, 提升职工的业务素质, 加快知识更新的步伐, 以确保数据库、档案库信息数据的质量;培养职工一专多能, 人人都做全面能手, 以应对不时之需, 适时拾遗补缺, 确保工作流程上下环节的衔接;通过提升工作人员的快速反应能力, 为快速办理代码登记扫除障碍, 减少窗口办事单位排队等待的时间, 减轻窗口工作人员的工作压力。由此营造和谐有序的政务环境, 并提升窗口服务形象, 提高办公效率。

完美志愿流程管理 篇8

流程一：自我准确定位

除了北京和上海是考前填志愿，全国大部分省市是考后估分填志愿和出分填志愿，我这里主要介绍这两种方式。

考后估分填志愿估分填报志愿省份的考生自我定位主要是通过平时在模拟考生中多练习，多估分。查找、分析自己估分准确或者不准确的原因和方法，尽量让自己的估分符合实际分数，但特别提醒大家的是估分的过程中，你能保证自己估得比较准确，但却不能保证别人估分准确，因此，还是要充分把平时的成绩以及模拟成绩作为估分的重要依据，要在估分前就对自己欲报考的学校层次做到心中有数。

出分填志愿对于多数省份而言。目前实行的是出分出线出名次填报志愿。相对而言，这种办法对于自我定位非常容易，但同时因为高校招生咨询口径不同，也非常容易出现“扎堆”现象。使有的高校录取线非常高，有的高校录取线非常低。但出分出线出名次的平行志愿多少能够缓解这种情况。

温馨提示大家在确定自己的成绩段位以后，我认为应该遵循一个大体的志愿原则：

高分考生。奔名校：次高分考生，奔特色；考分中上等的考生，兼顾学校和专业：一般成绩考生。奔专业：成绩较低的考生。奔实用。

流程二：搜集相关资料

一般来说，搜集资料主要有以下两个方面：①欲报考高校的招生章程：②欲报考高校的近3-5年在本省份的录取分数。

高院招生章程是高等学校向社会公布有关信息的有效形式，是高等学校开展招生工作、录取新生的重要依据。同学们在填报志愿前。一定要全面了解高等学校的情况，重点对招生章程的内容进行研究。了解高校的录取原则，做到“心中有数”，避免盲目填报。高校招生章程的内容包括：高等学校的名称、校址、层次、办学类型、高考语种的要求、男女比例、录取原则、接收非第一志愿考生原则以及对有特长学生的录取原则等等。

通过高校的招生章程，你可以了解高校是否为“211”或“985”高校，是教育部直属高校还是省属高校。高校是否存在几个校区。高校专业的录取是否有级差，同分情况下如何安排专业，对于平行志愿省份投档后是否退档，加分是否计入专业安排……这其中比较重要的是高校录取是否存在专业级差。

录取分数线一般来讲，对于那些重视学校，觉得专业排第二位的同学，就可以查询各高校录取的最低分：对于特别重视专业的同学，尽量参考平均分数。但是，笔者认为如果使用平均分数未免过于保守。特别是对于中等成绩以上的考生，还是应该更重视学校，因为一所好的学校，可以给你更为广阔的平台。举个例子来说。如果在一所“985”“211”高校的一个相对差一点的专业和一所普通高校的好专业中进行取舍，我认为选择学校就更为重要。因为一旦进入重点高校，一般来说，都会有转专业、主辅修的相关政策来弥补专业的不足，虽然目前转专业并不容易。而且很多单位特别是我们普遍认为的比较好的企业，招聘都会限定“985”“211”的高校，即使你的专业非常好，但因为学校属于普通学校，可能也没有进入此类企业的机会了。

流程三：大范围圈定欲报考学校范围

首先应该确定自己的重点批次，重点批次是指重点线上的考生主要的关注对象，也就是提前批和一批。一本二本之间的重点批次是二本学校。依次类推。比如作为重点线以上的考生，就需要在提前批次和一本批次各确定大概13-15所高校，在临近批次，也就是二本高校中找大概10所左右高校，对这些高校进行资料分析。

流程四：资料分析和咨询

圈定了欲报考学校，就需要对这些学校的资料进行分析了，在对高校往年的录取分数进行分析时。我推荐使用分差法，即使用高校往年的录取分数与当年同批次录取控制分数线的差值来作为参考判断的一种办法。各批次录取控制分数线也就是我们平时所说的“一本省控线”“二本省控线”“专科线”等。

以南开大学在重庆市近三年的文科录取情况为例：

从表中不难看出，南开大学在重庆2007-2009文科的录取分数线一般高于重庆文科重点线40-50分，2010年和2011年之所以分数比以前要高一点，主要是因为重庆在2010年实行了平行志愿，实行平行志愿后。各高校录取分数都会普遍提高。这个原因我会在下期文章中介绍。通过这个表格我们可以看出，2012年的一位重庆考生，如果他能比一本线高出60分以上，考入南开大学的机会是非常大的。由于同批次录取控制分数线的划定已经综合考虑了本省当年的招生计划总数、考生成绩、考生排名等，因此差值法相对来讲是比较简单可行的科学办法。

在此我举个今年指导志愿的例子，这个考生是陕西的文科考生张晓天，自我分析如下：分数599，当年重点线543，分差56，陕西的省内排名650，我指导她做了一个志愿分析表(表3)。

流程五：确定志愿表