办公区环境管理规范（共12篇）
为规范办公区域环境管理，保持办公环境整洁、清新，维护良好企业形象，保持良好办公秩序，创造和谐办公环境，根据公司发展要求，特制定本制度。
1、适用范围
1.1 本制度中的环境管理，包括前台、领导办公室、公共区域（开放式办公区、会议室、休闲文化区，接待室等）的环境卫生管理。机房，仓库，茶水间参照此制度执行。
1.2 人事行政部为办公区环境管理部门，进行日常环境管理考核工作，不定期对各区域办公环境进行抽查，并对检查情况进行通报。
2、前台的管理
2.1前台负责维护前台办公环境的清洁干净，确保文件资料摆放整洁有序。
2.2各部门如有客户来访需提前报备行政前台，行政前台根据来访客户信息作引导至相应接待室，并通知相关人员第一时间予以接待。办公时间客人来访，前台须热情接待来访人员，使用文明用语，了解客人来意，及时通知被访人员到前台处将来访者请至接待室交谈。如果来访者既不能说明事由又不能说出被访者的姓名，前台文员不得将来访者带入办公区内，而应报告行政部负责人进行接待。
2.3 行政前台应管理、维护打印机和电话机、办公电脑。及时检查打印机的纸张、墨粉等，如有缺少，及时补充。定期检查电话，办公电脑使用情况，如有故障及时联系维护。
2.4 前台收到公司订阅的资料、信件、业务往来的快件后，应及时进行整理与分类送达各部门。公司员工的快递物品前台统一签收，通知收件人下班后统一到前台领取，防止送件人员直接进入办公区。工作时间如有特殊情况需要当面签收的务必报备部门领导方可离岗，不得擅自脱岗收发快递。
2.5行政前台应每天对接待室/会客室卫生做检查，展品稍作整理，做到物品摆放整齐。宣传物料摆放整洁有序，缺损的宣传物料及时补充。
2.6凡带出公司的重要物品(如电脑、电话、办公家具等)，行政前台应在收取加盖了公司公章的出门证后方可放行。
2.6 前台负责对公司大门的开关进行管理。
2.7办公区域内的绿植应保持新鲜、旺盛的生长状态，对于发黄、枯萎的绿植，行政前台要及时反映，联系绿植公司进行保养或者更换。
3、休闲文化区的管理
3.1休闲文化区的卫生由公司保洁完成，行政负责整体环境维护。
3.2休闲文化区用于公司员工丰富职工业余文化生活，休养身心的地方，员工有爱护办公区域内各种设施设备的责任
3.3所有员工在休闲文化区就餐、休息、聚会务必保持休闲区干净整洁。就餐、部门例会或者其他活动，卫生做到谁使用谁负责。小组讨论，部门例会，事后一律清理桌面，地面保持干净整洁，带走会议资料及相关物品收拾好垃圾一并带走，椅子归位统一推至桌子下方。员工就餐完毕后清理掉餐盒垃圾,桌面油污，部门晚上加班就餐请各部门安排每天的值日生，做好卫生工作，清理干净桌面和地面，将剩余餐盒统一收拾至保温箱，并将保温箱送至茶水间存放。
4、总经理办公室的管理
4.1 总经理办公室环境卫生由公司保洁员完成。前台文员负责整体环境维护、办公用品需求补充等。
4.2每天早上上班之前，前台文员需整理总经理桌面文件、检查办公文具（如笔能否书写、铅笔是否需要削、文件放置的是否整齐等）；检查总经理办公室的饮水机电源是否打开、卫生是否干净、饮水机水桶里的水是否用完。
4.3凡是前来拜访公司领导的客人，前台文员把客人带至会客区接待，然后通知接访的领导，经领导同意之后，将客人请入总经理办公室。
5、开放办公区的管理
5.1开放办公区由各工位人员自主管理，人力行政部监督检查。员工有爱护办公区域内各种设施设备、办公物品的责任，对办公用品妥善保管使用，不得无故浪费与丢弃。
5.2办公桌上应保持整齐、干净。桌面不得随意堆放文件、报纸及其它杂物，应按规定整齐摆放电脑、文件框、电话、笔筒、台历、水杯等物品。离开座位后，必须将椅子归回桌子下方，办公桌上不得留有杂物。
5.3 不得在墙上张贴与工作无关的物品及图片。保持地面干净整洁，不得有果皮纸屑等杂物。5.4办公区不得大声喧哗，打电话时不得使用免提，接电话时铃声最多不得超过三声，说话声音尽量放小。
5.5 与同事进行工作交流时，必须走到被交流人座位处，低声交谈。工作期间禁止聚集,扎堆讨论，如有工作上交流,小组讨论可以选择到会议室或者休闲文化区，以免妨碍他人工作。5.6 公共办公区域严禁吸烟，吸烟应到指定的吸烟区。5.7员工工作时间不得在办公室化妆、吃零食等。
5.8员工原则上不得在办公区域内就餐。所有员工就餐一律在休闲文化区 5.9 下班离开后需关闭电脑、灯、空调及其它用电设备。5.10办公开放区绿植不得随意私自移动位置，特殊情况移动后也事后还原。走路小心不要碰倒绿植，绿植浇水工作只由行政前台负责，任何喝不完的水不要倒进绿植盆中。
公共卫生区域由人事行政部监督，随时保持整洁。过道，前台区域如有水渍，灰土前台应及时清理干净。
6、接待室的管理
6.1 行政前台负责接待室管理，各部门有到访客户请提前将客户信息报备至行政前台，行政前台统一协调安排接待室。6.2 接待室严禁吸烟。
6.3 接待室环境应保持清洁与整齐。行政前台应在客户洽谈结束后，及时对接待室做必要收拾，桌椅摆放整齐，整理展品和宣传物料，清理桌面，倒掉垃圾。始终做到接待室干净整洁。6.4业务经理在洽谈客户后，应及时收拾走展示产品及相关洽谈资料，随手丢掉桌面上纸杯，协助行政前台做好接待室卫生工作。
7、会议室的管理
7.1 保持会议室整洁，保证室内灯光、音响、空调、投影等设备正常运行。
7.2 会议室为公司级、部门级、临时性会议召开的地点，由人力行政部负责统一管理。7.3 公司级会议布置及会后清理由人力行政部负责妥善安排。
7.4 部门开会使用会议室需提前到前台文员处登记，如发生冲突，人力行政部协调安排。部门会议由申请部门自行布置，离开前负责清理、收拾、关灯、关空调。7.5 临时性会议使用会议室要求同上。
8、门户的管理
8.1钥匙由人力行政部指定人员保管，备用门卡及钥匙由人力行政部负责人保管。8.2钥匙需统一编号统一管理。
一、电子办公环境下文书档案管理存在的问题
(一) 观念的束缚
在信息时代, 人们逐渐认识到信息的重要性, 认识到要高效地进行信息的开发, 但是在实践中, 由于我国电子文书档案的管理起步晚, 长期以来档案处于封闭半封闭的状态, 管理人员对电子文书档案的管理缺乏认识和实践的经验。首先, 由于经费的有限性, 文书档案管理不被重视。其次, 许多档案工作人员缺乏对文书档案的管理进行创新的精神, 缺乏对档案信息资源进行开发的服务意识。
(二) 技术的障碍
电子办公环境下文书档案的管理需要有严格、系统、专业的技术保证, 它涉及计算机网络领域的很多知识, 技术密集, 发展和更新的速度快给系统的掌握带来一定的困难。首先, 信息安全技术对于维护电子文件的真实性至关重要, 保证电子文件信息安全的技术措施还需要相关法律的支持。但是目前电子文件的安全性难以保证, 电子文件的法律地位还未确立。其次, 电子文书档案涉及到个人隐私如何与互联网等公共信息网实行物理隔离。最后, 数据存储和压缩技术、网上信息管理技术、检索技术等都应用还不普遍。这些问题都是文书档案管理中遇到的技术障碍。
(三) 电子文书档案管理标准落后
电子文书档案管理的前提是档案信息的规范化, 即用共同的信息技术和信息语言组织档案信息。我国到目前为止颁布了很多的档案工作标准, 但是对电子文书档案的数字化规定却很少。这就需要从电子文书档案的著录、保护等方面入手, 制定新的标准来引导实践。首先, 缺乏统一的电子文书档案管理制度标准。在电子办公环境下, 文书档案收集、保管、利用各个工作环节的具体标准要进行准确地界定。要根据实际情况, 按照科学、有序、高效地工作要求, 制定电子文书档案管理的标准。其次, 缺乏统一的电子文书档案管理的计算机软件标准。目前开发的软件技术水平和功能参差不齐, 标准不统一, 给文书档案的信息资源共享带来了问题。
(四) 设备落后, 资金不足
电子办公环境下, 文书档案的管理需要相关的设别作为支撑, 如档案管理系统、文字扫描系统、网络系统、计算机硬件系统等, 虽然电子办公环境下, 一般档案馆都配置了计算机, 但是由于资金的不足, 文书档案管理的其他设备得不到很好地配备, 技术得不到及时的更新, 致使文书档案的管理得不到发展, 影响了工作效率的提高。
二、电子办公环境下实现文书档案高效管理的措施
“档案信息化建设的发展将以办公自动化、网络体系化、馆藏档案数字化、多媒体全文信息一体化及馆际交流规模化为蓝图。” (1) 在电子办公环境下, 实现以上的目标需要从以下几个方面加以努力:
(一) 树立新的数字化的文书档案管理观念
传统的观念认为, 档案即是纸质的档案, 整理档案就是简单地手工整理的过程。随着信息化社会的到来, 文书档案的管理也逐渐向信息化、数字化, 出现了大量的图片、多媒体、数据库等数字档案。这就要求我们充分认识信息的重要性, 树立数字化的文书档案管理的观念, 将档案管理与计算机技术、网络技术结合在一起, 实现文书档案管理的创新。
(二) 建设信息网络实现文书档案信息共享
必须克服已有的技术缺陷, 统一数据和软件, 为文书档案的信息化奠定基础。实现文书档案的管理必须要在统一规划的基础上, 实现统一数据格式、统一软件程序、统一技术标准。首先, 打破档案部门各自为政的局面, 建立统一标准的文书档案信息网络, 实现文书档案的信息共享, 充分发挥网络的作用。实现文书档案的快速异地传输, 使文书档案得到高效地利用, 使使用者更方便地获取信息。其次, 要使文书档案的管理具有自己的特色、有所侧重, 形成一个有特色、有重点的网络档案管理体系, 充分、有效地利用网络信息资源, 满足社会多方面的需求。
(三) 制定文书档案管理的标准和制度
电子办公环境下, 文书档案的管理已经引起了国家的重视, 相关的法律、法规正在出台和完善。在网络技术不断发展的今天, 档案的载体也逐渐多样化。应根据法律法规, 结合档案管理的实际情况, 制定相关的标准和制度。首先, 电子档案的鉴定及电子档案建立的全过程都要规范化、标准化;其次, 对修订文书档案的过程进行规范化, 促进文书档案信息开发的制度化建设。通过相关制度的建设, 来保证档案工作的制度化、程序化、规范化。
(四) 加强文书档案管理的软件基础设施和信息系统的建设
文书档案管理部门可以借鉴已有的经验, 与办公自动化、政府上网工程、互联网站等系统进行沟通和联系, 以文书档案管理的局域网为基础, 完善文书档案的基础设施建设。完善的软件基础设施还需要有完善的应用系统作为支撑, 应用系统的建设在档案信息化管理化过程中发挥着重要的作用, 电子文书档案的高效管理应加强档案管理应用系统的建设。
注释
1 办公自动化的基本概念及其特点
1.1 办公自动化的基本概念。办公自动化主要指使用计算机、网络等现代化技术对办公室工作以及相关信息进行相应处理，能够实现信息传输、自动发送、存储以及接收。能够将信息的流动速度进行极大提升，并能够显著提升信息的可靠性以及真实性。
1.2 办公自动化的特点
1.2.1 工作效率高。在目前实际的办公自动化过程中，由于医院各个部门功能以及作用的不同，档案分类为人事、病历、文书、专题以及实物等，涵盖有教学、财务、基础设施等影响医院运作的各个方面相关信息。能够将常规的档案管理工作逐渐进行科学化以及合理化处理，更好实现信息的检索效果。
1.2.2 存储方式安全可靠。传统的纸质医院档案在实际实施管理过程中，往往无法较好地进行管理。湿度、温度、气候等较多外部原因会对纸质档案造成极大威胁。通过使用办公自动化形式，能够缩小档案存储空间，也能够更好地让档案管理过程趋于便捷，延长档案实际寿命，这对于档案管理以及使用有着极为重要意义。
1.2.3 能够实现资源共享的效果。办公自动化在实施档案管理过程中进行计算机技术使用，能够帮助档案管理更加科学化以及规范化，最大限度地保证资源利用效率以及档案管理的实际效果。也能够实现较高的查找率，能够较好地脱离空间限制，更加完善地实现资源共享，增强了档案管理过程中的安全性。
2 在实施办公自动化环境中医院档案管理的问题和改善策略
2.1 在实施办公自动化环境下档案管理的问题。目前，最为常见的问题就是档案管理人员自身水平不高，无法较好地进行办公自动化过程中的档案管理。另外，档案管理也缺乏统一标准，容易出现较多问题，影响到档案管理质量以及效率。在目前的办公自动化过程中，系统开发不规范，运行水平参差，软件投入较少以及模式并不合理等情况，使实际使用效果不佳。
2.2 如何解决办公自动化环境下医院档案管理过程中出现的问题。提升档案管理人员自身素质。随着目前医疗卫生事业标准的不断提升，出现较多的新技术以及新内容。医院在招收档案人员过程中，尽量招收档案管理专业人才，扩充医院中档案人员的专业程度以及管理水平。而对于目前的档案管理人员，也可以加强专业知识培训，提升实际专业化水平。
建立档案管理的子系统。对于医院而言，需要加强办公自动化系统的研究，并加大在实际研究过程中的资金投入，同时在办公自动化系统基础之上，建立起档案管理子系统，通过这种方式能够更好地实现电子文件的生成以及归档等相关工作，更好地完善办公自动化系统的使用。
制定出科学的管理标准。在上文的研究中，我们可以发现，在办公自动化环境下，医院的档案管理过程无法较好实现的主要问题就是管理标准的不统一和完善。要制定出科学统一的保管、统计、整理以及收集检索等相关工作程序。保证档案管理工作能够严格地在相关要求以及标准下得到实施，并注意根据实际工作需求，定期地完善以及更新医院的档案管理标准。
办公环境管理制度
一、目的
为加强开放式办公环境的管理，创造良好的办公环境和秩序，树立公司的良好形象.特制定本规定。
二.适用范围：
本规定适用于公司全体员工。
三、职责：
1、人力行政中心负责对整个办公区域进行监督管理，对违反相关规定的部门及个人做出通报批评或惩罚决定.2、各部门负责人对各自部门的办公场所负责，督促下属做好办公环境改善及办公设备的管理和日常保养
四、名词解释
1、办公环境：是指由办公场所和公共场所共同构成的区域。
2、办公区域：是指员工日常工作的环境。如：由标准办公位组成的开放式办公区。
3、公共区域：是指办公区域内的会议室、接待大厅、走廊、过道等。
五、办公区域环境维护
1、员工应自觉维护办公区整洁，每天下班必须清理自己的办公桌，物品摆放归位（文件夹放入文件筐、桌面整洁，座椅推进办公桌底下）；上班的第一件事必须首先清理自己的办公桌，以及周围环境，确保办公桌面物品整洁有序，物品规范摆放，桌椅清洁无灰尘和杂物。
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2、办公桌面只允许摆放办公用笔、本、笔筒、水杯常用办公用具且须摆放整齐。
3、电脑键盘要保持干净，下班或离开公司前将电脑主机和显示器关闭。离办公设备最近工位的员工有义务和责任关闭办公设备的电源。
4、文件资料的摆放和保存应妥善保存，防止失窃或泄露。
5、打印或复印非存档文件时，尽量利用废旧纸张，减少纸张的浪费.如非必需，打印文件时尽量选择黑白打印。
6、禁止在办公区域吸烟。
7、禁止以涂抹、刻画、张贴等任何方式破坏公司办公环境。
8、员工需将废纸、废物入篓，超过半桶当天应自觉倒掉，不可有益满现象；
9、严禁随地吐痰。
10、禁止在办公环境内大声喧哗，扎堆聊天。
11、下班或办公室人员全部外出时，最后离开办公室的员工应关闭整个公司照明、空调电源，避免资源浪费。
六、会议室管理
1、各部门在召开会议前，提前半天于人力行政中心行政部预约会议室，确认会议室使用时间、预计会议长度。未通知人力行政中心需要使用会议室的，人力行政中心将不予安排。
2、会议室一切公物不得随意搬离会议室。如搬离，需通知人力行政中心行政部，使用后放回原位。
3、会议室使用过程中注意维持会议室卫生，会议结束后，请对会议室物品进行整理归位。
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4、如有相关会议设备、用具需要人力行政中心提供，请提前借用，并按照正确的方式使用，如不了解使用方法，应申请人力行政中心协助。会议设备、用具在借用后应及时归还。
七、饮用水管理
1、公司为办公室员工提供办公饮用水；
2、公司员工应珍惜资源，厉行节约，一次性纸杯用于来访客户使用，公司员工应自备杯具，禁止将饮用水用作冲洗餐具、杯具等其他用途。
员工下班离开公司前，应随手关闭饮水机电源，防止造成资源浪费和埋下安全隐患。
八、附则
本制度由行政人事部制订并负责解释,报总经理批准后实施,修订与终止亦同。
第一章 总则
第一条为规范公司办公区域的环境管理，保持环境的整洁、清新、怡人，维护良好的企业形象，特制定本规定。
第二条本规定中的环境管理，是指公司办公区域的清洁和绿化管理。
第三条行政部为公司办公区域环境管理的归口管理监督部门。
第二章环境管理的范围和要求
第四条环境管理的范围：
1、清洁管理的范围：包括办公室、会议室、洗手间、走廊、楼道等部位及各类办公设施设备。
2、绿化管理的范围：包括总裁室、副总裁室、会议室、会客室、各部门办公室、入口处，走廊及其他需要进行绿化布置的地方。
第六条环境管理的要求：
1、清洁人员应在员工上班前和下班后做好日常保洁工作；
2、地面（地毯）保持整洁，无污迹；
3、天花板、墙面、墙角保持无灰尘，无蛛网；
4、会议室保持整齐、洁净，茶具充足，并及时清洗、消毒，做到无污渍；
5、洗手间保持空气清新，无异味，场地整洁，卫生用品齐全，不断档；
6、门窗、走廊、楼梯、踢脚线、空调送风口等部位保持无灰尘、无污迹；
7、窗帘、垃圾筒、灯具、电源开头及插座等设施保持无破损、无尘垢；
8、办公设施设备摆放整齐，无灰尘、无污迹；
9、各办公室的茶具按时清倒，无遗漏；
10、绿化植物无灰尘，花盆内无茶叶、烟蒂等杂物。
11、办公垃圾和洗手间垃圾及时收集，做到无积压。
12、办公桌上无浮尘，物品摆放整齐，水具无茶锈、水垢；桌椅摆放端正，各类座套干净整洁
第三章卫生用品的管理
第五条卫生用品的范围：
包括吸尘器、洗洁精、除虫剂、抹布、扫帚、畚箕、拖把、水桶、梯子及其他用品。
第六条卫生用品的采购与保管：
1、行政人事中心根据需要和库存，编制环境管理用品的采购计划，由行政部经理签署意见，经分管副总裁理审核，报总裁审批后实施。采购时应对市场上清洁绿化用品的品牌、质量、价格进行调查，-1-
力求价廉物美。
2、行政人事中心对所采购的用品进行验收、登记和入库（绿化植物即摆放于办公区域）。
3、各部门人员应本着合理、节约的原则，根据工作需要填写领用单，经行政人员审核，行政经理审批后领取。
第四章 管理职责
第七条清洁人员职责：
1、对办公场地、会议室、洗手间等办公区域进行保洁；
3、清洁办公设施设备，清洗、消毒公用茶具；
4、养护、清洁和更换绿化植物
5、收集、倾倒垃圾。
第八条行政人事中心每周对清洁工作进行1次检查，每季度对绿化布置进行1次调整，发现问题及时整改。
第五章 附则
第九条本规定由行政人事中心解释和修订。
第十条本规定自印发之日起施行。
办公区域安全管理办法
第一章 总则
第一条为加强办公区域的安全管理，增强员工的安全意识，落实各项安全措施，保障公司各项工作顺利开展，根据“预防为主、杜绝隐患”的原则，特制订本办法。
第二条本办法中的安全管理，是指包括消防、防盗和用电等方面的安全管理。
第三条行政人事中心为公司办公区域安全管理的归口管理监督部门，负责安全防范措施的制订、落实、检查及安全事故的调查、处；各部门、机构应负责本部门的安全管理工作。
第二章消防安全管理
第四条行政人事中心应定期组织消防安全学习，开展多种形式的消防安全宣传教育。
第五条行政人事中心需要定期对消防设施设备的配置情况进行检查，发现问题立即整改。确保消防监控系统、消防栓、灭火器具等完好、有效，消防通道畅通，消防标识清晰、准确。
第六条办公区域严禁存放易燃易爆物品。
第七条发生火情应立即采取相应措施。
第三章防盗安全管理
第八条公司员工不得在办公室存放私人贵重物品或大笔现今，离开办公室（室内无人）应随即锁门。
第九条会议室应有专人负责管理，无会议时应锁门。
第十条财务中心要注意安全防盗，下班时部门负责人要检查保险柜、门窗、电灯等全部锁好关好；
第十一条 各办公房间无人时要关好门窗，下班前要检查门窗是否锁好。
第十二条 公司车辆使用人在停放车辆时应关窗锁门，车内不宜存放贵重物品。
第十三条 公司员工及外来人员携带大件物品或办公设备离开公司，须持有综合管理部开具的出门单。
第四章 用电安全管理
第十四条公司办公区域配置设施设备应根据配电容量，并留有余地。
第十五条公司员工使用各类设施设备时，应遵守相关的操作程序和要求，禁止违规操作以保障用电安全。
第十六条维修人员在维修各类电力设施设备时，应严格按照安全操作规程操作。
第十七条公司员工不得在办公室私拉电线，不得擅自使用电热器具；下班时应切断办公设施设备的电源。
第五章 附则
第十八条办公人员要有高度的责任感，经常检查、督促安全保卫措施的落实情况，发现问题，及时消除隐患。因对工作不负责任而造成事故的，一律追究责任；
第十九条全体员工都有遵守本制度及有关安全规范的义务。凡违章造成事故的，一律追究责任；情节严重构成犯罪的，移交司法部门追究刑事责任。
第二十条本办法由行政人事中心负责解释和修订。
第二十一条本办法自印发之日起实行。
签发单位：大连金玛置地有限公司
发文部门：行政人事中心
为了营造整齐、清洁的办公环境，培养规律的、科学的工作习惯，进一步提高工作效率，特制定并严格执行本标准。具体内容如下：
一、办公室物品摆放标准：
1、办公桌、计算机桌面整洁，物品摆放有序，不可摆放过多物品，做到整洁美观。
2、资料柜内书籍、资料、物品摆放整齐有序。
3、扫帚、抹布、毛巾、清洁用品、纸箱、废纸等物品要在合理位置摆放，不可放在明显位置或随意、随处乱放。
4、室内办公桌或临近的墙面上不能张贴、悬挂各种宣传画、资料等。
二、办公室卫生标准：
1、室内地面、窗台面等洁净无灰尘，无积水，不堆放杂物、垃圾。
2、办公桌、椅子、计算机、电话机等表面及资料柜面洁净、无污垢。
3、茶杯、纸篓、拖把等要勤倒、勤洗，保持清洁。
4、门、窗、空调、沙发、茶几等洁净无灰尘，室内物品无积尘。
5、坚持开窗通风，经常保持空气新鲜。
6、定期养护办公室内的植物。
7、办公室墙面无大面积污迹、无蜘蛛网，墙面张贴壁画无缺损并确保无灰尘、无污渍；
三、办公室卫生职责要求：
1、办公室内做到每日早上班前小清扫、每周一次大清扫。
一、办公自动化的概念和特点
(一) 概念。办公自动化是指利用计算机信息技术进行办公室工作, 实习信息交流、资料储备、数据传输接收等, 以提高办公灵活性、精准性和可靠性。办公自动化能够实现计算机同使用者之间的交流, 是一种科技化交流管理方式。
(二) 特点。在医院档案管理中, 办公自动化具有其显著特征:1. 迅速精准。医院各部门对所记载资料进行迅速录入, 能够改善传统人工操作的缓慢与误差, 使档案管理更具时效性和精准性, 更加科学化、系统化, 方便实时检索查询。2. 资源共享性。办公自动化最大程度上利用了计算机互联网信息共享系统, 使档案管理更具广泛性和规范性, 办公自动化能够使各相关部门资料实现共享, 加强了医院各部门之间交流, 利于提升办公效率。3. 储存方式灵活。医院文档管理存储方式由纸质变为电子文档管理, 增加里了对文本、图像、视频等多种直观事物记录, 不断节约了以往文档管理所占用的空间, 还增加了文档储存市场, 延长文档使用寿命, 便于医院资料长时期记录。
二、医院档案管理办公自动化存在的问题
(一) 文档管理人员缺乏专业性。办公自动化是基于计算机信息技术进行的办公方式, 要求文档存储方式更加多样化, 操作精准。当下我国医院文档管理人员还基于传统文档管理习惯和理念, 缺乏现代化文档管理专业知识和操作技能, 缺少专业知识培训, 不具备专业的文档管理能力, 只是单纯掌握计算机技术无法胜任这项工作。
(二) 系统不完善。当前我国医院档案管理系统实用软件较少, 管理系统水平较低, 不利于管理人员操作。医院档案管理系统对医院的针对性不强, 融合度较差, 与实际操作具有一定差距。同时, 电子文件同电子档案管理的转化和录入不具有连接性, 给电子文件录入造成一定阻碍。
(三) 缺乏统一管理。办公自动化为人们工作带来极大便利的同时也存在一定问题, 例如文档存储一般只保留最终正式文件而不会保留原始文件, 文档的存储类别和存储方式不具备统一性, 会造成数据库检索混乱, 影响文献资料搜索。
(四) 缺乏安全性。办公自动化最大的问题在于其自身的安全隐患, 电子文档不具备固定形式, 没有特定的字迹和签名等特殊标记, 易于修改, 因此不具备个人权威性和标志性, 较比纸质版更容易被改动。同时自动化文档管理易被外来病毒侵入, 造成档案泄漏, 数据混乱。电子病历的安全涉及到病患的个人信息和隐私性, 安全保密工作尤为重要。
三、加强医院档案管理办公自动化的策略与建议
(一) 提高人员素质。医院应该加强档案管理人员培训, 为管理人员提供更多的理论知识学习机会和档案系统操作实践机会, 制定相应考核机制, 激发管理人员竞争意识和工作热情, 落实医院档案管理工作, 建立完善的档案管理人员人力资源管理制度。
(二) 完善档案系统。医院应加强办公自动化档案管理系统研究, 设计符合医院基本情况的管理软件, 建立档案管理子系统, 实现电子文件同电子档案之间的有效连接, 便于电子文件存储转化。档案管理系统应进行平台搭建, 实现各部门之间的资源共享, 同时针对具体应用建立档案权限管理, 提高档案管理的适用性和针对性。
(三) 制定管理标准。医院档案管理工作应制定严格的档案管理标准, 保证其符合国家相关部门档案管理规定, 结合医院实际情况制定档案管理分类方式和检索查询权限, 使管理更具标准化、规范化, 严格要求管理人员按照文档管理标准进行操作。此外, 针对医院具体情况, 调整和更新医院档案管理制度, 定期对档案进行检查和修补, 帮证文档数据准确性。
(四) 加强网络监管。为了维护电子档案管理安全性, 医院需要建设完整、可靠、精准的档案管理信息化网络系统, 通过对网络系统进行加密、设置权限和设置防火墙等方式, 加强文档网络安全建设和监管力度, 使用数据恢复技术对被破坏的数据进行修补和维护。为防止人为违规操作进行文档更改, 对重要的文档建议进行加密或特殊权限设置, 尤为重要的文件建议采用纸质版。医院办公自动化安全直接影响到病患的个人安全和隐私安全, 因此需要特别重视, 病患信息的泄漏将直接影响医院的权威性。
参考文献
[1]胡桂周, 鲁鸿.浅析医院办公自动化系统中电子文件档案管理的意义[J].中国病案, 2013, 11 (2) :33~34.
[2]薛鹏.医院自动化办公管理系统开发应用的探讨[J].创新科技, 2013, 21 (7) :45.
[3]郭君南.浅谈医院文书档案管理的办公自动化[J].黑龙江史志, 2014, 13 (5) :79.
A“我的秘诀是利用生日策划活跃办公室氛围!”
Anna26岁办公室主任
同事Coco过生日，提前两天我就召集办公室其他同事，特别为她制作了生日策划，主题是“寻宝”。生日当天，她必须通过玩游戏的方式获得她的生日礼物。游戏的规则是，通过三个关键词，让她猜出是哪个同事，猜对了就去那个同事那继续回答问题，如此反复,最后找到“宝藏”。
游戏中，同事都有自己的关键词，各自都不知道答案。有的特别搞笑，把个别同事的癖好都给加进去了。猜出来时，大家早就笑开了。那次Coco告诉我们，这是她度过的最特别、最有意思的生日，还一个劲地感谢我们。
其实送什么礼物不重要，花特别的心思去对待同事，那是对她的一种尊重和贴心。而整个过程中，不仅活跃了办公室气氛，更增进了大家的友谊。
女报解析：都说职场关系把握不好，就是失败的开始。良好关系的建立，首先是彼此的互相尊重合友善，而在长期的工作中建立合作和友谊。友谊的维持需要我们去花心思，“要想别人怎样对你，你就得怎样待别人”，人都是渴望被人重视，被人关心的。一句关心的话语，一个贴心的问候，在细节中积累的点滴，最能打动人心，也最能让你愉悦。
B“让紧张的心情去热带雨林度个假!”
Sunny25岁出版社编辑
买盆植物放在办公室里虽不是什么新招，却很管用。我个人非常喜欢热带植物，因为母亲就是园艺师，家里种了很多。而我的桌上摆满了从花市精心挑选来的各种热带植物，再摆些淘来的亚马逊艺术装饰品，现在我的办公桌整个看上去就是个“热带雨林”。同事都戏说：来上班，就跟去度假一样！现在大家都叫我“园丁”了。赶上有新来的同事，就送一盆最为见面礼，关系一下子就近。有时连我的上司都会来讨要一盆，还让我教她怎么打理。就我这些绿色宝贝们，真的让我在同事中增色不少。编辑稿件累了感到烦闷，突然看到它们，心情一下子舒畅许多。
女报解析：研究显示，绿色能缓解工作人员的情绪，工作人员在产生急躁心理的时候，抬眼看看繁茂的嫩叶，往往会产生一种视觉效应，心中的烦闷也就消失了。除此以外，不少植物还具有很好的净化空气、杀灭细菌的效果。以德国为例，据一家花卉杂志的调查显示，一般来说，德国办公室人均拥有植物的数量为3盆，如果办公面积较大，人均可达到5盆之多。有不少一个人的办公室里甚至摆放着七、八盆植物。而现在，在中国，职业白领们也越来越钟情于在自己的办公领域内养一些花花草草，用以调节心情。
C“我把1.5平米大小的空间弄得心驰神往。”
草草23岁策划专员
策划公司最讲究的是创造力，而每位同事的桌上都摆着不同的小物件。就1.5平米大小的空间里，大家也像是比赛创意，都铆足了劲搞个性化。而我喜欢的就是卡通片里的角色，这和我目前做儿童活动策划也分不开。我经常逛街时，就爱逛布偶、玩具店，钻进去，挑上自己喜欢的玩偶，满意结账回家。而我的办公桌上俨然是个动物乐园了，迪斯尼动画电影《小鸡快跑》里的小鸡、宫崎骏著名动画《龙猫》里的小龙猫、HELLO KITTY系列玩具等等。有一次在做了商场六一儿童节的活动策划，客户来公司看见我桌上那一大堆玩具，偷偷告诉老板说，让我做这个策划一定没问题！而我也因为有了这些可爱小东西的陪伴，在小小空间里待上8小时也不腻。
女报解析：相框、台历、纸巾盒、笔筒、便签夹、钟表、手机座等，甚至是烟灰缸，都可以根据自己的爱好去选择搭配，就如翻过一页日历，给你带来的新颖一样，经常增添些喜欢的物品，办公的心情也跟着大大改观了，而这些小物更能让同事了解你的性格，这也是一个不错的办公室调和剂。
D“我给员工买了按摩椅。”
Angel 35岁 市场经理
我们部门的特性是经常出去跑市场，一天跑下来累得半死，腰酸背痛，两腿抽筋。有一天，我听到刚跑完市场回到办公室里写报表的同事无意间说：真累!好想去按摩按摩!我就想，是啊!要是能让大家一回到办公室就先放松一下那不是很愉快的事么？有了这个想法，我就开始动手写申请，为部门的同事申请到一张能够按摩全身的按摩椅。按摩椅一买到，同事们都欢呼雀跃，争先恐后的去放松。办公室里少了抱怨，多了工作的积极性!
一、《办公室卫生管理制度》
一)主要内容与适用范围
1、本制度规定了办公室卫生管理的工作内容和要求。
2、此管理制度适用于本公司所有办公室卫生的管理。
二)责任人
办公室各卫生负责人
三)制度内容
1、公共区域环境卫生要求：
①各卫生区域分配到人，或者安排卫生值日表值日，卫生负责人必须在8:50之前将各自卫生区域卫生打扫完毕。
②保持公共区域及个人区域地面干净清洁、无污物、污水、浮土，无死角。③保持门窗干净、无尘土、玻璃清洁、透明。
④保持墙壁清洁，表面无灰尘、污迹。
⑤保持挂件、画框及其他装饰品表面干净整洁。
⑥保持卫生间、洗手池内无污垢，无异味，经常保持清洁。
⑦保持拖把、抹布等卫生工具用后及时清洁整理，保持清洁、摆放整齐。⑧垃圾篓摆放紧靠卫生间并及时清理，无溢满现象。
⑨定期给植物浇水、修剪、抹尘，保证植物茁壮成长。
⑩每天按时清洁仓库卫生，如请假请自我安排协调其他值日人员进行规整、打扫;
每逢国家法定节假日，应提前一天由行政文员组织全体员工大扫除。
2、个人办公用品卫生要求：
①办公桌面：办公桌面只能摆放必需物品，其它物品应放在个人抽屉，暂不需要的物品就摆回柜子里，不用的物品要及时清理掉。
②办公文件、票据：办公文件、票据等应分类放进文件夹、文件盒中，并整齐的摆放至办公桌左上角上。
③办公小用品如笔、尺、橡皮檫、订书机、启丁器等，应放在办公桌一侧，使用完后放到原位。
④电脑：电脑键盘要保持干净，下班或是离开公司前电脑要关机、关显示屏、关闭电源。
⑤报刊：报刊应摆放到报刊架上，要定时清理过期报刊。
⑥饮食水机、灯具、打印机、传真机、文具柜等摆放要整齐，保持表面无污垢，无灰尘，蜘蛛网等，办公室内电器线走向要美观，规范，并用护钉固定不可乱搭接临时线。
⑦新进设备的包装和报废设备以及不用的杂物应按规定的程序及时予以清除。
3、个人卫生要求：
①不随地吐痰，不随地乱扔垃圾。
②下班后要整理办公桌上的用品，放罢整齐。
③禁止在办公区域抽烟。
④下班后先检查各自办公区域的门窗是否锁好，将一切电源切断后即可离开。⑤办公室门口及窗外不得丢弃废纸、烟头、倾倒剩茶。
二、《仓库卫生管理制度》
一)主要内容与适用范围
1、本制度规定了仓库卫生管理的工作内容和要求。
2、此管理制度适用于本公司所有仓库卫生的管理。
二)责任人
仓库管理员
三)制度内容
1、仓库管理员必须在8:50之前将仓库卫生区域卫生打扫完毕。
2、任何人不得在仓库吸烟，违者至少处以现金100元罚款。(仓库管理员有责任和义务制止任何人在仓库吸烟。)
3、货物陈列按公司要求陈列有序、摆放整齐。
4、回瓶放在指定位置，空瓶、纸箱及时清理或处理。
5、仓库地面干净，无纸屑、烟头、空瓶、纸箱等杂物。
6、废旧纸箱及时处理，至今出现乱放、乱对的现象。
7、每天按时清洁仓库卫生，如请假请自我安排协调其他值日人员进行规整、打扫;
三、《开票室卫生管理制度》
一)主要内容与适用范围
1、本制度规定了开票室卫生管理的工作内容和要求。
2、此管理制度适用于本公司所有开票室卫生的管理。
二)责任人
仓库会计
三)制度内容
1、仓管会计每天上午8:50之前卫生打扫完毕。
2、开票室地面要求每天清扫、拖地，保证地面无纸屑、烟头、废瓶、纸箱等杂物。
3、室内桌椅、保险柜、饮水机、水桶等物品摆放整齐。
4、桌面、桌面物品、票据等要求整齐干净。
5、垃圾篓及时清理干净。
6、门窗、墙面、门前卫生要求干净，无杂物。
7、每天按时清洁开票室卫生，如请假请自我安排协调其他值日人员进行规整、打扫。
四、《宿舍卫生管理制度》
一)主要内容与适用范围
1、本制度规定了宿舍卫生管理的工作内容和要求。
2、此管理制度适用于本公司所有宿舍卫生的管理。
二)责任人
宿舍各卫生负责人
三)制度内容
1、值日人员卫生区域：
①值日人员每天上午8:30之前打扫完毕。
②宿舍地面要求每天清扫、拖地。
③宿舍垃圾篓及时清理干净。
④门窗及门前走廊卫生清扫干净。
⑤离开宿舍时及时关闭电源。
2、宿舍个人卫生区域：
①被褥叠放整齐。
②个人床头柜物品清洁干净、摆放整齐。
③洗漱用品、餐具、鞋、衣物、箱包等个人物品摆放一致。
五、《厨房卫生管理制度》
一)主要内容与适用范围
1、本制度规定了厨房卫生管理的工作内容和要求。
2、此管理制度适用于本公司所有厨房卫生的管理。
二)责任人
厨师
三)制度内容
1、后勤厨师每天午饭、晚饭后及时打扫卫生。
2、厨房地面要求每天清扫、拖地，保证地面无水渍、灰尘、饭渍、菜叶等杂物。
3、剩余蔬菜清理干净后及时放回冰箱进行保鲜，以防变质。
4、地面桌椅、冰柜、水桶、蔬菜等物品保持干净、摆放整齐。
5、桌面锅碗、砧板、刀具等餐具保持干净，规放整齐。
6、遗留饭菜：可食用的放入冰箱，下次吃时需要加热处理;或者用盖子盖好，防止苍蝇、虫害。不可食用的需要及时清理。
7、垃圾篓及时清理干净。
8、门窗、墙面、门前卫生要求干净，无杂物。
9、每天按时清洁厨房卫生，如请假请自我安排协调其他值日人员进行规整、打扫。
10、对于没有及时就餐的人员就餐时请保持厨房卫生，就餐期间的杂物自己及时清理。
六、《注意事项》
1、以上管理规定适用于郑州总公司、各分公司及各事业部。
2、所有相关人员务必遵守以上相关管理规定。
3、行政企划部不定期进行检查，对于环境卫生差，不遵守《公司环境管理规定》的人员，根据情况，对相关责任人将处以20元，50元，100元不等罚款。
4、公司卫生环境关系整个公司的企业形象，请我们共同遵守规定，共创良好家园!
一、目的：打造持续整洁，舒适，健康的办公环境，营造良好的办公气氛。
二、环境卫生区域：办公室所有区域。
三、参与人员：办公室总经办，人事部，企划部，财务部全体员工。
四、清扫时间：日清：每日早9:20-9:30，晚5:20开始清扫地面。周清（每周末）：16:30-17:30。清扫时间不得自行更改，如遇工作没有完成，等清扫之后再继续完成工作。
五、清扫内容：
1、日清内容：
1.1总经理办公室茶台，办公桌，咖啡柜，咖啡机，电脑，窗台。
1.2各个办公室，大厅的办公设备，个人办公桌，电脑和相应个人所负责的办公设备。1.3地面，碎纸机，空调排水瓶。
2、周清内容：
2.1总经理办公室：隔断玻璃，门，茶台，办公桌，电脑，窗台，书柜及上面摆放的物品，装饰柜及装饰柜上摆放的物品（隔断后面，圆形），椅子，壁画，空气净化器。
2.2更衣室：隔断玻璃，门，清除废旧物品，物品摆放整齐，更衣室外墙壁镜，更衣室外白板。2.3各个办公室：玻璃隔断，门，椅子，空调，档案柜，个人办公桌，电脑，打印机，窗台。
2.4办公室大厅：个人办公桌，电脑，椅子，考勤机，黑色办公柜，饮水机，打印机及打印机柜，冰箱，铁皮操作台，空调，吧台，吧台后隔断，黑色双人沙发，大理石茶几，镜框，装饰画，时钟。
六、清扫标准：
1、日清早晨清扫标准：各个设备不能遗漏，清扫之后没有灰尘。
2、日清晚上清扫标准：
2.1地面清洁无杂物、无污渍、无灰尘，地毯无脚印，碎纸机里无碎纸，空调排水瓶里无废水，纸篓里无废物，电脑上无U盘。关闭空调，饮水机，打印机，碎纸机，电灯电源。使用吸尘器之后对吸尘器进行清理，放在固定位置。
2.2办公区域物品摆放要求：书立文件摆放整齐有序，根据各岗位工作合理分类。个人物品摆放，工作桌面可摆放个人水杯及小植物、相框，杜绝摆放与工作无关体积较大装饰品，个人物品要清理干净，摆放整齐。下班后鼠标、键盘、电话常用办公用品要放置原位。座位无人就座时椅子要放置办公桌里面办公桌下面，不要堆放其他杂物。抽屉内物品摆放整齐。
3、周清标准：办公室所有设备不得遗漏，清扫之后没有灰尘。根据日清排班标准，周清的时候，相应人员同时要完成地面清扫，周清不在另作排班。
七、具体责任人排班安排如下：
1、日清：每日根据责任人标签进行清扫。
2、清扫地面规范按照以下内容进行，如遇当日人员请假或外出办事，后面人员依次补上，请假或外出办事人员上班之后当日进行清扫，后面排序人员不做调整。
3、暂对人员清扫顺序安排如下(轮回排序，最后一人清扫之后再轮回第一人)，如有人员调整，在另行安排: 3.1人事部：刘超猛、杜娟；企划部：李静、杜小杰；财务部：崔丹妮，赵娜，刘雯嘉。
4、责任人安排如下，如有人员调整，在另行安排: 4.1总经理办公室、衣帽间（包括墙壁镜，白板）：企划部李静、杜小杰；
人事杜娟办公室：人事部杜娟；
财务赵娜办公室：财务部赵娜；
财务刘雯嘉办公室：财务部刘雯嘉；
办公室大厅：人事部刘超猛，财务部崔丹妮； 4．2设备责任人详见责任标签；
八、附则：
1、本标准从2014年1月13日（星期一）开始实行，实行的同时原排休表取消。
2、请各部门人员签字确认：
人事部：
1、日期：
2、日期：
企划部：
1、日期：
2、日期：
财务部：
1、日期：
2、日期：
3、日期：
曾有一次采访学习型组织之父彼得·圣吉，一系列关于组织变革的问题谈完后，记者问他：“在您的实践中，什么才是建设学习型组织的关键？”彼得·圣吉非常认真地回答：“安静，安静的环境。”
原来，相比于诸多转型的方法，让员工有安静的环境，才是深入思考、开放性学习的前提条件。
关于办公环境的变革还有一个故事。《精品购物指南》早期经营得并不好，但1990年代后期看准机遇、重大转型时，先是领导在员工大会上做了一番慷慨激昂的讲话，随后对转型懵懵懂懂的员工们发现：公司开始重新装修了！比如，原本平淡无趣的墙面，被油漆粉刷得鲜艳起来。在越来越前卫的办公环境里，编辑记者的状态乃至文风都在从传统变得时尚……
人是环境动物，企业家与其在员工大会上宣讲新一年的管理转型，不如从环境的改变开始，让转型获得环境的支撑。环境变，人自变！
而另一个相反的故事，还是发生在一个媒体同行身上。这家媒体早期创业时，所有人挤在地下室里，条件虽不好，但人们热火朝天，颇有“官兵一家”、众志成城之感。后来终于在北京建起了属于自己的大厦，自豪地搬入。可随后的问题是，入住新楼后，员工的创新性开始萎缩，创造的“产品”反而不如条件不好时那样拍案叫绝。入住大厦、有了“单间”后的员工，也开始怀念“地下室时代”的热烈和温暖。
应该说，他们的“办公条件”虽然改善了，但无形中却触碰到了办公环境的红线——环境能否对管理形成支撑？对管理形成的是增力还是阻力？期中的规律不可小觑。
为此，新年伊始，《中外管理》专门组织了《新年之变，从办公环境开始！》专题报道，从最前沿的办公环境规律探究，到国际一线企业的环境设计思路，再到如何用办公环境启动“流程改造”、不同绩效考核的公司应用怎样的办公环境等问题，都进行了大量采访和解答。
还是那句话，人是环境动物，一方面要小心你的办公环境阻碍了管理转型，另一方面，擅于利用办公环境为管理转型增力，则是一个卓越管理者的必备绝活。
关键词：无纸化办公,电子文档,档案管理
随着计算机和网络技术的日渐成熟和广泛应用, 信息化正改变着人类的生产生活方式, 自动化的办公设备越来越常见, 无纸化方式的办公渐渐成为大家所习惯的工作方式, 原本的办公方式会产生大量的纸质文档, 也向着多元化发展, 从前以纸张、墨水和照片为载体的政务文件、科技文献、商业文件等, 都变成了以电脑为载体的电子文件, 档案的管理工作也变得更加数据化、网络化和信息化。
一、电子档案与传统档案管理的差异
(一) 归档的管理差异。电子档案的归档由于归档的方式和时间不同, 与传统档案的归档管理有着巨大的差异。电子档案的归档时间有定期归档和实归档两个种类, 文件形成单位通过网络传输给档案管理单位, 同时采用电子签名封签人证, 再由档案管理人员接受登记。而纸质文档的两种归档时间是:文件生成后的第二年前半年归档或者是某一项目接受之后再归档, 后一种一般用于科研部门。
(二) 保存方式和管理方式的差异。电子文档的管理过程中有着传输快捷、操作简洁、存储成本低等优势, 但也导致其安全性较差。当前, 纸质文档在保管过程中, 只需注意防火、防霉、防蛀、在破损纸张的修裱等方面做好工作, 更进一步的则是进行必要的微缩或者复印等挽救性质的工作。
(三) 文档的利用方式差异。纸质文档的利用, 主要是经由相关的借用手续为读者提供纸质档案原件、自制文件或者档案的二次加工产品等。以上的载体都能够通过人眼直接读取, 并且是定向、定范围的文档服务。与之不同的电子档利用则有着多样性的方式方法, 可以直接提供电子文档和信息的加工产品, 准确地满足读者的需求。但是, 电子文档是保存在数据存储设备上的, 不能够由人眼直接读取, 必须通过电子设备和配套的阅读软件才能够真正利用。
二、电子文件档案的管理问题
(一) 缺乏对电子文档及其归档重要性的认识。一些较为保守的单位, 档案意识不够, 对产生的大量电子文档没有采取主动积极的态度去应对。档案意识较弱, 对电子文档的重视和支持不足, 在设计无纸化办公系统或文档上网过程中没有专业的档案部门或专业的档案管理人员参与。
(二) 电子档案的法律效力没有明确依据。纸质文件具有其被社会公认的法律效力, 纸质文件的原件天然具有法律凭证性质。但是电子文档由于其灵活和易修改的特性, 很难具有相应的法律条文支持其法律效力, 电子文档至今无法具有较为强力的法律效力。
(三) 信息化档案的管理人员素质亟待提高。目前, 很多档案管理部门非常缺乏具有信息化素养的人才;同时具备档案管理背景和信息技术背景的复合型人才则极度稀缺, 绝大部分档案管理人员的信息化水平较低, 甚至存在一部分工作人员不能熟练操作自动化管理系统的现象。
三、完成档案电子化管理的措施
(一) 健全电子文件立卷制度, 明确归档范围。想要确保电子文档的完整性和可靠性, 就一定要建立健全管理部门的立卷制度和积累制度, 妥善保管、不失散、不损毁。根据电子文档的不同格式、不同内容和形式, 妥善地将电子文档划分归档, 确保电子文档归档的完整性。同时, 做好电子文档的质量检查, 接收电子文档时要确保每一个文件都能被正确读取, 是否被计算机病毒感染、内容是否完整等。
(二) 完善电子档案的软、硬件管理。积极开拓电子档案存储的新方法, 给档案管理部门配备相应的计算机及刻录设备, 对应该归档的电子档案和数据要采取通用格式进行光盘和硬盘存储。同时要及时弥补管理系统的漏洞、随时升级防火墙和病毒库, 做好档案的上传、下载安全等级和权限分级。在数据存储的硬件管理方面, 温度控制在17℃-20℃, 湿度在35%-40%之间。
(三) 建立健全档案管理的相关法规。首先, 要明确档案馆在电子档案管理中的地位, 赋予其转化电子文档为电子档案的权力。其次, 要明确电子文档的制作规程、保管要求、保护措施及提供利用制度, 尤其是使用者在利用文档时要采取电子签名的办法。最后, 确定电子档案的法律效力。
(四) 加强档案信息资源管理人才队伍建设。一方面, 要抛弃传统的以文科为主要工作人员的观念, 拓宽档案管理部门人才吸收渠道。另一方面, 要注重档案管理人员的多学科优化配置, 打破传统的用人理念;根据信息时代的档案管理特点, 注重计算机、外国语, 工程技术、相关法规等方面人才的培养和引进, 实现人才结构的优化。并且要杜绝电子档案的篡改、泄露等违法犯罪活动, 加强自身队伍建设, 掌握先进的信息技术, 培养专门的复合型人才。
四、结语
档案管理部门应该顺势而为, 不断地学习新技术, 利用新技术解决新问题, 在提高自身水平的同时, 改善当前的档案管理环境, 健全电子档案的管理机制, 加强电子档案的监督, 提高我们的电子档案管理水平, 为和谐社会和中国梦的实现贡献力量。
参考文献
[1]杨芳芳, 韦劼群.无纸化办公对提升档案管理效率的思考[J].广西广播电视大学学报, 2015, 02 (15) :83-87.
[2]侯勇英.浅析无纸化办公对档案工作的影响[J].河南机电高等专科学校学报, 2012, 06 (12) :86-88.
[3]姜新.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].中国管理信息化.2015 (2) :167-168.
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