办公自动化设备管理办法（精选14篇）
1、现有的办公自动化设备（各型号计算机、复印机、打印机、传真机、速印机等）均为国有资产，由办公室统一管理和调度使用。
2、工作人员要爱护各种办公设备，正确使用各种自动化办公设备，不准违章操作。因违反操作规程导致设备损坏的，由当事人负责。
3、工作人员要增强节约意识，努力学会和掌握简单的维修原理，以及常见的计算机病毒识别、预防、清除，经常对设备进行保养和系统维护。
4、各种办公自动化设备出现故障并需要修理的，要向办公室说明设备损坏的程度和原因，由办公组织人员进行维修。各部门不得擅自对各种办公自动化设备进行维修，否则，不予报销。
政府采购制度自1782年在英国创立以来, 已有200多年的历史。但在我国, 它仍属于新生事物。自1995年深圳市率先拉开“政府采购”的序幕后, 特别是1998年以来, 这一制度开始在我国很多省市试行。因为政府采购在设备采购及固定资产管理中的特殊性, 履行政府采购的政府机关等相关单位在办公自动化设备采购及管理工作中必然有别于其他行业的商业化采购, 不同之处集中在政府采购行为发生之前的采购计划申报以及根据财政主管部门批复的最终采购计划实施方式进行采购的环节。这直接决定了办公自动化设备的政府采购及资产管理信息系统与一般的固定资产管理系统有很大的区别。前者作为政府采购申报数据 (财务数据) 与采购数据及对应设备相关数据的一体化管理分析平台, 对政府采购行为的过程进行了全程管理、分析及维护, 而后者仅针对设备采购行为结束之后的设备跟踪管理, 未实现已批复采购计划金额与实际使用金额及设备使用情况的一体化分析与决策支持。本文以办公自动化设备采购与管理为例, 论述政府采购与设备管理一体化信息系统的设计过程。本文所指办公自动化设备为主要是办公电脑等设备, 打印机, 服务器, 交换机, 相机, 投影仪等。
二、系统功能结构设计
该系统主要针对三方面功能进行设计研究:
(1) 采购行为管理
该过程主要完成已获批的采购计划数据采集入库、采购行为相关数据维护管理及相关数据分析以进行决策支持。此过程为财政数据与采购数据衔接的过度阶段。
(2) 资产管理
该过程主要完成设备采购之后的入库、维护、清理以及数据分析, 完成资产入库管理到决策的过程。
(3) 基础信息维护
该过程对采购行为、设备管理等基础数据进行管理维护。
具体系统功能结构图如下所示:
三、系统跨职能业务流程设计
3.1 办公自动化设备政府采购的特征
政府采购, 也称公共采购, 是指各级政府及所属实体为了开展日常政务活动和为公众提供社会公共产品或公共服务的需要, 在财政的监督下, 以法定的方式、方法和程序 (按国际规范一般应以竞争性招标采购为主要方式) , 从国内、国际市场上为政府部门或所属公共部门购买所需商品和劳务的行为。政府采购制度是指政府采购政策、采购程序、采购过程、采购管理等的总称。
与其他项目采购相比, 根据现行相关政府采购政策, 办公自动化设备的政府采购具有以下特征:
(1) 办公自动化设备政府采购方式有网上询价, 自行采购, 协议采购, 公开招标及其他方式。
(2) 办公自动化设备的采购行为应与对应的采购计划的设备种类一一对应, 数量及单价上不得超出计划数据。
(3) 办公自动化设备根据采购方式的不同, 在采购方式上经政府采购主管部门同意, 可以申请通用标准之外的不同方式。比如打印设备规定应通过协议采购的方式进行采购, 如协议供货方式提供的产品不能满足相关的单位因业务需求特殊产生的对特殊型号的设备的需求, 经政府采购主管部门批准可通过网上询价方式进行。
3.2 跨职能业务流程设计
根据政府采购的特点及政策要求, 针对政府采购计划与实施采购两个过程的数据管理与分析, 得出相关政府决策所需要的相关采购品目对应的剩余计划金额。办公自动化设备投入使用之后进行管理维护、清理、报废及设备调配等。设计思路的重点为根据以采集的政府采购计划数据、已实施的采购行为消费掉的数据、相应批次采购行为买回的设备的数量及使用情况等相关数据进行统计分析, 得出计划中不同采购品目 (资产种类) 实际使用计划金额, 剩余计划金额, 相应批次的采购的设备情况及使用过程追溯等。统计分析过程可以实现如下决策支持:
(1) 按时段统计不同品目 (资产种类) 的财政使用情况, 以此为下一预算年度提交预算金额做参考依据。
(2) 按品目 (资产种类) 来统计相应时段的财政使用情况, 以此估算相应设备的未来的财政预算需求情况。
(3) 以采购方式 (以办公自动化设备为例:网上询价, 自行采购, 协议采购, 公开招标, 其他) 查询相应采购方式下相应设备的采购情况。
(4) 通过相应查询得出对应的采购计划的执行情况。
(5) 其他与采购环节有关的其他决策支持。
通过以上分析, 该设计思路的业务流程设计较好的衔接了政府计划批复到采购行为结束至资产入库使用过程的监管情况, 对数据的统计分析, 可以有效地为政府采购决策提供支持。具体流程如下所示:
四、结语
该设计思路基本实现了政府采购行为与国有固定资产的管理, 一方面把采购计划获批到采购行为的产生的过程所产生的数据进行采集入库管理, 实现了行为与属性的入库管理工作, 为未来政府采购行为的管理提供决策支持, 更好地满足政府机关及相关单位的实际应用需求;另一方面采购设备及时入库管理, 实现了设备使用过程中的属性管理与维护, 以及设备使用过程中的数据统计分析, 提高了设备采购及固定资产管理工作的效率。当然, 该设计思路要更好地解决当前政府及相关单位政府采购与设备管理中遇到的新问题还有待进一步需求分析研究。
参考文献
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关键词：办公自动化；办公室管理；应用
一、办公自动化在办公室中的概念
将现代化的办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，称为办公自动化。在现代的办公室工作中，办公室的作用一方面是领导作出决策的场所，但是除了领导机关在此做出决策，发布指示以及进行文档上的来往之外，另一方面，办公室更深层更实际的工作是信息的收集、存储、检索、处理和分析，然后做出决定，将决定作为信息传达给下级部门或者合作单位，或者是业务关联单位。在办公自动化中，人和机器缺一不可。在企事业单位的日常工作中，是一定会运用到办公自动化的，办公自动化在这些单位的日常工作中是不可缺少的重要部分。同时，办公自动化也是可以不断进行调整和根据自身实际需要进行定制的。一方面，在办公室内，办公自动化可以实现人机互相连接，操作信息采集、查询和统计等方面的工作，便于领导进行管理和做出决策。另一方面，企事业单位在与外界进行沟通的时候，运用办公自动化将事半功倍，员工可以通过办公自动化，通过网络获得需要的资料和信息，也可以与外界进行互动，甚至能够实现远程办公。办公自动化的运用，提高了办公室工作的办公效率和行政管理的有效性，应用办公自动化将更有利于进行办公室管理工作。
二、办公自动化在办公室管理中的发展
在办公室管理的应用中，办公自动化的发展经历了好几个阶段。第一个阶段是起步阶段，人们在日常办公中，运用的是电子信息技术，办公自动化知识用于资料的整理和管理，但是却缺乏沟通、协同和互动等综合处理，因此，这个时候还没有达到真正意义上的办公自动化。到了第二个应用阶段，内部网路、互联网、局域网等网路进入到办公室管理工作中，将网路引入办公自动化中，彻底避免了以往办公室管理工作中存在的弊端，在很大程度上方便了人们的工作，提高了工作效率，并且达到了规范管理和组织模式的目的。在办公自动化的发展阶段中，各种应用软件的发展逐步成熟，从以前的行政办公信息服务，现逐步将使用功能发展到组织内部管理活动的各个环节中。此外，在与外界进行沟通中，随着外界环境的不断变化，办公软件的功能也随之越来越能够满足客户各方面的需求，办公自动化不断扩大和提高自身软件的应用范围和应用技术，为办公室管理工作提供越来越多的便利，使得办公自动化在办公室管理中应用更加广泛。虽然实现数字化办公还需要一定的时间，但是在现代化的办公室管理中，数字化办公是发展的必然趋势。
三、办公自动化在办公室管理中应用的实现条件
在实现办公自动化的过程中，除了需要人、机两大条件，还需要一些其他的必备条件才能在办公室中运用办公自动化。第一，通信平台。通信平台作为内部的邮件系统，通过网站和信息共享软件等为信息和通信的实现提供了便捷、安全和畅通。第二，信息发布平台。人们在办公中如需对电子公告或者电子文件等类似文档进行发布，可以借助信息发布的平台进行发布，从而使其在单位内部得到传播，使得各个职工能够对单位的工作动态进行及时了解。第三，工作流程自动化。工作流程自动化可以将类似公文处理、收发文件、审批和报告请示等普遍的工作进行实时的监控和跟踪，从而使得各个岗位和部门之间达到协同工作，对规范办公制度提高办公效率非常有效。第四，文档管理自动化。在手工办公的时代，文档的管理和检索是一个比较耗时耗力的工作，难度也相对较大，特别是日积月累的文档尤其不容易找到也容易丢失，自从办公自动化出现后，人们可以使用文档管理自动化，通过word、excel等形式对文件进行保管和分类，便于保存和储存。
四、办公自动化在企业办公室管理中的应用
在企业办公室中，实现办公自动化可以实现办公高效率、低成本，在节省大量人力和实践的同时，最大限度地发挥储存信息的作用，提高了整个办公室的工作效率和工作质量，能够使各个部门和各个员工都达到信息共享、教学资源共享。虽然目前企业在运用办公自动化的过程中，出现了一些问题，比如一些部门的办公室中的办公自动化意识还不够强，人员的素质参差不齐，造成资源浪费，还有一些应用软件不是很完善，不能完全符合办公应用的需求等等，我们仍然要坚持不懈地在现代化的企业办公室中推行办公自动化，面对上述问题我们需要提出解决措施应对。首先，企业要树立“以人为本”的现代化管理理念，企业办公室管理人员是企业办公管理工作的主要依靠力量，加强人才在办公自动化上的培养，不仅能够加强办公室管理工作，同时也是提高办公效率和质量的关键。
企业要为办公室管理人员提供机会，创造条件，不断鼓励和支持他们参加各种培训和自学，提高管理水平和业务水平。其次，企业的领导需要加强对办公自动化的重视程度，企业的办公室管理要充分利用计算机技术和网络技术等现代化技术对企业的管理、研发和生活服务有关的信息资源进行全面的数字化管理，实现办公室管理的自动化。此外，对于各种设备和软件要做到及时更新换代。在运用办公自动化的同时，需要加强企业办公自动化系统的检查和监督，确保系统能够在一个安全、稳定、高效的环境下运行。办公室管理工作是一项复杂而琐碎的工作，需要办公人员具备相关的专业能力，包括科学地进行办公室统计工作和有效地对各类资料进行归类存档等。此外，办公室管理人员还需要具备良好的协调和处理能力面对复杂多变的人际关系。通过办公自动化的应用，不仅给企业员工带来了工作上的便利，提高了他们的工作效率，同时更能够借助其构建起来的网路，减少和化解分歧，实现办公室管理中更加便捷的交流沟通和协作。这是在办公室管理中应用办公自动化的体现。
参考文献：
[1]刘菲菲.浅谈办公自动化及其在办公室管理中的应用[J].科技创新与生产力，2011（08）.
[2]邱晖.推进高校办公室办公自动化的思考[J].广西教育学院学报，2010（02）.
一、静电复印机安装与使用
（一）安装环境 1.安放条件
应水平置于桌面上，因为复印机体积较大、重量较重，支撑物必须牢固，不会随机器的运转而晃动。
机器后部应距离墙面10cm以上。
还应该考虑留有适当的操作空间，保证日常保养时不用经常移动机器。应避免放在阳光直射或强光照射的地方
2.环境温度与湿度
机器使用的环境温度应在10~35度之间。
应远离热源，避免高温、高湿。温度过高时，机器散热不利，影响各发光、发热器件的寿命；温度过低时，会影响一些器件的性能，预热时间也会延长。
室内相对湿度应在30%~70%之间，不可将机器安装在自来水龙头、热水器、加湿器、电冰箱等附近。湿度过高时，空气极易被击穿，影响电晕充电的效果，甚至造成电极损坏、感光层击穿等故障。
复印纸放置于潮湿环境中，也会使其内部的电荷数下降，影响纸张的转印效果。
3.通风
复印机使用时会产生臭氧，对人体健康不利，因此要求机房应保证通风良好。安装大型机器且复印工作量又大的室内，应安装通风设备，以保证室内空气新鲜。
应避免在有腐蚀性气体的房间使用，如有汽油、酸、碱、氨水、有机溶剂等，这些气体会损害感光鼓、镜头、反射镜及其他精密机件。
4.电源和接地要求
特别注意电压值，电压范围应在220~240V，其次必须注意电源插座的功率，复印机耗电较大，一般可达1000W。
应尽量使用机器原装的三芯插头，与带地线的插座配合使用。
如果机器接地不良，则会影响机器的正常运转，使复印品质量欠佳。因为纸张在充电、转印过程中会带上大量电荷，这些电荷是通过静电消除刷或消电针直接消除的，因此若没有地线。复印纸就容易粘在一起，不容易分开，也容易发生卡纸故障。
机器的金属架、外壳均连为一体，由地线引出接地，可防止机器积累大量静电后伤人。
（二）中国复印机图形符号的规定
（三）复印机的使用步骤
（1）预热。按下电源开关，机器开始预热，预热结束后，复印键绿灯点亮。此时可以复印，机器处于标准方式：复印倍率为等倍，复印曝光量为自动，复印张数为1张。
（2）放置原稿。放置时，应检查所选用的复印纸尺寸及纸张是横放还是竖放；盖板时要尽量盖严。
（3）设定复印份数。将复印份数输入到控制面板中。
（4）设定复印倍率。复印机一般有固定的缩放倍率和可调节的缩放倍率两种，可按需调节。
（5）选择复印纸尺寸。根据原稿尺寸、缩放倍率选取复印纸尺寸。
（6）调节复印浓度。根据原稿纸张、字迹的色调深浅来调节，应注意调节复印浓度，复印图片和印刷品时一般需将浓度调浅。
（7）当复印纸张较薄而且是两面都有字的底稿时，一般在该页背后垫上一张厚纸防止背面的字迹透印出来。当复印无法拆开的书本时，可两页中间夹一张厚白纸，以遮挡暂不复印的一页和中缝。
二、复印纸介绍
用特殊方法生产，可以防止油墨污染，并具有吸附性或半吸附性的复印机用纸，均称为复印纸。
按照复印成像方式不同分为涂层纸和普通纸。涂层纸用于直接法复印机，普通纸用于间接法复印机。
（一）纸张的规格
1、指纸张制成后，经过修整切边所裁成的一定的尺寸。
2、国际上主要采用A型、B型、C型。常用的是A型和B型。如A4，A3，B5，B4。（比较大小）
3、A0：841mm×1189mm
4、B0：1000mm×1414mm
5、将A0纸沿长度方向对开成两等分，便成为A1规格，再将此纸张沿长度方向对开成两等分，便成为A2规格。如此下去可到A8规格。
6、B0纸按上述方法对开，可到B9规格。
7.纸张尺寸对比
A0=841*1189 A1=841*594
A2=594*420
A3=420*297 A4=210*297
（二）纸张的厚度
通常以质量（重量）来进行表示，单位为g/m
2一般静电复印机用纸厚度为64~80g/m2
（三）纸张的湿度
湿度太高，墨粉不可能完全黏在纸上。
湿度太低则静电荷变得过强，纸张就会缠绕在机器的各种表面上，结果造成卡纸。
（四）纸张的软硬度
软硬度要合适
过软，会出现卡纸故障；
过硬，可能跳出规定路线产生不希望的后果。
（五）纸张的电性能
如果纸张绝缘电阻太大，同时又干燥，纸张静电过大，不易分离，产生卡纸，供纸时还会出现双张。
（六）纸张的平整度
要求纸张平整，表面光洁，裁切整齐。
三、复印机的保养
复印机对光、磁、电和灰尘都有很强的敏感性，所以复印机不能长期工作在多尘、强磁、强光照射的环境中，否则容易引起电路短路、光导体快速老化等 日常保养：每天都要进行例行保养
定期保养：分三级
一级由操作人员完成
二级由维修人员和操作人员一起完成。
三级保养又称强行保养，由维修人员来进行。
1、日常保养项目及方法
（1）复印机外壳、门内侧、稿台、原稿盖板等应经常保持清洁。如有纸屑、灰尘、污痕可用脱脂棉擦拭，干擦不掉的，可蘸清水或乙醇擦拭。
（2）各高压电晕器应经常保持清洁。将各电晕器分别从机内取出用毛刷先扫粉尘，如用毛刷清扫不掉脏污，可用脱脂棉蘸少许乙醇擦拭。
（3）机内底部、纸路、机器死角及接合处如有灰尘、墨粉积存，可用吹气毛刷清理，有条件的可用吸尘器清理。
（4）进纸口和出纸口的传动轮及搓纸轮如有脏污要用清洁棉蘸乙醇擦净。
（5）若操作面板上添加墨粉信号灯点亮，应及时添加墨粉，切不可拖延。
（6）检查定影辊表面是否清洁，分离爪是否正常，清除粉尘、油垢。
（7）光学系统维护主要是清洁反光镜上的粉尘。用脱脂棉轻轻清扫即可。
（8）每日工作完毕，应将原稿从稿台上取出，将复印品从接纸盘取出，保证复印机上无杂物、重物；同时将原稿盖板盖好，切不可打开放置。
2、供纸输纸装置的维护保养
（1）清洁供纸辊、摩擦垫，如有损坏及时更换。（2）清洁导纸板、对位辊；
（3）清洁纸路各检测传感器，如有损坏及时更换；
（4）清洁输送轮、输送皮带、导向轮；
（5）检查真空风扇的运转情况，若损坏，则应及时更换；
（6）清洁并润滑搓纸、定位电磁离合器（或电磁铁），若损坏，则应及时更换。
四、复印机的日常维护
1、静电复印机在使用过程中所出现的故障，可以分为复印品质量的故障和机器运转故障两大类。其中运转故障又可分为机械故障和电气故障。
2、故障通常出现的部位
光学部分
电器部分
纸路部分
3、复印品出现质量问题
多数是因复印机受到污染而引起的。造成这些污染的主要原因有：
显影过程当载体携带墨粉向光导体输送时，少量墨粉在机内飞扬，造成机内其他部件的污染。
一、管理使用原则
1、计算机
1.1 办公室的计算机每人一台（设备仓库除外），由使用者负责管理、使用、维护本人的计算机，其主要用于办公作业；
1.2 利用办公室计算机上网作业时，必须遵守国家规定的相关法律法规，严禁从事危害国家安全、泄漏国家机密等违法活动，不得浏览或传播损害国家利益的、有害社会治安的和伤风败俗的网页、帖子、言语等，1.3 利用办公室计算机上网作业时，不得从事破坏本单位信息资源、危害计算机网络等活动，不制作、传播、计算机病毒等破坏程序，不传播侮辱、诽谤他人的信息；
1.4 不得擅自在办公室计算机上安装非用于工作和学习的各类软件，严禁利用办公室计算机进行炒股、博彩票、打游戏、下载播放任何影视节目、电子小说等；
1.5 下班时要及时关闭计算机，做到“人走机停”，不允许24小时开机；
1.6 计算机由个人负责管理，自行设置密码，未经同意外来人员不得擅自使用；
1.7 做好计算机的防毒、杀毒工作，不许运行来历不明的软件，对移动硬盘、U盘、软盘、光盘等要先杀毒后使用；
1.8 计算机要妥善保管，定期清洁，不得擅自拆卸硬件，要做好防 1
潮、防雷、防尘等工作；
1.9 对设备台账等重要数据要定期进行归类和备份；
1.10 计算机内所有资料属于项目部所有，人员离开或调离岗位时要保证资料完整，并移交部门主任保管。
2、打印机、传真机
2.1 打印机和传真机属于办公室公用设备，大家要共同爱护；
2.2 值日人员要做好打印机和传真机的清洁工作；
2.3 不允许在打印机和传真机上部放置其他物品，避免造成机壳变形，影响其正常工作；
2.4 打印机或传真机出现故障后，要及时停止使用，排除故障后方可使用；
2.5 打印正式文件或报表时，使用新的纸张，若是草稿之类，应使用其它可用的废纸；
2.6 更换打印机或传真机的墨盒时，必须按照操作说明书的步骤进行，或由熟练人员进行操作；
2.7 打印机是联网使用，其主机是王杰的电脑，若出现不能打印等问题，应及时向王杰反映；
2.8 传真机应及时添加纸张，若出现不能接收或发送时，应将传真机电源断开后等待5～10秒，再将其电源接通，若故障依然存在，应及时向科长反映。
3、数码相机、对讲机
3.1 数码相机由陈科长负责管理，其他人使用时从陈科长处借用，使用完毕后要及时归还；
3.2 对讲机由王杰负责管理，其他人使用时从王杰处借用，使用完毕后要及时归还；
二、管理处罚细则
1、办公设备若发生使用不当、人为损坏、丢失等，使用者负全部责任并进行赔偿，另罚款200元；
2、利用办公室计算机从事各种违法活动、攻击他人、传播病毒、下载软件等，造成的损失全部由个人承担，并给予罚款200元；
3、办公室计算机只能用于内部工作或学习，否则每次罚款50元；
4、上班期间内利用计算机玩游戏、聊天者，每次罚款50元；
5、个人对计算机管理维护不到位，发生故障不能按时完成工作者，或影响他人正常工作，每次罚款100元；
6、打印机严禁打印与工作无关的任何东西，否则每次罚款20元；
7、对传真机使用不当者，造成不能接收或发送重要文件等，每次罚款50元；
8、数码相机和对讲机不得私自借给他人使用，否则每次罚款20元；
9、下班后不关闭计算机，发生雷击或其它原因损坏，给予罚款50～100元。
为使办公室物资管理合理化、统一化，满足工作需要，合理节约开支，特制订本制度。
一）、办公设备
1、对现有各个部门的办公设备及办公用品由办公室负责，按部门逐一登记，建立台帐，明确专门人员保管。
2、对现有固定办公设施的更换、维修、报废及新的办公设备的添置，必须由各部门提出申请，部门领导签字确认，统一报总经办，由总经办呈公司领导批准后实施。
3、总经办负责每月的例行检查，检查办公设备的现行情况。
二）、办公用品管理
1、每月的日常办公用品，必须预先提出申请，于上月三十日统一报总经办，由总经办负责购买，总经办必须比质比价，择优购买，公开价格。
2、总经办专人负责登记入库，各部门到总经办登记领取，月底由财务部摊分到各部门当月的管理费用内。
3、对有形的办公用品，如笔、胶水、印泥、笔记本、计算器、订书机、电池等，必须以旧换新；对低值易耗品，如回形针、钉书针、信笺、复写纸、茶叶等，由总经办进行审核，报分管领导批准，方可领取。
三）、复印、传真统一管理
（1）、复印
1、公司所有复印文档工作原则上由总经办统一负责，未经总经办确认，各部门不得私自拿到公司外复印。
2、复印操作人应自觉在复印管理台帐上登记。
3、复印用纸、用墨费用根据实际用量每月随办公用品摊销，复印机维修费用根据比例每季度摊销。
4、如总经办发现复印操作人未填写复印数量或数量不符，除责成其重新填写外，将限制该部门使用复印机,直至落实责任及相关处罚。
5、各部门打印的文件必须及时领回，错打、浪费的纸张也必须及时领回，自行处理。
6、任何人不得利用公司机器复印与工作无关文件，总经办一经发现，有权根据公司有关规章制度，进行处罚。
（2）、传真
1、公司与外界联系需对方发送传真时，尽量要求对方注明本公司具体收件人，以便办公室及时分发。
2、办公室收到传真后，在传真接收台帐上登记，并负责通知收件人及时领取及签字确认。
3、办公室每月或每季度根据传真使用比例摊销费用至各部门。
四）、公司物资借用规定
1）.凡借用公司办公器材，需填写物资借用单，并由部门经理签字认可
2）.借用物资超时未还的，办公室有责任督促归还。
3）.借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿
4）.新进人员到职时由各部门通知，向总经办领用办公物品；人员离职时，必须向总经办办理办公物品归还手续，填写移交清单。未经办公室认可的，各部门不得为其办理离职手续。
1办公自动化与档案管理
办公自动化(Office Automation,OA)是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。以计算机为中心,采用一系列现代化的办公设备和网络通信技术,全面、迅速地收集、整理、存储和使用信息,使学校内部人员方便快捷地共享信息,提高行政效率。通过实现办公自动化可以优化现有的管理组织结构,调整管理体制,增强协同办公能力,强化决策的一致性,提高决策效能。 一套完整的办公自动化体系包括信息的收集、传递、修改和保存4个环节,主要工作是向办公人员提供所需的信息。
办公自动化产生了电子文件,从档案学的角度来看,档案管理是文书管理的后续阶段,办公自动化已可以准确记录从信息录入到信息保存的全过程,经过档案工作人员的整理核对,形成电子档案。 办公自动化的发展决定着档案管理的发展方向,而档案管理也影响着办公自动化技术的发展,很多单位在选择办公自动化软件时都要考虑是否和本单位的档案管理系统对接。
2档案管理自动化是档案管理发展的方向
档案管理自动化是档案管理发展的方向,这使档案管理工作更加便利,有助于档案的收集、管理。建立一套完整的档案管理系统, 首先要加强档案管理业务的基础建设,其次要加强档案数据库建设。对于高校而言,大部分档案都属于开放性档案,高校的办公自动化应与档案业务同步进行,各个部门与档案部门联网,使用计算机通过网络进行档案的调阅利用,缩短档案的查询时间,提高档案的利用率。
档案管理与办公自动化联网,大大提高了档案部门的工作效率。目前,档案部门大多局限于档案的接收和保管,使用办公自动化系统后,文书部门的文件登记和著录目录工作就能有机的结合, 可通过计算机进行整理、排序和分类,便于及时利用。档案管理自动化有利于实现部门立卷,档案工作者可提供给学校各个立卷部门独立的用户名密码,确保立卷制度的有序执行,也可帮助立卷人准确分类,保障部门立卷质量,对于不合格的案卷可利用计算机和网络通过档案管理系统软件及时更改,这不仅可提高立卷部门的办公效率,有效防止归档文件遗漏,也能保障档案的完整性。档案管理与办公自动化联网后,可实现档案信息的实时更新和信息资源共享,使学校各部门的决策者能及时掌握准确的、尽可能多的档案信息,为其正确决策提供更多依据。实现档案管理自动化后,可使档案工作者从繁重的手工劳动中解脱出来,提高工作效率,减少差错率,提升服务质量和服务水平。
3办公自动化对档案工作提出更高要求
3.1档案的规范化、标准化要求更高
办公自动化的应用,使得档案工作必须做到标准化、规范化,只有标准化、规范化的档案信息才能通过计算机进行档案管理,才能实现信息共享。因此,在办公自动化系统中从档案信息的收集、修改、整理和保存这一系列基础工作开始必须实行规范化、标准化管理。同时,办公自动化形成了新型的特殊载体的档案,它和传统的纸质档案有所不同,这要求使用者在查阅档案时要遵守相关管理制度。为防止档案信息被修改、泄露,应对电子档案的内容性质和阅览者的权限做出限定。国家档案局颁发的《电子文件归档与管理规范》中提出了4条措施:1建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制;2设置符合安全要求的操作日志,随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目及内容等;3对电子文件采用防错漏和防调换的标记;4对电子印章、数字签署及数字加密等采取防止非法使用的措施。对电子档案的保存要求也很高,除具备一般档案库房所具备的防火、防潮等条件外,对防磁和温度的要求也很高。
3.2文件处理与档案管理要求一体化
实行办公自动化后,各个部门在文件处理和档案管理方面应形成一个连续的过程。如办公室人员在接到公文后,不但要使用计算机对其特征进行扫描著录,还要分析文件的内容和主题,完成档案管理系统中要求填入的著录项,以实现文档一体化。这种新型的管理模式大大减轻了档案管理工作者的劳动强度,简化了工作程序, 提高了工作效率,提高了档案利用率。
3.3对档案管理人员综合素质要求更高
实现档案管理与办公自动化一体后,由于档案载体多样化、管理方式现代化,对档案管理人员的综合素质提出了更高要求,在办公自动化的大环境下,不仅要加强档案专业知识和计算机技术的学习,还应尽快改变知识结构,努力学习新技术,掌握新知识,提高档案管理水平,只有这样才能更好地适应现代化的档案管理工作。
摘要：随着办公自动化在社会各个领域的普及,产生了大量电子文件,如何收集管理好电子文件,发挥电子档案的优势,给档案工作带了新的挑战,也是档案管理者面临的关键性问题,要加强档案管理工作,加强办公自动化建设,推进档案管理工作的进步和完善。
关键词：办公自动化,电子文件,档案,计算机
参考文献
[1]王燕.档案管理的办公自动化初探[J].三门峡职业技术学院学报,2012(2).
[2]王巍.创新企业档案管理模式建立现代化示范档案室[J].办公自动化,2012(20).
关键词：办公自动化；文书档案管理；文档一体化；在线归档；档案知识管理
中图分类号： TP317.1 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）29-41-2
0 引言
伴随着现代企业信息化的发展，企业信息化和办公自动化已成为主流的趋势，为文档一体化的实现创造了比较好的条件，而文书档案作为企业档案中的重要组成部分，在新的办公自动化管理环境下如何更好地管理，以及借助信息化的发展如何助力知识管理的推进，本文将围绕着这两个方面进行阐述。
1 办公自动化的应用对企业文书档案管理的影响
1.1 为实现文档一体化创造了条件
对多数企业而言，文件处理工作与档案管理工作是分设两个职能部门管理的，如办公室和档案室，办公室负责文书处理工作，档案室负责档案管理工作。两个部门以归档为界线，文件在归档前属办公室管理，归档后属档案室管理。在这种管理制度下，文件在两个相对封闭的部门中分开运行，文书处理和档案管理工作各自独立，前后没有关联起来，导致文书部门收集不全文件、档案部门收集不全档案、业务部门利用不全档案。
而在办公自动化条件下，可以把办公用的纸面上的公文、流程转移到计算机上来执行，大量的电子文件就在自动化系统中产生，实现从文件生产到归档全程控制，避免了前述问题。同时也将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体。
1.2 提高了文书档案的管理、利用的效率
企业档案的识别、收集、标识、分类、立卷、归档、应用、鉴别和销毁是企业档案管理的基本流程，而有了办公自动化系统，归档前的文档的处理就可以在系统中实现，提高了企业档案管理的水平和效率。
2 办公自动化环境下企业文书档案管理的措施和方法
2.1 将OA系统和档案管理系统衔接起来
企业在新建办公自动化系统时，为避免办公自动化系统中文件管理的功能与档案管理系统的功能不衔接、不兼容，档案管理部门要提前介入参与其设计规划，与系统设计开发人员充分论证系统的功能和需求，在满足文件处理工作的基础上充分考虑档案管理的需求，兼顾后期的归档和利用，使两个不同阶段不同性质的工作有效地结合起来，整体上做好流程和总体框架的设计，保证文件传递的安全性、准确性和时效性。
2.2 实现在线实时归档
在线实时归档是从文档一体化管理出发，使电子文件从形成、流转到最后办理完毕后及时归档在系统中得到了实现，实现了档案全生命周期的系统化管理。
下面将针对企业网上制发的文件和接收外单位的文件来实现在线的实时归档。
企业网上发文，由文件的起草人在起草电子文件时就对文件的内容价值进行鉴定，内容的鉴定需接受档案部门的监督和指导；文件草拟完毕后进行审核签发复核校对等，直到正式签署形成，流转到归档环节进入到档案管理部门的数据库或者计算机服务系统。档案部门在第一次鉴定的基础上，进行第二次鉴定，对鉴定为需要长期保管的文件下载下来，存储到光盘或者移动硬盘中保存，并确认有些文件是否需要印制成纸质保存，通过双套制来降低档案保管的风险。
对于企业需接收的外单位来文首先进行收文登记（如接收的是纸质文件，需扫描放进系统中），收文管理也是办公自动化的一部分且和档案管理系统进行关联的，接收登记后进行审核分发办理等，后续的处理流程同企业网上发文。
2.3 电子文件的安全管理
随着办公自动化的应用，系统中产生了大量的电子文件，而如何保证电子文件的信息安全至关重要。需要做到以下几点：
①实现系统安全功能的完整性，运用加密、防火墙技术及计算机病毒防护措施等。
②建立完善的安全管理制度，在此基础上，建立档案信息安全保密的工作小组（可由公司保密部门、文秘人员及其他相关部门组成），贯彻落实安全责任制，保证档案信息网络的安全。
③强化管理人员的安全意识，系统要建立身份认证，设定用户权限，在权限内规范操作规程，按要求维护。
④对电子档案数据备份两种以上媒介，定期进行检查，发现问题及时恢复；将记录媒介妥善保管到防磁、防震、防火、防潮的安全容器中；注意跟踪软件版本升级硬件设备更新换代的情况，及时做好数据格式转换。
2.4 根据企业自身情况，对永久或者长期保存的重要文书档案进行“双套制”归档保管
尽管采取了多份备份、防病毒、防删除等多种的形式进行防范，为了保险起见，多数单位仍旧采用档案纸质原件归档与数字档案资源同时归档并存的方式，在没有根本性解决方案前，仍然会延续下去。
保管的纸质文件主要是用于查原件和长期保管，平时日常查阅主要是网上查询电子版。
2.5 建立文书档案的现代管理模式
传统文书档案管理模式主要是手工管理，内容包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用等。其中在整理纸质归档文件时，因为没有计算机检索采取的多是人工立卷归档，归档案卷的质量依赖于立卷人自己的经验和理解，没有完全统一的立卷标准。
而办公自动化系统的广泛应用，为现代文书档案管理模式的建立提供了技术条件。在办公自动化环境下，电子文件的网络归档成为主要的归档部分，所有的电子文件都在相关系统中产生，相应的文书档案管理的一系列工作包括文件的拟定、审核、签发、登记、编号等各个环节必须按照系统的要求规范操作，以保证所流转的文件信息的规范性、准确性。同时在保证办公自动化系统和档案管理系统结合的基础上，明确电子文件归档和档案人员整理的流程和环节，对著录的标准也要进行统一规定。
2.6 制定相应的标准规范体系，加强规划和部署
制定相应的标准规范是非常重要的。一方面，为推进文件生成规范化、制度化，按照《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》的细则规定，结合企业公文形成、运转特点，联合制定相应的公文行文规则、办理流程和归档细则，明确归档范围。另一方面，根据《电子文件归档和管理规范》要求，结合系统建设需求，合理解决OA 办公系统和档案管理系统的预归档的规则制定、端口对接等问题，实现系统间“无缝”对接和公文形成到归档前全程管理。
3 办公自动化环境下企业文书档案管理的利用
在传统的档案管理模式下，如何从海量的档案中快速准确的查询到使用者所需要的档案信息一直是传统档案管理的难题之一。而办公自动化技术的应用，很好地解决了这一问题，从技术上摆脱了手工检索的弊端，从业务上经过系统的梳理，都是结构化的档案数据，两方面保证了档案的高效利用。
办公化系统中文档流转的信息都可以为档案管理所利用，这样在利用档案时，按照相应的关键词进行搜索，能迅速且多方面的查询到所需要的信息，在有权限的前提下，或者经过相关人员的审批下就可以浏览访问所需要的内容。办公自动化系统还可以提供多维度的查询视角，如文档信息按照项目或者部门分类流转等，提高了档案信息检索的效率。
4 办公自动化环境下企业文书档案的管理如何助力知识管理推进
在当下的知识经济时代，人们越来越认识到知识对社会进步的重要推动作用。现代企业的核心竞争力更是少不了知识管理的推进。而档案作为企业知识信息的重要载体，在知识管理过程中必将发挥其重要作用。
通过办公自动化系统来实现文书档案信息的科学管理，各业务部门的文件处理人员将有关重要的文件、资料及时通过公司的办公自动化系统处理，文件流转完毕后网上归档到档案管理系统， 档案人员对其进行鉴定、整理和加工提炼，形成各类企业知识库，经提炼的信息又可以通过办公自动化系统和档案管理系统为用户所使用，促进员工的知识交流，使文书档案管理逐步向档案知识管理模式迈进。
参 考 文 献
[1] 库俊平.大数据环境中企业文书档案的信息化管理及利用[J].创新科技，2013（09）：50-51.
[2] 顾文婷.企业文书档案管理需要前端控制思想[J].陕西档案，2014（03）：34-35.
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项目办公设备管理办法适用范围 本办法明确了公司工程项目办公设备的管理归属、购置、调拨、资产登记和盘点核实以及使 用管理等工作。本办法适用于公司项目部办公设备的管理。2 引用文件 中国石化集团公司《施工企业机械设备管理规定》 3 3.1 管理职责 公司物资装备处负责公司各项目办公设备的平衡配置、审批、购置、检验、登记建账、统一编号、调拨及年终盘点工作。3.2 项目部负责办公设备的建账、使用、维护保养、保管及盘点等管理工作。4 管理内容
4.1 需用申请 4.1.1 项目部根据公司审批的“项目管理实施规划”中办公设备的配置标准填制办公设备需求 计划，并注明规格型号、性能指标参数及需用时间。4.1.2 办公设备需求计划经区域项目经理审批后以书面或电子邮件的形式报物资装备处。4.2平衡配置
4.2.1 物资装备处按公司审批的“项目管理实施规划”中办公设备的配置标准对各项目进行平衡配置。4.2.2 经平衡无可协调资源时，由物资装备处提出购置需求，并在本年度设备购置计划中解决。购置计划中无法解决时，由物资装备处上报公司主管领导批示。4.2.3 经平衡的设备资源由物资装备处下发《设备调拨单》，由交接双方按《设备调拨单》中明 确的设备编号、规格型号、参数指标进行核实、试运，并以《设备调拨单》的形式办理交接手续，其中第一联传回物资装备处登记备案。运输费用由接收方承担。4.3 设备购置 4.3.1 购置办公设备按 FCC/QG10.18－2004《设备购置管理规定》的要求进行采购。4.3.2 考虑地域、需求时间等因素，物资装备处可以书面形式委托项目部进行当地采购，项目 部应做好设备选型比价工作，并将《设备选型单》资料报送物资装备处。4.3.3 委托项目部购置的设备由项目部专（兼）职设备员进行验收，填制《设备开箱检验单》 和《设备试运验收记录》并建账存档，同时将《设备开箱检验单》、设备随机资料报送物资装备 中国石化集团第四建设公司 2005—05—10 批准 2005—06—01 实施
10.31-1
FCC/QG10.31—2005 处登记备案。4.3.4 项目部购置的设备经验收有质量问题及在质保期内出现质量问题时，由项目部采购员办 理保修、索赔、换货或退货事宜，并报物资装备处备案。4.4 资产管理 4.4.1 物资装备处根据购置办公设备清单和《设备开箱检验单》将设备登记建账、统一编号，并将 统一编号牌、设备分配单发给项目部，项目部负责将统一编号牌贴至办公设备上进行标识，并将 签字后的《设备分配单》返回物资装备处登记备案。
4.4.2 项目部设备员对本项目的办公设备建账管理，并及时将进出场设备反映在台账上，做到 台账、编号、实物、金额、资料相互对应。4.4.3 项目部设备员根据物资装备处要求填报年度 《设备固定资产盘点表》 并据实反映盘点情，况。4.4.4 属于各部处室及专业公司带至项目部的办公设备仍归原单位管理，由原单位负责其使用 及盘点核实工作；其它办公设备由项目部统一管理和盘点核实。4.5 使用管理 4.5.1 项目办公设备由具体使用的项目部负责本项目办公设备的管理、保管及日常维护保养工 作。4.5.2 项目办公设备的使用、管理责任要落实到人，不再需用时，及时书面通知物资装备处，以便调拨，如发生丢失、非正常损毁要由使用者负责赔偿，不能落实责任的，由物资装备处按设 备事故对项目进行处理。
4.5.3 项目部未经物资装备处同意，不得变更、转换、替代原设备的设备编号，不得因维修或 停用而降低设备原有的配置、性能标准。同时，未经物资装备处同意，不得处置、转让和调拨设 备。4.5.4 项目终结时，项目部应及时向物资装备处上报设备固定资产盘点表，由
物资装备处统一 调拨。4.5.5 需调往其它项目部或返回物资装备处的办公设备，应保证设备、资料及随机附件齐全完 好。4.6 租赁管理 4.6.1 项目办公设备使用实行租赁制，租赁费每年按下列标准收取： a)b)c)d)4.7 完好设备按设备净值*45%＋设备原值*8%收取租赁费。设备损坏、丢失时，按设备净值＋设备原值*8%收取租赁费。净值达到残值的完好设备按设备原值*8%收取租赁费。“办公设备折旧年限”见附表 1。
4.6.2 办公设备的调遣费用由承租单位承担。办公设备维修执行 FCC/QG 10.21《设备维护管理规定》，且日常维修由项目自行负责并承 担相关费用。
10.31-2
FCC/QG10.31—2005 4.8 报废处理执行 FCC/QG 10.23《设备报废管理规定》 4.8.1 未到使用年限，无法修复使用的办公设备，由项目部设备员填制《设备报废申请单》，经 区域项目经理签字确认后报物资装备处审批。4.8.2 无论什么原因报废的办公设备，项目均不得私自处置，需报物资装备处审批。4.8.3 报废的办公设备由物资装备处书面委托项目部进行处置，经办人将处置款上交项目财务 部门，并将交款凭证转到物资装备处。5 记录 执行本办法产生并保持以下记录： ——设备需求计划 ——设备固定资产调拨单 SH0201 ——器材调拨单 GY0120 ——设备租赁合同 SH0203 ——设备融资租赁合同 SH0204 ——设备开箱检验单 SH0104 ——设备试运验收记录 SH0105 ——年设备固定资产盘点表 ——设备报废申请单 SH2601 ——设备固定资产调拨单 SH0201 ――设备选型单
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FCC/QG10.31—2005
办公设备折旧年限表
办公设备分类名称 一 1 2 3 4 电子计算机及其外围设备 电子计算机 电子计算机外存储器 电子计算机显示终端设备 电子计算机输入输出设备 扫描仪 数码相机 打印设备 5 二 其他电子计算机及其外围设备 通信设备 网络设备（手机、交换机等）三 1 2 3 4 5 6 7 8
第1条目的为了保证公司电话、电脑、打印机、复印机和传真机等办公设备的正常运转，提高办公设备的工作效率和使用效率，特制定本制度。
第2条适用范围
本制度适用于对公司内部所有办公设备的使用管理。
第2章办公设备购买
第3条将公司在年初统一将购买办公设备的费用列入预算。
第4条对于临时需要更换的办公设备，需到设备管理人员处领取设备更换表后，详细填写，经管理人员呈交公司领导审批后，领取费用，由负责管理设备人员统一购买。
第3章电脑使用管理
第5条专人专管
1．每台电脑指定专门人员负责日常操作、卫生清理。
2．电脑主机（1、2）使用人员要设置开机密码，密码属公司机密，未经批准不得向任何人泄露。
3.公司电脑如出现情况，严禁私自处理，应以及与管理人员取得联系，管理人员处理问题后，报修人填写设备问题修理情况表，对电脑出现问题进行详细表述。方便管人员告知预防及应对措施。
4.公司员工离职或请1个月以上假期者，应检查好自身在公司所用电脑后，去管理员处填写交出设备登记表，核对无误后交出设备，如有问题，管理人员及时向上级主管反映，由上级主管决断。
第6条操作规定
1．严禁在公司电脑上从事与本职工作无关的事项。
2．不得使用未经病毒检查的软盘、光盘，防止公司电脑“感染”病毒。
3．严禁私自拷贝、泄露涉及公司机密的文件资料。
第7条病毒防护
1．尚未联网的计算机，由专人负责安装软件。
2．任何电脑安装软件前，须由相关专业负责人提出书面报告，经部门主管同意后，由专业人员安装。
3．所有电脑不得安装游戏软件。
4．数据的备份由相关专业负责人管理，备用的软盘由专业负责人提供。
5．在使用软件前，进行杀毒，确保软件无病毒后方可打开。
6．任何人未经同意，不得使用他人的电脑。
第8条硬件保护
1．除负责硬件维护的人员外，任何人不得随意拆卸电脑设备。
2．硬件维护人员在拆卸电脑时，须采取必要的防静电措施。
3．硬件维护人员在作业完成后或准备离去时，必须将所拆卸的设备复原。
4．各电脑负责人认真落实所辖电脑及配套设备的使用和保养责任。
5．各电脑负责人采取必要措施，确保电脑及外设始终处于整洁和良好的状态。
6．对于关键的电脑设备应配备必要的断电、设施以保护电源。
第9条电脑保养
1．严禁在电脑前吸烟、吃东西，严禁用手或尖锐物体触摸屏幕。使用人在离开前应退出系统并关闭电脑。
2．定期（每月末）对电脑内的资料进行整理，做好备份并删除不必要的文件资
料，保证电脑有足够的的运行空间。备份的磁盘由电脑管理员保管。
3．定期（每月一次）由指定的专业电脑维护公司对电脑进行维护和保养。
第4章打印机、复印机使用管理
第10条打印机、复印机损坏、修理由公司设备管理人员负责，其他人员未经批准不得擅自维修。
第11条购新打印、复印，文件资料要办理审批手续，由设备管理人员提出书面申请，呈报上级主管，经主管批准签字后方可进行。
第5章其他办公设备使用管理
第12条公司所有办公设备都要指定专人管理，其他人员须经设备管理人员批准后方可使用。
第13条办公设备要定期养护，以免因老化而影响使用。
第14条办公设备使用人员要保证设备的安全，如果因使用人员过失造成办公设备丢失或损坏，要追究相关人员的责任。
第6章办公设备使用监管
第15条公司设备管理人员负责对办公设备的使用情况进行不定期检查。
第16条 公司设备管理人员对违规使用办公设备的人员有提请处罚的权力。
第17条 因个人原因造成公司办公设备损坏者，由设备管理人员提交设备损坏详细说明，交由上级主管处理。
第7章附则
【关键词】中央空调风机盘管及照明系统末端控制， 建筑设备能源监测管理系统
为了有效的减少公共建筑使用能耗，提高人们的行为节能，监控建筑物分项能耗，提高能源的利用效率，为能源管理部门提供有效的参考，依据《公共建筑节能改造技术规范》对某机关办公楼的空调末端及照明系统设置远程控制及监测，同时安装建筑设备在线能耗监测管理系统，进行相关的节能效果检查和追踪。
本项目地下一层，地上五层的办公楼，室内采用风管盘管空调系统，主要末端能耗为空调及照明系统。在大楼运行过程中，经常存在着：人员外出不关灯、不关空调，个别区域空调温度设置过低、走道长明灯、开窗开空调等浪费能源现象。为了提高建筑能耗管理水平，减少人为浪费，对风机盘管系统、照明系统进行智能网络管理改造，设置建筑设备在线能耗监测管理系统。
一、中央空调风机盘管及照明系统控制
采用智能控制系统实现空调及照明系统的中央监视控制，结合传感器及智能控制面板实现自动及手动开关控制、风机盘管调速等。采用相对独立的子系统，对办公区、局级领导办公室交易大厅、会议室、接待室、大楼公共区域（大堂、门厅、走道、电梯厅、卫生间）、餐厅、立面/环境等场所的空调及照明系统集中及分散控制。
1、办公室控制方案
（1）照明控制方案：当办公室内持续无人一段时间后，如果照明是开启状态，控制路由设备将自动关闭照明；充分利用太阳光的照射，如办公室的光线强度达到不需要开启照明时，将自动关闭照明；当光线强度达到需要开启照明时，且房间内有人时，将自动开启照明；
（2）室内空调控制方案：当办公室内持续无人一段时间后，如室内空调是开启状态，将自动关闭；可设置成在一天某段时间之内（如早9 点-晚5 点），如果房间内无人，可以保持室内温度在一定要求范围之内；如果房间内有人，保持用户设定的温度。如果空调是开启状态，如打开窗户，将在一段时间之后自动关闭空调；如果窗户是开启状态，此时打开空调，将在一段时间之后自动关闭空调；如果办公室内人员不在房间内，可通过手机提前自动开启空调，提前将办公室温度调整到比较舒适的温度。当窗户在房间内无人时被打开或者晚上某一时间后，窗户仍然是开启状态，可将报警信息发送给值班人员，方便值班人员检查巡视异常情况。
2、卫生间控制方案：当卫生间内持续无人一段时间后，如果电灯是开启状态，将自动关闭照明；当有人进入卫生间时，自动开启照明。
3、开敞办公区域控制方案
（1） 照明控制方案：如果开敞办公区域的光线强度达到不需要开启照明时，自动关闭照明；可设置定时开关灯功能，无需工作人员手动开关照明；也可设置分区域控制照明，当某区域无人或光线强度达到不需要开启照明时，自动关闭照明；当检测到某区域有人并且光线强度达到需要开启照明时，自动开启照明。
（2） 空调控制方案：当空调是开启状态时，此时如果打开窗户，控制路由设备将在一段时间之后自动关闭空调；当空调是开启状态时，此时如果打开窗户，控制路由设备将在一段时间之后自动关闭空调；可以设置定时开关空调，也可以根据室内温度设置空调的开启和关闭。
4、走廊区域控制方案：当检测到走廊区域内有人时，自动开启照明；当走廊区域内无人一段时间之后，将自动关闭照明；可设置成定时开关照明功能，如早上9 点至下午5 点照明开启照明，其余时间关闭照明。
空调末端及照明控制系统采用的主要设备：桌面控制器、无线路由、联网型无线温控器、红外检测设备（人体感测）、无线窗磁设备、联网墙面开关及中央监控器。
空调和照明系统改造实现了无人时自动关闭空调、照明；空调时间温度法计费管理；室内温度调节功能；空调、照明系统的集中控制和管理。
对空调系统和照明系统与冷热源机房系统进行集中关联控制，实现人走关空调、人走关灯，避免无效能源浪费。集中监控，使整体耗能系统情况更加直观，操作简单。
二、建筑设备能源监测管理系统
本节能管理系统结合国家对公共建筑能耗问题的相关政策，以分项计量统计、评价管理技术为基础，以提高系统能效为目标，采用集成化的系统设备多重能效跟踪控制技术，为用户提供设备能效跟踪控制管理平台。建筑设备能源监测管理系统主要功能包括系统监控、系统能耗统计、系统能耗评价等。中控室可将系统智能运行实况传输至大屏幕液晶显示屏，用以监控。
建筑设备能源监测管理系统通过对建筑内全部用能设备实现用能分类计量、分类统计，实现对建筑能源设备及资源利用的能效跟踪控制与节能运行管理，解决了用户缺乏准确的能耗计量统计数据，难以能耗诊断、节能管理和节能改造。
本系统具有以下特点：
（1）分项计量、分项统计技术：将水、电、空调能耗等基础能源通过分类计量、分类统计，以报表形式显示和保存。
（2）基础能源管理平台技术：对公建能耗数据进行实时采集、存储、分析及能耗数据传递、电子台账、电子报表等，替代了落后的人工统计报表方式。
（3）模糊控制技术：通过能效模糊跟踪控制软件，实现对建筑物耗能设备的运行效率进行实时跟踪控制，实现按需所供。
（4）用能质量监测技术：通过电流电压的同步采集和锁相环技术、基于瞬时功率理论的检测与谐波分析技术、对用户电力系统参数实时监测、跟踪补偿和滤波。
（5）可再生资源利用技术：检测地源热泵运行工况，分析运行模式，建立智能模糊控制，设置气候补偿。
（6）设备地理信息系统功能：在操作界面上直观地显示不同区域的各种耗能设备运行状况和能耗统计情况，方便用能管理。
（7）预防维修的系统诊断与故障预警功能：通过实时监测设备运行状况，发现设备运行异常或能效过低状态，实时声光报警提示现场运行人员，若能耗高于历史同期和计划设定值则报警提示管理人员；按时、日、月、年不同时段，或不同地理区域，或不同能源类别，或不同类型耗能设备对能耗数据进行统计，自动生成实时曲线与数据报表、日月年报表等资料，为系统故障诊断提供依据，并预测未来能源消耗趋势。
本次改造基于操作简单、管理方便、施工灵活等方面，以有效的监测、分析、控制用能末端的无效用能、耗能为目的，依靠先进的计算机及网络控制手段，尽可能的减少建筑内的运营能耗，实现了空调及照明系统的集中控制管理，保证房间等区域无人时关闭空调和照明，远程控制室内空调温度，解决了“国务院办公厅关于严格执行公共建筑空调温度控制标准的通知”的要求。通过一个夏季的使用，可实现有效节能率为10%以上。基于对用能末端的有效控制，通过能源消耗的分项计量监测，提高能源利用率，为建筑节能运营领域节能提供了良好的示范。
参考文献
1、《 公共建筑节能设计标准 》GB50189-2005
2、《公共建筑节能改造技术规范》JGJ176-2009
3、《关于加强机关办公建筑和大型公共建筑实施能耗监测工作的通知》住建部文件
4、《建筑设备节能控制与管理》09CDX008-3
一、办公自动化软件的应用价值
(一) 连接
通过OA软件将分散在局域网和Internet上的各级组织与个人连接起来, 形成一个依托于网络而存在的虚拟集中式办公场所。
(二) 沟通
及时进行信息的交流与共享, 例如消息提醒、邮件通讯、新闻公告、知识共享等等。沟通是协同工作的基础。
(三) 协同
以工作流管理为线索, 将人员、信息等各项资源按一定的规则组合起来, 共同处理一组事件。同时, 建立起各个异构系统之间的关联系统, 将各类管理数据进行抽取、转换, 参与流转。
(四) 监控
工作过程的监督与控制、工作流程状态、处理时限等都是监控的内容之一。
二、办公自动化软件的管理价值
增强管理执行力是办公自动化软件的管理价值体现。从管理学的角度看, 办公自动化软件的价值主要是规范流程、加强沟通以增强管理执行力。在实际应用过程中, 办公自动化软件的管理价值体现在以下四个方面。
(一) 建立内部通讯平台
平台上的员工通讯录、在线交流功能使工作信息得以及时的传递, 保障工作的顺利进行。
(二) 建立信息发布平台
公告、调查、讨论的发布让信息准确无误地传递到各个用户。
(三) 实现工作流转的自动化
协同流程的建立根据不同的工作对象灵活使用。
(四) 实现文件管理的自动化
通过OA办公平台进行电子公文的发布, 在协同工作中设置专门的流程, 在文档管理中建立相应的文件夹进行存档、归档操作。电子公文的实施取代了传统的公文传递方式, 不仅是传递方式的变革, 还是管理意识的改变;除此之外, 文档管理还可以进行文档的共享和借阅, 方便地实现了知识的共享。
三、办公自动化软件在公司的应用
(一) 连接
就厂区而言, 公司下属厂、机关处室地理位置较分散, 不方便报告、文件等资料的递送和传阅。使用了办公自动化软件后, 将分散在局域网的各个分厂和机关处室的电脑连接起来, 在厂区形成了一个依托网络而存在的虚拟办公场所。
(二) 沟通
通过办公自动化软件办公平台的在线交流、信急提醒 (收到新的协同、有新的公告发布均会有一个红色的信息提示弹出) 功能可以及时地将最新的信息告知该平台的每位用户。及时的信急沟通为办公的顺畅打下了坚实的基础。
(三) 协同
协同是网络办公的有力体现。协同工作的要素:流程、事件名称、事件内容。
以定义工作流程的方式将事件传送给接受者。在编辑事件内容时, 使用者进行文档格式编辑。若文档内容需要修改, 办公自动化软件办公系统会自动显示修改痕迹 (如修改的内容、时间、修改者的姓名) 。
(四) 监控
监控是协同工作的有力保证。办公自动化软件办公是通过定义工作流程进行流转的, 协同的发起人可以通过查看流程的节点流转情况来监控事件的处理过程。在协同事件建立时可以进行事项跟踪的设置。
四、办公自动化软件的应用体会
首先, 使用该软件后使管理工作变得轻松。原因有三: (1) 信息流通快, 以前两三天处理的一个报告, 在平台上可以压缩在1h内完成 (2) 文件和工作都被自动、有序的流转, 在办工作、待办工作清晰明了, 相当于给使用者安排了一个虚拟秘书, 大大减少了工作量; (3) 信息发布平台使无效会议减少。
其次, 协作性、灵活性显著提高。20世纪福特汽车创始人首先倡导的专业化分工的产业模式是一个伟大的创新。但在专业化效率日渐提高的今天, 部门和部门、环节和环节之间协作效率高低就成为组织提升整体竞争能力新的驱动因素。办公自动化软件不仅能够帮助企业建设无边界组织, 消除企业的信息死角, 成为企业上下左右沟通润滑剂, 而且提高了企业部门间的协作能力, 增强了团队精神。
第三, 提高了管理效率。在办公自动化软件平台上, 可以了解每项业务、每个职员的进度和状态, 了解哪些地方、哪个环节有改善的余地、挖掘的潜力, 借此提高组织的工作效率和管理效率。
第四, 规范性增强。在办公自动化平台上, 人的意志无法改变程序运行, 一切都得按照既定规则、公司制度进行。同时, 杜绝了越权操作, 防范了经营风险, 增加了监督性。
最重要的一点是实现了知识管理。文档管理自动化可以使优秀员工的思想技能不断积累;能即时管理、更新每个部门的各种资料 (如客户资料) , 使企业最大限度地降低人员离职时所带来的人事成本。
五、结束语
第二次浪潮的到来使得对效率的追求正在演变成整体竞争能力的衡量标准。
第二条办公设备申领流程
一、新员工经入职培训后，凭单位人事部门签发的《人员录用审批表》(见“集团人事招聘制度”)，到单位办公室申领相应的办公设备。
二、单位办公室信息技术员负责检查办公设备库存，充足可直接发放;如不足，设备管理员则做好登记，对外进行采购。
三、设备到库后，单位办公室的信息技术人员应认真验收设备后，登记《办公设备初始表》、《办公设备状态变更表》(附表2)、《办公设备状态表》。
四、设备发放时，信息技术员与或领用人共同检查设备状态是否完好与配件是否齐全。若无异常，领用人需填写《办公设备领用单》，以明确保管责任。设备管理员需填写《办公设备状态变更表》、《办公设备状态表》。
第三条办理设备归还流程
一、离岗员工持单位人事部门签发的《员工离岗/职通知函》到单位办公室办理办公设备归还手续。信息技术员核对《办公设备状态表》，查找离岗人员的全部领用情况，收回设备。
二、领用人和信息技术员在共同检查所归还设备，在无损坏、无缺少配件、无欠费情况下，领用人需在《办公设备归还单》上签字确认。如有损坏、缺少配件、欠费的，应按价格赔偿、支付所缺的配件价格(配件价格由供应商提供)、还清欠费后，设备管理员才可签字确认，并经由单位办公室负责人盖章审核后，方可继续办理离岗手续。
三、领用人和信息技术员当场将电子设备做返厂设置，如返厂设置失败，信息技术员不得在《离岗通知函》上签字。
四、办公设备归还人、信息技术员需填写《办公设备状态变更表》、《办公设备状态表》。
第四条办公设备采购流程
一、各单位办公室负责设备的采购、登记、发放与运维工作。各单位根据自身需要向集团指定供应商处进行采购。
二、设备发放时，信息技术员与领用人共同检查设备状态是否完好与配件是否齐全。若无异常，领用人需填写《办公设备领用单》，以明确保管责任。设备管理员需填写《办公设备状态变更表》、《办公设备状态表》。
第五条机器设备管理流程
一、办公设备台账与盘点
1、《办公设备初始表》：当设备购入并出库后，管理责任即移交至使用单位，就开始登记此表。表格反映了固定资产在最初移交到信息中心时的状态，表格中的数据一旦生成则不允许修改。
2、《办公设备状态变更表》：记录每一次固定资产相关状态属性变化情况，是记录设备资产变化的流水账，从而触发《办公设备状态表》的修改。由各单位办公室的信息技术员填写。
3、《办公设备状态表》：表格反映了固定资产的最新状态，表格中的数据不得随意修改，修改的唯一依据是《办公设备状态变更表》。由各单位的信息技术员填写。
4、《办公设备领用表》：表格记录了各经营性单位领用办公设备的实际情况。由各单位信息技术员填写。
5、《办公设备初始表》、《办公设备状态变更表》、《办公设备状态表》、《办公设备领用表》的原件各单位进行存档。
二、盘点
1、根据各单位的发放及统计台账，各单位办公室应当于每季度末对办公设备进行局部盘点，集团行政管理中心每年年终对各单位办公设备进行全局盘点。
2、盘点内容：核对机器设备使用情况是否正常，是否有损坏或缺配件，及所使用的设备跟领用时是否一致，是否有丢失。
3、在规定的使用年限期间，因个人原因造成办公设备毁损、丢失、被盗等，所造成的经济损失由个人承担。
第一条 为了加强公司电脑管理，确保电脑安全正常使用，有效地利用电脑及外围设备，提高公司工作效率，同时减少电脑硬件设备维修费用，现结合本公司公司实际情况，制定本规定。
第二条 本规定适用于公司各部门列入管理的电脑及硬件设备，包括公司配备的用于办公的电脑硬件及软件、打印机、复印机、扫描仪、外接CD-ROM、不间断电源等外围设备。
第三条 本规定由公司行政人事部门负责监督执行。
第四条 领用电脑时应填写电脑配备档案，记录配件情况、使用人变更情况、维修记录等。
第五条 公司各部门的电脑应置放在通风、干燥，无直射阳光或阳光直射较弱的地方，并按正常操作程序操作;每天下午下班离开办公室时，应关闭电脑设备电源，由于操作错误造成机器故障的，由使用人承担一切维修费用。
第六条 严禁在电脑运行时搬移或挪动，如由于搬移或挪动而造成机器损害及故障的，将由当事人承担一切维修费用。
第七条 严禁在电脑上装载游戏软件或与工作无关的软件，如已经在电脑里面装载此类软件的，应及时卸下。如确因工作需要须增添、修改软件，可提出申请，经部门负责人签字认可后，由公司行政人事部门负责统一落实。
第八条 各部门员工，只能使用电脑里面的软件，严禁私自修改软件内容或配置，特别是系统配置软件和批处理软件。
第九条 任何人员上班时间，均不得利用公司电脑玩游戏或做与本职工作无关的事情，不得利用公司电脑播放与工作无关的CD、VCD及MP3等。
第十条 各部门员工未经部门负责人批准，严禁私自带领外来人员到公司办公室使用公司电脑。
第十一条 公司各部门的电脑及配件由行政人事部门根据业务需要统一调配。未经行政人事部门同意，各部门之间、各员工之间不得擅自调换电脑及其配件。
第十二条 各部门员工未经公司行政人事部门同意，严禁私自拆装电脑硬件
及设备。如果发现电脑经拆除后的配置跟原配置不相同，将由当事人承担一切经济责任。部门负责人如发现本部门员工私自拆除电脑，应及时制止并对当事人口头警告。如因工作需要确实须拆装电脑，应由电脑管理员统一办理。
第十三条 公司任何员工不得将电脑设备外借给其它部门使用。如确因工作需要须借用电脑设备的，应先填好电脑设备借用单，经行政人事部门批准同意后方可借出，借用后如有损坏或发生故障，将由借用部门或借用人负责维修或承担维修费用。
第十四条 公司各部门使用的电脑及配件如有故障须维修，应由使用部门填写好维修申请表，经部门负责人签名同意后，由行政人事部门查实并由电脑管理员落实维修，维修后由使用人填写维修结果验收单。维修过程中如须支出维修费用的，经办人应同时附上维修申请表及维修结果验收单和有关收费凭证方可报销支出费用。
第十五条 对于多人共用的电脑，应合理分配好资料存储空间，各人建立自己的文件夹，以便存储文件资料。多人共用的电脑，各使用人应互相监督，确保使用安全。
第十六条 各部门或各部门建立文件时，应对重要文件进行备份，以免造成文件的丢失或无法查询，秘密文件或公司内部资料需加密码管理。
第十七条 任何人员未经他人同意,不得查看或修改他人的文件内容,不得删除他人的文件内容或更改文件名。若因文件泄密或丢失而造成的一切损失，将由当事人承担。
第十八条 任何人员未经批准，不得私自拷贝文件或把存有文件资料的存储工具带出公司，也不得将存有文件资料的存储工具借用给外部门人员。
第十九条 任何员工需要带软盘、光碟进入公司工作，应当到行政人事部门请电脑管理员进行软盘、光碟检测，电脑管理员对有病毒的软盘、光碟进行处理并作好记录，对确认无问题的软盘、光碟，允许在公司电脑上工作。
第二十条 公司上网的帐户，应由专人管理，员工工作时间不能进入与工作无关的网址，严禁查看不健康的内容。
第二十一条 公司的电脑在使用共享资源时，必须按照基本的操作流程使用电脑软件，不能通过网络资源做与本职工作无关的事情，如违反本规定造成公司
网络数据丢失的，将由当事人负责。
第二十二条 公司电脑网络建立后，电脑程序和基本的配置参数不能随意改动，避免造成网络不通。如出现非人为原因造成网络不通时，应立即通知行政人事部门电脑管理员进行检查和处理，不能自行对电脑网络进行更改。
第二十三条 员工不能随便移动电脑，以免网络接口与电脑接口松开，造成网络不通。同时，网络线连接电脑的接口不能随意拔开，以免线口与水晶头之间的接触不良导致网络不通。如因非人为原因出现此类情况时，应通知电脑管理员进行检查和处理。
电话管理
第二十四条 电话是公司对外联系的通讯工具，应保证电话线路畅通，保障业务工作的顺利开展，同时减少不必要的浪费。
第二十五条 电话仅用于工作需要，原则上不做私人用途。上班时间，严禁员工用电话进行娱乐、炒股、闲聊、收听信息等一切与本职工作无关的事情。
第二十六条 使用电话提倡长话短说，尽量缩短通话时间。
第二十八条 电话机为公司财物，应保护爱惜。各部门要指定人员负责电话机管理，如有损坏，需及时查明损坏原因，分清责任，报行政人事部门处理。
第二十九条 如需移动电话机位置或改变电话线走向，须报物业部办理，并到行政人事部门备案。
第三十条 物业部不定期检查电话机、电话线完好情况，检查电话使用情况。
复印机管理
第三十一条 公司复印机由行政人事部门指定专人负责管理，员工如需使用，应在复印机管理人员处登记复印份数，方可复印。对于带密级的文件的复印，应参照本章第五节《保密管理规定》执行。
第三十二条 复印机应定期或不定期进行维修、维护检测，如有故障应由行政人事部门通知维修部门维修，以免影响公司正常运作。
第三十三条 公司复印机原则上不外借使用，如因特殊原因确需外借的，应经行政人事部门负责人审批，主管领导同意后，办理外借手续。如复印机外借期
间发生故障或其他零部件严重损耗而需更换零件，其一切维修费用和更换零件费用由外借部门承担。
第三十四条 员工使用复印机要做到爱惜复印机、节约纸张、物尽其用，反对浪费。
第三十五条 保持复印室的环境卫生，严禁随地丢弃纸张、垃圾等。
第三十六条 工作人员每天下班前应关闭复印机电源，下班后或节假日员工加班复印资料，复印完毕关闭电源后才能离开。
第三十七条 管理员有责任提供技术上的指导，属经办人操作不当造成的纸张浪费或机器损坏，公司将视情节轻重追究当事人的责任。
空调机管理
第三十八条 公司各部门的空调机由行政人事部门指定专人管理。
第三十九条 空调机应定期检测和维护，如发生故障，管理员应及时消除，如故障无法消除，应立即通知维修部门维修。
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