何为文书档案（通用9篇）
档案办 陈碧兰
综合档案室保管着这么一份文书档案（中华民国37年。湛江市发生鼠疫期间政府的相关文件），那么文书档案的定义是什么？什么文件才可以归档呢？下面就由我来给大家做下普及。
文书档案，是记录政务活动（包括党务、行政管理等）的档案。它记录了机关、团体、事业单位所从事的各种管理性活动，如党务管理、政务管理、财务管理、人事管理、业务管理、科研管理等。因此，文书档案通常也被称作管理性档案。
文书档案来源于文件。文件办理完毕后经鉴定具有保存价值的部分，经过归档整理，转化为文书档案。归档文件分为六大类：
一、规范性公文，规范性公文是党政机关、社会团体、企事业单位等在公务活动中形成的、以强制力推行的、用以规定各种行为规范的文件，为行政工作提供标准和范式。
二、领导指导性公文，常用于上级对下级进行领导指导工作。
三、公布性公文，常用于公布各种重要信息。
四、陈诉呈请性公文。
五、商洽性公文，主要是指函。
六、证明性公文，主要包括证明信、介绍信、协议书、会议纪要等四种。
那么归档范围是依照什么来划分的呢？归档范围应以本单位工作活动为主，即“以我为主”，突出反映本单位基本职能活动和各项业务工作。本单位的收文，不论是来自上级、下级，还是非隶属关系单位，应以是否与单位工作有直接关系、本单位是否需要办理、本单位日后是否查考利用为文件归档的出发点。既不能“有文必档”，不管文件的价值和来源，凡是文件都归档；也不能“有档不归”，将有价值、属于归档范围的文件漏掉。
对于我们医院来说文件材料归档范围有4条原则：
1、反映医院主要职能活动和基本历史面貌的，对医院工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
2、医院工作中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
3、医院需要贯彻执行的上级单位、同级单位的文件材料；下级单位报送的重要文件材料；
一、个人利用档案情况分析
随着我国公民档案意识、法律意识的增强, 以及档案在处理各种民事纠纷中证明作用的显现力度的增大, 使得广大公民对档案信息的需求量不断上升, 企业档案部门也迎来了越来越多的个人查阅者。据笔者对当地几家大型企业的调查以及最近几年的个人利用部分的统计情况可以看出, 个人到企业档案部门的查阅人次和卷次日益增多, 利用信息的范围日趋宽广。根据利用目的不同, 大致有以下几种情况:
1. 续写家谱。
编修家谱是中华民族的优良传统, 家谱与方志、国史并列, 已经成为我国的三大历史文献。目前, 随着经济的繁荣、社会的稳定、文化的发展, 全国各地纷纷涌现了众多的姓氏宗亲会、族史研究会, 仅平顶山市在去年就举行了数次由国内外同胞参加的规模近千人的刘氏宗亲会、叶氏宗亲会。而重修家谱、续写家谱则成为这些宗亲会的重要工作内容, 也成为很多百姓寻根问祖、联系亲情的重要手段。企业档案部门保存的死亡职工档案, 记录着查阅者已故亲人的详细情况, 是编写家谱最直接、最准确、最翔实的资料。
2. 迁移户口。
随着我国户籍管理制度的改革及户口迁移限制的放宽, 许多以前难以进入的大城市和沿海发达城市成为人们向往的就业和养老的定居地。不少人包括已经退休的老同志为了把户口迁到理想的城市或祖籍, 根据迁入地的有关要求, 纷纷到原就业企业的档案部门, 寻找有关亲属关系、出生地、学历、职称、退休等方面的证明材料, 为自己的户口迁移办理提供完善的历史资料。
3. 国外或港澳台地区探亲。
根据我国公民出入境管理的有关规定, 赴国外、港澳台地区探亲, 必须提交齐全的证明材料。企业人事档案中有关家庭关系的记录往往成为那些苦于无法提供亲属关系的有效的证明材料。
4. 遗产继承。
亲属关系证明是法定遗产继承人在办理大宗遗产分割、过户等产权转移时必须向有关行政管理机关或司法机关提供的重要证据。而企业档案中个人生平、简历、籍贯, 重要社会关系等较为完善的资料档案, 则是个人及家庭关系证明的最有效材料和历史记录。
5. 其他原因。
在升学考研、住房贷款、工伤赔付、保险证明、福利采取、纠纷处理等诸多社会活动中, 档案的证明与记录日益发挥重要作用, 个人到企业档案部门寻找证据, 维护自己合法权益的也已是常事。
二、为个人利用者提供服务是企业档案部门应有的责任
1. 法律赋予了公民利用档案的权利。
利用档案是法律赋予每个公民的权利。《中华人民共和国档案法实施办法》第二十二条明确规定, “中华人民共和国公民和组织, 持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明, 可以利用已开放的档案”, “机关、团体、企业事业单位和其他组织以及中国公民利用档案馆保存的未开放的档案, 须经保存该档案的档案馆同意, 必要时还须经有关的档案行政管理部门审查同意。”由此可见, 利用档案不再是一种特权, 而是全体公民都应充分享有的权利, 每个公民持有合法证明, 在遵守国家法律法规和档案管理规定的前提下, 经档案保管部门同意, 可以查阅所需的档案信息。
2. 企业档案部门具有为社会个人利用档案提供服务的责任。
我国1987年出台的《档案法》已经明确指出, 档案工作的宗旨和目的是:“便于社会各方面的利用”。1999年颁发的《中华人民共和国档案法实施办法》则更进一步要求“各级各类档案馆应当为社会利用档案创造便利条件”。目前, 各级档案部门已经充分认识到, 档案工作是一项保管档案和提供档案利用服务的工作, 各级档案部门已经将服务作为档案工作的重点, 围绕党和国家的中心工作, 围绕经济建设和社会发展, 开展了全方位的档案服务, 如建立现行文件查阅中心、开展网上利用咨询、推进档案开放、参与史料汇编等。可以说, 向社会提供档案服务, 不仅是各级档案部门及企业档案部门应尽的责任, 也是档案价值的应有实现。
三、企业档案如何为个人利用档案提供服务
法律赋予了每个公民利用档案的权利, 也规定了档案部门为社会利用档案提供服务的职责, 根据笔者对本地几家大型企业的调查, 目前, 企业档案为个人提供利用这项服务却处于困境之中。一方面, 公民对企业档案部门的服务不太满意;另一方面, 企业能否对档案的个人利用者实行有偿服务呢?我们知道, 虽然《档案法》实施办法规定了“各级各类档案馆应当为社会利用档案创造便利条件, 提供社会利用的档案, 可以按照规定收取费用”, 许多综合性档案馆、专业性档案馆和城建、房产、人事等行业的档案管理机构也已经实施有偿服务, 但对企业档案的个人利用却没有明文规定, 也就是说, 企业收取档案服务费用缺乏法律依据。
众所周知, 企业虽然承担着一定的社会责任, 但其毕竟是一个自负盈亏的经济实体, 企业的经营目标就是在市场竞争中获得生存、发展、壮大, 并取得最大的经营效益。在当前经济全球化, 竞争白热化的情况下, 企业的一切活动皆是围绕着“效益”而进行的。企业档案工作的目标也必须与企业的发展目标相一致, 紧紧扣住“效益”这个主题。尽管目前的企业档案部门面对四处奔波、满怀希望的个人查阅者, 不忍以“审批”权限加以限制, 企业本着“以人为本”和建设和谐社会的宗旨, 按照档案法“为社会利用档案创造便利条件”的要求去履行自己的职责, 但从长远来看, 企业档案部门如果长期无偿地为个人利用者提供服务, 那么, 这项服务就不会得到企业的支持, 档案资源不可能得到充分的开发, 个人利用者就不能得到满意的服务。
所以, 笔者认为企业档案部门对个人利用者实行有偿服务应该是解决这一困境较好的办法。对于企业来说, 为个人提供服务不是“赔钱的买卖”, 企业会采取积极的态度支持这项工作, 避免人为地设置障碍;有了资金来源也有利于档案资源的开发和利用;对于利用者来说, “花钱买服务”的道理早已接受, 何况要寻找的是至关重要的证据。关乎个人的切身利益, 合理的收费应该是可以理解和接受的。对于企业档案工作来说, 此种做法则会成为企业档案工作走向社会的新起点。因为个人花钱买服务时, 会对服务的质量和服务人员的素质提出更高要求, 有利于企业档案工作水平的提高;对于社会来说, 以档案为依据落实国家政策、调解民事纠纷, 既维护了公民的合法权益, 也起到了稳定社会的作用。
开场白：发展是硬道理，档案事业的发展离不开人的发展，也离不开软件和硬件的发展。这些年档案事业的发展究竟如何，纵比怎样，横比又怎样，放在整个国民经济中又怎样，档案人心中有没有数，该不该有个数，欢迎大家各抒己见。
刘洪燕：科学发展观的核心是以人为本，档案事业的科学发展离不开档案人的埋头苦干作风、严谨求实精神和精于业务的基本功。我曾在档案部门工作多年，现已辗转到酒店。我发现我今天能胜任销售经理的职务，在许多方面仍得益于当年的档案工作。但我也发现，档案人的交际能力、表达能力，仍是新时期档案事业发展的软肋，需要迎头赶上。
安兰田：说到档案人，我觉得不应忘了离退休的档案人，过去他们为档案事业的科学发展做出了贡献，现在他们中许多人仍关心着档案事业，期盼着发挥余热，如何调动他们的积极性也是档案事业科学发展的一个课题。市档案学会支持华北电力公司的离退休档案人成立了会员小组，开展活动，探讨和实践建立家庭档案的做法就很值得倡导。
李金玲：说到档案事业的科学发展，我认为首先是档案人要发展。档案人只有提高自身素质，掌握更多的专业知识和现代信息技术，学习各种文化知识来武装自己，才能更好地为人民服务。也只有档案人的整体素质提高了，才会带动档案开发、利用、编研等工作的发展，从而带动整个档案事业的科学发展。
周海南：档案事业的科学发展不只是档案人的事，特别是建立两个体系，更离不开调动社会各界的积极性。《西城追忆》创刊以来，在这方面做了一些有益的探索，团结了一批史地民俗界的专家学者，共同为西城区档案馆的档案收集、利用和编研做出了贡献。
子鸣：档案事业的科学发展必须重视档案软件、硬件的配套发展。笔者作为史学研究工作者，在使用市档案馆的电子档案时，切身感受到档案电子化，无论对档案本身，还是对使用者，都符合科学发展的要求。一是体现了可持续发展思想。读者不必接触档案原件，只需调阅电子档案即可，较好地解决了档案利用与保护的矛盾。二是体现了以人为本的思想。部分档案电子化后挂在网上，读者坐在家中，只需轻点鼠标就能实现登陆、检索、阅览、复制、打印等功能，免除了亲往档案馆的车马劳顿、日晒雨淋之苦，还能节省路途时间。
严永官：档案事业的科学发展要注重协调发展，其中档案系统内部工作机制的协调发展尤为重要。一是要统筹协调区档案局与各镇、开发区和各区级机关档案部门的关系，既要各负其责，又要上下联动；二是要统筹协调各机关与其所属企事业单位的关系，充分发挥各方的积极性，共同促进档案事业进步；三是要统筹协调本地区档案工作中好、中、差单位和部门的推进，加大对档案价值重大、工作基础较差的单位和部门的支持力度，鼓励工作基础较好的单位和部门在档案信息化和开发利用方面加快推进步伐。
柯华：60年来，特别是近30年档案事业确有飞速发展，但并非所有发展都属科学发展的范畴。有的形式上轰轰烈烈，但曲终人散，劳民伤财；有的表面上红红火火，实质上是盲目跟风，目的是应付检查验收。不能说这些工作一无是处，也不能说这些工作没有起到丝毫作用，但其形式主义造成的对档案原件的破坏，其弄虚作假造成的对档案人心灵的腐蚀，至今不可低估。因此，要特别注意总结发展中的教训，不可重犯历史的错误。
李中：档案事业发展的如何，与档案人的视野和理念息息相关。有些档案人习惯纵比，很少横比，有点儿发展即心满意足，甚至对领导感激涕零。记得一位老领导曾语重心长地告诫大家：档案事业这些年是有了很大发展，但我要告诉你们的是，你们并不知道，一个区档案局一年的经费还不如这个区一所重点小学的经费多。如今十几年过去了，我不知道这种差距是缩小了，还是扩大了，但我要说的是，档案人千万不可坐井观天，盲目陶醉在自己的小小发展中。
温宿匝道收费站为进一步提升文书、档案工作水平和能力，圆满完成全年工作任务，把文书、档案工作引入深入，始终坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，贯彻落实科学发展观，认真学习实践社会主义荣辱观，坚持政治理论学习，现自检如下：
一、文书工作（3分）
1、机构职责、人员及分工明确；规章制度适用，执行落实有效。
满分：2分自检得分：2分
2、收文、发文管理规范，办理流程符合相关要求；公文种类、格式运用规范，文稿质量高。
满分： 3分自检得分：3分
3、建立印章使用登记审核制度，印章使用管理规范，用印登记记录完备。
满分：3分自检得分：3分
4、建立机要保密工作制度，涉密载体管理严格，清退及时，保管安全。
满分：2分自检得分：2分
（文书工作满分：10分自检得分：10分）
二、档案工作（7分）
1、档案人员落实，职责明确。设有档案室及专用档案库
房，档案安全可靠，基本设施设备齐备。
满分：2分自检得分：2分
2、建立档案工作管理制度，定期归档。档案整理、编目符合相关规定，管理规范。
满分：2分自检得分：2分
3、实现文书档案计算机检索，并建立电子文档。电子类材料集中管理。档案利用好。
满分：2分自检得分：2分
4、制定归档整理、保管、利用、保密、鉴定销毁、档案人员岗位责任制，并严格落实。
满分：2分自检得分：2分
（档案工作满分：6分自检得分：6分）文书、档案工作满分：16分自检得分：16分 以上是2013年温宿匝道收费站文书、档案工作的自检情况，请予以验收。
（国家标准）
文书档案案卷格式(GB/T 9705-88)1、适用范围
本标准适用于我国各级档案馆(室)和文书处理部门。2、案卷卷皮格式
文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。 2.1 硬卷皮格式 2.1.1硬卷皮外形尺寸
封面尺寸规格采用300mm × 220mm或280mm × 210mm(长×宽)。
封底尺寸同封面尺寸。
封底三边(上、下、翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌。
卷脊可根据需要分别设 10、15、20mm三种厚度。
用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。
本标准推荐使用250 克牛皮纸制作案卷硬卷皮。 2.1.2案卷封面项目
封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。各项目具体位置、尺寸。 2.1.3封面项目的填写方法 2.1.3.1 全宗名称：
全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“河北省人民政府人事局”“简称为“河北省人事局”。不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”。
2.1.3.2 类目名称：
类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。 2.1.3.3 案卷题名：
案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简炼、明确。 2.1.3.4 时间：卷内文件所属的起止年月。
2.1.3.5 保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。
2.1.3.6 件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。2.1.3.7 归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。2.1.3.8 档号的编制：
封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。
全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。
目录号：全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号.案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。
2.1.4卷脊项目包括：全宗号、目录号、年度、案卷号，其排列格式尺寸。 2.2 软卷皮格式
使用软卷皮装订的案卷，必须装入卷盒内保存。 2.2.1软卷皮外形尺寸：
软卷皮设封皮和封底，其封皮和封底可根据需要采用长宽为297mm × 210mm(供 A4 型纸用)或260mm × 185mm(供 16 开型纸用)的规格。 2.2.2软卷皮封面项目：
软卷皮封面项目及填写方法均同硬卷皮格式。封面项目尺寸、位置。 2.2.3软卷皮封二项目：
软卷皮封二印制项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、心寸。
软卷皮封二项目的填写方法同 3.4 卷内文件目录填写方法。
2.2.4软卷皮封三印制项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间，其尺寸位置软卷皮封三项目的填写方法同 4.3 卷内备考表填写方法。2.3 卷盒格式
2.3.1卷盒外形尺寸采用300mm × 220mm(长×宽)，其高度可根据需要分别设置 30、40 或50mm的规格。在盒盖翻口处中部要设置绳带，使盒盖能紧扣住卷盒。 2.3.2卷盒封面和卷脊格式
卷盒封面为空白面。
卷脊项目包括全宗名称、目录号、年度、起止卷号。 2.4 填写要求
2.5 填写案卷封面及卷脊时一律要求用毛笔或钢笔，字迹要求工整。3、卷内文件目录格式 3.1 目录用纸幅面尺寸采用国内通用 16 开型(即长×宽为260mm × 185mm)或国际标准 A4 型(即长×宽为297mm × 210mm)。 3.2 页边与文字区尺寸
卷内目录用纸上白边(天头)宽 20 ± 0.5mm
卷内目录用纸下白边(地脚)宽 15 ± 0.5mm
卷内目录用纸左白边(订口)宽 25 ± 0.5mm
卷内目录用纸右白边(翻口)宽 15 ± 0.5mm
3.3 卷内文件目录项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。
各项目 具体位置、尺寸。 3.4 卷内文件目录填写方法
3.4.1顺序号：以卷内文件排列先后顺次填写的序号，亦即件号。 3.4.2文号：文件制发机关的发文字号。
3.4.3责任者：对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，亦即文件的署名者。3.4.4题名：即文件的标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“〔〕”号。
3.4.5日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月的数字右下角加“·”号。
3.4.6页号：卷内文件所在之页的编号。
3.4.7单份装订的案卷应逐件加盖档号章。档号章的位置在每件文件首页的右上角，其格式与尺寸是：
全宗号目录号案卷号件号 × 15 mm
3.4.8备注：留待对卷内文件变化时作说明之用。、卷内备考表格式
4.1 卷内备考表外形尺寸及页边与文字区尺寸均同卷内目录。
4.2 卷内备考表项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。各项目具体位置、尺寸。4.3.1本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。4.3.2立卷人：由责任立卷者签名。 4.3.3检查人：由案卷质量审核者签名。 4.3.4立卷时间：填写完成的立卷日期。 5、案卷各部分的排列格式
5.1 使用硬卷皮组卷，无论装订与否，其案卷各部分的排列格式均是：
案卷封面——卷内文件目录——文件——备考表——封底。5.2 使用软卷皮组卷，其案卷各部分按下列格式排列：
软卷封面(含卷内文件目录)——文件——封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入盒保存。、文书档案案卷格式监制
6.1 文书档案案卷的硬卷皮、软卷皮、卷盒、卷内文件目录、备考表的监制权属于各级档案局。
任晓燕文秘09125号
一、实习目的：
巩固文秘专业的主业知识，进一步提高文书档案实际操作技能，丰富实际工作和社会经验，掌握操作技能，将所学知识用于实际工作。
二、实习时间：
2011年5月3日至2011年5月31日。
三、实习单位：
丽水市公安局
四、实习主要内容：
按照老师的安排，我制定了相应的实习计划。注重在实习阶段对所学的文书档案理论知识进行进一步的巩固和提高，以达到根据理论知识，指导日常的工作实践的目的。在这段时间我收到了较好的效果。
现就主要实习情况报告如下：实习是每个大学生必须拥有的一段经历，它使我们在实践中了解社会，让我们学到了很多在课堂上根本就学不到的知识，受益匪浅，也打开了视野，增长了见识，为我们以后进一步走向社会打下坚实的基础，这次实习，根据各单位对档案管理需求的实际情况，老师帮忙联系了丽水市公安局，于是，我很荣幸地在那里开始我的工作。在实习期间，我主要负责的工作内容是丽水市公安局干部处办公室文秘。在办公室的这段时间，由于处在干部处
这个重要的枢纽地位，既联系着上级领导，又管理下级公务员，因此我们的工作很繁忙又紧张。我不仅要负责档案工作，更是一个万事都要帮忙的文秘工作者。
我的实习工作主要有以下几项内容：
第一、利用办公自动软件基础知识负责公务员考试成绩的统 计。我们花了一星期时间来核实、排序成绩，然后根据体检报告，把合格者返回生源地，同时把他们的资料邮寄回去。
第二、全国公务员体检资料录入。这是一个相当繁琐的过程，每一项目都是密密麻麻的数字，每一个检查都包含很多选项，一不小心就会犯错。整整花了一个多星期，马不停蹄，才把一大叠数字输进去。
第三、档案资料的整理。第三周开始，在我们的建议下老师 开始让我们整理档案。做档案是一个细小而又庞大的工程，因为它涉及很多方面。每一个在公安局任职的公务员都有自己的档案袋，有些过于陈旧，磨碎了边沿的，都经过我们新的装拆。档案资料不完整的，依次放入相应的案盒。同时，我还给老师提建议，采取按 姓氏A、B、C、D顺序的排列方法，这样寻找起来有规律又便捷。我们还在外面设一个登记本，每一个人一个数字代号，既简洁又明了。最后，领导们采纳我们的建议，利用这种方法，档案排列有序，有章可循。
第四、进入档案系统软件查找档案。第四周是见习的最后一周了，我们开始新的任务查找2009年重要机密文件。利用办公自动化软件查找起来很便捷，有些涉及机密，我们也遵守保密原则，以身作则。
五、实习建议点 ：
此次实习中，和同学聊天发现部分同学的实习并不是很充实，只是单纯的文字录入。可能是单位本身不相信我们的实力，不放心把档案交给我们处理。所以，我建议我们应该和实习单位沟通完善，互相了解，明确我们实习的目的，充分发挥我们实习生的价值。尊重学生、相信学生。当然，我们也要加强与单位领导的交流沟通，不断进步，不断学习。
同时，希望实习的时段可以改善，建议先提前完成期末重要考试。由于一个月的中途离开，长时间离开书本，回来直接有英语等级考、期末考，这不利于我们的学业。可以尽量安排在6月份实习，现在一般单位都有空调，中暑问题也不严重。
1 提高认识, 建立科学合理的人事档案管理机制
要充分认识到, 人事档案既是个人工作、学习、生活的真实记录, 也是反映个人工作能力、学历高低和社会地位的重要依据。它不仅能客观地反映一个人的成长过程, 而且有利于对一个人的选拔利用具有重要作用。档案工作人员要认真学习、大力宣传《档案法》, 使医院领导和全院职工都充分认识到档案的重要性, 认识到档案管理工作是一项基础性的管理工作, 从而增强档案意识, 形成一种人人重视档案, 个个珍惜档案的氛围。
2 加强基础建设, 促进人力资源配置
我院领导重视, 在资金紧缺情况下仍然投入资金重新组建档案室, 该室为医院档案管理的职能机构。医院档案室具体负责协调各科室做好档案的收集、整理工作。增加必要的基础设施, 如计算机、碎纸机、空调机, 以及遮光设防等现代化设备, 使档案室不仅达到防火、防蛀、防高温、防晒、防潮、防盗等方面的要求, 而且为档案现代化管理奠定物质基础。利用计算机技术建立相关人才档案信息数据库, 及时收录医院人才的业务能力、学术动态、科研水平等相关信息, 为做好医院人才队伍建设提供人力资源合理配置的决策依据。根据不同人才的能力和各类人才的不同特点, 在医院内进行合理的配置, 因事而择人, 用人以治事, 把人才配置到最能发挥作用的地方和岗位, 充分有效发挥人才的作用, 从而达到为医院的迅速发展科学合理地配置人力资源。
3 规范档案管理制度, 确保人才信息资源完善
建立科学的档案管理体系, 健全档案管理的规章制度, 是档案管理的关键。在医院管理档案工作中, 必须建立严格的档案管理制度, 将医院各种各类、不同载体的档案统一管理, 统一考核。同时, 要不断完善档案的归档范围, 特别是加强学历、个人履历、政历、奖惩、招工、转干等档案材料的收集, 确保档案的齐全完整。
4 实现档案现代化管理, 及时有效开发人力资源
要加强医院档案工作, 促进医院人力资源可持续发展, 档案工作微机化管理不可缺少。医院应逐步把档案管理纳入办公自动化系统建设中, 逐步扩大计算机的使用范围, 并进行全方位检索、查询, 实现档案管理微机化, 档案利用网络化, 发挥档案的最大效用[2]。为院领导决策、为各部门工作服务积极有效提供利用。
综上所述, 医院人事档案以利于医院人才队伍建设为立足点, 做好档案信息的综合分析, 为医院人才开发发挥更大的作用, 这种作用有利于今天、更有益于明天。
参考文献
[1]谭善梅.发挥医院人事档案信息在人力资源管理的作用[J].中国病案, 2008, 9 (1) :26～27.
[关键词]科技档案；文书档案；比较
科技档案和文书档案，产生于不同的活动领域。科技档案是科技生产活动的记录和产物，文书档案则是记述和反映党政管理活动的文书树料。科技档案和文书档案都是人们社会实践活动的历史记录，具有共同的属性。它们都是档案的重要组成都分。在一个单位内部，它们都是本单位工作活动的历史记录；但是，科技档案和文书档案又是具有不同性质的两种档案，它们各自产生于不同的活动领域、反映不同的内容，具有不同的形成规律和特点，发挥不同的功能效用，因此，对科技档案和文书档案进行比较，特别是在此基础上对科技档案和文书档案进行区分，有着重要的意义。
一、科技档案与文书档案的不同点
1.有利于保持科技档案与文书档案各自的完整
维护档案的完整，是档案工作的基本原则之一。科技档案和文书档案那是在相应的工作活动中形成的，各有其独立的完整性。只有对其进行认真的比较和正确的区分，才能保证它们各自的完整性。有的单位未能进行正确的区分，从而破坏了科技档案的完整。比如围绕一项工程建设活动形成的科技档案是一个有机的整体，不能人为地加以拆散，但过去曾有单位将有关这个工程项目的请示报告、批复、竣工验收等文件放到文书档案里去了，这就破坏了科技档案的完整。
2.有利于按科技档案和文书档案各自的特点分别进行科学的管理
科技档案和文书档案产生的领域不同，记载的内容不同，形成的特点不同，管理的方法也不同。一般说来，文书档案的管理侧重于活动主体的特征即活动者本身；而科技档案的管理则侧重于活动客体的特征，如工程项目、科研课题、产品与设备型号等。
3.有利于科技档案和文书档案有效地提供利用
科技档案和文书档案如果界限不清，没有实现科学的区分，就不便于查找利用。首先，科技档案用户与文书档案用户不同。人们的社会实践活动是有分工的，有的从事科技活动，有的从事管理活动，从事什么样的话动就要求什么样的条件。科技档案主要是由科技人员使用的；文书档案主要是由管理人员使用的。科技档案与文书档案如不区分清楚，就会造成“错位”，长期“束之高阁”而“无人间津”。其次，用户无论是利用科技档案还是利用文书档案都有一定的规律。用户在利用科技档案时，通常是按特定的活动对象（一个产品、一项工程或一个课题等）进行查找，或按一定的专业性质进行查找；而用户在利用文书档案时，通常是按一定的活动主体（某个单位或某个部门等）进行查找。两者区分不科学，就会造成漏检，贻误工作。再次，科技档案和文书档案在借阅利用要求和批准权限方面也常常有所不同，如果把科技档案误归到文书档案中，就会影响到科技人员的借阅利用，从而影响他们的工作。
4.有利于科技档案的移交工作
科技档案的移交远比文书档案移交复杂，它除了档案形成部门向基层档案机构移交、基层档案机构向档案馆移交以外，在生产任务的转移、工程项目的转包、设备仪器的转移、科技成果的转让以及企业产权变化等过程中，也存在科技档案移交的问题。显然，如果平时对科技档案和文书档案未能进行正确区分，就会拖延时间，影响移交。
二、科技档案与文书档案区分的方法
比较科技档案与文书档案，最主要的目的就是为了很好地区分科技档案和文书档案。如何区分科技档案和文书档案呢？多年来的科技档案工作实践为我们解决这一问题提供了经验，档案学的理论研究也对这个问题作了有益的探讨。概括起来说，正确区分科技档案与文书档案，应该坚持以下三条原则。
1.领域原则
区分科技档案与文书档案，首先要準确判断档案产生于哪一种性质的活动领域。因为档案产生于什么活动领域，就必然会记述和反映什么性质的活动。在实际工作中，我们不难发现，确定一份具体文件的归属，起决定作用的不是文件的信息内容，而是文件所产生的领域。记载着科技内容的文件不—定都是科技档案，反之，归入科技档案的文件不一定都记载着科技内容。内容完全相同的文件，也会由于产生领域的不同而归属不同。以某一工程的初步设计及其批准文件为例，在工程建设单位无疑应归属于科技档案，因为它是在该单位的基本建设这一科技生产活动中产生的；然而，同样的文件在科技委员会或经济委员会这些综合性的审批机关，一般要归属于文书档案，因为它是在机关行政管理或计划管理活动中产生的，记述并反映其机关的管理活动。可见，文件的信息内容固然与它的归属有着密切的联系，但这不是最本质的联系，最本质的联系应该是文件产生的领域。
领域原则是区分科技档案和文书档案最基本的原则。在通常情况下，领域原则具体化就表现为内容原则。领域原则与内容原则的背离，主要是在机关科技管理活动中出现的。科技管理活动集科技性和管理性于一体，依据领域原则和内容原则来区分文件的归属，就会出现不同的结论。
2.整体原则
人们所进行的实践活动，总是由一系列的活动环节所组成的。我们判断一项活动的性质，应当观察其全过程，而不能孤立地去分析其中的个别环节也不能把个别环节从整体中分裂出来，这就是整体原则，它对科技档案与文书档案的区分同样适用。
文书档案形成规律的特点之一是来文与复文，请示与批复，紧密联系，密不可分，科技档案的形成规律则赋子它以成套性的特点围绕一个特定对象形成的材料，自然成为一个有机的整体。因此，区分科技档案和文书档案时，必须坚持整体性原则，注意维护科技档案和文书档案的完整，保持它们各自的内部联系，从而实现科学的管理和有效的利用。
按照整体原则的要求，个别、零散的文件必须按其所属整体的性质确定其归属。比如，在课题研究和新产品开发的全过程中，不可避免地会有个别环节的内容和形式有别于一般的科技生产活动，如科研课题的申报和审批、基本建设中的土地征用等，对于这些环节应将其放到活动的全过程中去分析，所形成的文件也应作为成套文件的一部分加以保存。
3.职能原则
不同类型的单位或部门，其工作职能不同，产生的文件也不同。科技性单位（部门）的主要职能是从事科技生产活动或科技生产的管理活动；而非科技性的单位（部门）则从事非科技生产性的活动。因此，它们所形成的文件在内容、性质上也不尽相同。前者围绕科技生产活动。主要形成以科技内容为主的文件；后者围绕自身的工作活动，主要形成与职能任务有关的非技术性文件。在进行科技档案和文书档案区分时，对那些难以区分的文件可根据职能原则，即按其形成者的职能性质允许带有一定的倾向性。对于以科技生产活动为基本职能任务的单位，如工矿企业、科研院所、设计单位等，在进行科技档案与文书档案区分时，可以科技档案为主来确定文件的归属。相反，对于那些非科技性的单位，如一般的行政机关，所形成的科技文件较少，有些科技档案就不一定单独划分出来存放，而按机关档案整体进行处理。
对于具体单位内部的工作部门，凡是科技生产性的部门，在处理它们所形成的一些难以确定其归属的文件时，可按职能原则，侧重于科技档案；而对那些非技术性的部门形成的文件，难以区分后，则可向文书档案侧重。
参考文献
[1]金鑫，张明.科技档案与文书档案特征功能之比较[J].成都教育学院学报，2002（07）.
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文书档案分类与 整理
文书档案整理工作
一、定义
文书档案整理工作，是指将处于零乱状态的和需 要进一步条理化的文件经过分类、组合、排列与 编目，达到系统化的过程。是一项重要的基础工 作。文书档案整理方法： 新的整理方法——以件为管理单位 传统整理方法——以卷为管理单位二、一般程序
从文书档案整理工作的全过程来看，主要包括区 分全宗-全宗内档案分类-立卷（或按件装订）-案 卷（或件）的排列与编号-编目-排架等步骤。
1、区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或 个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一 起，反映了各单位历史发展的面貌。
2、全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按 其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别 类，并按照一定办法排列。
3、立卷：将归档文件按一定特征分门别类地组成 档案的基本保管单位——案卷。包括文件材料的 组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和装订等。
4、案卷的排列：将案卷按、组织机构或问题 等标准系统排列，以固定案卷序列。
5、编目：以一定形式揭示和介绍档案内容与形式 特征的工作，包括填写卷内文件目录、备考表、案卷封面和编制案卷目录或归档文件目录、档号 等。
档案整理工作的原则
已办理完毕的，有保存价值的 遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的 有机联系 区分不同价值 便于档案的保管和利用
保持文件之间的有机联系
是指文件在产生和处理过程中所形成的固有关系，主要表现在文件在来源、时间、内容和形式等方 面的联系。如：一个单位及其内部机构 一定的历史阶段、一个 一项特定的活动、处理一项业务、进行一次调 查、承办一个案件、召开一次会议 不同的文种、载体材料等
区分不同价值
要依照《机关文件材料归档与不归档范围》和 《关于机关档案保管期限的规定》（或《机关文 件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要 求，区分归档范围内不同文件的价值，划定不同 的保管期限。如：保存价值大——重点整理和保管 保存价值小——根据条件区别对待 无保存价值——不需归档、销毁
便于档案的保管和利用
是档案整理工作的基本出发点和根本目的 当与保持文件之间的历史联系发生矛盾时，应充 分考虑档案保管和利用的方便
新的整理方法——以件为管理单位
《归档文件整理规则》 《规则》是在充分调研国内外归档文件整理方法和 借鉴传统立卷方法合理性的基础上，适应档案管 理现代化的需要，对归档文件整理工作的原则和 具体方法作出了规定。《规则》的制订，弥补了 我国档案工作法规标准体系中归档文件整理工作 方面的空白，是新形势下实现归档文件整理规范 化、档案管理科学化的一项重要标准。
一、基本概念
归档文件 立档单位在其职能活动中形成、办理完毕、应作 为文书档案保存的各种纸质文件材料。归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。件——归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件； 文件正本与定稿为一件； 正文与附件为一件； 正文与文件处理单等为一件； 原件与复制件为一件； 转发文与被转发文为一件； 报表、名册、图册等一册（本）为一件； 来文与复文可各为一件。
二、文件修整
一般包括： 对破损文件进行修校； 对字迹模糊或易褪变的文件进行复制； 去除文件上易锈蚀的金属物； 对过大的文件进行折叠。
三、文件装订
归档文件应按“件”装订 “件”内排序 正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发件在前，被转发件在后； 复文在前，来文在后； 不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。
对齐方式
1、装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。
2、采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。
3、采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。
装订方式和用品：常用的有三种
1、线装：缝纫机轧线
2、粘接式：包角
3、变形材料：不锈钢夹、燕尾夹、塑料夹 符合档案保护要求，降低成本、简便易行
四、归档文件的分类
（一）分类方法：分类法、机构/问题分类法、保管期限分类法。
（二）分类方案：
1、—机构（问题）—保管期限（例1、2）
2、—保管期限（例3）
3、保管期限——机构（问题）（例4）
4、保管期限—
例1：2001年：办公室„永久、长期、短期 人事处„永久、长期、短期 管理处„永久、长期、短期 „„ 2002年：办公室„永久、长期、短期 人事处„永久、长期、短期 管理处„永久、长期、短期 „„ 2003年：„„
例2：2001年：党群类„永久、长期、短期 业务类„永久、长期、短期 行政类„永久、长期、短期 „„ 2002年：党群类„永久、长期、短期 业务类„永久、长期、短期 行政类„永久、长期、短期 „„ 2003年：„„
例3：2001年：永久、长期、短期 2002年：永久、长期、短期 2003年：永久、长期、短期 „„
例4：永久：2001年办公室、人事处、管理处„ 2002年办公室、人事处、管理处„ 2003年„„ 长期：2001年办公室、人事处、管理处„ 2002年办公室、人事处、管理处„ 2003年„„ 短期：2001年办公室、人事处、管理处„ 2002年办公室、人事处、管理处„ 2003年„„
五、归档文件的排列
是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的 方法确定归档文件先后次序的过程。事由原则 结合时间、重要程度 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列
（一）同一事由内的归档文件排列 按文件形成时间的先后顺序； 按文件的重要程度排列。
（二）不同事由间的归档文件排列 按不同事由形成时间的先后顺序排列； 按事由的重要程度排列； 按事由具有的共同属性分别集中排列。
六、归档文件的编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在 文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关 内容。归档章必备项目为：全宗号、、保管期限和 件号；选择项目为：机构（问题）。全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编 制的代号； 指归档文件的形成； 保管期限是按照《文书档案保管期限表》给归档 文件划定的； 件号指归档文件的排列顺序号。
填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字 迹材料 加盖归档章的时间 归档章格式（如图）全宗号
机构或问题
保管期限
室编件号
馆编件号
七、归档文件的编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制 《归档文件目录》 《归档文件目录》由二部分构成： 归档文件目录 归档文件目录封面
归档文件目录
归档文件应逐件编目，目录中一件只体现一条条 目。如：来文与复文件为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录各项目应体现归档文件的内容和形 式特征，方便检索和利用。归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。
归档文件目录
件号 责任者 文号 题 名
机构：办公室
日期 页数
备 注
档办 国家档案 [2004] 国家档案局办公室关于加强档 2004 00001 8号 号 0305 案安全保管的通知 局 浙江省档案局关于转发[国家档 浙江省档案局关于转发 国家档 浙档 案局关于加强汛期档案安全管 2004 浙江省档 00002 [2004] 理的几点意见]的通知 理的几点意见 的通知 0610 案局 56号 号 杭政 杭州市人 关于进一步加强我市精神文明 2004 00003 [2004] 建设的决定（市民公约）民政府 建设的决定（附：市民公约）0220 12号 号 2 3 8 归档文件目录用纸采用国际标准A4型纸横排或竖 排 归档文件目录应打印装订成册并编制封面 归档文件目录封面设置全宗名称、、保管期 限、机构（问题）等项目
归档文件目录封面
归档文件目录 全宗名称： 中 国 银 行 年 度： 2004 年 保管期限： 永 久 机 构：行长办公室（问题）
八、归档文件的装盒
装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒，填 写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等内容。装盒的要求： 不同形成的归档文件不应放入同一档案盒； 不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒； 分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形 成的归档文件不应放入同一档案盒。
档案盒封面
（全宗名称）全宗名称）
档 案 盒 盒 脊
全宗号 年 度 保管期限
机构(问题 机构 问题)问题
起 止 件 号(室)室(馆)馆
盒号 备 考 表
盒内文件情况说明 盒内文件齐全完整程度； 盒内文件齐全完整程度； 盒内文件缺损、修改、补充、盒内文件缺损、修改、补充、销毁等情况； 销毁等情况； 备注项内容。备注项内容。
整理人： 整理人： 检查人： 检查人： 年 月
日
九、排架
档案按分类方案 如——机构（问题）——保管期限 或——保管期限——机构（问题）从上到下、从左到右的顺序排列上架, 也可将历年档案统一 按保管期限分别排架。
传统整理方法——以卷为管理单位
案卷是有密切联系的若干文件的组合体 立卷就是把已办理完毕并具有查考保存价值的文件，根 据其固有的特征和内部联系，分门别类地有序地组合成 案卷，也即是将互有联系的文件进行分类、组合、编目 的一个过程 立卷工作是文书工作的重要组成部分
一、全宗内档案分类
（一）分类的常用方法
1、分类法 将文件按其形成和处理的进行分门别类。一般文件归入文件形成，对跨或专门的文 件根据具体情况区分。
2、组织机构分类法 将文件按其形成或承办的机构进行分门别类。
3、问题分类法 将文件按其内容所反映的问题进行分门别类。
（二）常用的复式分类方法
1）与组织机构分类法 2000年 如： 2000年 办公室 人事处 业务处 „„ 2000年 办公室 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 „„ 2001年 2001年 办公室 人事处 业务处 „„ 2000年 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 „„
人事处 2）与问题分类法 2000年 如： 2000年 党群类 行政类 教学类 外事类 „„ 2000年 综合类 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 „„ 2001年 2001年
业务类
党群类 行政类 教学类 外事类 „„ 2000年 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 „„
二、立卷组合方法
立卷“六个特征”，即问题、作者、名称（文种）、时间、通讯者、地区特征组卷
1、按问题组卷 将文件内容涉及的同一事件、问题或同一类性质的问题组 成案卷
2、按作者组卷 将同一作者的一些文件组成案卷 按文种（名称）
3、按文种（名称）组卷 将文件种类或名称相同的文件组成案卷
4、按时间组卷 按文件形成的时间或文件内容针对时间，将属于同一时期 的文件组成案卷
5、按通讯者组卷 将本单位与某单位针对某一问题或几个问题的来往文件组 成案卷
6、按地区组卷 将来自同一地区或内容涉及同一地区的文件组成案卷 实际工作中，一般是运用两个以上的特征来组成一个案卷 市委党委会1999年会议记录”就运用了作者、1999年会议记录 如“╳ ╳市委党委会1999年会议记录”就运用了作者、时 间和名称三个立卷特征
三、卷内文件整理(一)检查调整组卷
1、检查已归卷的文件是否齐全完整，是否保持了文件之间 的有联系；
2、检查卷内是否有不需要归档的或应转入一立卷的文 件；
3、检查卷内文件的保管期限是否一致和卷内文件的数量多 少；
4、检查卷内文件是否有破损、纸张过大过小、有无金属物 等，及时进行修整。
(二)卷内文件的排列和编号
1、卷内文件排列 按重要程度或时间顺序排列、注意文件间的联系，保持 来文与复文、正文与附件、同一文件的各种不同稿本（正本、定稿等）之间不可分离的联系。一般情况下是：正件在前，附件在后；正本在前，定稿 在后；批复在前，请示在后；案件的结论性文件在前，依据性材料在后。
2、卷内文件编号 文件页码用页码机打印在正面右上角、反面左上角，从 001开始编起。一般每卷不超过2公分（200张）。不装订的案卷应在卷内每份文件的右上方加盖档案号章，并逐件编序号。
（三）编制卷内文件目录
顺 序 号 文号 浦银杭 发 [2004] 20号 20号 浙农银 [2004] 36号 36号 浙文办 [2004] 12号 12号 责任者 浙江省档 案局、案局、上 海浦东发 展银行杭 州分行 浙江省档 案局、案局、中 国农业银 行浙江省 分行 浙江省档 案局、案局、浙 江省文化 厅 题 名 日期 页号 备注 1 关于上海浦东发展银行杭州 分行辖属临安、分行辖属临安、文晖支行 2003年通过档案工作目标管 2003年通过档案工作目标管 理省级认定的通报 关于2003全省农行系统 关于2003全省农行系统 2003 通过档案管理省级认定单位 的通报 2004 0205 001 2 2004 0210 003 3 关于公布全省文化系统档案 工作目标管理省级认定单位 名单的通知 2004 0220 007
（四）填写备考表
备考表放在案卷最后，用来登记卷内文件的基本情况，便于档案管理人员和利用者了解案卷的有关情况。
（五）案卷的装订
采用三孔一线
（六）填写档案案卷封面
（全 宗 名 称）
（类 目 名 称）
（案卷标题）案卷标题）
自 年 月至 年 月 保管期限 本卷共 件 页 归档号
全宗号 目录号 案卷号
1、案卷标题的拟写 包括本卷文件的主要责任者、问题、名称。如：浙江省档案局有关职工福利问题的决定
2、档号的编制 档号是各种顺序号的总称，一个档号代表了某一份具体档 案实体，它是存取档案的标记。档号的编制既固定了档案 分类和排列的顺序，更便于保管和查找利用。档号的基本结构： 全宗号-案卷目录号-案卷号-件或页（张）号 全宗号-案卷类别号-案卷号-件或页（张）号 档号编制原则： 唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则
四、类内案卷排列
案卷的排列，是指按照一定的办法，确定各个类内案卷的 前后次序和存放位置，以保持案卷之间的有机联系。基本方法有： 按照案卷所反映的问题或工作上的联系排列； 按照文件的作者、收发机关以及文件内容所涉及的地区排 列； 按照案卷所属的时间顺序排列； 按照案卷内容的重要程度排列。
五、编制案卷目录
包括案卷号、案卷标题、、页数、期限、备注等项 目
六、档案上架
档案按从上到下、从左到右的顺序排列上架。
业务档案的整理
整理的总体要求：通常情况下是按照文书档案按卷整 理的要求经过分类、组卷、排列、编目等程序，同时，需要结合具体情况以及行业要求，突出业务特色。为 便于查找和利用，对案卷封面的项目设置除遵循文书 档案按卷整理的一些要求外，还可以体现一些业务特 征。
（全宗名称）
公积金个人住房抵抻贷款
档号（合同编号）借 款 人 身份证号 保管期限
个贷档案卷内目录 序号
文 件 题 名
职工住房抵押借款申请审批书 公积金缴交证明 借款人身份证、户口簿复印件 自筹资金复印件 商品房购销合同 收入证明 公证书 公有住房买卖协议书 价格审批表 房屋转让合同 卖方三证复印件 其它
件数 备注
（全宗名称）行政处罚案件档案
案件名称
处理结果
自
年
月 日至
年
月 日止
保管期限
本案共 卷，本卷为第 卷 件 页
归档号
全宗号
目录号
案卷号
（全宗名称）全宗名称）参保管理类
编
号
参保单位 年 度
案 卷 号 保管期限
参保管理档案卷内目录
序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 文 件 名 称
职工基本医疗保险用人单位职工增 减登记表 参保人员本人的身份证复印件 报到证（或调令、劳动用工合同）复印件 一寸证件照 职工基本医疗保险视作缴费年限核 定表 原证历本封面 调令复印件、死亡证明复印件 医保证历本、医保就诊卡 退休人员审批表 养老保险视作缴费年限审批表 事业（企业）单位职工退休（退职）和基本养老金审核表 退休证复印件 批准退休的文件 退休人员登记表或退休人员审批表 其它
页数
备注
特种载体档案的整理
一、照片档案的整理
（一）基本概念
1、照片档案：是指机关或个人在社会活动中直接形成的，对国家和社会有保存价值的，以感光材料为载体，以影 象为主要反映方式，并辅以文字叙述的记录材料。
2、芯页：用以固定照片或底片，并标注说明的中性偏碱性 纸质载体，是照片册、底片册的组成单元。
（二）照片档案的组成 由底片、照片、文字说明三个部分组成
（三）照片档案的收集
1、本单位在工作活动中产生的具有凭证和参考价值的照片；
2、本单位领导活动的照片，社会知名人士在本单位工作、学习的照片；
3、本单位向有关单位提出内容和要求，组织拍摄或征集的 照片；
4、本单位工作中选用的外单位的照片。
（四）整理原则 保持照片档案的有机联系，便于查找和利用。照片的底 片应单独整理并存放在专门制作的底片册里，照片及其 文字说明一同整理并存放在照片册里。
(五)保管期限与密级 保管期限是按照片、底片的价值划定的存留年限，分为 永久、长期、短期三种。具体按照《国家档案局关于机 关档案保管期限的规定》执行。密级是指照片、底片保密程度的等级。密级的划定按照 《保密法》及其实施办法执行。
底片的整理
1、底片的整理可按——问题分开，其次是进行底片编 号。底片号格式：全宗号-保管期限代码-张号。
2、可以以一张底片或一组底片为一个保管单位，编一个顺 序号。如果是一组底片编一个顺序号，则在一组内每张 底片上再编一个分号。
3、底片号可用铁笔横向刻写在胶片边处，但不能损伤影像。
4、将底片放入乳胶袋，在乳胶袋右上方空白处标明底片号。
5、按底片号顺序将乳胶袋依次插入芯页，并在芯页的插袋 上标明底片号。
照片的整理
1、一般应按照片反映的内容或专题来进行分类，使同一 内容或同一性质事物的照片归入同一类中，保持其内在 的联系。
2、照片分类以后，按照重要程度或时间顺序进行排列，按序嵌进影集。
3、照片的编号，以影集每页从上到下，自左至右依次编 流水号。格式：全宗号-保管期限代码-册号-张号； 全宗号-保管期限代码-张号。
4、照片的分类号、序号以及底片号等除在文字说明栏中 写清外，每张照片的背面都应写明，以便查找利用。
文字说明的编写
1、照片的说明，主要包括符号说明、文字说明及拍摄时间 和摄影者。
2、符号说明包括照片号、底片号和参见号。其中参见号是 指与本张（组）照片有联系的其他档案的档号。
3、照片的文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素
4、编写文字说明要综合六个要素，概括地揭示照片影象所 反映的全部信息，其次要语言流畅，文字简洁。
5、编写说明一般以单张照片为单元，而对由若干联系密切 的一组照片应编写一个总说明，其中的每一个单张还需 编写的分说明。总说明在该组照片的第一张照片的上方 书写，分说明则一律在每张照片的正下方或者左侧、右 侧书写。
数码照片的整理：实行“双套制”保存。冲印具有代表 性的数码照片按照传统照片整理方法进行整理、编写说 明等，形成的全部数码照片配上文字说明刻成光盘进行 保存。
二、磁带、录音带、录像带、光盘的整理 在不同载体形式分类的基础上，按其包含内容所形成的先 后时间顺序逐件编号，可跨编制流水号，并编制目录，目录应包括序号、内容、形成日期、保管期限、备注等项 目。
三、实物档案的整理 包括奖牌、奖状、奖杯、锦旗、纪念品、废旧印章等，可 以总的编一个大流水号，并编制实物档案目录。
【何为文书档案】推荐阅读：
文书档案分类方案01-22
文书档案整理顺序01-31
文书档案岗位职责05-31
文书工作与档案工作09-20
文书档案管理自考11-11
12-文书档案管理办法05-31
文书档案管理课程作业07-03
公司文书档案管理制度07-25
文书档案考试复习题09-12
企业文书及档案管理12-30
