城建档案的异地备份工作研究

城建档案的异地备份工作研究（推荐9篇）

城建档案的异地备份工作研究 篇1

[摘 要]本文从城建档案为什么要异地备份的现实问题出发，深入探索研究这项工作的重要性和必要性，以及如何针对实际做好城建档案异地备份工作、如何有效地管理好异地档案的备份提出一些比较有价值的建议。

[关键词]城建档案；异地备份

[中图分类号]G275.9 [文献标识码] A [文章编号] 1009 — 2234（2014）03 — 0127 — 02

异地备份重要档案的问题，是时下档案界的热研课题，也是档案部门有效应对突发事件和自然灾害的举措。2008年汶川大地震的惨痛灾难，从诸多方面使我们正视损失和汲取教训，其中城建档案的异地备份的研究引起学术界的极大关注，因此推动了对档案安全保管和利用方面的反思，强化了对城建档案异地备份机制与方法的研究。科学领导，强行管护，已成为档案部门对档案异地备份的自觉研究与积极实践。

城建档案即城市各类重要工程档案，从一个侧面标志着城市管理的水平，是城市文明发展的座标注记，它可以为抢险救灾、抢修市政基础设施、房屋鉴定和灾后恢复重建规划及实施等工作提供详实的资料和依据。从功能作用看城建档案对于提高应急处置各种紧急突发事件的效率，减少各类灾难带来的损失，都有着极其重大的实际意义和不可或缺的作用。

一、做好城建档案异地备份工作的主要动议及原因

动因一：为了降低危害档案安全的各种灾害风险。档案安全，是在历史教训之上的，受到世界各国的普遍重视。不可抗拒的自然灾害，难以预测的人为灾害，甚至社会灾害都是威胁档案安全的潜在因素。遭受灭顶之灾的地区，本地保存的档案可能会遭受毁灭性的损失，而城建档案遭到破坏后是不会再生的。因此，为了降低档案被毁的风险，预防在灾害中“独生”资料“绝后”、“族群”资料“灭门”现象的发生，要求我们必须采取有力措施，对城建档案进行异地备份。

动因二：科技发展，设备更新，时代进步的同时也产生新的弊端。为了应对数字时代档案信息安全的新挑战。在数字时代，数字信息与电子文件的安全与长久保存问题是档案界面临的重大挑战，而数字化城建档案信息和数据一旦被破坏便难以修复和再生。无疑，我们有成功的经验可以效仿，一些发达国家或地区为避免网络攻击、操作失误等带来的数据的失真与损毁，确保档案信息的真实性、完整性和可用性，都超前试行了城建档案异地备份。

二、开展城建档案异地备份工作的现状分析及其面临的问题

（一）城建档案异地备份工作的现状分析。据实而言，我国大部分城建档案馆的馆藏档案仍处于纸质化阶段。少部分档案馆意识到了纸质档案在容灾力方面的不足，相继尝试着建立了专门的城建档案管理系统，实现了档案总目录和分目录的计算机检索，而搭建数字化城建档案管理平台、着手档案的数字化工作则刚刚起步。但从总体上讲，数字化后的档案大多存放于本馆的内部服务器中，很少有城建档案的异地备份，事实上，城建档案事业应对各类紧急突发事件的能力较弱甚至不具备。

（二）城建档案异地备份需要解决的问题。（1）认识问题。我国地域辽阔，大部分地区受突发性灾难的频率不高，所以很多单位对档案的数据很保险，存有侥幸心理，预防意识不强。还有些单位担心城建档案异地备份后会造成本单位保密信息的泄露。（2）机构问题。城建档案异地备份，是一项新的工作内容，需要有专（兼）部门承担起这项将成为常规性的业务职责，需要各单位从实际出发对工作机构作出调整或增设编制。（3）投入问题。城建档案的异地备份及其备份后的管理都需要大量的人力、物力和财力，而城建档案馆每年的经费只够满足本单位的日常工作，所以抽调一批职员、购置一些设备、拿出一定资金进行档案的异地备份，对于档案部门有一定的难度。

三、城建档案异地备份工作的开展与实施

近些年，城建档案信息化程度在不断提高，一些地方城建档案馆已经陆陆续续开始了档案异地备份工作。参鉴先进经验，城建档案异地备份工作应从下述几方面着手实施。

第一，要切实增强城建档案异地备份的意识。历史和现实告诉我们，城建档案安全也是具有战略高度的工作。毁灭性自然灾害是不可避免的，随时都可能发生，而一旦发生就会对档案造成不可挽回的毁灭性损失。各城建档案管理部门要从汶川地震中汲取经验和教训，积极组织开展城建档案异地备份工作，这既是提高应对及处置自然灾害和突发事件和确保城建档案的安全的需求，也是当前和今后一个时期各城建档案馆的一项重要任务，必须引起各级档案部门的高度重视。通过东西结合、南北合作以及各省市之间的协作，开展本地重要城建档案的电子化和数字化载体在异地备份的相关工作。同时还可以考虑建立健全全国城建档案协调机制，采取业务上统管、托管方式，使得档案的异地备份顺利实现。

第二，需要对档城建案异地备份方式进行选择

（1）各城建档案馆之间自愿结对，互为对方建立档案异地备份库。国家档案局明确要求，各城市档案馆可根据相距300公里以上，不属于同一流域、同一地震带的地方原则进行馆际互为备份。这种备份站点构建模式的优势是投入少，既可有效预防档案在各种突发灾害中毁灭，又可利用互为备份档案馆的信息资源，最大限度地保证档案的安全和发挥档案的作用。但这种同属单位合作模式难以长期保持稳定，所以应相互间严谨和规范的制度，并通过签署具有法律效能的协议来明确双方的责任和义务。

（2）条件优越的城建档案馆自建或共建档案异地备份数据中心。城市的城建档案馆可以在异地自建档案备份数据中心。这种备份方式的优点是可以依据档案馆自身的实际情况去设计，适合本单位个性化的档案异地备份数据中心，其随机操作管理的自主度和自由度大。但缺点是异地管理不便，投入人员、设备及资金也比较大，所以在档案异地备份数据中心建立后要重点关注运营和维护上，以便使投入成本和投资回报率相对称。

（3）国家投资为各城建档案馆建立档案异地备份数据中心。因城建档案馆为公共的公益性单位，所以国家可以为其进行硬件投资，在自然灾害较少、社会环境较佳的地区，建立多个档案异地备份数据中心。各地城建档案馆可将重要的馆藏档案保存于此，并由各档案馆组织相关的专职人员进行共同管理、运作与维护，同时制定有效的管理措施，以保证其可持续运行。为缓解短期内投资过大，可为灾害多发地区城市建立异地备份中心，先试点，后推广，分期分批逐渐普及。第三，需要对城建档案异地备份保存的内容进行选择

城建档案异地备份的主要功能是为了应对突发事件和各种灾害而设立的分离复制管理系统，选择档案备份保存内容，要从成本和需求出发，要从各馆的数字化水平和馆藏档案的重要程度、秘密等级以及保管期限等来综合考虑。我认为现实的要素包括：（1）城市地下管线档案。城市地下管线工程，是城市基础保障，是社会经脉，与人民生产和生活息息相关。灾难发生时会造成停电和通信中断，还有供水管道破裂引发污水横流，燃气管道泄露存在爆炸隐患，这一系列的地下管线的破坏，严重时会造成整个城市的瘫痪，人民生命财产受到威胁，所以这类档案应当首选在备份之列。（2）大型物流仓库、燃气油库等档案。这些库房场所一旦遭到外界袭击引发爆炸后，结果不堪设想，因此这部分档案也要列为备份首选之列。（3）人防工程和军事工程档案。涉及国家秘密地名和测绘档案，以及涉及国防和军事秘密的档案一旦泄露或毁损，对国家安全会造成难以估量的巨大损失，此部分更列为首选备份之列。

第四，开展城建档案异地备份工作需要的实施条件和实施方案

（1）实施条件：要进行档案的异地备份工作，各地城建档案馆首先要对馆藏档案实施现代化、电子化管理，从而实现全文数字化，建成城建档案信息化管理系统，再结合现代化网络传输技术，构建管理平台，确保在紧急情况下通过异地调用或者远程恢复等措施，实现对数字化馆藏档案及时、准确和高效的利用。同时，要做好保密防护设置，防止人为窃密事件发生。

（2）实施方案：因为城建档案异地备份系统具有高容灾性的应急需求，因此要构建一个在有限资源条件下，最符合自身需求和预期效果的城建档案异地备份系统，各城建档案馆需要综合各个方面的因素和应急需求统筹考虑。

根据各地所处的地理位置和所受的气候环境不同，以及时常多发的灾情状况不同，各城建档案馆之间可考虑实施同城备份和远城备份这两个方案。同城备份是指在同一个城市的不同区域之间进行城建档案异地备份，主要应对系统故障、网络故障和火灾等影响范围较小的突发事件，其优点是受远距离网络数据传输数率制约较小，异地备份可靠性高，备份速度和备份恢复速度较快。远城备份是指相隔距离较远，一般不是相邻省份，可以应对多种紧急突发事件，容灾效果较好，但异地备份速度和备份恢复速度相对较慢。所以应综合考虑这两个方案的优缺点，有选择性地进行。有条件的城市还可以考虑实行多地备份，这样在紧急突发事件或重大灾情发生时，可以根据实际需求的紧急程度和馆藏档案的的损失程度，按照从急到缓分步进行数据还原，从而逐步满足整体的应急需求和利用。

就档案备份的操作管理而言，可以分为离线备份和在线备份两种。离线备份（也叫冷备份）即在本地将档案数据（电子文件）备份，然后将备份件送到其它地方进行保存的方法。灾难发生后，只需将备份件上的数据按预定恢复即可。这种方式的优点是成本比较低，易于实现。在线备份（也叫热备份）就是在异地建立一个备份站点，备份运行系统与主站点处于联机状态，主站点通过高速通信线路将档案数据实时传送到备份系统，保持两个系统数据的同步。一旦发生灾难，备份系统可快速接替主站点持续不间断运行。其优点是数据完整性高，数据丢失也较少，但是资金投入较多，成本较高，平时运行管理也较复杂。

四、如何管理好存放异地重要档案的备份

对异地备份档案，不要完事大吉，忽视其规范管理。如何管理好存放异地重要档案的备份，使其始终保持良好的技术状态并保证随时使用，是档案管理部门面临的一项长期而又艰巨的任务。

（一）环境符合要求。各单位需要建立一个专门的档案备份中心，房间的设计要防震等，要有适宜的温湿度，能防光、防尘、防水等，并配备专门的设备，比如防磁柜、恒温设备、防盗设备等必要的设施，以最大限度地延长档案备份件的寿命。

（二）组织专人负责。档案部门要做到责权明晰，在进行档案异地备份时最好有专人负责保管，以避免多头负责引起备份时的无序和混乱。对异地备份来的档案要隔段时间进行抽检，如电子光盘，对其上面拷贝的数据定期进行读取，看其可读性怎样等。对一些纸质等载体的珍贵档案和缩微品要时常观测，看有无虫蛀和发霉等，做好记录，发现问题及时反馈解决。

（三）注重特殊要求。（1）具有稳定性，即在进行数据备份时必须保持备份系统的稳定。（2）具有全面性，即所选用的备份系统必须能支持各种操作系统和应用系统。（3）具有安全性，要求备份系统有防毒、查毒和杀毒的功能，确保无毒备份。

（四）制度。设立异地档案备份系统，制度保证是根本。因而要建立一整套完善的管理制度，加强综合管理，从而确保异地备份基地档案备份件的安全无恙。

城建档案的异地备份工作研究 篇2

一、加强对档案异地备份重要性的宣传

宣传是向人们传播档案异地备份工作的有关信息、思想, 从而影响人们行为的过程。具体而言, 就是向广大档案工作者宣传和档案异地备份工作相关的法规与政策, 对其进行思想教育, 向社会宣传档案异地份工作, 以增强社会意识的一种舆论引导和舆论监督性质的工作。宣传工作的目的是通过宣传动员、教育和激励档案工作者, 使他们积极投身于档案异地备份事业的建设和发展。同时, 通过宣传扩大档案异地备份工作的影响, 增强社会意识, 使社会各个方面均能关心、重视和支持这项工作, 使得档案异地备份工作与其他工作协调发展, 并有效地服务于社会主义现代化建设事业。第一, 开展档案保护理念普及化的宣传。深入宣传档案异地备份保护工作, 以及通过利用这项工作所实现的社会效益和经济效益, 以便更好地了解认识这项工作, 并从中得到启发或线索。在更大范围内向社会传播异地备份的理念, 传播异地备份的知识, 使异地备份工作能为更多的人所理解和认识, 并支持异地备份工作, 为这项工作的开展创造一个宽松的环境。第二, 寻求社会帮助。档案异地备份应该属于社会服务工作, 并不是只有档案馆、档案工作人员参与, 应该积极寻求社会帮助和合作。各地档案管理部门应当根据本地区的地质、气象特征, 结合自身的实际情况, 加快档案异地备份保存的实施, 努力调动社会广泛的人力、物力, 选择合适的方式进行档案的异地备份;为了确保全部档案的安全保管, 要积极寻求地质专家、气象专家、建筑专家等社会精英的沟通与合, 并积极寻求政府机构的帮助与协作, 开展文献遗产保护合作, 制定一个全面的多元化合作的保护策略。

二、建立档案异地备份长效机制

档案异地备份工作需要充分调动社会各界积极性, 需要建立一套长效机制来解决实践中的问题。首先, 档案异地备份工作的实施必须坚持全面、系统的指导思想。在某些情况下应当注意一些档案工作之间的相互关系, 使它们协调配合地得到贯彻执行。其次, 档案异地备份工作需要依靠有关方面的努力才能顺利实施。一方面, 要靠有关单位或部门运用有效的方法和政策手段、经济手段和行政手段来保证;另一方面, 要依靠有关部门和单位做好实施标准的宣传、解释和教育工作, 提高实施档案异地备份工作的意义。在实施过程中, 还应定期组织有关异地备份的科学性、合理性的讨论与研究工作, 不断推动我档案异地备份的开展

三、挖掘馆藏档案价值, 解决资金短缺问题

档案部门在实施档案异地备份工作中, 资金问题突出。因此, 档案部门应当采取各种办法解决资金短缺问题。第一, 努力结合馆情, 创造自身价值。首先, 发挥档案价值的扩展率, 挖掘特色档案资源, 筹集资金。档案价值的扩展率是指随着时间的推移, 可能与档案发生关系的人群逐渐增大, 档案利用者及其需求范围扩大, 从而导致档案价值的升值。档案部门可以通过建立特色档案资源, 向社会上人员或相关的单位提供租借查阅服务, 为备份工作筹集资金。其次, 档案馆工作人员主动提供向各单位尤其是企业提供档案收集、鉴定、整理、保管、统计检索的服务, 提供优质高效的服务, 吸引企业了解档案异地备份工作, 并支持异地备份工作。最后, 加强宣传, 提高社会档案认识, 呼吁社会支持异地备份工作。第二, 积极争取财政支持。由于档案部门是非盈利性的社会服务单位, 很难依靠自身积累满足可持续发展中异地备份工作的经费需要, 因此异地备份的工作更需要积极依靠政府, 以为这项工作的顺利开展提供可靠的保障。

参考文献

[1] .刘冰一.实施档案异质异地备份的研究与思考[J].中国档案, 2010.6

[2] .赵亚婷.我国档案异地备份保存探讨[J].档案管理, 2010.3

[3] .赵生辉.档案灾备需求的特殊性探析[J].档案管理, 2010.4

[4] .宁文档.居安思危防患未然——首对城市互建重要馆藏档案数据异地备份基地的实践与启示[J].中国档案, 2010.8

[5] .陈梅.从城建档案管理脉络延续的视角论档案异地保存体系的建设[J].城建档案, 2010.3

地质资料档案异地备份问题研究 篇3

【关键词】地质档案；异地备份；问题；措施

一、地质资料档案异地备份的必要性

地质资料档案在保管过程中，由于各种不确定的因素会对档案资料的安全带来较大的威脅，在一些不可抗力及人为因素影响下会出现地质档案受到损害的情况，同时还有计算机犯罪、计算机病毒、计算机软硬件故障、人为操作失误等人为因素而导致地质资料档案受到无法弥补的损害。因此为了确保地质资料档案的安全，则需要对地质资料档案实施异地备份保管，这不仅是确保地质档案管理的重要手段，而且是提高地质档案防灾及减灾的重要措施。在地质档案安全备份管理工作中，需要对火灾、虫灾、盗窃、温湿度等破坏进行有效的防范，同时还要对战争、地震、洪水、群体性事件等对地质资料档案带来的大范围破坏进行必要的防范。通过对地质资料档案原件进行加工复制成各种载体的信息，实施异地备份，不仅可以有效的对各类风险进行防范，而且能够防止各种敌对势力对我国核心地质档案信息进行窃取，有效的预防和降低各种灾害对地质资料档案所带来的损害，地质资料档案异地备份也是档案部门消除档案安全隐患的重要保障。

二、地质资料档案异地备份存在问题

（一）认识不足及缺乏健全的机制。由于一些突发性及地域性灾难发生效率不高，这也使部分档案管理人员觉得对地质资料档案进行异地备份可能永远也用不到，同时还担心异地备份过程中会导致馆藏档案失去自身的特色，因此在思想上对异地备份工作缺乏重视。同时地质资料档案馆与馆之间缺乏健全的协调机制，这就导致不同级别及地区在具体对地质资料档案异地备份保管工作进行实际操作中存在较大的难度。另外，当前地质资料档案的图文数字化程度处于较低的水平，这也给地质资料档案的异地备份工作带来了不利影响。

（二）资金缺乏。地质资料档案异地备份工作的开展需要投入大量的资金，不仅需要增加相应的设备，而且档案异地备份过程中也需要增加人员，这就需要人力、物力和财力的投入。但当前地质资料档案管理经费普遍不多，而且在档案管理工作不断深入的新形势下，档案管理成本不断增加，即现有的经费都很难维持当前档案各项工作的顺利开展，因此地质资料档案异地备份资金缺乏，如果得不到国家财政资金的支持，地质档案异地备份工作很难顺利开展。

（三）异地备份选址。异地备份选址是非常关键的一项工作，尽管我国地域辽阔可以为地质档案异地备份提供良好的场所，但近年来各种地质灾害发生较为频繁，这也给地质资料档案异地备份选址工作带来了较大的难度。在异地备份选址工作中，不仅需要对所选城市的地理环境特点、人力、物力和财力等多种因素进行考虑，同时还要与城市的综合因素进行有效的结合，确保所选异地备份场所要与原档案尽量不处于同一江河流域、同一电网及同一地震带内，确保所选择异地备份地址事地质档案所需要的环境地理条件相一致，具有适宜的温度和湿度，能够具有较好的防磁、防水及防光措施，从而有效的确保地质资料档案的安全。

三、地质资料档案异地备份的措施

（一）提高异地备份的认识。实施地质资料档案、异地备份，需要提高地质资料档案工作者的风险意识、忧患意识和责任意识，克服侥幸心理。加强理论研究，自觉把异地备份建设作为确保地质资料档案安全的底线工程，以使地质资料档案的异地备份工作顺利开展。

（二）搞好地质资料档案异地备份的保障设施。为确保地质资料档案、异地安全备份工作能稳步长期地运行，不仅要加大经费投入，还要有一定的物质基础保障，充分发挥异地备份基地的技术设备与人力资源，挖掘地质资料档案馆人力与物力资源，积极引进先进技术和先进设备。充分利用馆藏资料，争取项目经费，加快地质资料图文数字化工作，提高地质资料档案异地备份综合防护能力。

（三）做出科学论证。开展地质资料档案异地备份工作，必须提前对各项计划及气候环境、地质环境及基础设施等因素进行科学论证。同时在对整个异地备份中还需要格外注意的备份方案的论证，避免实施方案出现疏漏。其次是技术论证，包括保管技术、存储技术等各种地质资料档案安全技术的研发与使用，都要根据各地质资料档案馆的实际备份状况，对、异地备份过程与备份环境进行安全考虑，最后对该项技术的应用进行相关的科学论证。

（四）落实备份制度。地质资料档案进行异地备份，不仅需要进行深入的调研，而且要做好部署工作，缺乏完善的地质资料档案备份策略，明确规定备份的范围、技术、介质和方式，而且馆际之间需要互为备份制度，互为对方提供备份库，通过制定完善的地质资料档案异地备份方案，并确保方案得以实施。在异地备份方案实施过程中，双方需要就各自的权利与义务、备份档案的交接、保管及安全等相关事宜进行协调，并签订协议，确保地质档案信息的安全。

（五）加强标准体系建设。实施地质资料档案、异地备份工作，必须做好与科学规划同步进行的标准体系建设。当前。各类型载体如：纸张、照片、声像以及其他新型载体地质资料档案的标准、异地备份库的建筑选址、建设标准等方面还存在不少空白。为区分不同情况，周密制定并抓紧构建地质资料档案、异地备份的标准体系，用标准约束行为、保证质量、促进落实。

四、结束语

近年来，由于各种地质灾害发生较为频繁，这给地质资料档案带来了无法弥补的损失，因此各级地质档案管理部门，需要根据自身的实际情况，并与各地区的地质和气象特征进行结合，从而做好地质资料档案异地备份保存工作，实现对地质档案的安全管理，使地质档案能够更好的在社会和经济发展中发挥重要作用。

参考文献

城建档案的异地备份工作研究 篇4

城建档案服务中心完善档案管理工作

2010-12-31 10:02:53 昌平新闻网 佚名【字体：大 中 小】.本报讯(记者高海迪 通讯员丁志国）记者从规划昌平分局获悉，规划档案作为城乡规划工作的重要组成部分，要求档案人员要提高对规划管理档案工作的认识，注重梳理档案工作的各个环节，进一步完善档案工作的机制，全面提高中心人员的规划档案管理水平。

同时，城建档案服务中心还肩负着城市建设档案工作，为了更好的服务建设单位及施工单位。实现了服务前移，由竣工后移交服务提升到开工前服务、施工过程服务、竣工验收后服务，为城市实现有序、健康发展提供保障。

深圳市档案局城建档案工作流程图 篇5

深圳市档案局城建档案工作流程图
建 设 工 程 施 工 报 建 阶 段 建 设 工 程 施 工 阶 段

档案登记与告知

发放 《深圳市城建档案管理告知书》

文件材料收集, 文件材料收集,整理指导

出具 《深圳市建设工程档案指导意见书》

整改 不合格
建 设 工 程 竣 工 验 收 阶 段

档案验收

合格 出具《深圳市建设工程档案验收意见书》 整改 不合格

档案移交审核

合格 出具 《深圳市建设工程档案验收认可证》 和《深圳市建设工程档案移交意见书》

档案移交

出具《深圳市城建档案移交书》

业务指导,验收,移交审核预约和业务咨询电话: 投诉电话: 业务指导,验收,移交审核预约和业务咨询电话:82105461 投诉电话:82107779

城建档案的异地备份工作研究 篇6

市建委：

按照市建委077号文件要求，我馆高度重视，并认真开展清理“小金库”工作，成立了清理工作小组，制定《市城建档案馆治理“小金库”工作实施方案》。认真扎实地开展了清理工作。现将有关工作情况报告如下：

一、按照有关文件的要求，通过深入自查自纠，我单位财务管理均按照国家有关财经法规执行，收入、支出全部纳入本单位财务部门法定帐目统一核算，未侵占、截留国家和单位收入，没有单独帐户，未设任何形式的“小金库”。

二、自单位成立以来，严格按照财务管理制度有关规定执行，从无设置帐外帐和小金库以及以个人名义私存公款等违反财经纪律的行为。

从制度上保障财务管理的规范性、严谨性和有效性。

三、我馆使用的票据有：

安徽省xx市服务业统一发票，xx市政府非税收票据，由我馆财务出纳管理，各类票据均到财政和税务部门购领和销毁，按照有关的票据登记制度设置票据登记薄;设立专(兼)职人员负责票据保管、领用和核销工作，并建立相应的备查薄。

四、按照财政集中支付要求，现金管理采取备用金制度，我馆按照现金管理有关规定，严禁设“小金库”。

财务报销严格按照财务制度执行，杜绝坐支行为。严格控制财政资金支出，没有以任何形式进行私存私放。

高校重要档案的异地备份 篇7

一、突发性灾难造成档案损毁的案例

笔者通过不同途径搜集了一些突发性灾难对档案造成严重损毁的案例, 并对其进行筛选、归纳、整理, 发现突发性灾害造成档案损毁的案例大体分为以下类型:

1. 渎职型灾难。

1998年12月18日下午, 某自治区档案馆一号库房发生重大火灾, 三个密集架的档案全部烧毁, 2203卷民国档案及2000多卷近期档案全部燃为灰烬。灾害原因:该馆工作人员在使用“图书档案微波杀菌灭虫机”过程中, 夹带了档案中的金属回形针, 在微波机高频电磁波的作用下产生感应电流后, 高温引起档案纸局部受热自燃, 装盒归库后又扩大, 引燃其他档案, 从而形成火灾。

2. 人为破坏型灾难。

2001年9月11日发生的震惊世界的“9.11”恐怖袭击事件, 不仅摧毁了美国纽约地标性建筑——世界贸易中心双塔, 夺去了数千人的生命, 同时也摧毁了许多公司赖以生存的商业档案资料, 从而导致这些公司遭受重创。灾害原因:恐怖分子通过劫持多架民航飞机, 冲撞纽约曼哈顿的摩天高楼以及华盛顿五角大楼的自杀式恐怖袭击造成的火灾。

3. 自然灾害型灾难。

2008年, “5.12”汶川特大地震使北川羌族自治县档案馆遭受巨大损失, 6层楼高的档案馆坍塌成两层楼高的废墟, 馆藏档案资料8.5万余卷 (册) 被埋在废墟下面, 其中国家重点档案有8801件。震后共抢救出档案资料5万余卷 (册) , 这部分档案遭到极大损毁, 全部修复整理完毕需要4至5年时间。但该馆较完整记录羌族1700多年发展史的“孤本”档案《石泉县志》在地震中丢失, 损失惨重。灾害原因:为突发性特大自然灾害——地震所造成的档案馆坍塌、档案被埋。

4. 连带波及型灾难。

2009年3月3日, 德国科隆市城市档案馆突然坍塌。该馆是德国最大的历史档案馆之一, 馆藏档案6.5万宗, 不少档案超过千年, 其中最早的档案是公元922年的1份文字档案资料。该馆还藏有马克思、恩格斯的著作手稿, 诺贝尔文学奖获得者、德国著名作家海因里希·伯尔的文学作品原本, 科隆地方史图片资料等珍贵档案及文物。灾害原因:据当地人士分析, 坍塌原因可能是因为档案馆所在地区正在修建地铁工程, 致使档案馆地基松动受损。目前, 此案尚在调查之中。

二、高校重要档案异地备份的重要性

上述各类型的突发性灾难案例仅是诸多突发性灾害的部分代表, 虽然灾害的类型各不相同, 但笔者所选取的灾难案例都具备以下两大共同特性:一是无法预测性;二是对档案破坏的不可逆转性。这些突发性灾难虽然未涉及到高校档案馆, 但其危害性和残酷性足以令高校档案馆管理者震惊和警醒。高校档案馆要想预防和避免在类似的灾难中“中招”, 就必须未雨绸缪, 针对突发性灾害的无法预测性和对档案破坏的不可逆转性, 进行风险意识防范。

也许有人会说:高校档案馆所藏档案数量、质量及其重要性远远不及国家、省、市档案馆, 重要档案数量也不及国家、省、市档案馆多, 没有必要搞异地备份。但笔者认为, 虽然高校档案馆馆藏重要档案不及国家、省、市档案馆多, 但高校重要档案异地备份的重要性不容忽视。高校重要档案异地备份的重要性主要体现在以下方面: (1) 高校重要档案异地备份, 不仅保护了高校档案馆自身的重要档案, 从长远来看, 也保护了国家的重要教育档案。 (2) 高校重要档案异地备份, 有效规避了因仅有一套重要档案所带来的一系列灾难风险, 切实提升了高校重要档案的风险防范机制。 (3) 高校重要档案异地备份, 有效地控制了因高校档案馆本地遭遇突发性灾害, 给高校馆藏重要档案带来的不可逆性损毁, 从源头上解决了高校重要档案在唯一地点存放所产生的安全隐患。 (4) 高校重要档案异地备份, 在一定程度上缓解了高校档案人员因突发性灾害对馆藏档案的损毁所产生的精神压力和心理压力。

三、高校重要档案异地备份的方式

笔者认为, 在目前情况下, 高校档案馆应主动参照国家对省、市、县重要档案异地备份的具体要求, 结合本馆实际情况, 创造条件, 逐步开展高校重要档案异地备份工作。笔者认为, 高校重要档案异地备份的方式大体有如下几种:

1.选择一所与本校档案馆规模相仿、距本馆所在地300公里以上、不属同一江河流域、同一电网、同一地震带的本省或其他省份高校档案馆作为互相存放重要档案的对象, 互在本馆为对方设立规模相当的备份档案库, 互相为对方存放重要的纸质备份档案。如地区突发性灾难造成本校档案馆重要档案的损毁, 可在灾难结束后, 立即将异地备份档案调回使用, 同时对这部分重要档案进行再次复制后, 继续送往异地备份。这种方式的好处是安全, 管理也方便, 由于采用互换重要档案异地保存的方式, 在档案库房、档案装具方面资金投入较少。弱点是复制纸质档案副本需要一定的资金投入, 工作量大且费时, 备份档案运输也比较麻烦, 在路途中存在安全隐患。

2.加快本校档案馆档案信息化进程, 对本校重要传统纸质档案进行数字化扫描, 并通过移动硬盘、光盘、磁盘阵列等存储载体进行存储备份。这种互存方式的好处是存储介质轻便, 所需空间小, 所需费用也相对少一些。但其弱点是安全系数较低, 若干年后可能会出现因阅读设备不配套而无法读取的情况, 因此需考虑异质转存的问题和阅读设备升级后的重新备份问题。

3.在完成档案信息资源建设的前提下, 设想建设数字档案远程异地容灾备份系统, 选择其他省份高校档案馆作为数字档案远程异地容灾备份系统的互存单位进行互存。这种方式的优点是采用虚拟磁带库进行数据备份与恢复, 可以实现对档案系统在发生自然灾害、战争、人为因素、硬件故障等情况下, 及时有效地恢复数据库数据, 保证系统的正常运行。其弱点是随着时间的推移, 系统将面临进一步升级、更新的问题, 在升级或更新中, 可能会产生数据目录结构丢失和数据丢失的问题, 此外还可能面临系统崩溃等问题。

参考文献

[1]李军.灾难的启示:建立极重要档案保护制度势在必行[J].上海档案, 2002 (2) .

档案异地备份应包括民营企业 篇8

笔者所在的河南省中纬测绘规划信息工程有限公司，原名“焦作市中纬测绘地理信息有限公司”，是河南省测绘行业第一个由事业体制改制的民营专业测绘科技企业，拥有国家甲级测绘资质、国家甲级土地规划资质、国家甲级工程勘察资质，现有员工230人，其中各类专业技术人员162人。河南“中纬”历经20多年的风雨征程，特别是1998年“改制”以来，以测绘为基础，以规划为先导，以地理信息为核心，延展相关专业，先后完成“南水北调”、“西气东输”等各种大型项目300多项，每年完成的中小型项目有1000多项。在公司的发展壮大过程中，我们不仅锻造了一支高、中、初级梯次结构的工程技术人员队伍，购置了各种高精尖的软硬件装备设施，还形成积累了万余件宝贵档案资料。尤其是在城市基础数字地形测图、数据建库、土地详查、地下管线普查、土地规划、土地开发整理设计、地图编制等工程中形成积累的纸质、电子测绘成果档案，不仅是公司的宝贵财富，对国家和社会也都具有重要的保存和利用价值。

为保存好这些宝贵的档案资料，在公司主要领导的重视和支持下，我们一是实行异质备份，对库存重要的、利用率高的纸质文本测绘成果档案进行数字化扫描；另外，对近年来通过测绘软件制作的重要电子成果档案除保存电子档案外，统一要求出两套纸质图交档案室，一套封存、一套备查。二是实行电子档案“多套制”保存，各业务部门的测绘成果类电子文件由专用计算机保存，定期用移动硬盘进行备份，项目(工程)结束或阶段性完工后及时刻录成光盘交档案室保存，档案室同时将数据导入专用移动硬盘封存。

通过以上措施，档案保管和利用都方便了许多。但近年来，一些大地震、大火灾等突发事件和自然灾害给我们敲响了警钟：把这些重要档案保存在一个大楼里，一旦遇到大的不可抗力，还是无法保证档案的安全。而随着市档案馆将重要档案备份保存到距离较远，处于不同地震带、不同大河流域，地质条件较好、保管条件较完备的专用备份档案库房无疑是更好的选择。

经过咨询，我们了解到档案局、档案馆对公司保存档案的重要程度是认可的，也同意将我们的档案进行异地备份。但作为一家民营科技企业，将自己的档案经本地档案局备份到其他地方的档案馆，还是有许多顾虑，需要从理论上进行解释，在实践中加以解决。

一是档案的所有权要明晰。集体、私人档案分别归集体和私人所有，对自有档案享有占有、使用、收益和处分的权利，而且，这种权利具有排他性。但根据《档案法》第16条的规定，集体和私人档案的保管、赠予和出卖等权利受到限制，所有者不能按自己的意志占有和处分档案。所有权被限制的原因是这些档案“对国家和社会具有保存价值”、“或者应当保密”，而我公司的档案恰恰符合这两条。现在，档案在公司手里，主动权在我们手里，如果通过备份的方式，将这些企业的重要资产经本地档案行政管理部门保存到异地的档案馆，我们还会有主动权吗?对行政机关和其他国有单位来说，将重要档案进行异地备份，就意味着提前将档案的所有权移交给了代表国家保管档案的档案馆，但对于我们民营企业来说，则应是一种寄存关系，是一种纯粹的商业行为。

二是异地备份档案库的保管条件要已知。本地档案馆的保管条件我们知道，但异地备份档案库的保管条件如何，是利用现有馆舍还是新建专门库房，是否防震，库房保管条件如何，装具是什么，是否防磁、防潮、防火、防盗，等等。在这些情况不明了的时候，我们无法下决心对重要档案进行异地备份。

三是电子档案的封存技术要过关。对我公司而言，除少量纸质文本的重要档案外，需异地备份的将主要是以移动硬盘或磁带形式保存的电子档案。而电子档案的易修改性和不易被查觉性，要求我们不仅要保管好档案的载体，更要保存好档案所包含的信息。

四是档案异地备份的收费标准要明确。对行政机关和其他国有单位来说，不存在此问题，由财政支付。但对非国有单位，要不要收费，按什么标准收费，要有个标准。对企业有益的事，我们愿意交纳一定费用，但如果标准很随意或者收费太高，我们还不如去租用商业性的保险箱来保存重要档案。

城建档案的异地备份工作研究 篇9

4月9日, 黑龙江省档案局 (馆) 、河北省档案局 (馆) 经友好协商, 就互为档案异地备份基地的合作事宜达成共识, 并在河北省档案局 (馆) 战备后库举行了签字仪式。黑龙江省档案局 (馆) 副局 (馆) 长伊爱华、河北省档案局 (馆) 副局 (馆) 长李量代表双方签订了协议, 正式确定黑龙江省档案局 (馆) 、河北省档案局 (馆) 互为档案异地备份基地, 双方有关部门负责人及工作人员参加了签约仪式。

签约双方表示, 要按照协议精神加强对档案异地备份工作的领导, 有效利用双方的档案保管条件, 确保国家档案的完整与安全;每年要进行一次交接工作, 为对方提供专用库房和装具, 确保对方异地备份档案的完整性与安全性。