行政秘书工作职责

行政秘书工作职责（通用10篇）

行政秘书工作职责 篇1

行政秘书是系主任的工作助理，其任务是协助各教研室领导搞好教学行政及管理工作

1、负责系部的常规教学管理工作，参与教学活动的协调与管理。

2、负责系部的日常行政及人事管理工作。

3、负责教学文件资料、行政文件的起草、发放和归档工作。

4、负责学院各部门文件、通知的收发、归档工作，包括课程表、教学进程表等。

5、督促教研室做好授课计划、教师工作手册、试卷、教师业务档案、成绩单等的收取，并登记造册。

6、协助系领导检查教学计划执行情况。

7、督促教研室做好实习、毕业环节相关学生资料的收取。

8、负责教师工作量的计算并保存记录。

9、负责学期教师工作量的统计、教研室期初、期中、期末教学检查表、教材选用表、教师评学表、教材评价表、系和教研室教师质量考核表的归档。

10、负责考勤及报送考勤表。

11、负责外聘教师的协议、证件复印件等的保管和报送。

12、负责系内各种用品的购置及报帐。

13、负责办公用品的领取、购置、发放。

14、负责对外接待及报帐。

15、负责系固定资产的登记造册。

16、完成系主任布置的其它教学管理和其它临时性行政事务工作

17、根据评估办的要求，按照教学评估资料目录做好教学评估资料的收集、整理、分类、归档、保存。并定期检查评估资料的保存情况发现问题及时报告处理。

电气工程系

2010.2教学秘书工作职责

教学秘书是系主任的教务工作助理，其任务是协助各教研室主任搞好教学管理工作，教学秘书业务上受系主任及教务处的双重领导。

1、开学前和学期末的教学准备工作

2、负责新学期校历的领取和分发。

3、负责与教材部门联系新学期的教材征订工作，及时准确填报预订教材的清单交教材管理部门；及时通知教师领取教材。

4、开学前，负责向任课教师提供学生名单表，通知教师上课时间和地点。

5、学期末，负责通知本系学生上网选公共选修课，并协助教务处做好选课安排。

6、学期末，向教务处提供编排好的新学期教学任务书（总教学任务书和个人教学任务书），并于开学前将确定的课程表发给师生。

7、将本系不及格学生名单报教务处，并注明补考或缓考。

8、根据各专业教学计划，协助教务处做好下学期各年级的开课计划，严格按照教务处规定的时间将下学期的教学任务下达教师并上报教务处，负责此项工作的报表填写、校对、收发、汇总。

9、根据新学期的课程及教学要求，做好新学期的教材订购工作。

10、维护正常教学秩序，了解教师、学生上课的情况，及时处理教学过程中的突发问题，按教务处的有关规定为教师办理停课、调课和补课手续。

11、协助系主任，在学期中期上报下学期本系任选课的开设计划，并负责收齐任选课的课程简介、教学大纲、授课进度表交教务处。

12、考试的协调与成绩管理

13、协助教务处做好各类考试的考务工作。

14、收齐本系学生考试、考核成绩原始报表及登录卡，并按教务处有关规定如实登录本系学生成绩总表。对无授课教师和系主任签字的原始成绩报表，教学秘书应予以拒收。对不符合教务处成绩登录规定的报表和未注明原因的空白成绩项，教学秘书应及时要求系主任更正或补填。

电气工程系

行政秘书工作职责 篇2

1 高校学院行政秘书工作的基本特点

高校学院行政秘书工作给外界以点多面广的共识, 文档、接待、人士、经费、财务、安全、宣传、后勤等高校学院各方面行政性工作都需要行政秘书积极地参与, 这样才能利用高校学院行政秘书专业的优势, 使高校学院行政工作得到规范化和科学化。

1.1 高校学院行政秘书工作的辅助性

高校学院行政秘书工作应在学院和各级管理者的领导下有序地开展, 高校学院行政秘书本身没有决定权, 但是对高校学院行政事务有参谋和权衡的职责。由于高校学院行政秘书熟悉学院的各类资源, 懂得高校、教育、行政等各方面政策, 能够积极倾听教师与学生的呼声。因此, 高校学院行政秘书可以为学院领导和管理者提供建议和计划, 成为高校学院领导的助手, 这是高校学院行政秘书工作的根本特点。

1.2 高校学院行政秘书工作的技能性

高校学院行政秘书日常工作可以说是包罗万象, 教师、学生、学院每天都会出现大量的行政事务性工作, 如果不具有高校学院行政秘书的专业特长和能力, 则会被繁重的工作压垮。因此, 需要高校学院行政秘书具有专业技能, 文档处理技能、办公设备操作能力、行政事务常识、后勤支持业务。

1.3 高校学院行政秘书工作的创造性

高校学院行政秘书不只是对日常性工作的简单重复, 而是应该在日常工作中发挥个人优势, 以主动的态度对高校学院行政秘书工作进行开发和挖潜, 通过创造性地开展行政秘书工作, 做到对高校学院行政秘书工作新理念的创新和实践, 以更为新颖的方式和更为合理的手段处理高校学院行政秘书工作中遇到的各类问题。

2 高校学院行政秘书工作的基本现状

2.1 高校学院行政秘书付出和回报不成正比

高校学院行政秘书工作涉及高校、学院、教师、学生的方方面面, 经常出现加班加点的显现, 而高校学院一般将政策倾斜于教学和科研, 导致高校学院行政秘书长期低于其他工作人员, 这造成高校学院行政秘书工作主动性不高。

2.2 高校学院行政秘书被重视程度低

高校学院在行政秘书人员的配备上随意性较大, 造成行政秘书队伍结构不合理, 同时一些高校学院行政秘书对角色定位模糊、职业发展前景不明, 导致高校学院行政秘书较难长期安心、深入工作。

2.3 高校学院行政秘书整体业务素质低

很多高校学院行政秘书未经历过秘书学、教育学、管理学等相关专业的学习, 每天忙于日常烦琐事务中, 业务学习、技能培训的时间被挤占, 相当一部分人专业知识缺乏、业务技能得不到提升, 行政秘书队伍的整体业务素质不高。

3 加强高校学院行政秘书工作的措施

3.1 树立高校学院行政秘书工作的服务意识

高校学院行政管理工作的宗旨就是服务于教学, 行政秘书的每一项工作都关乎人才培养、科学研究的顺利开展, 应树立“以人为本”的现代服务理念, 做好服务各级领导、服务广大师生的工作。

3.2 提升高校学院行政秘书的业务水平

要学习基本的政治理论知识, 提高思想政治素养和政治敏感度。要学习行政秘书的相关专业知识, 掌握基本业务技能。高校学院行政秘书应该了解本校、本院系的专业、学科建设现状及特色, 熟记各类基础数据;熟练运用各类办公软件, 做好数据、信息处理工作。

3.3 培养高校学院行政秘书的协作精神

要分清事务的轻重缓急, 做好统筹安排。做好整体部署和统筹安排, 先处理紧急事务, 同时又不遗漏常规工作, 有条不紊地处理各项工作。要做好工作计划, 善于总结和反思。拟定学年度工作计划, 对重点、中心工作, 要全面规划, 做到目标明确, 思路清晰;做好上一年度的工作总结, 善于发现工作中的规律, 反思工作中的不足, 为下一年的工作提供可借鉴的经验。

3.4 加强对高校学院行政秘书的人文关怀

高校学院要加强对行政秘书的人文关怀, 充分肯定其地位和作用。学校各级领导应主动关心帮助行政秘书, 在工作中给予具体的指导和必要的赞扬, 在生活中给予热情的关照。建立科学合理的评价机制, 提供职务晋升和职称评聘公平环境。制定出一套相对合理的量化考核指标体系, 建立科学的激励机制, 对于工作业绩突出、业务水平高、责任心强的行政秘书, 给予一定的物质奖励和精神激励。

摘要：高校学院行政秘书是高校学院行政管理人员的重要组成, 是高校学院进行行政管理必不可少的关键岗位, 对于高校学院行政能力和质量的提升有着直接而重要的保障作用, 是推进高校学院行政革新和高校学院教育改革的重要力量和群体。本研究从对高校学院行政秘书的职责特点分析入手, 分析了高校学院行政秘书岗位和工作的现状, 从高校学院行政秘书自身和管理方面提供了加强秘书工作的措施, 以期提高高校学院行政秘书整体的工作水平。

关键词：学院行政秘书,人文关怀,协作精神,服务意识,业务水平,综合能力

参考文献

[1]刘云飞.高校院系行政秘书主观幸福感的影响因素及其增进策略[J].商业文化 (学术版) , 2010, (06) :56.

[2]夏文.现代高校行政秘书信息素质[J].湖北师范学院学报 (自然科学版) , 2006, (02) :49.

[3]袁彩君, 杨金田.高校二级学院行政秘书工作探讨[J].湖州职业技术学院学报, 2008, (03) :61-62.

[4]杨帆.提高高校行政秘书人员信息素质的对策[J].科技情报开发与经济, 2009, (08) :43-44.

行政管理体制改革与秘书工作 篇3

关键词：行政管理；秘书；协调

1 企业行政管理体制改革

企业行政管理指的是依靠企业行政组织，通过行政渠道对企业进行管理的一系列方案和措施的综合。狭义上的行政管理指的是企业行政部门和行政人员依靠企业行政组织，然后按照企业行政管理系统的行政流程对企业的生产和发展进行有效的管理。当前一些企业的行政管理制度不健全，行政管理执行不到位，导致企业行政效率低下，下面介绍几点企业行政管理体制改革的意见。

1.1 合理选择和设计行政组织机构 行政组织机构与行政渠道都是企业行政管理开展的依据，因此，建立与企业行政管理需求相一致的组织机构是完成行政命令与指示等工作的重要基础。机构庞杂、人浮于事、沟通不畅等问题是企业行政管理普遍存在的问题，这些问题的存在导致了企业相关信息更新不及时和行政效率低下等负面影响。因此，建立与企业行政管理需求相一致的组织机构对行政管理科学化的影响巨大。建立健全的企业行政管理制度、简洁合理的机构组织、明确各个部门的岗位职责、工作程序以及掌握相关事项办理的表格、图表规范填写等，进而实现行政部门行政工作有条不紊的开展。

1.2 优化企业行政决策职能的程序 首先，发现问题，确定决策目标。其次，拟订方案，寻求达到企业决策目标的途径。研究和拟定实现企业决策目标的各种途径和办法，就是准备行动方案。现代企业行政决策一般要求有多个备选方案。现代企业行政现象复杂多变，更不允许只准备一个行政方案，也不是科学的决策。再次，决策方案的评选审批。当前企业的行政决策问题具有很多的不确定因素，并且行政管理目标多，涉及知识领域非常广泛。在实现目标的方式上各不相同，单单靠决策者的经验进行决策过于片面，会有很多考虑不到的问题。所以，在决策时必须将专家建议作为重要参考依据，并对方案进行可行性研究和论证，选出最优的方案。

1.3 加强企业行政管理的手段创新 企业行政管理体制改革必须紧跟时代的步伐，加强管理手段创新，加强现代化技术的应用。以指尖外勤为例，指尖外勤对于传统行政管理方式来说，是一个有效的填补，填补了行政管理对于外勤人员管理的空白和诸多漏洞，打破了以往行政管理对于外勤人员爱莫能助的被动局势，同时指尖外勤的有效沟通和链接作用，不但提升了企业的整体工作效率，而且还为企业与外勤人员之间搭建了一个互帮互助共同进步的平台，外勤人员在工作中如鱼得水，行政管理部门打开手机就可以轻松掌控，发布指令。

通过指尖的一键触碰，一切行政管理难题将迎刃而解。无处不在的移动互联网、唾手可得的智能手机终端就可以将指尖外勤的移动设备巧妙链接，外勤人员的一举一动都将被企业尽收眼底，企业管理层随时与外勤工作人员实现互动，即使商机瞬息万变，指尖外勤也会先人一步，赶超时间，给你第一时间洞察时机的机会，外勤人员的及时上报，企业高层的最新决策就会一气呵成，紧抓财富脉搏。企业行政管理的效能被指尖外勤一再細化，一再提升，经过层层改造，目前指尖外勤在企业会议、培训等工作中发挥着更为便携的效能提升作用，通过指尖外勤发布各类公司活动组织的通知，可以知道有多少人看过通知、参加人数和不参加理由，提高组织效率。在国内企业的行政管理中发挥了巨大作用。

2 做好秘书工作的措施

2.1 注重协调，当好助手 综合协调职能是秘书工作的重要内容，同时也是当好领导得力助手的关键。优秀的秘书人员不仅仅善于与领导沟通，并且善于与同事沟通。优秀的秘书不仅能够起草高质量的工作文件，而且能够料理好各项事务。第一，要做好会议协调工作。在会议开展之前，秘书要提前做好会前准备工作。这些准备工作包括撰写领导讲话的材料，做好外来参会人员的接待及会议场所的选择与布置，最后由领导进行验收，这样可以为领导节约出时间来进行其他重大工作。第二，要做好文件的上传下达工作，通常，秘书认为文件的上传下达工作比较简单，容易忽视这一问题，不愿意投入大量的精力开展这一项工作，因而使得一些文件在传达过程中，误悟领导意图或者使员工不能很好的理解文件精神与要求。因此，秘书在撰写好文件后，对于文件的精神要采取合适的方式进行传达，使企业员工能够全面的接收到文件精神与领导指示。

2.2 撰写优秀的公文、稿件 起草文稿，是秘书工作的主要部分文稿的起草过程，常常是由领导和秘书合作进行的。在起草文稿的时候，秘书不但可以在酝酿和讨论文稿的时候提出自己的意见供领导参考，而且可以在起草时直接把自己的想法写上去，形成初稿，让领导人去决断，这样形成的文稿才能真实、全面、生动地反映传达领导的决策、方针、意图等，并使之成为群众性的行动。在形成材料后要注意把好行文关，主要审查是否需要行文，防止行文过多过滥，助长文牍主义；要把好政策关，主要核查文件是否符合党的方针、政策，是否符合国家的法律、法令，防止在政治上出错；要把好文字关，主要查看文件观点是否正确，语言文字有无错漏，维护文件的严肃性和权威性；要把好体式关，主要审核文件、格式是否正确，发送范围、密级是否恰当等。这就要求在撰写、审核文稿时，必须反复思考，仔细推敲，字斟句酌，使文件真正体现机关的制文意图。

2.3 兢兢业业做好服务工作 我们要全面地服务与领导的工作，首先，应当以相关工作与中心任务为核心对文件进行高效处理；其次应当主动收集企业工作中存在的一些问题，对问题进行走访调查，并适当地提出自己的建议，以供领导决策参考。再次，要善于行使领导赋予的职权去完成领导交办的任务，如对企业相关业务进行检查督促、做好各方综合协调工作等，使领导的指示能够高效的执行。当然，对于领导服务要讲究一个度，“过犹不及”的道理我们都明白，如果秘书对领导服务不到位就会影响领导的工作效率。如果服务过头，或者“仗势欺人”，就会对领导的形象造成不良影响。所以，秘书服务领导要遵循以下原则：①按规定办事，不可以自己的意愿或者经验来办事。②多作请示汇报。当遇到规定不明确问题时，不要自作主张应及时向领导汇报，由领导决策。③严格要求自己。也就是上边谈到了不要“仗势欺人”，秘书工作接近权利渠道，但不可以权谋私，给企业与领导带来不好的影响。

参考文献：

[1]闫智鹏.关于国有企业行政管理体制改革的几点思考[J].现代工业经济和信息化，2014（13）.

行政秘书工作职责 篇4

总结2018合集

行政秘书年终个人工作总结2018

一、强化职能，做好服务工作。我坚持从小事做起，从大事着眼，努力提高服务水平。一是围绕中心，为领导服务突出超前性。牢固树立为领导服务的超前意识，全面把握领导的思想脉搏，正确贯彻领导的意图，当好参谋和助手。今年，我先后撰写了《关于在我区深入开展爱国卫生运动的调查报告》、《关于社区建设工作考察报告》、《关于加强社区建设，做好我区扶贫解困工作的调查报告》等3篇调研文章。在陪同领导到牡丹江市社区建设先进区考察后，将先进区的经验写入调查报告，并结合我区实际分析社区建设工作，民政局根据考察报告中先进社区创新精神在我区广泛开展社区建设创新大赛，调动了社区工作者创新工作的积极性。东光街道上林社区根据考察报告开展了楼道文化，在全市计生、城管、爱卫大检查中都被做典型的文化阵地进行宣传。二是搞好配合，为科室服务突出主动性。在开展重要工作中，我经常与科室领导互通情况，以求统一认识，步调一致，排除干扰，共同围绕中心工作搞好服务、当好参谋，变部门行为为政府整体行为，形成合力，提高整体工作水平。在防治非典型期间，我和卫生局领导加班加点、协同作战，在召开大型会议或上级领导来访等工作上，我都能够及时掌握信息，提前运作，尽可能为基层减轻负担。三是体察民情，为群众服务突出积极性。认真接待群众来信来访，对群众反映的问题及时登记，归口转办处理，使每次反映的问题都能得到圆满答复。在今年解决卧里屯地区噪声扰民、排水不畅等事宜时，我每天早晨先到xx地区察看工程进展情况，倾听群众呼声，并及时向领导反

映情况，得到市建设二公司群众的好评。

二、强化形象，提高自身素质。为做好秘书工作，我坚持严格要求自己，注重以身作则，讲奉献、树正气，以诚待人，树一流形象。一是注重思想建设讲学习。我始终把加强思想政治学习放在自身建设的首位，努力提高政治敏锐性和政治鉴别力。为此，我特别注意学习马列主义基本原理、邓小平理论及市场经济、法律法规等方面的知识和文秘工作业务知识，增强了驾驭全局的工作能力。二是爱岗敬业讲奉献。办公室工作最大的规律就是“无规律”，因此，我正确认识自身的工作和价值，正确处理苦与乐、得与失、个人利益与集体利益、工作与家庭的关系，坚持甘于奉献、诚实敬业，一年到头，经常加班加点连轴转，尤其是防治非典工作期间，每天连续工作14个小时，白天到基层了解情况，晚上草拟文件、撰写信息，做到加班加点不叫累、领导批评不言悔、取得成绩不骄傲，从而保证了各项工作的高效运转。三是锤练业务讲提高。经过近一年的学习和锻炼，自己在文字功夫上取得一定的进步。全年共撰写汇报份、领导讲话26份，报送《xx突出基层政权建设》、《xx爱国卫生工作结硕果》等信息10条，在《xx信息》刊发8条。利用办公室学习资料传阅或为办公室同事校稿的同时，细心学习他人长处，改掉自己不足，并虚心向领导、同事请教，在不断地学习和探索中使自己在文字材料上有所提高。我们充分发挥岗位职能，不断改进工作方法，提高工作效率，较好地完成了各项工作任务。

行政秘书年终工作总结2018

一、加强理论学习，努力提高思想政治素质作为一名刚走上工作岗位的年轻同志，在思想上，本人自觉加强理论学习，努力提高思想政治素质。首先，主动加强理论学习，除了通过电视、报纸关心时事政治外，还注重学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，学习党的基本知识和有关政治思想文件、书籍，用先进的思想理论武装自己，自觉树立正确的世界观、人生观和价值观。其次，注重发挥理论知识对实践的指导作用，将理论知识转化为行动。自觉践行科学发展观以及社会主义荣辱观，恪守职业道德，努力弘扬社会新风。坚持把相关国家政策、学校政策以及学部的理论经验贯彻于本职工作始终，树立“以情服务、用心做事、务实高效、开拓进取”的工作作风，在不断丰富自身业务经验的同时，进一步提高自身的理论水平和综合素质。另外，本人还虚心向理论水平较高、实践经验丰富的同志学习和请教。经过这几个月的锻炼，本人的思想修养、理论水平都有了不同程度地提高，也进一步保证和促进了本人更好地完成本职工作。

行政秘书工作职责 篇5

一高校二级学院行政秘书工作的内容

行政秘书是一种专业职务和广泛的社会职业[2], 主要面对领导及与领导相关的各项工作, 核心是“领导意图及决策”, 其地位是辅助、协调、参谋, 是领导进行各项事务处理、决策、执行的助手。新时期, 高校二级学院行政秘书工作主要包括以下几方面:

1协调工作

高校二级学院行政秘书是二级学院与学校职能部门、学院师生之间的重要桥梁与枢纽, 因此做好上情下达、下情上传的协调沟通工作是行政秘书的首要职责。正确领会领导意图, 全面辅助领导完成各方面工作;对待同事真诚主动, 虚心学习, 积极沟通, 学会换位思考, 体谅他人, 并能尽最大能力帮助他人完成工作, 只有这样才能营造和谐的工作环境;对待师生要秉着全心全意为他们服务的宗旨, 传达好领导的工作指示和会议精神, 促进学院全面协调发展。

2办文工作

文书撰拟与处理也是高校二级学院行政秘书工作中的“重头戏”, 它包括收文发文、网上公文管理、文档整理归档以及各种工作计划与总结、重要会议纪要以及各类通讯报道撰写等工作。学院公文与工作计划总结等材料的撰拟不仅仅是简单的“笔头功”, 更是体现了秘书人员的人文素养、职业态度和专业思维, 是秘书职业综合水平的集中反映, 也是必须勤学苦练、扎实掌握的基本技能。

3人事工作

高校二级学院行政秘书要积极协助学院党政办公室管理学院人事工作, 把好人才引进第一关, 优化学院师资队伍结构;建立专门的教师信息库, 便于学院对全体教师进行科学规范管理;进行教职工年度考核、工资发放、教职工专业技术资格评审等工作。

4日常工作

高校二级学院行政秘书除了要做好以上几项主要工作之外, 还会涉及日常行政事务处理, 譬如会务筹备和接待;扫描复印重要文件;会议通知;资产管理工作;管理办公设施、办公用品;函电文件处理;信息资料的收发、整理及利用;网站建设、安全稳定工作;处理突发、紧急事件并及时向院系行政管理层请示报告等。

二高校二级学院行政秘书工作的特点

高校二级学院行政秘书工作主要围绕教学、科研和学生管理等学院的中心工作而展开, 是院系管理层的参谋和助手, 因此其主要特点有:

1服务性

高校二级学院行政秘书应当树立良好的服务意识, 服务于领导、服务于教师、服务于学生、服务于其他部门以及服务于来宾[3]。服务于领导, 即要深刻领会领导工作意图, 分清工作的“轻、重、缓、急”, 井然有序地完成各项工作;服务于师生, 即要坚持以人为本, 尽最大能力为师生提供便利, 并做到态度真诚, 充分发挥服务育人的职能。

2参谋性

参谋是指出谋划策, 为院系行政管理层提出工作建议和设想, 提供决策的参考依据和方案, 充当学院领导的顾问和智囊, 及时解决领导遇到的难题和疑惑[4]。高校二级学院行政秘书是连接院系领导和各部门以及师生的桥梁, 他们熟悉与教师教学、学生管理、科研工作相关的各项政策和要求, 应当与学院科研秘书、教学秘书、教务主管以及学生主管保持通畅的联系, 时刻把握好学院各方面的进展与动态, 为领导修改和重新决策提供依据, 从而推动院系工作的顺利进行。充当好领导工作的助手, 协调领导处理党、政务, 教学、管理矛盾, 使领导可以集中精力开辟创新性活动和决策, 适时地为领导提出建设性方案, 做好参谋工作。

3事务性与专业性的统一

一方面, 行政秘书工作头绪多、事务杂、范围广。小至接听电话、收发传真、扫描复印, 大至撰写学院计划总结, 为领导出谋划策, 从与科研秘书、教学秘书、学生政治辅导员的配合, 到与本院院长、书记、各系主任以及与校办、人事处、组织部、宣传部、保卫处、工会等职能部门之间的协调联络。另一方面, 行政秘书工作又有很强的专业性, 比如公文写作会涉及多种文体, 人事管理带有严格的政策法律, 学院网站管理需要一定的网络技术能力。如果缺乏专门训练, 没有一定的业务素质或态度马虎, 就很容易出纰漏或犯错误或无法胜任工作, 以致给学院工作带来损失[5]。

4被动性与主动性的统一

行政秘书工作是一个被动与主动的矛盾体, 既要贯彻好领导的决策和意图, 按照领导意图办事, 不能自行其是, 又必须要主动去做, 要在授权范围内积极主动地创造性地开展工作。因此, 如何在正确领会领导的意图后积极发挥主观能动性, 将工作完成得更富创造性, 取得新的突破和实效, 也是行政秘书工作的一大挑战。

三如何做好高校二级学院行政秘书工作

新时期, 大多数二级学院行政秘书具备较高学历, 素质修养好、工作能力强, 但大多数并非秘书科班出身, 也不是学院相应专业人员, 以致于行政秘书工作难度越来越大, 挑战性越来越强, 因此如何做好新时期高校二级学院行政秘书工作是一个值得深思和探讨的问题。

第一, 思想政治素养要过硬。

行政秘书要熟知学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和三个代表, 全面贯彻落实科学发展观, 认真学习十七届六中全会和党的十八大会议精神, 坚持党的各项方针政策, 不断提高自身思想政治素养和理论水平, 只有这样才能在工作中准确领会领导意图, 传达上级指示, 并能做到思想上与党组织的高度一致, 不在工作中出现大的纰漏。

第二, 专业业务素质要加强。

行政秘书多非秘书科班出身, 而行政秘书工作又具有较强的专业性, 不断加强业务素质是做好行政秘书工作的必要条件之一。业务素质包括专业知识能力、文书能力、沟通协调能力等各种素质能力。行政秘书可以通过学习秘书学、行政管理学等著作不断提升自己的理论修养和行政服务水平[5]。实践工作中, 行政秘书要不断加强文笔书写能力的锻炼, 不断总结归纳各项工作经验, 并及时反思工作中存在的不足, 使繁琐的事务成为系统性工作, 从而提高工作效率。同时, 行政秘书工作的特点决定了行政秘书要掌握秘书学等专业知识外, 还需要了解与办公室工作密切相关的学科知识, 熟悉有关教育管理理论和学校教学、科研、管理方面的知识。只有具有较强的文化功底, 丰富的教育学、心理学、管理学等方面的知识, 行政秘书才能真正做好管理、协调和服务工作[6]。

第三, 自身心理素质要好。

行政秘书工作是一项工作面广、突发性强的工作, 时常会成为领导和师生之间、教职员工之间、以及学院和不同部门之间矛盾的焦点, 因此保持良好的心态极为关键。不管在怎样的环境下, 行政秘书都要保持冷静的头脑、乐观的心态, 认清事实, 分析情况。不管是被误解还是被伤害, 都要自觉地克服困难, 有足够的信心和勇气面对挫折和失败。再者行政秘书工作还是一项事务繁杂的工作, 是时常会被人忽视的一个工作岗位, 因此行政秘书工作者必须正确地认识自我、评价自我, 要抱着“不积跬步无以至千里”的工作态度, 不能急于求成, 踏踏实实做好每一项工作, 不断地总结分析每一件小事的收获, 不仅仅停留在事务性的层面上, 要努力让自己的工作能力得到提升, 只有这样才能在行政秘书的道路上快速成长。

第四, 团队合作精神要极佳。

二级学院办公室是一个小团队, 共同撑起学院的管理服务工作, 为学院教学科研工作提供有力的保障。因此, 作为一名行政秘书, 必须具备良好的团队合作精神, 应该主动了解和协助教学和科研秘书的相关工作[7], 譬如新专业申报、教学质量检查、课程建设验收、科研项目申报和论文发表情况等。这些虽然不是自己的本职工作, 但关系到学院的荣誉和全局, 应该积极配合, 并尽自己最大能力将各方面信息资料进行搜集整理, 以备各项工作中需要相关材料, 从而提高工作效率。

总而言之, 新时期高校二级学院行政秘书工作被赋予了新的意义和使命, 只有全面认识其工作内容和特点, 并在实践中不断分析, 不断总结, 不断创新, 培养良好的思想政治素养, 提高业务工作水平, 增强办公室团队的凝聚力, 才能真正做好新时期高校二级学院的行政秘书工作, 不断提升综合管理能力, 在行政管理事业上取得更大的进步和发展。

参考文献

[1]饶舒, 刘睿, 饶良辉.高校行政秘书岗位之析[J].科技信息, 2009 (12) :401-403.

[2]林静.管理秘书实务精讲与实训[M].清华大学出版社, 2010.

[3]张宁.高校教学院系办公室行政秘书服务意识与能力培养初探[J].黑龙江教育学院学报, 2011, 30 (10) :201-202.

[4]肖荣英.浅析高校二级学院行政秘书工作的特点和现状[J].中国校外教育, 2010 (8) :352-353.

[5]袁彩君, 杨金田.高校二级学院行政秘书工作探讨[J].湖州职业技术学院学报, 2008 (3) :80-82.

[6]刘爱敏.论高校院系行政秘书的素质要求[J].湖南科技学院学报, 2008, 29 (10) :190-191.

浅析高职院校行政秘书腐败心理 篇6

关键词：行政秘书 贪腐心理行为 预防 治理

0 引言

从反腐倡廉建设科学化的视角看，正确分析高职院校行政秘书心理劣变的轨迹并提出矫治方法，是新形势下高职院校深化反腐败斗争的客观要求。系部秘书其工作执行力直接影响着高职院校及其系部各项工作的落实和实施。

1 腐败心理

1.1 贪婪心理 贪婪心理，指对于本不属于自己的目标过分追求，且贪得无厌、永不满足的一种心理状态，也是一种超过自我需求、践踏社会道德规范、侵犯他人利益而过度膨胀私欲的变态反应。

1.2 从众心理 从众可以被理解为大家都这么认为，我也就这么认为；“人云亦云”、“随大流”；大家都这么做，我也就跟着这么做，它是一种比较普遍的社会心理和行为现象。当别人肆无忌惮的贪婪时，于是他就会改变其中不协调的认知因素或者增加新的认知因素，造成腐败行为。

1.3 享乐心理 享乐心理，指以权势和金钱为媒介，过分追求和满足自己的感官刺激的一种心理状态。监督缺失、惩罚力度不够都会使这些人员的享乐心理恶性膨胀，所以当最初的行为没有被发现，并且自己的职级一步步提升的过程中，这种享乐心理会更加的严重，所带来的危害也会是非常严重的。

2 导致贪腐心理行为的原因

2.1 环境的不良影响 环境影响主要指社会环境和家庭环境。市场经济发展所产生的负面效应，使一些人产生对金钱顶礼膜拜心理， 演变为权钱交易的腐败行为；社会控制弱化和监管制度的漏洞，助长了一些人的侥幸心理和投机心理；私有观念的存在和社会上的不正之风，诱发了部分人的贪婪心理；家庭成员的唆使和贪欲，助长了一些人的贪婪心理；有些贫困家庭出身的人还会产生一种补偿心理。行政秘书人员是普通的自然人，在相关的环境影响下，容易利用工作便利，滋生贪腐心理甚至出现贪腐行为。

2.2 错误的人生观价值观 人的人生观和价值观都不是一成不变的，都会随着周围环境的改变而发生变化，人进入一个新的环境，感受到的环境信息可能和自身的人生观和价值观矛盾，进而可以改变原有的人生观和价值观，产生错误的人生观和价值观。行政秘书人员，由于工作多而杂，又受到各方面的压力而待遇及福利却往往不高，心理失衡的秘书人员则容易被形形色色的利益所诱惑，违背了原有的人生观价值观，私欲膨胀，进而滋生腐败心理，出现腐败行为。

2.3 行政秘书的不良需求转化为腐败心理 首先，社会文化心理不健康。中国历史上无论是在官吏还是民众中都存在着极端利己主义和拜金主义的倾向，比如“人不为己，天诛地灭”、“有钱能使鬼推磨”、“一人得道，鸡犬升天”等，一直缺少一种民主的政治文化或公民文化。其次，重视人情关系致使需求的认知错位。盘根错节、无法割舍的关系网和无法推脱的人情是中国社会的特色。

3 行政秘书腐败心理的预防和矫治措施

3.1 完善监督监管体制 高职院校应该完善相关的秘书监管体制，对全体秘书人员进行相关的组织考核，民主评议制度，推进秘书人员实行岗位轮换制度，健全监督体制，充分发挥全体人员的监督作用。实行秘书职业资格制度，推进秘书的职业优化。

3.2 培养防治权力腐败的认知品质 秘书工作的服务性，决定了行政秘书要牢固树立大服务意识。首先，不管是不是自己职责范围内都做到热情服务，坚持有访必接、有疑必释、有难必帮的服务原则。对于职责范围内的各种事项，更要做到热情服务，尽可能的缩短办理时间，提升工作效率；其次要培养防治权力腐败的情感品质，增强预防权力腐败的 “免疫力”，应该坚定正确的世界观和价值观，通过不断的增加情感中的道德和理智因素，保证自身平和的心境，不滋生腐败心理。

3.3 加强腐败心理的强化阶段 高职院校系部秘书应该认真的办理好自己职责范围内的每一件事情，应该意识到只要是自己的事情，不管是接电话这样的小事，还是财务管理这样的大事，都不能存在任何的马虎和敷衍心理。高职院校系部秘书必须具备很强的执行力，只有这样才能出色的完成自己的工作，保证院系日常事务工作的顺利进行。为了预防其产生腐败心理，应该围绕体制创新加强制度建设，针对容易滋生腐败的薄弱环节和关键部位，加强对权力的制约、资金的监控和干部任用的监督，围绕发展民主加强制度建设，扩大民主是防止权力滥用的治本之策，围绕强化市场机制加强制度建设。这样腐败则失去了生存的环境条件，自然成为不可能。

4 总结

总之，认清腐败心理形成发展的轨迹，从各个阶段有针对性地进行预防和打击，从前期的环境净化防控，到后期的严密制度控制加大心理压力，增大行为难度，杜绝腐败心理的产生，中断腐败心理的发展，最终实现阻断腐败的最终目标。

参考文献：

[1]胡小林.试论腐败滋生的心理根源及防范对策[J].内蒙古农业大学学报（社会科学版），2011（04）.

[2]李晓龙，王增才.职务犯罪心理分析及预防对策——以贪财类犯罪为例[J].中国证券期货，2013（08）.

行政秘书岗位工作职责(试行) 篇7

行政秘书在系主任的领导下，在学院团委、学生处、后勤处、保卫处等有关处、室指导下，主要完成好以教学为中心的各项行政管理、保障工作，其主要职责如下：

一、根据学院团委、学生处或学期工作安排，结合系实际，制定工作计划，协助系领导具体组织搞好各项团、学活动，丰富课余生活，构建良好的教学、生活环境。做好团的发展工作，及时收缴团费，管好用好团学经费；

二、协助系领导组织好卫生、安全检查，做好卫生、安全保卫工作；

三、协助系领导做好教室、教学设备的管理工作，认真细致地搞好教学设备的购置配备、登记保管、借用归还和保养报修工作，保证教学活动顺利进行；

四、协助系领导做好新生报到、宿舍分配和收费工作；

五、协助系领导搞好学生经常性的遵规守纪教育、管理工作，贯彻执行《学生手册》各项规定，及时反映解决存在的问题，落实好一日生活制度，树立文明公民、文明大学生的良好形象。

行政秘书工作职责职能描述 篇8

2、在公司领导下全面负责公司的行政、后勤工作

3、负责公司的会务工作：会议通知、会前准备、会议服务、会议记录(纪要)等

4、负责公司规章制度、行政公文的草拟、送审、发放、张贴及归档工作

5、负责公司各种文件、用品的归档及管理

6、负责公司财务管理及审核

7、负责公司部分人力资源工作

8、负责公司项目申报及管理

9、负责公司办公环境的维护、协调等工作

行政秘书工作职责 篇9

关键词:案例教学;行政秘书学;行政管理

行政秘书学是高等教育行政管理本科专业基础课程。在行政秘书学的教学实践中,案例教学法结合行政秘书学课堂教学过程中的相关问题,采用面向技能要求和学生实际进行教学,对于培养和提高学生行政文秘方面的自主学习能力、实践能力和创新能力具有重要意义。

一、行政管理专业开设行政秘书学课程的必要性

随着我国经济改革不断深入,经济不断发展,需要越来越多的行政管理专业人才。行政管理专业的培养目标是适应社会主义建设需要的,德、智、体全面发展的,具备行政管理专业所要求的知识和素养,能在党政机关、事业单位、社会团体等公共管理领域从事管理工作的复合应用型高级专门人才。行政管理专业培养的学生是直接在经济建设第一线工作的高素质的劳动者,显然各行各业高素质的劳动者也应具备行政管理的必要知识和能力。

高校应当按照经济建设和人才市场需求设置专业,开设课程,培养具有高等职业教育知识和技能的劳动者,具有综合素质和能力,直接在第一线工作的应用型人才。这其中包括良好的行政职业素养以及较好的行政写作能力、口头表达能力、公关能力和行政协调等行政文秘职业能力的专业人才。行政管理专业中,开设的课程要适应学校培养目标的需要,要按学校专业培养目标改革课程、教材、教学。行政秘书学课程作为行政管理专业的一门课程,致力于培养学生树立正确的服务观念,合理处理好秘书与领导的关系,培养秘书办文、办会、办事的各项职业能力和综合素质,对于行政管理专业学生知识技能的掌握具有重要的意义。

作为行政管理的专业教师应当努力使自己的学科成为学生最喜爱、最有兴趣的学科,案例教学法在行政秘书学课程中的运用就能很好地起到生动课堂氛围,增强课堂效果的目的。

二、案例教学法的意义

案例教学法是一种以案例为基础的教学法。案例本质上是提出一种教育的两难情境,没有特定的解决之道,教师于教学中扮演着设计者和激励者的角色,鼓励学生积极参与讨论。案例教学法强调以学习者为中心的合作学习,由真实案例所提供的问题,帮助学习者将所学的内容与真实的生活连结,希望引发学生的内在学习动机,强化学习者主动参与的学习行为,使学生能学以致用。案例教学法主要有以下特点:

第一,教师角色地位的转变。在案例教学活动中,教师不再是传统教学方法中的扮演者——一位很有学问,传授知识者的人。教师只是一位引导者、协助者。学生才是学习的主导者,老师的作用是在讨论过程中降低学生的困难度,避免学生因知识不足或缺乏人生经验而无法进行讨论。因此教师有两个最重要的工作,一是协助学生搜集数据,提供主要数据或至少要指出的资料方向;二是在学生讨论例题时,能引导学生回到案例的情境中。进行案例教学法重要的关键是希望学生能假想,当自己身处案例角色时会如何。

第二,学生学习方式的转变。传统的教育方法是老师讲、学生听,信息单向传递,最后通过考试来检验,学生的学习完全是被动灌输式,死记硬背,学到的知识僵化、教条。在案例教学中,学生要先熟悉案例,通过查阅各种他认为必要的理论知识和相关材料,加以思考消化,这是一种积极主动的学习,必然会加深对知识的理解。在学习和掌握相关理论知识后,还要经过缜密地思考,提出解决问题的方案,在教师的指导下,通过积极讨论,多向沟通,提高了自己独立思考问题、解决问题的能力。

因此,案例教学法不仅影响教师的教学,同时也影响学生的学习;不仅可以传播新信息,促进思想多向度交流、沟通,还可以培养学生高层次的思考能力、问题解决的能力。在行政秘书学的教学实践中,案例教学法是一种必不可少的教学方法。

三、案例教学法的实践运用

行政秘书人员应当具备的行政能力可以分解为办事、办文、办会的能力。在给学生讲述秘书“办会”这一知识点时,为了让学生理解并掌握秘书办会的含义、会议举办的主要过程、各阶段基本特征等几个方面的内容,介绍完相关理论后,教师在课堂教学中穿插了“上海政法学院第一次学代会”与“全球大学生领袖会议”两个案例加以运用。

1.老师导入:秘书办会不仅是秘书日常工作的重要组成部分,也是秘书部门的一项经常性业务工作。秘书办会在程序上包括会前筹划和准备、会中组织和服务、会后善后和落实三个环节。会前筹划和准备主要包括拟定会议计划、安排会议议题、制定会议方案、进行会前检查等内容;会中进行阶段的工作主要包括组织签到、协助领导掌握会议情况,控制会议进程、处理会议特殊情况、编写会议简报、会议记录等内容。会议结束阶段的工作主要包括安排与会人员离会、清理会场、编写会议纪要等工作。下面将结合“上海政法学院第一次学代会”与“全球大学生领袖会议”两个具体案例中的情况加以学习。

2.案例陈述:案例一:简称“学代会”。上海政法学院第一次学生代表大会于2010年5月20日正式召开。学院各级学生会组织共同成立学代会筹备委员会,召开大会预备会议。院党委副书记、上海市学生联合会副秘书长、院学工办主任、各系党总支副书记、团委和各系团干部以及来自华东政法大学、上海大学、上海师范大学等兄弟院校的学生会主席出席开幕式。院学生会主席做大会工作报告,院团委书记致辞,上海市学生联合会副秘书长、院党委副书记发言。会议代表审议通过院学生会工作报告、《上海政法学院学生会章程》等一系列重大文件,选举产生院第一届学生会主席团成员。大会最后学生工作办公室主任讲话。

案例二:简称“领袖会议”。全球大学生领袖会议于2010年8月1日至7日在马来西亚举行,由联合国人道主义事务及联合国下属机构承办。届时将有来自30多个国家,近千名大学生领袖参与、组织关于世界可持续发展领域400多项具有影响力的大学生活动。7名交大青年领袖将和北大、清华、浙大、南大和复旦等大学青年领袖组成中国代表团参加此次会议。本次会议特邀两位演讲者:前澳大利亚外交家GeraldineCox和诺贝尔奖候选人Tim Peters。与会者共同讨论全球性热点问题,提议、讨论、详细阐明各自国家的可持续发展项目,并与其他国家青年领袖进行对话以致力于改善世界贫困问题。除会议外还有学生联谊、旅游观光和领袖讲座等活动。会议结束后,全体与会者会得到此次活动的官方认证书以及马来西亚总理的认证函,并能与马来西亚总理合影。与会费用为650美元。

3.案例制作与讨论:任务提前一周布置,将全班同学分为十二个小组,六组参加“学代会”,六组参加“领袖会议”。“学代会”和“领袖会议”各自又分为两大组——制作组与评议组。制作组包括会前、会中、会后三个小组,分别准备会前、会中、会后三个阶段的相关工作,每一小组指定一名小组长,对组员进行分工,分别搜集有关材料,组长负责将材料汇总,统一制作会议PPT,一周后,小组指派一名代表在课堂上介绍,围绕要求掌握的知识点,陈述本组成员的结论和理解。评论组包括三个小组,分别对会前、会中、会后小组制作和陈述情况加以评议,指出值得肯定的地方,存在的问题,以及如何改进。

4.教师总结管理心得:在这两个案例中,上海政法学院第一次学代会是学校在一年前已经召开的会议,而全球大学生领袖会议将于2010年8月在马来西亚举行。通过一个对已经召开的会议的学习和一个尚未开过的会议的筹备来考核学生对会议制作的掌握情况。

从各小组制作情况来看,无论是制定会议议程,参与会议筹备,发送会议通知、请柬、邀请函,还是会议所需物品清单开列购买准备、会场布置、礼仪、迎来送往、签到、引领入座、茶水、到落实与会人员和相关资料、清理会场、会后撰写新闻稿、会议纪要等。每一个小组成员都能积极参与其中,分工明确,准备充分,制作过程完整而有特色。“上海政法学院第一次学代会”的三个制作小组想方设法找到了“学代会”曾经召开的有关资料和文献,对其加以整理,进行归纳和综合,在原有会议举办的基础上提出了自己的方案和建议。“全球大学生领袖会议”的三个制作小组则通过登录联合国人道主义事务以及全球大学生组织的全英文官方网站,获得了更为详实的资料,制作出了大会每一阶段的相关工作和注意事项。

从各小组评议情况来看,评议组虽然没有参与会议的制作,但在理论与实践上都对会议有比较清晰地了解和掌握。他们的评头论足也有的放矢,比较切中要害,提出的意见和建议涵括了会议组的内容准备、代表发言、ppt制作、技术改进等各个方面。

通过对以上两个案例的分析、讨论总结,加强了学生对所学理论的理解。通过学习,学生了解并掌握了会议召开的各项程序,提高了学生理解、分析问题的能力。在学习中,学生加强了团队合作,锻炼了自己的动手能力和独立思考能力,甚至提高了自己的英语学习能力,综合素质也得到了很大的提高。

四、结语

在行政秘书学教学中,以传授知识、培养学生能力为目标,采取生动活泼的案例教学法让学生轻松掌握课堂内容。教师应精简、重组、活用现用教材,抓住行政秘书学基本思想、基本原理、基本方法等最重要的基础性知识,灵活处理教材,将行政秘书学课程与学生现代秘书职业能力的培养相结合,针对学生的特点进行教学方法改革。在教学中精心备课,注重以事论理,采用国内外行政秘书综合素质与能力培养说服力强的案例由浅入深、通俗易懂地讲解、启发。并在教学中辅之以问答式、讲座式、练习式、参观考察、现场教学等教学方法。摒弃从理论到理论、从课本到课本的灌输式、填鸭式教法。

参考文献

[1]漆大鹏.对管理类专业案例教学的思考[J].管理科学文摘,2004,(3).

[2]王公龙.创造案例教学:为了适应现实世界的专业教育(上)——哈佛大学戴维•加文教授关于21世纪案例教学的新思考[J].党政论坛,2009,(6).

[3]王公龙.创造案例教学:为了适应现实世界的专业教育(下)——哈佛大学戴维•加文教授关于21世纪案例教学的新思考[J].党政论坛,2009,(7).

[4]张晓峰.行政管理案例教学中“冷场”局面的应对[J].黑龙江教育(高教研究与评估),2010,(4).

行政秘书工作职责 篇10

一、高校系部办公室行政秘书的工作职责

1. 文书工作

系对内、对外文稿的草拟, 如年度 (学期) 工作计划、工作总结、通知、文件、申请报告等;院级有关通知的下达;会议记录与会议纪要的整理;公文传送和信息资料的保存;管理类材料的归档, 教职工工档案资料的登记、审核和保管, 等等。

2. 科研工作

协助院科技部门及系领导及时下达有关通知, 组织做好相关科研项目的申报、汇总、考核等工作。

3. 人事工作

协助院人事部门及系领导做好教职工的聘任、考勤、考核、奖惩、职称评定等工作。

4. 信息工作

在平时工作中注重各类信息的搜集和整理, 及时做好信息宣传报道工作。

5. 日常行政工作

负责日常行政事务的处理, 印章的使用与管理, 办公用品的采购、保管, 固定资产的管理, 办公设备的维护, 会务的筹备和安排, 对外接待, 工会等工作。处理突发事件、紧急事件并及时向院系行政管理层请示汇报。

二、高校系部行政秘书的工作特点

1. 辅助性

高校系部行政秘书既是院系行政管理层的参谋和助手, 又是院系行政管理层与师生员工之间的桥梁和纽带。尤其是系部行政秘书, 不仅要贯彻学校层面的精神, 还要高效地执行好系部行政管理层的各项决策指令, 帮助领导完成其交代的任务和工作, 沟通上下, 协调左右, 联络内外, 处理日常行政事务。辅助性是秘书工作的基本性质。

2. 服务性

行政秘书是根据高校行政工作的需要而确定的, 为院系行政管理层服务, 为师生员工服务, 为高校发展服务。秘书工作纷繁复杂, 但通过上面基本职责的理解, 我们可以清楚地看到秘书的角色行为是建立在为领导服务、为基层服务之上, 因此“服务性”成了秘书活动的主旋律。

3. 多面性

秘书工作千头万绪, 涉及面广, 范围和内容极其丰富。就其工作内容而言, 文书处理、文稿起草、公务接待、收集信息、会务组织、人事、后勤等都属秘书的职责范围。

4. 时效性

系部办公室的工作繁杂而且有很强的时效性, 行政秘书的工作平凡、枯燥、重复性强, 除了忙不完的日常事务外, 还要完成领导和教师临时交办的各项工作, 遇上紧急情况, 牺牲休息时间加班加点工作更是家常便饭。行政秘书要提高效率, 讲究时效。

三、高校院系行政秘书应具备的业务素质

1. 政治素质

(1) 加强学习, 提高自身政治修养。

要树立坚定正确的政治方向, 不断提高政策水平, 学习、贯彻党的各项方针、政策, 加强党性修养;要了解和掌握学校的各种政策, 深刻理解院领导的决策意图和学校的重要工作部署, 把工作做到实处。

(2) 严于律己, 具有务实的工作作风。

行政秘书要具有较高的遵守纪律的自觉性。由于秘书人员贴近领导, 辅助领导工作, 因此必须高度自觉地严格要求和约束自己;要具有良好的精神风貌和思想境界, 热爱工作, 努力钻研业务, 工作务实, 作风正派、为人正直、忠于职守、无私奉献。

2. 能力素质

(1) 爱岗敬业, 乐于奉献。

要有爱岗敬业、乐于奉献的职业操守, 不断增强服务意识。热爱教育事业, 热爱本职工作, 要对自己的职业充满兴趣。一方面, 无论是否在职责范围内, 均能热情服务, 要坚持有访必接、有疑必答、有难必帮的服务原则。对职责范围内的各种事项, 要积极主动地接待师生, 根据工作实际, 尽量缩短办理时间, 提高工作效率;对于来访、来电、来信的过程中遇到不在自身职责范围内的事宜, 要按照首问责任制的要求将事项导办到相关承办人手中, 遇到承办人不在岗的情况, 则应代为接收, 负责转办。另一方面, 在服务的过程中要坚持谦虚谨慎、平等待人的原则。在工作中要做到对上尊重支持, 对下热情耐心;认真听取各方意见, 虚心接受表扬, 诚心接受批评, 做到有则改之, 无则加勉。此外, 还要有奉献精神, 高校系部办公室工作的特殊性, 要求办公室人员必须具有以奉献为核心、以敬业为特征的忠于职守的职业操守。必须增强服务意识, 心里始终装着服务, 一切围绕服务开展工作, 不怕吃苦, 不怕吃亏, 爱岗敬业, 具有全心全意为教职工和学生服务的热情和奉献精神。

(2) 加强自己的业务素质, 提高文化素质。

除了相应岗位所必备的专业知识外, 还应努力掌握现代管理学、教育学、心理学、办公室软件应用等知识、技能。文化素质的提高将带动工作中业务能力、办事能力、写作能力的提高。行政秘书必须熟知各种行政文书、专用文书, 掌握必要的行政词汇和交际辞令, 具有一般的书面表达能力和写作技巧, 具备一定的理论修养、政策水平、业务知识、科学的思维方法, 以及理解领导意图和获取信息的能力;还要增强业务能力, 提高业务素质, 提供优质政务服务。

(3) 自省能力。

常常自省的人, 容易开发智能和增长才干。秘书人员是脑力劳动者, 多数情况下要靠发挥聪明才智完成各种任务, 这就要勤学善思, 不断反思自己的言行, 使智能和才干在不断地总结中增长起来。

3. 心理素质

(1) 调节心理活动, 保持心理平衡。

高校行政秘书作为“内管家”, 要看着全局, 想着工作, 热爱集体, 关心群众, 时时处处不忘自己的职责。我们既要接触领导、同事、教师、学生和社会中各类人士, 处理好各种关系, 又要解决日常工作中“柴米油盐酱醋茶”之类的各种琐事, 心理活动容易受外界影响, 产生波动。因此, 行政秘书必须善于调节和控制心理活动, 保持心理平衡, 这样才能做好秘书工作。

(2) 遇事冷静沉着, 有耐心。

办公室工作千头万绪, 从文件起草和会议通知等日常工作到与教务、学生政治辅导员的配合, 到与系领导和与院办、党办、人事处、科技处、后勤处、工会等职能部门之间的协调联络、上下沟通, 几乎包罗万象。工作范围几乎涉及院系各项工作的各个方面, 在处理工作事项、完成工作任务同时也意味着要与不同的教师和学生接触, 这要求秘书人员从大量琐碎的工作中整理出头绪, 统筹安排, 培养自己的细心和耐心, 有条不紊地安排工作。注意轻重缓急, 不能“眉毛胡子一把抓”, 也不能“东一榔头西一棒”, 更不能“捡了芝麻, 丢了西瓜”。要坚定勇敢, 不惧挑战, 经受得住挫折。

(3) 保持良好的工作心态。

虽然行政秘书的服务性职能决定了其工作的被动性, 但要做好行政秘书工作, 就必须发挥自己的主动性。院系行政秘书要立足于学院发展的实际, 保持良好的工作心态, 发扬吃苦耐劳的精神, 积极应对各项工作的挑战;要乐观地看待工作, 善于在被动中寻求主动, 变被动为主动。对领导临时交办的任务、应急事件和突发事件等非确定性工作, 要有灵活的应变能力, 做到积极应对, 忙而不乱, 同时还要积极适应领导的工作思路, 想领导之所想, 急工作之所需。强化主动服务意识, 充分发挥主观能动性, 把问题想在前面, 把工作做在前头, 主动做好超前服务。要积极发挥枢纽作用, 增强工作的能动性。

行政秘书的办公室工作纷繁复杂, 但是事无巨细, 细节决定成败, 行政管理岗位的人员应当重视自身的工作, 具有超前的服务意识, 树立科学发展观, 解放思想, 刻苦学习, 勤奋敬业, 认真履行高校院系行政秘书的工作职责, 把握好自己的工作特点, 不断锤炼业务素质, 切实提高工作质量和工作效率, 积极适应高校发展的需要, 更好地服务于院系行政管理层与广大师生员工。

参考文献

[1]宋立.关于转型发展期高校行政秘书工作的思考[J].秘书工作, 2009, 4.

[2]夏文.浅谈新时代高校行政秘书的基本能力[J].湖北师范学院学报 (哲学社会科学版) , 2006, 4.

[3]孙萌珏.训练有素乐于奉献爱岗敬业——高校院系行政秘书的职业素质探究[J].长春理工大学学报, 2011, 6, 7.

[4]杨路平.浅议行政秘书应具备的素质[J].科教文化.

[5]储爱霞.高校行政秘书工作探讨[J].管理观察, 2008, 10.