档案数字化工作纪律及管理办法（推荐11篇）
一、目的：
（一）为了更好的规范数字化事业团队，加强员工的自我管理，提高工作绩效,发掘员工潜能，实现员工与上级更好的沟通，创建一个具有发展潜力和创造力的优秀团队。
（二）使数字化事业部的人员晋升、岗位调动、奖惩、培训等体系更加规范并且“有法可依”。
二、工作纪律与规范
（三）各项目组的员工上下班应严格按照项目组规定的作息时间，不迟到，不早退，不旷工；
（四）上班时间严禁打闹、嬉戏，吵架、打架，无理取闹，严禁玩手机，网上聊天，串岗闲谈；
（五）各岗位员工应服从组织的分配和工作安排，必须坚守岗位，履行岗位职责，保质保量完成工作任务；不得以各种理由擅自调岗，调岗须经项目负责人统一安排；
（六）严禁恶意顶撞上司，辱骂、殴打同事；
（七）各岗位员工必须按时参加公司和部门安排的学习、会议和集体活动，不能按时参加的，应经部门负责人或活动组织者的批准。
（八）严禁散布负面信息，在团队内拉板结派，在团队内恶意制造影响团队协作、发展的不和谐行为。
（九）严禁涉及黄、赌、毒；严禁参加邪教组织；
（十）必须严格尊重公司及本部门规定的各种规章制度。
三、管理办法
（一）考勤管理办法与要求
1、考勤由各项目指定一名兼职考勤人员管理、记录，项目组负责人负责监督和实施。
2、考勤人员必须认真负责，不徇私情，实事求是，按日考勤。每日将考勤情况上报到数字化事业部行政处，于次月3号前将月考勤汇总表（详见数字化事业部周报表）和考勤签到表（扫描件或原件都可）发送到数字化事业部行政处。考勤人员应认真填写数字化事业部考勤表。
3、考勤人员对婚、丧、产、病、事、差、迟到、早退、旷工等均应按规定严格记录。各类假条于次月一周内上交到数字化事业部行政处，以备必须附在考勤表后，以备核查.4、请、销假制度
（1）教职工因病、因事等各种原因需要离开工作岗位，须履行请销假手续，否则按旷工处理。请销假原则上须以书面形式提出，按管理权限审批。急病或其它紧急情况需要缺勤的员工，应先行电话告知上级领导，事后补办请假手续。（2）请销假程序
填写《请假条》——项目组意见——领导审批——提交请假条于考勤记录人员处——准假后休假——需续假的办理续假手续——按时返工并销假。（3）审批权限
a．项目负责人请假，由公司分管副总审批。b．项目经理助理请假，须经公司分管副总及项目负责人审批。
c．项目组长及生活委员请假，1天以内由项目负责人审批，1-3天以内须经数字化事业部行政审批，3天以上须经公司分管副总审批，d．职工请假，1-3天以内由部门负责人审批；3-6天以上由数字化事业部行政审批，行政助理须上报公司分管副总；6天及以上，须经公司分管副总审批； e.所有请假情况，都需在审批之后马上通报数字化事业部行政，基层员工请假情况由考勤记录人员通报，项目组管理层请假须自行通报。
（二）其他工作纪律管理办法 1.管理职责：设有组长的项目组，由组长负责本组员工工作纪律的维持、监督工作，组长应随时记录本组内部员工的工作纪律情况，项目负责人对本项目组内所有员工的工作负责；未设置项目组长的项目组，由项目负责人或项目助理负责项目组员工工作纪律的维持、监督工作，负责人或助理应随时记录本组内部员工的工作纪律情况，并负责（记录表格见《数字化事业部工作纪律情况表》，表格每周发一次，数字化事业部行政应认真核实）。
2.如有违纪情况，项目负责人须及时向数字化事业部行政汇报违纪情况。
四、违纪处理办法
实行层层管理、分级负责制；发现有违反工作纪律者，项目负责人不清楚、不知道、不制止的将追究领导责任。
（一）考勤违规处理 1.迟到、早退处理办法
a． 迟到/早退5到10分钟，按10元/次的标准扣罚当月绩效工资；
b． 迟到/早退10分到30分钟，按20元/次的标准扣罚当月绩效工资；
c． 迟到/早退30分钟以上者，做旷工半天处理； d． 当月迟到/早退5次以上者，做辞退处理。2.旷工处理办法
（1）有以下情结之一者视为旷工：不请假、超假或请假未经批准缺勤者；不服从组织安排，不到岗者；请假期满因故需续假二未办理续假手续者；学习培训、会议、各种活动集会无故不到者；迟到/早退30分钟以上者，视为旷工半天。
（2）处理办法
a.当月累计旷工半天，扣罚当月绩效工资50元 b．当月累计旷工1天以内，扣罚当月绩效工资100元； c．当月累计旷工2天以内扣罚，扣罚当月绩效工资200元；
d．当月累计旷工2天以上，则做辞退处理。
（二）其他违纪处理
1.上班时间玩手机，网上聊天，串岗闲谈，扣罚当月绩效工资50元/次；
2.上班时间吵架、打架，无理取闹，扣罚当月绩效工资100元/次。
3.不服从组织安排，不履行岗位职责，擅自调岗，未保质保量完成领导交办的任务者，扣罚绩效工资50元/次；其中故意不记录项目组不达标产量者，扣罚当月绩效工资200元/次 4.无故当众顶撞上司，辱骂、殴打同事，扣罚当月绩效工资200元，情节严重者做辞退处理；殴打同事情结严重者，交由司法机关处理；
5.恶意散布负面信息，在团队内拉板结派，恶意制造影响团队协作、发展的不和谐行为，均做辞退处理，情结严重者交由司法机关处理；
6.涉及黄、赌、毒和邪教组织者，辞退并交由司法机关处理。
关键词：档案管理,创新,数字化
一个国家的科技进步情况, 可以反映出国家的发展阶段与状态, 而科技的发展离不开创新意识。高等院校在校园管理上要紧跟时代的步伐, 用现代化科技手段完善校园内部管理。在高校的档案管理上也是一样, 要注重管理的创新意识, 完成档案管理数字化的转变。
一、高校档案管理创新及档案管理数字化具有重要意义
高校档案管理的创新及档案管理数字化是以现代管理科学方法为指导, 充分运用现代管理理念和手段, 以及先进的管理技术和设备, 改革过去以往的管理方式, 使高校档案管理具有创新意识, 更加系统化、科技化、数字化。
高校档案管理的现代化相对于传统的档案管理方式具有很多优势, 如占用空间相对较小, 信息存储量较大, 个性应用能力较强, 实用速度较快等。可以在实际的高校档案管理工作中及时迅速, 准确大量的储存并查阅档案, 提高了档案管理工作的工作效率。高校的档案数量极大并且时间跨度很大, 现代化的管理是发展的必然结果。
二、高校档案管理创新及档案管理数字化存在的问题
高校档案管理创新及实现档案管理数字化, 并不是一朝一夕就能完成的事情, 这是一条需要长期坚定持续发展的道路。在现阶段的高校档案管理中, 还存在着各种问题。
( 一) 档案标准缺乏统一性
因为学校的发展程度不同, 档案管理也有很大的区别。就同一所学校而言, 因为时间的不同, 技术发展阶段不同, 导致档案无法遵从统一的标准。硬件设备的好坏, 机器型号的不同, 教职员工个人素质的高低等, 这些都可以变成影响档案标准统一性的因素。
( 二) 管理方式缺乏创新性
前面说到高校的档案管理是长期发展需要, 具有很强的连贯性。从信息化发展初期, 国家开始重视档案管理的现代化发展。但随着科技与时代的进步, 在高校档案管理上, 很多高校并没有跟上时代的步伐, 缺乏创新性。科技发展是迅速的, 档案管理也应该保持创新意识, 用科技去引领现代化管理工作。
( 三) 数据库建设缺乏实用性
目前, 国家在对高校的管理经济投入上, 针对档案管理投入的经费相对较少。因为经费有限, 所以很多高校也是有心无力, 无法及时更换更先进的软硬件设备, 使现有建成的档案数据库规模较小。大多数的高校档案数据库都显现出实用性不足的问题, 数据库规模相对较小, 标准化程度偏低, 类型过于单一, 且无规范化的控制, 不能够满足用户的多样化需求, 一定程度上降低了高校档案数据库的利用率。
三、高校档案管理创新及档案管理数字化的合理性建议
高校档案管理创新及档案管理数字化对于校园管理部门和档案使用者来说, 都是一场革命性的历史变革。
( 一) 加强标准化建设
在高校档案管理创新及档案管理数字化中要加强标准化建设, 首先要做的就是形成档案管理标准体系。高校要根据现行的相关法律法规, 结合自身特点, 制定和建立起符合实际的各类档案管理办法和措施, 在档案建立、交换、传递、共享的过程中, 用统一的标准去规范和指导。使高校的档案管理创新及数字化发展在初期的建设运行, 后期的管理和维护工作中, 都可以做到有章可依, 有规可循, 充分地保障了高校档案管理的现代化发展。
( 二) 实现管理现代化
目前, 在很多的高校实际档案管理工作中, 信息工作会出现一定程度的分离状态, 如档案和信息部门之间的部门分离, 部门内部的分离等。因为这种分离状态的产生会给统一的现代化管理造成严重阻碍, 从而无法实现真正意义上的档案管理现代化。因此, 在实现管理现代化之前, 学校一定要制定相关的标准流程, 并且加强组织领导。比如: 可以组成以校领导作为实践管理组长的领导小组, 负责相关协调工作, 有专职的信息部门负责人进行现代化的档案管理工作, 所有相关岗位人员都需要从自身职责出发, 遵循既定的标准流程进行高校档案管理, 真正实现管理现代化。
( 三) 重视科技人才培养
在高校档案管理创新及档案管理数字化的变革中, 还要重视相关科技人才的培养。管理理念的现代化是高校档案管理的发展灵魂, 所以一定要增强工作人员档案管理现代化的创新意识, 如果管理人员缺少这种管理创新意识, 那么就会影响到档案现代化的发展脚步。高校档案管理人员要树立起科学的发展实践观念, 学习先进的科技知识和最新的管理使用方法, 改变过去封闭保守的思想, 主动提高创新意识, 不怕吃苦甘于奉献, 促进高校档案管理的现代化进程。只有把优秀的科技人才加以培训教育, 使他们成为复合知识型人才, 全身心的投入到现代化的高校档案管理工作中心, 才能使高校档案管理创新及档案管理数字化更快地迈向新的台阶。
四、结语
计算机和互联网的产生, 让我们的生活与学习进入了互联网时代, 信息数字化已经成为当今社会经济和科技发展的整体趋势。高校档案管理作为档案管理事业的重要组成部分, 保持创新意识, 完成数字化转变既是顺应了当今时代的发展要求, 同时也加快了档案信息化的管理步伐。
参考文献
[1]青格乐图.浅谈高校档案管理创新及档案管理数字化问题[J].大观周刊, 2012, (02) .
为了全面提升公司档案管理水平，提高档案信息的利用效率，信阳供电公司开展了档案信息化建设。
1.1 随着公司0A办公自动化系统投入应用，电子文档的管理成为档案工作的重点，为适应现代化、标准化工作需要，充分应用信息技术拓展档案管理的发展空间，应用现代信息技术加强档案管理，依靠数字化手段，对原有文书、声像档案进行数字化处理。共录入1983年以来的文书档案1744卷、7959件，声像档案转录光盘362盒。同时开展对工程案卷、图纸的数字扫描、上网和网上借阅查询，实现了档案管理的网络化、电子化。
1.2不断挖掘现存档案信息资源的使用价值，注重做好档案资源的开发和利用工作。档案的最终目的是提供服务，公司档案室始终坚持把档案的开发利用作为一项重要工作，为了使档案更好地发挥作用，我们利用库藏档案编制和参与编制了《大事记》、《组织沿革》、《220千伏变电站工程汇编》、《信阳电业志》、《配网制度汇编》、《生产安全事故汇编》、《信阳地调电网事故处理应急预案》、《公司重要文件目录》等多种编研材料，利用效果显著。近年来，共提供利用档案718人次，3000余卷次，查全率99％，查准率100％，为编写电业史、技术改造、解决经济纠纷等工作提供大量的原始凭证和技术依据，得到了公司领导和有关部门的认可。
1.3不断丰富档案信息资源。在原有的档案管理工作中，对专题档案的收集一直是一项薄弱环节，为使这些专题活动资料得以完整良好的保存，档案室加强了专题档案的收集归档。近年来，利用数据光盘容量大、易保存的特点，将公司历年来重要活动、工作专题录像、照片等制作成光盘，并用多媒体档案专用柜存放。截止目前已收集、制作不同时期反映企业发展的专题片光盘30余套。针对今年以来发生的重大事件，档案室开展了抗冰抢险、抗震救灾、奥运保电、争创全国文明单位等专题档案的资料收集。这些资料的收集归档，是记载公司改革和发展历程的重要环节，不但丰富了档案管理门类，同时也使公司历史重大事件得以良好的记录和保存。
1.4充分利用网络优势，搭建档案资源共享的平台。电脑网络具有传播速度快、普及面广、便于共享的优点。为此，档案室充分利用公司局域网络，开设了档案管理专题网站，设立了档案管理法律法规及管理制度、分类档案目录、公司大事记、公司历年荣誉等版块。新竣工的工程项目归档完毕后，及时利用网站发布公告，方便各单位借阅，有效提高了档案的利用率。初步实现了归档电子化、存储数字化、查阅网络化、利用全员化和资源共享的目标。该网站的建设在省电力公司系统内走在了前列。
1.5实现法律案卷的文档一体化。每一个法律案件结案后都会形成大量的案卷材料。内容繁杂，后期的查询利用非常不便。为加强涉电案件的归档管理，从2006年开始，在省公司系统内率先开展法律案件收集归档工作。档案室一方面将法律案卷收集归档，对历年来的法律案件相关资料按照文书类目进行组卷；另一方面将法律案卷全部扫描上网，建立了电子文档目录。做到了文档一体化，解决了以前法律案件资料无处可归的问题，同时丰富了档案门类，为以后案件办理、资料查阅奠定了良好基础。
1.6积极开展档案库房管理的自动化建设。针对信阳雨水充分、湿度时间长、比率高的实际情况，2008年，档案室以《提高档案库房温湿度合格率》为课题，开展技术攻关，设计、安装了库房温湿度自动监控系统。该系统的投入运行，实现了库房温湿度调节设备的自动控制，排除了工作中的人为干扰，并降低了档案工作人员劳动强度。通过微机对温湿度设备的进行自动控制，确保了档案库房温湿度控制的精确度，温湿度数据的采集和记录实现自动化，更便于统计分析、微机联网实施远程监控。自此，公司档案库房的自动化管理水平迈上一个新的台阶，在省公司范围内得到推广应用。
2实施后的效果
2.1档案数字化管理，提高了工作效率。档案实现数字化管理，将档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来，全部档案信息实现计算机管理，大大节省了时间，极大提高了工作效率。
2.2信息价值增值，改善了服务质量。充分发挥计算机网络技术的特点，开通网上查询和检索功能，通过网络化服务达到档案信息资源共享，加快了信息传递速度，提高了自动化程度，进一步发掘出档案信息的潜在价值。
一、城市管理部件类
（一）公用设施类
1、各类井盖管理
相关责任单位在接到通知后，应在60分钟内派专人到现场设置安全警示措施。不须采取施工性措施的，应在6小时内解决。须采取施工性措施的3日内解决。
2、各类立杆管理
相关责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场处理。不须采取施工性措施的，一般应在12小时内解决。须采取施工性措施的3天内解决。影响道路通行及安全的，应在60分钟内采取临时应急措施。
3、通讯交接箱管理
相关责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场处理。不须采取施工性措施的，一般应在12小时内解决。须采取施工性措施的3日内解决。影响车辆和行人安全的，应在60分钟内设置安全防范措施。
4、消防设施管理
相关责任单位自接到通知后，应在60分钟内派专人到现场采取措施。不须采取施工性措施的，一般应在12小时内解决。须采取施工性措施的3日内解决。
5、电力设施管理
供电部门自接到通知后，应迅速组织人员到现场维修，并做好现场临时安全维护。不须采取施工性措施的，一般应在3小时内解决。须采取施工性措施的24小时内解决。如须采取大型施工措施的，应在3日内解决。影响车辆和行人安全的，应立即采取安全措施。
6、路灯管理
相关责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场处理。一般应在12小时内解决。
7、地灯、景观灯管理
相关责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场处理。不须采取施工性措施的，一般应在12小时内解决。须采取施工性措施的3日内解决。影响安全的，应采取临时应急措施。
8、各类亭、筒管理
各类亭、筒所属的责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场处理。不须采取施工性措施的，一般应在12小时内解决。须采取施工性措施的3日内解决。
9、健身设施器材管理
各类健身设施器材所属的责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场维修。不须采取施工性措施的，一般应在12小时内解决，须采取施工性措施的3日内解决。影响安全的，应采取安全警示措施。
10、民用水井管理
相关责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场处理，并做好现场安全维护措施。不须采取施工性措施的，一般应在12小时内解决。须采取施工性措施的3日内解决。
11、供水器管理
相关责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场处理。不须采取施工性措施的，一般应在6小时内解决。须采取施工性措施的24小时内解决。
12、燃气调压站（箱）管理
相关责任单位自接到通知后，应在60分钟内迅速组织人员到现场处理，设置临时安全维护。一般故障应在3小时内解决，复杂故障应在24小时内解决。
（二）道路交通类
1、停车场管理
产权单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场处理。一般应在3日内解决。
2、公交站亭管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场处理。不须采取施工性措施的，一般应在12小时内解决。须采取施工性措施的3日内解决。
3、出租车站牌管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场处理。不须采取施工性措施的，一般应在12小时内解决。须采取施工性措施的3日内解决。
4、地下通道、高架立交桥、跨河桥管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场处理，并做好现场安全维护。不须采取施工性措施的，一般应在12小时内解决。须采取施工性措施的按实际工程所需工期确定。
5、交通标志牌管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场处理。不须采取施工性措施的，一般应在6小时内解决。须采取施工性措施的3日内解决。
6、交通信号灯管理
责任自接到通知后，应迅速组织人员到现场处理。一般应在12小时内解决。
7、交通护栏管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场处理。一般应在12小时内解决。
8、路名牌管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场处理。不须采取施工性措施的，一般应在3日内解决。须采取施工性措施的7日内解决。
9、交通设施管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场处理。一般应在3日内解决。
10、监控电子眼管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场处理。不须采取施工性措施的，一般应在12小时内解决。须采取施工性措施的按实际工期确定。
11、道路信息显示屏管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场处理。不须采取施工性措施的，一般应在12小时内解决。须采取施工性措施的按实际工期确定。
12、交通岗亭管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场处理。不须采取施工性措施的，一般应在12小时内解决。须采取施工性措施的按实际工期确定。
（三）市容环境类
1、公共厕所、公厕化粪池管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场处理。不须采取施工性措施的，一般应在12小时内解决。须采取施工性措施的3日内解决。
2、公厕指示牌管理
责任自接到通知后，应迅速组织人员到现场处理。一般应在12小时内解决。
3、垃圾间（楼）管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场处理。不须采取施工性措施的，一般应在12小时内解决。须采取施工性措施的3日内解决。
4、垃圾箱管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场处理。一般应在12小时内解决。
5、灯箱、霓虹灯、广告牌匾管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场处理。违法设置的灯箱、霓虹灯、牌匾一般应在3日内解决。
（四）园林绿化类
1、古树名木管理
责任单位自接到通知后，应在3小时内派专人到现场勘验，迅速组织人员实施维护。一般应在12小时内解决。
2、行道树管理
责任单位自接到通知后，应在3小时内派专人到现场勘验，迅速组织人员处理。一般应在12小时内解决（季节栽种除外）。
3、护树设施管理
责任部门自接到通知后，应在3小时内派专人到现场勘验，迅速组织人员处理。一般应在12小时内解决。
4、花架花钵管理
责任单位自接到通知后，应在3小时内派专人到现场勘验，迅速组织人员处理。不须采取施工性措施的，一般应在12小时内解决。须采取施工性措施的3日内解决。
5、绿地管理
责任单位自接到通知后，应在3小时内派专人到现场勘验，迅速组织人员处理。不须采取施工性措施的，一般应在12小时内解决。须采取施工性措施的3日内解决。
6、雕塑管理
责任单位自接到通知后，应在3小时内派专人到现场勘验，迅速组织人员处理。不须采取施工性措施的，一般应在12小时内解决。须采取施工性措施的3日内解决。
7、街头坐椅管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场处理。不须采取施工性措施的，一般应在12小时内解决。须采取施工性措施的3日内解决。
8、绿地护栏管理
责任单位自接到通知后，应在3小时内派专人到现场勘验，迅速组织人员处理。不须采取施工性措施的，一般应在12小时内解决。须采取施工性措施的3日内解决。
9、绿地维护设施管理
责任单位自接到通知后，应在3小时内派专人到现场勘验，迅速组织人员处理。一般应在12小时内解决。
10、喷泉管理
责任单位自接到通知后，应在3小时内派专人到现场勘验，迅速组织人员处理。一般应在12小时内解决，须采取施工措施的，一般应在3日内解决。
（五）房屋土地类
1、宣传栏管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场处理。一般应在12小时内解决，须采取施工措施的，一般应在3日内解决。
2、人防工事管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场处理。一般应在3个工作日内解决。
（六）其他设施
1、重大危险源管理
责任单位自接到通知后，依法进行安全检查、督促责任落实。各产权单位自接到通知后，应立即整改。
2、工地管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场处理。一般应在3天内解决。
3、水域附属设施管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场处理。一般性维修的应在24小时内解决。须采取工程性措施的按实际工期。
4、水域护栏管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场处理，并作应急安全维护。一般性维修的应在24小时内解决。须采取工程性措施的按实际工期。
（七）扩展部件
1、缓冲垫管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场处理。一般应在24小时内解决。
2、车辆冲洗站管理
责任单位自接到通知后，应迅速赴现场进行查处，并责令经营户立即整改。一般应在3小时内解决。
3、便民服务点管理
责任单位自接到通知后，应迅速赴现场进行查处，并责令经营户立即整改。一般应在3小时内解决。
二、城市管理事件类
（一）市容环境类
1、乱搭乱建管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场查处。正在实施的6小时内到达现场处置，拿出处理措施和意见；违法建筑物、构筑物需强制拆除的，依法按程序执行。
2、暴露性垃圾、积存建筑垃圾管理
责任单位自接到通知后，应在60分钟内派人到现场，迅速组织人员清理，对责任主体明确的，应实施宣传教育，督促整改。5吨以下的暴露垃圾3小时内清除，5吨以上的暴露垃圾应在12小时内协调清理完毕。
3、道路保洁管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场清除。对责任主体明确的，应实施宣传教育，督促当即整改。一般应在3小时内解决，确实需要采取其他辅助措施的，12小时内解决。
4、水域保洁管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场清除。对责任主体明确的，应实施宣传教育，督促当即整改。一般应在3小时内解决，确实需要采取其他辅助措施的，12小时内解决。
5、绿地保洁管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场清除。对责任主体明确的，应实施宣传教育，督促当即整改。一般应在3小时内解决，确实需要采取其他辅助措施的，12小时内解决。
6、废弃车辆管理
责任单位接到通知后，应立即组织人员到现场清除。对责任主体明确的，应实施宣传教育，督促当即整改。一般应在3小时内解决。
7、废弃物品管理
责任单位接到通知后，应迅速组织人员到现场清除。对责任主体明确的，应实施宣传教育，督促当即整改。一般应在3小时内解决。
8、非装饰性树挂管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场查处。对责任主体明确的，应实施宣传教育，督促当即整改。一般应在3小时内解决。
9、道路破损管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场维修。小规模修补的24小时内解决，采取工程性措施的应在3日内解决。
10、道路遗撒管理
责任单位接到通知后，应迅速组织人员到现场清除。对责任主体明确的，应实施宣传教育，督促当即整改。对责任主体不明确的，应立即采取措施，进行清理。一般应在3小时内解决。
11、建筑物外立面保洁管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场，并拿出处理意见。市容部门督促，相关权属单位完成。一般应在3日内解决，确实需要采取其他辅助措施的，7天内解决。
12、水域秩序问题管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场查处。对责任人实施宣传教育，责令其停止违章行为。一般应在3小时内解决。
13、焚烧垃圾、树叶管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场查处。对责任主体明确的，应实施宣传教育，督促当即整改。一般应在3小时内解决。
14、油烟污染管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场查处。3天内拿出处理方案，7天内督促企业完善设施，达标排放。
15、动物尸体清理管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场清理。对责任主体明确的，应实施宣传教育，督促当即整改。一般应在3小时内解决。
16、擅自饲养家禽、家畜管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场查处。对责任人实施宣传教育，督促当即整改。一般应在12小时内解决。
（二）宣传广告类
1、非法小广告管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场查处。对责任主体明确的，应实施宣传教育，督促当即整改。一般要求12小时处理完毕。
2、违法悬挂广告、牌匾、横幅管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场查处。对责任主体明确的，应实施宣传教育，督促当即整改。临时宣传用违法横幅、条幅、布幅等一般应在12小时内解决，违法牌匾应在3日内处理完毕。
3、占道广告管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场查处。对责任主体明确的，应实施宣传教育，督促当即整改。一般应在3小时内解决。
4、街头散发广告管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场查处。对责任主体明确的，应实施宣传教育，督促当场整改。一般在3小时内解决。
5、广告招牌破损管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场查处。存在安全隐患的3小时内解决，一般性维修应在12小时内解决，采取工程性措施的应在3日内解决。
（三）施工管理类
1、施工扰民管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场查处。一般应在3小时内解决。
2、工地扬尘管理
责任单位自接到建筑、拆迁工地扬尘的通知后，应迅速组织人员到现场处理。对责任人或单位，应实施宣传教育，督促当场整改。一般应在6小时内解决。
3、施工废弃料管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场查处。对责任主体明确的，应实施宣传教育，督促当场整改。一般应在12小时内解决。
4、施工占道管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场查处。对责任人实施宣传教育，督促当场整改。一般应在6小时内解决。
5、无证掘路管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场查处。对责任人实施宣传教育，责令其停止违章行为。一般应在6小时内解决。
（四）突发事件类
1、路面塌陷管理
责任单位自接到通知后应迅速组织人员到现场处理，采取临时安全维护措施。要求在12小时以内临时性修复。须采取工程性措施的3日内解决。
2、自来水管破裂管理
责任单位在接到通知后应迅速组织人员到现场进行修复，做好临时安全维护工作。一般应在3小时内现场采取措施，须采取工程性措施的3日内解决。
4、燃气管道破裂管理
责任单位在接到通知后，应迅速组织人员到现场进行修复，做好临时安全维护工作。一般应在3小时内现场采取措施，须采取工程性措施的3日内解决。
4、下水道堵塞管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场进行处理。一般应在12小时内解决，须采取工程性措施的3日内解决。
5、热力管道破裂管理
热力管道所属单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场进行处理，做好现场临时安全维护工作。一般应在12小时内解决。
6、道路积水管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场进行处理，做好现场临时安全维护工作。一般应在6小时内采取排水措施，须采取工程性措施的3日内解决。
7、道路积雪结冰管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场清理。一般应在6小时内解决。
8、架空线缆损坏管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场进行处理，做好现场临时安全维护工作。一般在6小时内处理完毕，须采取工程性措施的3日内解决。
9、群发性事件管理
责任单位自接到通知后，应立即组织人员到事发现场，迅速介入情况，分析原因，采取得力、有效措施控制事态的进一步恶化。在可能的情况下，以最快的速度解决问题。
（五）街面秩序类
1、无照经营游商管理
责任单位接到通知后，应迅速组织人员到现场进行处理。一般应在3小时内解决。
2、流浪乞讨管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场处置。一般应在6小时内解决。
3、占道废品收购管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场查处。对责任主体，应实施宣传教育，督促当即整改。一般应在6小时内解决。
4、店外经营管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场查处。对责任主体，应实施宣传教育，督促当即整改。一般应在6小时内解决。
5、机动车乱停放管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场查处。对违章责任主体。一般应在3小时内解决。
6、非机动车乱停放管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场查处。对责任主体明确的，应实施宣传教育。一般应在3小时内解决。
7、乱堆物料管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场查处。对责任主体明确的，应实施宣传教育，督促当即整改。一般应在3小时内解决。
8、商业噪音管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场查处。对责任主体，应实施宣传教育，督促当即整改。一般应在3小时内解决。
9、黑车拉客管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员查处。对责任主体，应实施宣传教育，督促当即整改。一般应在3小时内解决。
10、露天烧烤管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场查处。对责任主体，应实施宣传教育，督促当即整改。一般应在3小时内解决。
11、沿街晾挂管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场查处。对责任主体，应实施宣传教育，督促当即整改。一般应在3小时内解决。
12、非法出版物销售管理
责任单位自接到通知后，应立即组织人员到现场查处。对责任主体，应督促当即整改。一般应在6小时内解决。
13、空调室外机低挂管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场查处。对责任主体，应实施宣传教育，督促当即整改。一般应在6天内解决。
（六）扩展事件类
1、无证运输、消纳渣土
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场查处。对责任主体，应实施宣传教育，督促当即整改。一般应在3小时内解决。
2、施工车辆带泥行驶管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场查处。对责任主体，应实施宣传教育，督促当即整改。一般应在3小时内解决。
3、施工场地脏乱差管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场进行处理。对责任主体，应督促当即整改。一般应在6小时内解决。
4、邮政报刊亭违反经营秩序管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场查处。对责任主体，应实施宣传教育，督促当即整改。一般应在3小时内解决。
5、未履行市容环卫责任管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场查处。对责任主体，应实施宣传教育，督促当即整改。一般应在3小时内解决。
6、市场外溢管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场查处。工商、卫生、公安、市场主办单位配合。对责任主体明确的，应实施宣传教育，督促当即整改。一般应在3小时内解决。
7、路灯白天亮灯、夜间成片熄灯管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员处理。一般应在3小时内解决。
8、危险房倒塌管理
责任单位自接到通知后，应迅速组织人员到现场，立即做好现场安全维护工作，采取应急措施，避免事态扩大；同时申请权威部门分析事故原因，做出鉴定，尽快进行处理。
9、非法露天演出管理
[摘 要]信息时代已经到来，电子档案已普及到各个领域，很多单位、企业对档案数字化管理工作越来越重视。快捷的查询方式，完整详尽的档案内容，较长的保存期限，在线搜索等功能是档案数字化管理的优势，文物档案的数字化建设是大势所趋。
[关键词]文物档案;数字化;管理
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.22.126
[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）22-0-01
文物档案数字化管理现状及存在问题
文物档案数字化的建设是全国文博信息化建设发展的必然所趋，进一步规范文物档案信息处理和交换工作，建立规范化的数字化管理系统。2001年我国的文物局便出台系统规范文物档案信息管理的文件。从那时起，我国便开始了建立文物调查与数据库建设的试点工作。当时的调查项目，主要是对文物信息进行采集，并建立数字化管理系统，大力提升对文物的保护和利用管理水平。
现在很多博物馆已经建立了自己的网站，其内容还仅限于对自身馆藏及内设机构的介绍，但是我国的文物档案数字化管理整体还处于初步发展阶段。这样的现状与当今信息化的要求不相适应，甚至与信息时代的具体需求相差很远。集中表现在以下几点。
1.1
文物档案的标准化、规范化工作有待提高
文物档案基础工作需要规范化和标准化，这是文档档案数字化管理的前提条件。不同地方的博物馆文物档案的发展水平不等，大多数地方的文博单位关于档案数字化管理的基础性工作较为薄弱，信息化发展程度较低。很多文博单位在实施过程中，往往看到的是满足现阶段的发展情况，对未来文物档案数字化管理的长远考虑不足。目前实现文物档案数字化管理的文博单位没有相关统一的标准。因此，各文博单位都是按照自己的需要进行档案管理，随意行较大，很多工作停留在归档阶段，至于今后的整理、保管、编排目录等工作则没有具体的管理规范，有时文博单位的文物档案数字化管理集中于某一项工作流程，所有工作环境的数字化管理还没有推广，这也直接制约了整个文物档案信息工作的数字化推广及应用。
1.2
文物档案信息数字化的管理有待成熟
文物档案工作涉及的信息量很庞大，目前将传统文物档案装换成数字化的管理方式通常需要通过两种方式实现，即键盘录入和扫描。键盘录入的普遍缺点是录入速度较慢，且准确率不高，效率过低，有时所需要的人力、物力等方面的过高。但是，扫描存在的普遍缺点是图形的质量不高，扫描的速度慢，很多汉字的识别率不高。有的文物档案信息类别不同，保密的程度也应当有所侧重，因此哪些档案需要数字化管理，哪些只能通过传统管理方式也需要按需进行。
文物档案信息数字化的管理也存在自身的缺点，没有个人笔迹的特征，也没有新旧区别，所管理的内容很容易被篡改和复制，档案信息的真实性容易被破坏。
1.3
文物档案信息管理人员的素质有待提高
过去传统的文物档案管理人员不需要较高的技术操作，只需要从事简单的抄录及搬运。文物档案的数字化管理工作实施后，管理人员需要具备现代化知识的人员，要有较高的专业知识和技术水平，不仅需要大量精通计算机技术的人才，还需要掌握更多科技性工作的人才，例如，他们需要进行信息录入、图片扫描、电子文档排序或网络系统设置。很多文博单位缺乏这类的现代高技术人才，特别是文物档案及信息处理型人才紧缺，尽管很多单位已经引进了现代化设备，但是缺乏相关人才，设备也无法发挥应有的作用。
1.4
文物档案网络开放利用效率不高
不少文博单位都已经开设专门的网站，但各网站面临的情况却不乐观，很多网站存在不同程度的问题。例如，很多网站的内容欠缺系统性和完善性，网站的内容仅限于馆藏及所设机构的配备情况，内容刻板，更新速度慢，没有吸引人眼球的创意，浏览量不高，专业知识及服务性很低。
文物档案数字化管理工作的一些可行性措施
2.1
加强文物档案数字化工作人员队伍建设
在未来的文博单位档案管理工作中，要重视档案管理人员的综合素质，注重选拔高素质的管理人员来胜任此项工作。档案管理人员应加强对档案信息资源管理及应用方面的知识学习，将过去注重文物收藏工作的传统观念彻底革新，组织相关人员进行文物专业知识、档案专业知识及计算机信息基础知识的培训学习情况，提高档案管理人员的综合技能，以适应当今文物档案数字化管理的需求。
2.2
加强电子文件安全性、完整性、真实性
要强化保证文物档案管理部门的权威性，将文物档案管理的工作流程及文件传输工作规范化、制度化。确保文物档案数字化管理的设备及环境适合工作，以确保外在环境上文件的安全。为了保证文物档案数字化管理的完整性及可读性，应当让技术人员专门对记录电子档案的计算机设备定期检查，一旦发现问题，要及早有效的采取维护措施。对文物档案的数字化管理工作做好保密设置。电子档案保存的同时，纸质版本应当作为备份材料予以保存，确保文物档案资料的原始性。
2.3
与时俱进，创新档案数字化管理工作
文物档案电子化管理工作需要不断与时俱进，顺应社会形式不断创新工作制度，从责任风险、目标管理、竞争机制、激励机制等多方面着手，不断转变档案管理人员的综合素质。不断强化管理职能，加强文物档案管理工作的后续监管力度，让档案工作实现数字化管理后更加制度化、规范化、科学化。
结 语
文物档案的数字化管理工作是一项长期的工作，从目前我国文博单位的现状来看，存在的问题和差距较大。因此，要想建立一个完善全面的文物档案数字化建设工作，需要不断创新工作方法，全面提升文物档案的数字化设备，加大关于档案管理人员的科技水平及综合素质，培养掌握现代化档案管理的综合性专门人才。不断革新计算机等硬件设备以顺应信息技术发展的水平，最大程度提升文物档案的现代化管理水平，实现文物档案事业的持续发展。
主要参考文献
及工作标准
岗位职责
一、抬爱本职工作，严寒企业机密，认真执行有关档案管理的制度。
二、负责各类档案资料的登记，做好各类档案资料的接收、整理、保管和统计工作。
三、负责档案资料的借阅，根据需要编制必要的检索工具和参考资料，为公司各个部门的档案查阅提供方便，认真做好借阅记录。
四、及时收集各类档案，定期收集全厂各部门应归档的各类文件材料，并做好整理、修复、装订、缠上及归档工作。
五、负责移交档案文件的验收，做到归档文件的完整，签署齐全、装订整齐、分类科学、便于查找。
六、定期清查档案，及时催讨借出的档案以及中标的相关资料，做到档案资料与档案目录相符。
七、每天做好档案室的清洁工作，保持档案室良好的环境卫生。
八、对于清查中损坏的档案，应及时进行补充或复制。
八、及时向领导汇报档案情况，认真完成领导交办的其他工作。工作标准
一、档案资料的交接
1、移交的入档档案资料，要保证按要求，做到整理规范，做好相应的移交资料清单，确保清单与移交资料内容相符。
2、接收档案时，对照移交清单，对入档的档案资料逐一核对，确认无误后，档案管理员与移交人员在《档案交接单》上签字，《档案交接单》一式两份，双方各执一份。
3、根据要求，对于破损，不完整的移交资料，可以要求移交人员重新整理后，再办理交接手续。
4、办理完交接手续的档案，要分类整理，写好档案目录。
三、档案的借阅
1、借阅人员在《档案借阅单》上写明需借阅的档案名称，借阅人，并有所在的部门主管签字。
2、档案管理员对照《档案借阅单》找出档案，并在借阅单上注明每个档案资料的数量及借阅日期。
3、档案管理员要填写档案盒内的借阅卡。
4、借阅人员拿《档案借阅单》找档案室主管领导签字后，将单据与所借档案资料逐一核对，确认无误后，单据交给档案管理员，方可取走档案。
5、档案管理员对于所借出的档案资料到期不能归还的，要督促借阅部门归还。若需继续借阅，要重新登记并办理借阅手续。
四、档案的归还及后续整理工作
1、借阅人归还档案时，管理员根据《档案借阅单》填写的内容逐一，确保档案资料完好无损。
2、确定档案资料后，在《档案借阅单》上填写归还日期，并在此单据上作出明显标记说明档案资料已归还。
3、若归还的是整盒档案资料，填好盒内借阅卡后，按照类别放在原来的档案柜中。
4、零散的档案资料，按其编号找出相应的档案盒，对照盒内的资料借阅卡，按序号放入盒内，并把资料借阅。
5、上述工作完成后，根据类别，放入档案柜中。
五、档案资料的整理、保管
1、按照原有的档案资料编号，对接收的档案资料，分类别编号。
2、按所分类别，编写档案目录，以便于查找。
3、定期对照档案目录，核查档案，防止档案资料丢失，损坏。
装备档案数字化的定义
装备档案数字化即是指采用扫描方式对装备档案进行数字化加工、处理, 将其转化为存储在磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本, 形成可供保管、利用的数字化的档案信息库的过程。档案数字化是上世纪90年代以来伴随计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的, 其出现给档案工作带来了新的挑战, 对装备档案工作而言是提高档案利用和信息共享水平的一个机遇。
装备档案数字化的重要意义
装备档案数字化可以有效保护装备档案原件
装备档案是在长期的装备建设中积累下来的反应装备发展的历史记录, 由于时间原因, 必然导致部分装备档案出现字迹受潮退色、纸张老化等状况, 甚至出现纸张干裂, 很难再进行翻阅查询, 这就给档案信息的开发和利用带来了诸多困难。档案之所以能记录历史、体现历史, 是因为其具有唯一性、原始性和凭证性, 为了确保档案价值最大限度体现, 前提就是对档案进行最大限度的保护。对档案进行数字化, 使其利用方式发生质的变化, 从而实现对档案原件最大化保护。
装备档案数字化可以降低装备档案利用成本, 使利用更加方便快捷
装备档案数字化后, 对装备档案的利用方式主要是通过档案管理系统对数字化档案信息进行检索查询, 完全避免了对档案资料原件的频繁翻阅使用, 对查询使用者来说方便快捷、一目了然, 对档案管理者来说提高效率、降低档案信息利用成本。另外数字化装备档案信息可通过网络资源提供集成化查询服务, 增强了档案信息的利用率, 进一步提高了档案的使用价值。
装备档案数字化可以使档案信息与新技术的接轨, 实现信息共享
办公自动化设备的出现, 使档案的生成方式发生很大变化, 大量装备文件的运作过程是在计算机系统中进行, 装备档案的前身是以机读文件为主要形态, 当下许多装备档案在归档时本身已经具备了全文信息。从近期看, 装备档案数字化工作可以提高管理水平;从长期看, 装备档案数字化工作为今后在更大的平台上实现军内的数字档案资源共享奠定了基础。
装备档案数字化的基本原则
装备档案的数字化, 绝非仅仅简单地使用扫描设备加以扫描然后存入电脑。由于档案自身的独特性, 在开展装备档案数字化工作时, 必须把握如下三个基本原则。
装备档案数字化要保证档案信息安全
保证档案信息的安全是开展装备档案数字化工作的最重要原则, 档案数字化环节比较多, 信息安全必须贯穿整个过程。由档案部门对数字化的信息资源进行分类、整理、编目后, 要存储在绝对安全的服务器内, 并做好备份。装备档案管理者在提供档案查询服务时, 要对使用者进行身份确认, 装备档案部门要加强对档案数字化信息资源管理系统及资源服务器的维护和安全监管, 对高密级的信息实行加密处理等。
装备档案数字化要遵守形式保真原则
简而言之, 形式保真就是经过档案数字化过程后形成的数字化装备档案应当体现“档案载体原始面貌”, 要尽可能保持装备档案在信息内容、载体形式、规格印记等方面的原始特征, 使装备档案数字化信息继续保有档案原件“可资为凭”的基本属性, 以满足对装备档案进行文字查考、原件对照等方面的利用需求。
装备档案数字化要把握好有序化原则
所谓有序化原则, 就是各级装备档案管理部门, 要根据各自的馆藏基础与物质条件进行综合考虑, 有序开展装备档案数字化建设。各级装备档案管理部门在档案数字化建设方面普遍存在业务基础薄弱、资金不足、人力有限的困难, 而所面临的装备档案存在着数量大、年代久的问题, 这就决定了装备档案的数字化工作不可能“毕其功于一役”。所以各级装备档案管理部门应结合自身馆藏的实际情况, 区分轻重缓急, 优先选择濒危、重要的装备档案进行抢救, 优先选择利用率高、成套完整的装备档案进行数字化, 有计划地组织工作人员开展档案数字化工作。
装备档案数字化的实施策略
档案数字化工作是一项长期而艰巨的任务, 各级装备档案管理部门在开展此项工作时不可能一蹴而就, 需要按照一定的实施策略来进行。
立足馆藏, 周密制订工作方案
各级档案管理部门应先熟悉各自的馆藏“家底”, 要详细核查档案的数量、型号批次等基本情况, 做到心中有数, 然后根据自身馆藏档案的实际情况, 周密制定档案数字化建设方案。
其次各单位应从各自馆藏中遴选一部分近些年来使用频率高的、有代表性的、系统完整的档案进行数字化。这部分档案优势在于进馆时间较短, 利用者更为关注, 一些案卷在归档时附有全文信息, 因此及时对之数字化能够更有利于使用, 更有利于减少后来数字化的工作量。
坚持标准, 注重数字化工作的严谨性
装备档案各级管理部门在开展馆藏档案数字化的时候, 应严格遵守国家既有的法规和标准, 注重工作的严谨性。在具体实施前, 应参照《档案资料数字化工作技术要求》、《中华人民共和国档案馆建设标准》 (建标103-2008) 及相关文件等, 在遵循法规和标准的前提下对装备档案数字化管理系统进行规划和设计。
积蓄人才, 提高装备档案管理队伍素质
人才是装备档案数字化工作开展的主体, 装备档案数字化实施的关键在于掌握和拥有高素质的人才, 特别是既精通档案数字化整理知识又具备熟练应用IT技术的高层次人才。因此, 建议在进行装备档案数字化建设的过程中, 要注意合理吸纳、引进专业人才, 通过各种形式和渠道, 培养造就档案信息人才, 达到从总体上提高装备档案工作人员队伍素质的目的。
结束语
关键词：纸质档案；数字化
利用是档案管理工作的根本目的，档案管理专业性强、涉及面广、种类多、数量大、利用频繁，传统的检索方式需要通过人力去翻阅、查找，档案检索较烦琐、工作量较大，既费时又费力。纸质档案进行数字化处理后，可以提供各种科学的、符合需要的档案检索工具，操作方便、快捷，能更大程度的满足利用者的需求，实现档案的有效利用。档案室如何开展电子档案管理工作，采取什么原则和策略，是我们档案工作者必须认真研究和思考的问题。
一、纸质档案数字化的范围
纸质档案数字化，是一项巨大的社会工程，需要进行价值评估核算，以期用较少的投入取得较好的效果。因此，在纸质档案数字化之前，必须正确界定档案数字化的原则和范围，不能也没有必要将全部纸质档案数字化。笔者认为一般应把握四个原则：一是使用价值原则。使用价值的大小，主要取决于使用频率和使用单位和个人的重要程度。要遴选那些使用价值较大的档案作为数字化的重点。二是历史价值原则。有些档案资料虽然使用频率低，但却是一个历史时期的重要事件，具有一定的历史研究价值，这样的档案也是数字化的重点。三是预期价值原则。虽然有些档案目前看价值不大，但从未来预期看，有较高的使用价值，这样的档案也不可忽视。四是整体价值原则。虽然有些档案单独看没有什么价值，但与其它一些有较高价值的档案资料是密切联系的，这部分档案也应统一实施数字化。
二、纸质档案数字化工作应注意的问题
1.做好数字化制作方式的选择。数字化加工是一项系统工程，涉及巨大的物力、人力和资金投入以及技术问题，所以一定要重视数字化制作方式的选择。纸质档案的数字化制作方式主要有直接扫描和缩微转化两种。对于还没有将原有纸质档案进行过缩微复制的档案而言，可以选择直接扫描方式，即采用扫描设备将档案原件转化为数字影像。在具体的纸质档案数字化制作中，对大量标准的、纸张质量较好的档案可选用高速扫描仪，对少数珍贵的、纸张质量较差的档案可选用平板扫描仪采集影像。如果条件许可或者出于增加备份种类的需要，也可以先进行缩微复制，然后利用缩微胶片转化成数字图像。对于已进行过缩微复制的档案而言，即采用专用扫描设备将缩微胶片上的影像转换成数字影像。
2.注重特殊文件的处理。档案安全，始终是档案工作的生命线和底线，是档案部门的基本任务和第一要务，在数字化工作一开始就强调档案数据信息的安全。首先，对密级文件、涉密材料的控制管理。为落实这一要务，保证对密级文件、涉密材料的控制管理，在进行数字化时要做到：（1）在数字化前对档案全宗进行摸底，由专门人员对涉密档案进行单独保管。（2）要求整理人员对绝密、机密、秘密文件档案必须填写《文件密级登记表》，对该份档案的全宗号、目录号、案卷号、文件标题等详细内容进行登记，由组织鉴定后再决定是否进行数字化。其次，对珍贵、实物档案进行数字化。处理对策与对密级文件、涉密材料的处理对策一样，对于涉及民族敏感问题、边界问题等的档案和实物档案由专家组织鉴定后再决定是否进行数字化或如何进行数字化。
3.数字化档案的安全技术管理。安全性从技术的角度主要体现在物理层、网络层、操作系统、数据、应用层和用户等层面。要针对安全需求，创建相应的安全策略。（1）策略。有效的安全策略能确保网络设备不受蓄意破坏或不合适的访问。应该根据档案管理需要来确定安全策略，如用户访问权限、IP地址的限定等。（2）技术手段。常选用的安全技术手段有防火墙技术、加密技术、入侵检测技术、安全扫描技术、用户认证技术和日志记录技术等。（3）信息备份。需要采用信息备份，以保证当系统出现故障时，能以最快的速度恢复正常，将损失程度降到最低。常采用的措施一种是定期备份，另一种是远程数据库备份。
4.数字化工作的监督管理问题。为确保纸质档案数字化工作的顺利完成，档案管理部门有必要加强数字化工作的监督管理。一是加强档案出库、入库管理。严格执行档案出库、入库登记制度，并对纸质档案实体进行检查，然后交接双方签名确认。二是加强纸质档案的拆装管理，要求工作人员在拆分纸质档案时一定要谨慎，不得有任何损害档案行为；纸质档案的重新装订也必须要谨慎，同时要求装订材料必须符合档案长期保存保管的需要。三是加强场地管理，提供足够的空间来开展数字化工作，并保证数字化操作场地的温湿度符合要求。四是加强人员管理，对工作人员进行宣传教育，要求数字化工作场地内严禁烟火，彻底消除安全隐患。
总之，纸质档案数字化工作是把传统的纸质档案转换成档案的数字图像，这部分工作的主要内容是保证图像数据的质量，包括清晰度、准确性、完整性等，而最重要的是最大限度地保存档案的信息，真正达到通过数字化对档案进行复制利用的目的，为档案馆信息化建设莫定良好的基础。
关键词：中职学校 档案管理 服务 发展
《国家档案法》中规定：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。中职学校档案是学校各项工作的真实历史记录，无论是在过去、现在还是将来，都对学校的教育教学管理起非常重要作用。档案管理是学校管理工作的一项重要内容，档案管理工作的好坏关系到学校档案的价值和作用能否得到真正体现，因此，了解档案的价值和作用、正视管理中存在的不足，改进管理工作方法，实现档案的价值和作用，尊重学校历史成果，服务于学校发展，是具有极大的实现意义。
一、中职学校档案的重要意义
历史记录性是档案的本质特征，档案的含义决定了档案的价值和作用，根据中职学校工作的性质和特点，档案在中职学校教育教学管理中的价值和作用，体现在以下四个方面：
（一）中职学校档案是学校工作的查考凭证
学校档案是学校各种工作活动的历史记录，是学校办学历史的真实体现，又是学校今后开展工作、进行科学决策的依据材料。对整个学校而言，学校档案真实记录了学校的设立及所属、校址的变迁、内部机构设置与变更、领导任免、学校各项活动的真实记录，学校基本情况的发展变化等，是学校成长发展的印记。学校档案记录了学校每个阶段工作的成果、经验与教训，利于后人借鉴，学校要不断地发展，除了不断改革创新之外，也需要充分考虑当前的校情、借鉴过去有关方面的工作经验及教训，档案就成为借鉴的依据材料，为学校的进一步发展壮大提供依据。如学校档案为学校各种办学水平的定级、升级和各类评估等提供了证明材料，以及为学校领导日常工作的科学决策提供参考和借鉴。学校档案对职工个人而言，.随着档案管理注重以人为本，学校的人事管理方面的档案以及职工福利方面的档案对职工的职称评聘、工资晋升，养老保险、医疗保险、住房公积金等福利提供依据材料，等等。因此学校档案的查考凭证价值在学校工作中的作用是无法估量的。
（二）中职学校档案是学校开展教育教学活动的参考依据
中职学校档案记载了学校各项工作的管理制度和各项工作活动。如学生管理工作的学生奖励、处罚文件、学生资助制度、班主任工作管理制度、招生与就业、职业技能鉴定、新生录取名册、学生毕业办证验印名册等。教学管理制度，如教师教学考核评定方法、工作量的计酬方法等等，这些档案是开展各种教育教学管理活动的参考依据，这些档案为提高学生管理质量和教学质量提供了基础依据。同时，档案本身还为行政管理课程、档案管理课程、房屋测绘等课程的教学活动提供实物教具和学生实训参考。学生的录取、毕业档案等还为学校出具各种证明提供材料依据。
（三）中职学校档案是学校进行科学研究的可靠资料 随着中职学校科学改革研究活动日益深入，学校档案在教育教学科学研究中的作用日益突出，档案为学校科学研究提供了可靠资料。同时，学校的教育教学改革成果档案为学校继续改革发展提供可靠依据，是今后继续改革的参考。如学校档案为教育教学改革科研课题研究的开题、结题以及成果申报评奖、专业建设发展、学校发展历史的志书、年鉴、学校简介材料、党、团、工会、妇女等组织发展变化等方面的科学研究提供可靠资料。
（四）中职学校档案是学校进行宣传教育的生动素材 中职学校档案为学校树立品牌意识、提升社会影响力的自我宣传提供原始素材，档案中学校的先进事迹或者警示教育材料是教育广大师生的生动素材，是教育鼓舞广大师生奋发向上、爱校奉献的素材。同时，档案材料还是学校或职工维护学校或个人权利的素材依据，如学校土地分界线纠纷、劳动纠纷等。
二、中职学校档案管理工作存在的问题
1电子档案文件级著录难点分析
1.1著录规则具有极强的系统性
目前，我国纸质档案著录标准较为完善，电子档案著录方面有所欠缺，为了更好的应对电子档案文件级著录工作，管理人员需要对著录规则系统性方面的要求进行明确，对相应的规则体系进行建设和完善。现阶段，电子档案著录工作中存在的问题也均是由规则体系的.不完整所导致的。
1.2来源方面存在问题
对电子档案著录工作而言，文件背景信息及来源具有重要作用。来源背景、文档结构、内容格式、原文等内容均包含在电子档案的著录信息内，同时文件利用与查找的方法之间的关系也是其中的重要组成部分。如今，文档系统与背景信息一类的内容和电子档案产生较大的关联，甚至其本身也具有极其重要的地位，虽然大部分的电子文件可以简单的获取来源信息，但也存在一些电子文件的来源复杂(多个人或多个机构)，即使来源相同的文件也可能出现分散的情况。目前在电子档案著录体系中，关联信息、背景资料、生成者的著录工作还存在较高的重复性，对检索工具与著录文件进行重复操作时便会造成共享功能的浪费。
1.3在格式方面的项目设置复杂程度较高
电子档案结构中没有过多的著录项目，管理人员需要对结构载体特征、规格、类型标识等内容进行著录，同时需要将字节、字符一类的逻辑格式内容进行著录，对于程序文档方面，应将编程语言与版本一类的信息进行著录。但目前对电子档案的产生系统方面未能提出相应的著录规范及要求，文件名、系统、软件甚至硬件环境方面的情况均包含在著录工作中。
2解决电子档案文件级问题的对策
2.1搭建软件平台，为文件级著录工作奠定坚实基础
管理人员对电子档案文件级著录时，若想使著录工作的水平有所提升，需要结合现代化的信息技术和数字技术，对著录及管理工作进行完善。通过对文件级著录软件平台的搭建，可以使后续的著录工作按部就班。一些电子档案的易变性较高，需要经常对其进行更新或调整，因此著录工作灵活性较强，若想使电子档案的应用价值、实用价值得到保障，提高其准确性，管理人员需要通过动态的方式完成著录工作，进而对传统著录工作中的静态性质进行调整和改变，实现多维度的实时著录。电子档案文件级著录软件平台的搭建可以对上述问题进行有效的处理和解决，对全程著录方面工作的实现具有较高的价值和意义，并且这种方式可以确保管理人员在各个时期能够更好地控制电子档案信息，对著录工作进行实时调整，并将背景信息以及档案内容当作基础，促进深度整理工作的开展，最终使著录工作的效率得到提升，对档案事业的发展产生更多积极的影响。
2.2明确著录标准与规范，促进多级著录工作的开展
管理人员需要做好信息资源方面的控制工作，这也是电子档案文件级著录方面的重要要求和内容，对其属性进行分析，可以将其归类于智力控制。为了使人们可以对电子档案文件进行高效的利用，发挥其最大价值，人们需要对文件级著录工作更加重视，进而促进电子档案资源的共享。若想实现深度整理，人们需要对著录标准与规范方面的内容进行明确，同时制定出相应的多级著录规则，最终使规则趋于完整和完善。此外，人们需要对著录细则进行明确，这样在出现著录方面的问题时，可以依据细则内容对其进行处理。我国标准规范的制订人员要对国际标准进行研究，完善我国的规则的不足之处。为了使不同级别的实体管理方面的内容可以由电子档案文件进行明确的表达，管理人员需要提高电子档案管理的工作效率，为著录工作的开展奠定坚实的基础。在对多级著录规范和标准进行明确时，需要对社会理论原则方面的内容进行考虑，对实际的工作情况进行考虑，最终形成特有的著录系统及结构，使其可以独立对著录问题进行处理，促进著录工作效率的提高。
2.3外包模式及管理工作的细化分析
管理人员在对电子档案进行管理时，需要将多级著录方面的管理工作以及外包模式进行分解，换言之，管理人员不仅需要对电子档案进行标准、规范的管理，同时还应对自身的服务水平进行提升，使电子档案配置工作变得更加科学合理，提高电子档案资源的利用程度。管理人员需要对设备、资金以及人员方面进行合理调配，通过有效的管理手段对其进行管理，对操作模式以及外包条件进行规范化处理，最终使著录管理及外包模式的工作效率得到提升。
主要参考文献：
[1]孙宁宁.档案数字化管理体系建设问题研究[J].黑龙江史志,(3).
[2]闵莉.探究档案数字化管理体系建设面临的困境及应对策略[J].卷宗,(9).
[3]吴静华.浅谈我国社会保险档案的数字化管理[J].中小企业管理与科技,(9).
关键词：数字城市;城建档案
城建档案的有效管理是城市高效率开发利用的前提，在城市快速发展的今天，电子信息已全面替代了伎的文件形式，这个也是促进了数字化城市建设的产物。如何在电子技术快速发展的今天提高城建档案效率，以下展开全面分析。
一、数字城市
对于城市建设过程中的规划、生态环境、城市设施等信息进行收集整理，为城市进一步发展提供数据。数字城市的建设主要就是从规划建设以及生产管理等方面出发，充分利用数字化信息处理技术以及网络技术，将城市建设中存在的各种信息整合成一个技术系统，其空间信息资源是数字城市建设的基础。城建档案馆为城市建设信息档案资料管理的重要部门，在数字化程度逐渐加深的背景下，传统的档案文件形式以及管理方式已经不能满足城市建设的需求，需要从数字化技术的角度出发，通过对信息技术、网络技术等的应用，不断提高城建档案管理的效率，为建设数字化城市提供更大的帮助。
二、数字城建档案馆特点分析
城建数字档案与综合性数字档案相比具有明显的区别，可以说城建数字档案是综合数字档案中的一部分，对城建数字档案的管理，主要就是对城市建设过程中存在的数字资源进行管理，并通过信息技术、网络技术以及数字技术来实现档案资料的远程访问，实现城建档案的数据共享，为下一步城市建设规划工作提供数据支持，不断提高服务质量。数字城建档案馆与综合性数字档案馆无论是理论还是技术上具有很多相似性，但同时也具备了城建档案独有的特殊性。
（一）客体方面
城建档案馆数据资料专业性、区域性、动态性以及多样性比较强，其中区域性主要是指对某个城市的建设，本城市建设所产生的档案资料与其他城市相比具有很明显的区别性。动态性主要是因为城市建设过程是一个动态的过程，随着时间的变化城建档案资料也在不断变化，进而反应了城建资料的动态性，能够全面配合城市建设的协调性。专业性即城建档案对专业性有着严格的要求，这在很大程度上加大了城建数字化档案管理工作的难度。而城建数字档案所具有的多样性，主要是指档案形式的多样性，即城建信息数据载体的多样性，传统信息的载体主要为纸质档案，而通过数字档案的建设载体逐渐转变为各种移动设备，例如计算机、移动硬盘等，无论是保存还是查阅都更具方便性。
（二）主体方面
城建档案即城市建设过程中产生的各种数据、资料，无论是内容还是形式都与其他档案类型具有明显的区别。例如城建档案的专业性，城建档案内容针对的方向主要为城市与社会，受其特点影响与其他档案管理机构相比具有更明显的区別。城建数字档案馆并不是城市建设的主体部分，其只是城市建设中的一个有机组成部分。另外，城建档案信息资料生成过程是档案管理与城市建设的有机结合，两者的相互融合使得城建数字档案馆具有更强的现实性。
三、数字城市与城建数字档案化实例分析
（一）城建实例
以某城市城建档案馆为例，基于我国加强城建档案管理政策，响应政府号召，在建设数字化城市时，基于城市基本特点率先建立了自己的城建档案馆。目前城建档案馆中馆藏档案共有20个大类，包括规划、管理以及设计等各类档案共40余万卷，并且就目前档案实体增长数据分析，馆藏仍以快速增长的趋势增多。面对数字化城市建设的背景下，本城建档案馆也针对数字化方面进行了研究以及实施，并取得一定的成果，例如档案检索管理、多媒体视频管理以及档案扫描等。
（二）数字城建档案建设所存问题
虽然随着信息技术、网络技术以及多媒体技术的应用城建档案数字化建设取得一定的成果，但是与数字城市建设要求相比仍存在很多的不足。第一，数字城建档案建设力度偏低。城建档案数字化建设成为主要方向，但是就现状来看，本市城建档案数字化管理落实程度并不高，严重缺乏数字化研究专业人才，并没有实现与数字城市协调发展的要求。第二，城建档案资源利用率低，主要体现在城建档案信息利用率低，档案编研效果并不理想，不能提高档案的应用效果，在内容上不具备本市建设的特点，致使社会对城建档案信息关注度降低。第三，现代化程度偏低。城建档案数字化建设程度比较低，就本市城建档案管理现状来看，大部分的接收工作采用的仍然是纸质的文件，并没有完全实现数字化建设的要求，导致现在城建档案数字化建设过程中存在更多的问题，数字化管理水平不均，将会直接影响最终建设效果。
（三）城建档案数字化建设要求
（1）建立自动化管理系统
城建档案业务自动化管理系统的建设，是实现数字化建设的必要环节，主要来完成各项数据信息的接收、分析、整理以及储存等，将传统纸质档案为管理核心的方式，逐渐转变为以电子档案为管理核心，以此来进一步实现数字化城建档案的建设。
（2）数据库数字化建设
与其他档案信息相比，城建档案数据信息具有更明显的专业性以及多样性特点，在建设数字化数据库时，需要合理利用数据库技术，如Server、SQL数据库编程技术等，对数据库中存有的原始数据进行整合，以此来保证城建档案数据的真实性、一致性以及准确性。通过对本市城建档案建设现状的分析，确定需要建设城市基础空间数据库、城市综合地下管线数据库、地下设施数据库、重点建筑以及构筑物数据库、项目级著录信息数据库以及案卷级著录信息数据库等。通过针对城建档案特点建设数据库，通过各类数据库信息来推动数字化城市的建设。
（3）建立信息安全系统
在确定数字城建档案信息网络安全系统时，应明确系统运行期间的指标，即保证整个数字化系统的安全性。城建档案建设需要重点注意两个方面，即访问控制与数据安全。信息安全系统的建立需要从这两个方面出发，例如针对访问控制方面，可以选择较色权限设置方式，将服务器使用者进行较色分类，主要包括系统管理员与访客，对于能够访问的数据信息，应以系统访问者权限等级为主要依据，向其开放相应的信息。而对于数据安全，必须要建立防火墙，以此来保护系统的安全，同时还要做好数据的备份，保证数据有效更新。
四、结束语
数字化已经成为城市建设的必然趋势，而城建档案作为影响城市建设效率的主要因素之一，在建设数字化城市时，也需要加强对数字化城建档案的研究，确定存在的不足，选择切实可行的方式从多个方面进行分析研究，争取不断提高数字化城建档案建设的效率，使其能够在数字化城市建设中起到更大的作用。
参考文献：
[1]张丽平.档案数字化过程中应注意的问题[J].黑河学刊.2012，（04）：59-60
[2]朱桂华.城市化进程视野下的数字化城建档案馆建设[J].曲靖师范学院学报.2012，（02）：32-33
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