文件化信息管理程序（共7篇）
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QEHS ／ COP13
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文件化信息控制程序
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C/0
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1/71、目的规范质量安全管理体系有关的文件、资料和记录（电子档）管理控制过程，确保公司部门运作和各过程方法间的沟通，提高整体管理水平，保持质量安全体系文件化信息的规范性、统一性、正确性、有效性、适用性以及受控和最新版本。2、范
围
适用于本公司质量安全管理体系相关的文件、资料和记录（电子档）以及外来文件。3、权
责
3.1 总经理：负责批准《管理手册》、《合格供应商》以及其他财务制度和合同（金额超过 5000 元及以上）等。
3.2 管理者代表：负责质量安全体系相关文件化信息（除报总经理批准外）的批准，为我司体系文件的主控责任人。
3.3 （品管）体系文控员：负责体系文件化信息的编号、发放、回收、保存、归档以及作废和销毁具体处理。
3.4 各部门：负责本部门相关文件化信息的编制、领取、使用和保管，并对本岗位流程和操作文件化信息评审和更新。4、定义
4.1 文件化信息：组织需控制和保持的信息及其包含它的介质。
4.2 手 册：第一层次文件，包括管理手册、员工手册、财务手册、产品手册等，即本公司的经营宗旨、方针和策略等，为公司的管理提供方向、框架和纲领性文件。
4.3 程序文件：第二层次文件，即本公司工作流程，体现过程方法的规定和说明。
4.4 支持性文件：第三层次文件，包括作业指导书、管理规定、操作指引、图纸和影像等，即本公司为确保产品质量安全，人员、产品、卫生、工艺及设备操作等方面所规定的具体过程方法（在什么时间、什么地方、谁负责，怎么操作，谁监督检查、效果如何、异常怎么处理等）。
4.5 记录：第四层次文件，包括培训记录、会议记录、检验记录、卫生记录、操作记录等，即可证实本公司质量安全管理体系建立、运行、验证和审核有关的证据，要求“及时、真实、准确、清晰”。
4.6 外来文件：通过本公司收集适用的法律法规、产品标准和顾客要求等。
4.7 受控文件：本公司编制或转化，统一分发和回收的，盖有本公司“受控文件”章的文件或记录。
4.8 保密文件：涉及本公司机密，未经总经理授权，一律不得复印和借阅的产品配方、工艺技术、财务以及重大合同等。
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2/75、流程图
5.1 新文件编制
申请取号
评审（会签）
定稿签批
分发
回收
作废或销毁
文件修订
5.2 新记录编制
填写
收集
审核
统计
整理
报废
记录更新 6 6、文件管理控制程序
6.1 文件的分类与编号 6.1.1 本公司质量安全体系文件从内容上分为四级：一级为管理手册；二级为程 序文件；三级为支持性类等；四级为记录、图纸等，其他类为外来文件。
6.1.2 部门编号（分发号）：总经理—000、管代（体系）—002、管理部—003、营销部— 004、财务部—005、生产部—6006、质安环部—007、研发部—008、采购组—009 6.1.3 文件编号
6.1.3.1 管理者代表根据《文件编号、版本变更、部门代码、文件分发编号管理规定》对手册、程序文件进行编号。
6.1.3.2 其他文件，由文件编制者从部门文件管理员处取得文件号(文件取号参照《文件编号、版本变更、部门代码、文件分发编号管理规定》及《技术文件编号规则》)。
6.1.3.3 取号时，应填写“文件取号登记表’’记录文件名及文件号。
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6.2 文件的制定、审查、批准及分发层次 文件名称 制定/收集 审
查 批
准 分发单位 管理手册 体系制定 管代（组长）
总经理 各部门 程序文件 管代（组长）
各部门 三级文件 操作负责人 制定 部门负责人 管代（组长）
需求部门及岗位 记录表格 体系编号存档 外来文件 体系收集 管代（组长）
体系存档分发 备
注 所有文件化信息必须由体系文控统一编号、分发和回收 6.3 文件的制定格式 6.3.1 体系文件格式：文件封面、表头（详见本文件表头，包括公司名称、文件名称、编号、版本号、修订号、制定人（部门）、审查人、批准人、生效日期等）、目的、范围、权责、定义、流程图、工作程序、注意事项、相关文件化信息、附录等，其中个别可依据实际情况设定。
6.3.2 体系记录格式及：公司名称、记录名称、日期、产品名称、规格、批号、数量、填写内容（时间、温度、数量、过程异常等）、判定、签名、审核、记录编号等。
6.4 文件制定或换版 6.4.1 新编制体系文件由责任部门或制定人编制草案（可电子档），经相关权责人审查或统一评审会签，出正式文件，报批准人签批后，管代（组长）同意交文控人员复印、盖章、分发和回收旧版。
6.4.2 文件制定的格式依 6.3 进行作业。
6.5 文件的修订 责任部门或修订人标准更新或整改要求等，填写《文件变更申请表》，说明原因及变更内容后，由相关权责人审查、批准,将《文件变更申请表》交至文控人员，将原文件作文件修订并于修订记录中作登记，同时分发。
5.6 外来文件收集 外来文件由相关部门收集，确认后，统一交管理者代表进行审查，交文控登记、分发需求部门；每年定期向政府部门索取或正规网站查找下载最新版本的法律法规和标准，并及时更新替换。
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协商和沟通控制程序
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6.7 文件的分发与销毁 6.7.1 受控文件的分发统一由文控进行，分发时需加盖“受控文件”章，并要求接收 方在《文件分发及回收表》上签名确认。
6.7.2 文控统一回收变更后的文件，在文件上盖“作废文件”章以做识别，除原稿保 留作参考外，其它定期（2 年一次），报管代（组长）批准作销毁处理，（如作 废文件用于再生纸，每一页须盖上“作废文件”章或写上“作废”字样或者打 叉，只限内部文控使用）。
6.7.3 依据文件编制或修订部门，参照该文件权责，给予分发，文控保存分发记录。
6.7.4 文控负责文件的发放和回收、变更以及原件等记录的保存。
6.8 文件的版本、修订号、变更、编号与作废 6.8.1 新文件的制定由各部门提出申请，管代（组长）同意后，交相关部门评审，报 管代（组长）或总经理批准后，最后交文控分发。
6.8.2 如因流程改变或整改要求，需变更文件及编号。
6.8.2.1 轻微变更：文件个别语句的修改，不影响文件结构、流程和内容，只在原文 相应更改处变动，签名确认，并注明更改日期。
6.8.2.2 小变更：文件的局部修订，不涉及标准更新或职能更改，文件修改号升级，如“A/0”变更为“A/1”、A/2„„, 按新文件制定要求进行。
6.8.2.3 大变更：参照标准换版或公司组织结构大的调整，需更改文件版本号如“A/0” 版本变更成“B/0”、C/0„„版本，依次类推，按新文件要求进行。
6.8.3.4 文件在变更时，由提出奴们或人员填写《文件变更申请表》说明原因及变更 内容后，交管代（组长）批准后，将《文件变更申请表》及初稿交至文控，文 控按新文件的要求进行评审、签批、分发并回收旧版，保存《文件分发及回收 表》。
6.9 文件的调阅与补发 6.9.1 文件破损或遗失，须填写《文件申领表》说明申领原因，并由管代（组长）
批准后，携带破损文件到文控处办理申领手续用，文控将损坏的文件作废销毁，并在《文件申领表》中注明。
6.9.2 因业务需要需借用文件，须经管代（组长）同意后才可借用，文控保存《文件 借用登记表》，保密文件一律不得借阅。
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⑤其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量、环境、职业健康安全等方面的信息。
4．2．1．2
内部信息
①内部日常信息，指正常情况下的各类信息。
②内部异常突发信息，指活动中发生偏差的信息，如质量、环境、职业健康安全不符合信息。
③紧急信息，如火灾、伤亡、环保设施失灵等紧急情况。
④其他内部信息(如员工的建议等)。
信息可通过报告、记录、讨论交流、电子媒体、通讯等方式予以传递。
4.2.2.1 外部信息的交流
①质安环部(QEHS)、办公室、营销部负责对环保局、安全生产监督管理局、劳动局、产品检查机构、质量技术监督局、认证机构等监测或检查结果及反馈信息的收集。这类信息汇总到质安环部(QEHS)，由质安环部(QEHS)传递到公司相关部门。当监测或检查结果出现不符合情况，按照《纠正和预防措施控制程序》的要求进行处理。
②政策法规、标准类的资料信息由开发部、质安环部等相关部门负责收集、更新、整理，交文控中心保存。详见《文件化信息控制程序》、《法律法规和其他要求控制程序》。
③生产部负责与工程合同方、采购组负责与供应商、营销部负责与运输公司、质安环部(QEHS)负责与社区居民等相关方进行沟通。对这些相关方传来的信息，各责任部门应尽快处理。如问题严重，相关部门应及时将信息传达到质安环部(QEHS)、管理者代表等有关部门。
a)如是书面信息，直接将其复印件分发有关部门。
b)如是口头信息，则应将其填写在“信息联络单”上，复印后分发有关部门。
质安环部(QEHS)组织相关部门针对相关方反映的问题，采取纠正措施，详见《纠正和预防措施控制程序》。
当相关方要求答复时，应将处理结果通告对方。
④市场信息、顾客不满意信息、客户投诉的处理由营销部负责。对客户反映比较严重的问题，营销部应及时转达给质安环部(QEHS)、管理者代表等有关部门。参照《顾营销部务控制程序》执行。
⑤各部门直接从外部获取的其他信息，以“信息联络单”的方式反馈到质安环部(QEHS)等有关部门。
4.2.2.2 内部信息的交流 ①日常信息由各部门按相关文件的规定收集并传递。
②异常的不符合信息，由发现者填写“信息联络单”交由责任部门处理。如问题严重，则应将“信息联络单”送质安环部(QEHS)、上级主管一份。质安环部(QEHS)应据此适时向有关责任部门发出“纠正和预防措施要求单”，详见《纠正和预防措施控制程序》。
③火灾、伤亡、环保设施失灵等紧急情况，执行《应急准备和响应控制程序》。
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6.9.3 受控文件用于供应商、外发加工商、客户或认证机构时，经管代（组长）同 意后，由文控办理相关手续，并填写《文件分发及回收表》。
6.10 文件印章的管理 6.10.1 文件印章分为受控文件、作废文件、外来文件、非受控文件，并由文控管理。
6.10.2 印章遗失，重新刻制时应与原印章区别特征，并在涉及范围内通报。
6.11 文控及各部门须编制《文件/记录总览表》，以方便查阅和核对。7、记录管理控制程序
7.1 记录表格的控制
各责任部门根据质量安全体系控制要求和如实反映产品生产、质量、卫生和安全状况，便于追溯，编制适合的表格，部门主管审批，提交文控员编号并备案登录。记录在功能方面应该具有针对性，为完成某项具体工作而设计；在使用方面具有独立性，尽量由单个人员或单一岗位使用，避免数人数岗位共用一份记录； 记录尽量是单页，避免使用合订本，不得采用在簿子上划线或划格子的作为记录。
7.2 各部门可根据工作需要提出记录格式设计更改，并按本文件执行。
7.3 文控员负责建立并动态保持反映整个体系的《文件/记录总览表》，将公司所有与质量安全管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号、保存期限、使用部门、分发部门等内容，并汇集备案记录的原始样本。
7.4 文控员负责对记录进行编号。
7.5 记录表格的印制，由各使用部门提出计划，文控员核对，印刷后统一分发。
7.2 记录的控制 7.2.1 记录的填写 7.2.1.1 记录的填写要及时、真实、完整、准确、规范、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，将该项用单杠划去，签字确认，必要时说明理由，各相关栏目负责人签名不允许空白。记录必须现场使用，操作一步记录一步，不得追记、补记或预先记录；操作人员应当亲笔签名，不得使用姓名印章。
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7.2.1.2 如因笔误或计算错误要修改原数据，由记录者本人在现场进行修改。不得采取涂抹、描粗的方式修改数据，不得根据某种需要而去任意修改数据，影响数据的真实性；应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖印章或签上更改人的姓名，不同日期时，要注明修改日期。
7.2.1.3 各部门的记录填写要求采用蓝色或黑色的圆珠笔、水性笔或钢笔填写，不得使用铅笔或红笔填写。
7.2.1.4 各部门在体系运行过程中产生的记录，应在月末由该过程的直接管理者复核，确认无食品安全方面的问题后，归档保存。
7.2.2 记录的审核 7.2.2.1 记录正常情况下于生产或质量活动结束的次一个工作日审核完毕，发现异常及时
纠正； 7.2.2.2 记录审核的签名必须手签，不得使用姓名印章； 7.2.2.3 记录审核人员的资格须经确认。
7.2.3 记录的保存及防护 7.2.3.1 各部门负责资料收集的人员，必须把所有记录分类整理，妥善保存，所有的记录应保持清洁，字迹清楚。各部门按规定的期限保存，所有质量记录至少保存 2 年（产品的保质期后 1 年）。对保存期超过一年的记录可进行封存。
7.2.3.2 记录应防止损坏和丢失，在保存期内损坏的记录，应按原样予以修补。
7.2.4 记录的调阅 7.2.4.1 记录保管单位应拒绝非相关人员调阅记录。
7.2.4.2 外单位调阅记录应获得管代（组长）的批准，机密和绝密文件、资料内部借阅必须经总经理批准。一律不得外借。
7.2.5 记录的检索 由相关部门按产品、记录编号、时间范围实施检索，并定期由与该过程有关的直接管理者复核。
7.2.6 记录的销毁 各记录部门将超过保存期限的记录，做好登记，报管代（组长）的批准，由文控员监督销毁过程，并做好记录。
电子文档档案化管理是基于当前新方式新手段的出现而形成的, 从当前的状况来说, 这种管理办法对比传统方法来说, 有以下几点优势:第一是采用计算机手段, 提升管理速度;第二, 节约二次文献所需要的加工时间, 提升效率。第三, 可实现一次投入而受益多次, 从而避免每一道工序都受资金牵制, 第四, 信息内容可复制多份, 有利于扩大影响力, 提升服务质量。
2 电子文件对传统档案管理工作的影响
过去档案工作主要指以纸为信息承载工具的时代。计算机时代则将网络, 软件, 光盘, 磁带等多种工具作为承载工具, 可以直接用磁盘进行传递, 记载, 并对其进行更正修改等, 一旦完成记录后, 就将其利用在办公信息的记录上, 并传递给技术人员和管理者共同享有。这使档案和文件间的差异缩小。纸质档案出现的时间早, 所以早已形成较为系统的工作系统, 立卷归档就是其中之一, 它是其他工作开展的基础, 也是将档案与文字工作相结合的一个重要点。文件内容确定并落实成型后, 就开始立卷, 交给管理人员入库归档, 并每年重新分类一次。而电子文件的灵活性更大, 内容填充和更改都由磁盘光盘以及电脑内存把握, 随意性大, 所以依赖计算机功能的完整, 如果归档, 则存储形式必然是磁盘和光盘, 归档的对象也不仅仅是文件本身, 还包括文件的打开软件, 以及操作可行性实现的软件。
2.1因为电子文件的内容和承载者不必随时保证一致, 实体归类也可能转化为概念分类, 由于实体分类有某些缺陷, 这一管理办法也是受到承载主体和人员操作等条件限制的, 不过, 现在的电子文件环境下, 文件的内容和形式都有了革命性的变化, 电子文件能够按照多种标准, 多种型号实现顺序排列, 而不用单一按照从前纸质档案的管理办法来进行相同管理方式, 用户之间的需求差异也使得管理办法需求应当更多更科学。
2.2因为电子文件是否具有价值包括内容以及其自身的承载办法, 对于它的检验鉴定都要出现不同于纸质文件的方法, 一部分评价内容将扩大, 而另一方面将发生改变, 要对实现阅读的相关软件和系统进行探析, 依照旧有的鉴定方法来看, 文件要通过保存价值和使用价值来判断是否需要保存以及保存多久。电子文件方便复制和增添内容, 所以根据用户和管理者的需要都可随时进行填充和更改, 因此从保存时间来说不能单一决定, 并且从价值的判定来说, 没有明确的规定, 所以, 管理保存时间是不容易决定的。
3 关于电子文件档案化管理工作的几点想法
电子档案的保存形式是数字的, 载体性的, 在未来的使用时, 也必然要考虑怎样使用相配备的软件和硬件设施, 通过这些媒介才能实现将无形文件转化为有形文件, 供给人们阅读, 随着科技发展, 软件和硬件工艺都在不断发展和进步, 电子档案的归档阶段所应用的方式与使用时的时间差很可能造成软件硬件的过期, 失效, 无法完成阅读, 针对这一问题, 提出下列方法:
3.1 建立电子档案统一接收数据格式。
要推广相关的档案整理著录软件, 由档案主管部门建立统一的电子档案模板, 对一文件类型统一规定一种文件格式, 并把电子档案模板发放到各档案形成单位。然后定期举办培训班, 对各档案形成单位的相关人员进行培训, 使他们能够熟练运用模板和著录软件。档案主管部门也应定期派专业技术人员对电子档案的形成进行指导, 形成统一数据格式的电子档案。同时, 在保存电子档案时, 要把电子档案格式保存为通用、统一的格式, 使现在的电子档案能够更好被未来的计算机操作系统和应用软件所兼容, 把电子档案的格式保存为与计算机操作系统同一公司的应用软件能读取的格式。此外, 当操作系统更新时, 要及时更新档案支持软件, 并在不改变电子档案完整性、真实性、有效性的前提下, 更新电子档案的文件结构, 以适用新的“生存环境”, 保证电子档案的长期可读。对于一些较为特殊的电子档案, 必须以原始形成的格式进行还原显示的, 可在保存电子档案的同时, 保存相应的档案支持软件和整个操作系统, 并与电子档案存储在一起, 恢复时连同操作系统一同恢复, 使之按本来的面目进行显示。
3.2 注意磁光介质的生存环境, 使档案载体存放科学合理。
第一是光环境。光, 尤其是紫外线对于介质损害极大, 将促进其老化和质变, 所以, 对于库房建设来讲一是阻隔外界光源进入, 另一个是使用内部不含紫外线的灯光作为照明装置。档案保存环境应当无光, 使用时也尽量避免长时间受光以及高强度光照。二是防灰尘。灰尘影响保存和查找时的整洁, 影响感官, 也会对介质造成功能影响。三是调节库内温湿度。采用去湿机、空调等措施调节库内温湿度, 使环境温度保持在17℃-20℃, 相对湿度保持在35%-45%。四是避开磁场和电场。电子档案在整理、保管、利用时应避开电动机、发电机、变压器、电视机、扬声器、耳机、话筒、放大器、消磁器、无线电装置等具体退磁或消磁的设备, 设置专用库房或选用专门的防磁金属柜作为装具。五是定期检测和拷贝。对所保存的电子档案载体, 必须进行定期检测和拷贝, 以确保电子档案信息的可靠性。定期检测应每年一次, 采用等距抽样或随机抽样和方式进行, 样品数量以不少于10%为宜, 以一个逻辑卷为单位。定期拷贝是当前延长电子档案载体寿命的有效措施, 磁盘每2年应拷贝一次, 光盘每5年应拷贝一次, 拷贝后的载体与原载体同样编号保存。电子档案至少要一式三套, 一套供查阅利用, 一套封存保管作为备用, 第三套异地保存, 用以防止突发性事件和自然因素的破坏。六是防治有害生物。要采用防霉剂进行化学预防, 并通过物理或化学方法定期对电子档案进行消毒。还要通过控制温湿度、搞好库内卫生、杜绝霉菌进入库房的渠道、防氧封存等措施进行环境控制, 防止有害生物的滋生。
3.3 采用有关技术措施, 确保电子档案的原始性、真实性、完整性和安全性。
一是消息认证。电子文件的使用者, 非常关心他所使用的信息在存储或传输过程中是否“完好如初”, 是否被人篡改或替换过, 消息认证技术可以消除使用者这个疑虑。比较常用的方法是利用分组密码进行消息认证。二是采集背景信息和元数据。在形成电子档案的同时, 采取相应的技术措施采集描述电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程的元数据, 作为检验电子档案原始性、真实性、完整性和有效性的依据。三是身份验证。为了防止无关人员进入系统对电子文件或数据进行访问修改, 在进入档案管理系统时需要对用户进行身份验证。最常见的方法是给每个合法用户一个用户名和一个密码。四是防写措施。目前在许多软件中可将电子文件设置为“只读”状态。如此一来, 一般用户只能通过电脑阅读信息文件, 而不可以操作修改, 更正, 删除等手段, 这有利于安全性的提升, 保证电子文件的真实有效。
以上总结作者浅显经验之谈。现在, 电子档案管理仍不算成熟, 但是其优越性和发展潜力是巨大的, 应当充分重视和培养。并发挥其真正的有效性, 这要求我们在实际工作中注意总结经验, 并努力摄取理论知识, 保证电子文件档案工作的有效靠站和进步, 为推动档案信息的共享和管理打下基础。
摘要：信息时代的来临改变了时代的面貌, 尤其是21世纪, 电子信息已经成为工作的必然组成部分, 对于信息档案管理工作也是如此, 它迫使档案管理从人工方式向着电子信息的方式转变, 以保证自身的发展, 本文将档案管理的电子化与自身经历结合, 说明了电子文件档案的发展方向。
随着信息技术的不断发展，越来越多的社会活动和科学生产活动的记录将产生在电子工作环境中，人们进行交流的方式也将从纸质走向电子媒体，多数文件将以电子形式存在。所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。从电子文件形成的过程和特点看，电子文件仍像普通文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。根据文件生命周期理论，电子文件的处置阶段（归档）仍应由档案部门集中统一管理。 这是《中华人民共和国档案法》有关规定的要求，也是电子文件形成部门的必然选择。但是，电子文件有别于传统的档案文件，它必须通过复杂的编码和解码过程，才能提供利用，与载体没有必然的联系，它可以复制并存储于不同介质之中，利用者只要获得允许，就可以随时随地调出查阅所需的档案信息。面对全新的电子文件管理形式，传统的档案管理方式和方法已经无法适应， 因此，适应现代管理制度和信息社会的发展，加强电子文件归档工作，对电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。
二
所谓电子文件档案化管理，就是在传统档案管理经验和形式基础上，结合电子文件自身的特点，采用先进的计算机和网络技术，有针对性的汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论，对电子档案实行文件级的管理，对本部门、本地区形成的电子文件实行社会化、自动化、网络化管理，从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式，并相应的成立地区性、部门性电子文件中心或电子文件档案馆，本着服务社会，回报社会的原则，发挥档案部门的管理和技术优势，相对集中地保存和管理电子文件，为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为社会提供真实、准确、快捷的档案信息服务。
就现阶段而言。制订归档电子文件管理办法是当务之急。依据国家有关标准，结合本单位的实际情况，从档案管理的基本规律和计算机技术的特点出发，制订一个包括电子文件的形成、积累、整理鉴定、归档、利用、统计、保护等内容的管理办法，使工作有章可循，并在实践中不断补充完善。以集中统一为原则明确归档电子文件的管理机制，以完整齐全为宗旨全面划定归档电子文件的范围，以电子文件的著录和组盘为主要内容进行归档电子文件的整理，以脱机载体为重点加强归档电子文件的保护，以确保真实、有效为目的把好归档电子文件的质量检验关，从归档电子文件的特点出发研制归档电子档案管理系统软件。制订管理办法时要注意以下问题：1．电子文件的存储载体问题。电子文件的存储载体有多种，如磁带、磁盘、光盘等，光盘与磁带、磁盘相比，其特点是：记录密度高、存储容量大；非接触式记录和信息读出方式；数据传输率高；存取速度快。因有保护层，信息读出为无接触式的，不存在读取磨损，所以盘片不易损坏。除光盘外，其它存储载体目前还没有国际标准。根据这些特点，目前使用光盘作为电子文件归档的载体比较合适。尽管它的标准不够完善，但随着技术的发展，相信在不久的将来，有关光盘的标准会陆续出台，所以在当前选择光盘作为电子档案存储载体最为合适。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。在条件容许时，应及时将软磁盘更换为光盘载体长期保存。2．纸质档案与电子档案长期并存且保持一致的问题。两种不同载体档案的特点，可概括为两句话：纸质档案便于长期永久保存，但利用较为不方便；电子档案便于利用，却难于永久保存。鉴于这种局面，两种载体档案会在一定时期内长期并存。普遍做法是“双套制”，即在保存电子文件的同时，把电子文件以硬拷贝输出形成纸质文件保存。比如在美国，虽然电子文件已被写入联邦档案法，成为“官方档案”，但联邦区级法院仍然声明，只有打印出来的电子文件，具有证据价值，否则无法确认。在英国也遇到同样问题，据英国公共档案馆调查，为了保证文件的法律效力，有85%的政府部门仍然要求有纸制拷贝保存全部或部分文件。两种载体档案并存特别要注意两种档案的一致性，在电子档案著录、编号、签署、更改、更新时更应注意保证电子档案与纸质档案对应相符。3．电子文件的安全问题。（1）电子文件归档时，把属于一般性的电子文件，转换成各种平台都能使用的文本文件的格式，以不变应万变，消除由于技术演变所带来的影响。特殊格式电子文件，应在存储载体中同时存有相应的浏览软件。（2）使用“只写一次式光盘加背书”方式制作归档原件，确认其内容信息的原始性。归档前电子文件内容的原始性由归档人负责，归档后的原始性由档案馆负责，为了分清责任，最理想的办法是双方在不可更改的载体上签字，而这种光盘的同一处刻录轨迹只能写入一次，这就是“只写一次式光盘加背书”。（3）在网络环境中，可采用一种既能确认发件人身份，又能保密保安全的“公用密钥数字签名技术”。还可采用防火墙技术、网络安全检测、大众身份论证系统、数据加密技术等措施来保证网络安全。（4）在利用中的安全措施方面：设置分级查询权限密码并定期或不定期地更改，属于保密范围的信息内容必须继续进行加密处理、对于信息内容的复制拷贝更要严格控制。系统对利用的全进程进行有效的跟踪监控，并自动进行相关的记录，作为利用工作查证的依据。而且利用系统应有较强的容错能力，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。 4、电子文件的鉴定问题。要把好质量检查关：一是入口关，即在档案部门接受电子文件时要检验每个文件能否被正常读出、打开或运行，有无感染计算机病毒，内容是否完整，是否与归档移交清单或文件机读目录相一致等。二是定期检查关，即对归档后的电子文件建立定期检查的制度，数据类电子文件检验能否正常读出，程序类电子文件检验能否正常运行。对于磁性载体一般应每两年，光盘每四年进行一次抽样机读检验，抽样率不少于10%；对于磁性载体每四年拷贝一次，并建立对电子文件的检查、维护、拷贝等操作进程进行登记的制度，避免发生人为的误操作或重复劳动。转储后的载体与原载体同样编号保存。三是利用关，即在平时提供利用时，一旦发现有文件损坏或感染计算机病毒，要立即对该载体内存储的所有文件进行检验，及时采用措施修复损坏的文件。还要注意更新杀毒软件。
同时，要积极培养复合型人才，加强电子档案管理队伍建设。电子环境下，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管进程，文件将很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或提供利用。档案工作者必须掌握现代化信息技术，熟练地运用计算机以及现代化通信设备进行电子信息的制作、使用、维护和管理，否则就根本无法介入电子文件的形成和保管，也不可能参与电子文件管理、检索系统的规划设计。当然就更谈不上充当电子文件的合格管理者，维护电子档案的完整与安全，同各种危害电子档案的因素如计算机病毒、盗窃、篡改等行为作斗争。电子档案的管理是一门集计算机科学与档案学于一体的综合性的科学。目前，我们确实需要能把计算机科学和档案学有机结合起来的人才。而这些人才的来源在短期内只有通过加强对现有档案人员的计算机培训，尽快掌握计算机技术以适应档案管理的要求。在远期规划上，则应在高校设立档案工程学系，培养档案工程学人才。
最后，要把电子文件归档与电子档案管理所需要的计算机系统软件的开发和硬件的配备纳入到档案管理系统的建设规划中去，为接收电子文件做好物质准备。 软件操作系统应有以下功能：1．电子文件管理：该子系统主要供文书处理部门使用，包括电子文件的著录、登记、查询、编目以及文件的卸载制作备份等。2．电子文件归档：该子系统主要供档案部门使用，包括电子文件的辅助质量检测、组盘、编目等。能将电子文件不可逆转地变成“只读文件”。3．电子档案管理：该子系统主要供档案部门使用，包括电子文件的录入、编目、查询、统计等。
参考文献：
［1］碧蓉.电子文件的归档和有效利用［J］.档案学研究，2004，（4）.
［2］杨霞.现代文件管理［M］.中国档案出版社，2003.
［3］冯惠玲.电子文件管理教程［M］.北京：中国人民大学出版社，2001.
目
录
1、输血科工作制度............................................................................4
2、输血科供血工作制度......................................................................5
3、交接班制度.....................................................................................6
4、人员培训制度...................................................................................7
5、实习进修人员管理制度...................................................................8
6、各种仪器设备维护与保养制度.......................................................9
7、试剂管理制度..................................................................................10
8、配血管理制度.................................................................................11
9、输血管理制度.................................................................................12
10、输血科血液质量管理制度...............................................................14
11、血液贮存、运输、发放制度.........................................................15
12、回收血袋管理制度............................................................................17
13、过期、报废血液制品管理制度.......................................................18
14、输血反应登记制度...........................................................................19
15、临床用血申请制度............................................................................20
16、临床用血审核制度...........................................................................22
17、临床输血知情同意制度..................................................................23
18、安全输血措施及预防输血感染制度...............................................24
19、临床输血的监护制度.......................................................................26 20、输血不良反应检测、输血感染疾病、登记、报告和调查处理程序........................28
目
录
21、临床常见的输血反应与处理原则..............................................30
22、怀疑血型不合引起的输血不良反应处理程序............................32
23、怀疑血液污染引起的输血不良反应处理程序............................33
24、输血科质量控制工作制度..........................................................34
25、输血科标本管理制度..................................................................35
26、输血科标本接受制度..................................................................36
27、差错事故的登记、报告制度及处理程序....................................37
28、输血科技士职责............................................................................39
29、输血科技师职责..........................................................................40 30、输血科主管技师职责....................................................................41
31、输血科主任技师、副主任技师职责............................................42
32、输血科主任职责..........................................................................43
33、临床医生用血职责......................................................................44
34、临床护士输血时职责....................................................................45
35、中华人民共和国献血法................................................................47
36、医院临床输血管理委员会职责..................................................51
37、输血管理委员会信息反馈制度....................................................52
38、临床输血技术规范......................................................................53
39、输血科查对制度..........................................................................60 40、输血科清洁消毒制度....................................................................63
41、输血科医疗废弃物处理制度........................................................64
目
录
1、输血前检测实验程序.....................................................................65
2、改良低离子聚凝胺法促进剂实验操作规程.................................67
3、冰箱维护程序.................................................................................70
4、ABO 血型鉴定...............................................................................72
5、Rh（D）血型鉴定............................................................................80
6、抗体筛选和鉴定试验.........................................................................84
7、临床自体输血标准操作规程............................................................87
8、冰冻血浆溶化操作规程.....................................................................94
输血科工作制度
1、输血单由医生填写，经上级医生或科主任审签后，题签日送交输血科；
2、储血冰箱每月消毒一次。每日检查冰箱温度，同时观察血液质量。应严格按照不同的保养液要求的期限保存血液，发现质量可疑时，及时报告并妥善处理。储存血液报废时，应报医政处批准。
3、配血及发血时必须严格执行查对制度。发出的血液、血浆、血液成分等，临床科室应及时输用，输血科不再回收；
4、各科室应由医护人员取血。取血时，临床科室医护人员和输血科工作人员应严格执行“双查双对”制度。输血时遇有疑问或异常情况，应立即停止输血，待查清无误后再作处理。配血标签保留24小时，由输血科在4C±2C条件下保存一周，以备查对；
5、设立值班人员，负责值班时间内的交叉配血、供血和安全工作。输血科供血工作制度
1、输血科应按照《采供血许可证》规定范围供血，特殊情况下经主管部门领导批准，方可对规定范围外的医疗供血单位供应。紧急情况下，先供应，同时按规定程序履行报批手续；
2、供给临床使用的血液，必须是按照国家《献血员健康检查标准》检测合格的血液；
3、向临床供血时必须依据临床科室的申请和患者的病情，提供患者所须的血液及成分血；
4、严格执行《中华人民共和国献血法》和卫生部关于印发《临床输血技术规范》，做到临床规范用血；
5、遵循科学合理用血的原则，积极开展成分输血、自身输血，提高临床用血疗效，严防血源性传染病的发生与传播；
6、交叉配血和发血，必须严格执行规章制度和操作规程，必须做到双查双签，无禁忌方可发出。
交接班制度
1、白、夜班下班前十五分钟，清点血制品库存，整理好库存单。库存数目必须与清单上数目相符；如发现数目不相符，及时查找原因、并记录在交班本上。
2、白、夜班下班前认真记录当天工作记录与交班本上，要求记录完整。字迹清晰。
3、每个班次下班时，必须完成已经在进行的操作。
人员培训制度
1、全科员工均享有继续教育的权利，同时也有不断学习、不断更新知识，促进学科发展的义务。
2、科室固定一名行政主任专门负责人才培养、人员培训，并尽可能地为员工提供外出学习的机会。
3、科室每月举行一次业务讲座，全年不少于12次。
4、有计划地对科室各级人员进行分层培训，培训方法有自学、进修、参观、交流等，以自学为主。
5、新来的工作人员必须经过上岗培训方可签发报告单，培训内容包括职业道德、工作态度、工作能力。
6、检验士必须参加科室的业务学习，全年不少于20次，应主动自学本专业的基础理论、基本知识、基本理论，每年参加实习生的出科考试。
7、检验师应积极参加科室的业务学习，全年不少于15次，应能胜任全科各实验室的工作，掌握仪器的使用，主动自学，必须在任职期满后能一次性通过职称考试。
8、主管检验师应主动参加科室的业务学习，全年不少于10次，积极自学了解本学科发展动态，每年在科室开展业务讲座1～2次。
9、主任、付主任检验师应能够了解本学科发展动态和前沿知识每年举行讲座1～2次。
10、科室开展较大的“三新项目”或引进万元以上仪器时，应重点培养1～2名工作人员作为项目或仪器负责人。实习进修人员管理制度
1、在科主任领导下，由科主任指定人员具体协调负责。
2、必须严格遵守国家法律、医院和科室的各项规章制度，维护社会公德，加强医德医风修养。
3、服从带教老师指导，认真完成各项工作任务。未经老师同意，不得私自签发检验报告单，如遇问题，须及时反映。
4、爱护单位财产，保持工作环境的清洁、安静；大型高档设备未经许可，不得擅自使用。
5、应认真学习，刻苦钻研，定期参加业务学习讲座和政治学习，带教老师应认真履行带教职责。
6、请假半天，须经该科室组长同意；一天以上须先写请假报告，经科主任同意后方可离开；三天以上者请假报告须送医务科登记备案。
7、认真填写自我实习鉴定，实习结束后必须参加出科考试，成绩合格者方可同意结束实习。各种仪器设备维护与保养制度
1、为规范高档精密仪器的操作和使用，加强仪器的维护与保养，在科主任的统一领导下，科室对每台仪器设立专人负责制。
2、负责人须充分了解仪器的性能和运行情况，制定出完备的仪器操作程序、维护保养程序及注意事项。
3、负责人须有切实有效的、定期的仪器维护保养措施，确保仪器的正常运转。
4、负责人应认真做好每日、每周、每月、季保养及年保养，并在登记本上作详细记录。
5、负责人应督促使用人员保持仪器室工作环境的卫生清洁及恒温状态，确保仪器正常运转。
6、如果出现仪器运行异常而不能自己处理时,负责人应该及时交班并向科主任汇报，尽快与工程师取得联系。
试剂管理制度
1、实验室应根据实验室的工作需要，由科主任负责定期申报所购商品化试剂送报设备科。并应做到及时盘存清点，入库做好登记。
2、科主任接收试剂时必须认真填写入帐单。
3、所有试剂的申请，进货一律由医院统一招标，科室统一管理，做到来源渠道正规，货物正宗，有批准文号。
4、实验室应对试剂库存定期检查。不使用过期变质的试剂。
5、自配试剂须严格校正后方可使用。
6、试剂的保存应严格按照要求存放，以保证有效期内能有效地使用，杜绝浪费现象。
7、试剂外借一律须经实验室主任同意并履行手续（借条）方可执行。
8、剧毒试剂必须由科主任，主管试剂的同志负责，放保险箱内；使用时应有两人在场，并做好登记。
9、易燃，易爆试剂应分开存放远离火源和电源。
10.实验室主任应保管好试剂出库单,每月交器械科汇总。
配血管理制度
1、输血科内应保持安静、整洁。工作时间不闲谈，非本室工作人员谢绝入内；
2、配血前认检查输血申请单上的日期、血型(包括 Rh（D）血型)、申请数量、类别及对血液的要求，并根据储血情况、疾病等酌情交叉配血； 依储血日期的先后，根据病情选择合适的血液；
3、做好血型鉴定(包括 Rh（D）血型)、配血试剂的质量控制工作，严格执行操作规程和查对制度；
4、对有输血史或妊娠史者应加做不完全抗体配血法配血，对有输血应者必须进行抗体筛选鉴定，给予相容血液；
5、做好各项登记工作，交叉配血等书写字迹一定要清楚、整齐、无误；
6、清理已溶血的标本并将当天已发出血液的献血者标本，放在规定的试管架上，置4C±2C冰箱保存7天。
输血管理制度
1、严格掌握输血适应症，对于手术用血应事先做好计划。对输血量及所需各种成分血（红细胞、白细胞、血小板、血浆等）要严格掌握；
2、输血前必须对患者进行乙肝表面抗原、丙型肝炎抗体、梅毒抗体、爱滋病抗体和谷丙转氨酶检测，阳性结果必须记录并告知患者（家属）；
3、患者需要输血时，医生应向家属讲请输血的利弊，与患者共同签定输血同意书后，方可输血；
4、输血申请单由经治医师填写，严格执行审批制度，经上级医师审签后同血样一起提前呈交输血科；
5、为做到有计划地供血，除急诊外，凡需输血者均应提前申请，报医务科批准，各种血液成分应提前1天，全血及红细胞悬液<2000ml提前2 天，2000ml以上者提前3天，<3000ml者应提前4天；
6、工勤人员和家属一律不许代替医护人员取血和代替医师签字、填写血型、用血量以及改填输血申请单；
7、取血者与发血者应严格执行“双查双签”制度，共同认真查对科别、姓名、住院号、血型、血类、储血量、输血日期、交叉配合结果和血液质量，以确保输血安全；
8、输血时，必须由医护人员密切观察有无不良反应，遇有疑问或异常情况时，应立即停止输血，并通知输血科查找原因，待查清原因后再作处理；
9、从输血科取走的血液，因强烈震荡、破损、污染、放置室温时间过长而造成的浪费，应由用血单位负责；
10、血后，经治医生应及时填写《输血反应卡》，并与血袋、输血器具于24小时内一并送回输血科，以便进行输血疗效观察和登记；
11、为了防止保证输血安全，防止意外发生，血液从输血科取走后，一律不能再回输血科。
输血科血液质量管理制度
1、对血液中心送来的血液及成分，必须进行核查，外包装应完好无损，标签填写完整，清楚，准确。
2、每天检查贮血质量，发现异常情况，如血浆层变色（变灰、变黑等）或出现气泡及絮状物，红细胞色泽变紫色等，不能发出使用。严重脂肪型的血浆不能发出使用。
3、病房已启封的及输剩的血及成分不能使用。
4、过期的血液及成分不能使用。
5、每天询问输血反应及输血感染相关疾病情况，并作详细记录，发现较严重的输血反应要追踪查因，发现输血后感染相关疾病要及时上报血液中心处理。
6、每天定时观察贮血冰箱温度，并作记录，确保冰箱正常运行及贮血安全。
7、如遇特殊情况确需启封血液或成份时，必须在超净工作台上进行，启封后的血液或成份必须立即输用。超净工作台需定期清洁消毒。
8、每批新购进的试剂必须进行质量鉴定，合乎要求才能用于试验。
9、不定期与血液中心合作进行室间质控试验，确保我科交叉配血试验的稳定可靠，保障输血安全。
血液贮存、运输、发放制度
一、贮存血制品应用专业的血库冰箱。如果病房没有适于贮存血液的冰箱，血液应保存与血库中，知道开始输血。血库人员应遵守以下程序：
1、仅当需要取出或放入血液是才打开冰箱的门；
2、血液的摆放要为冰箱内冷空气流通留有空间。应将血液竖立放置与篮筐中或平放于货架上。不应将其放置太紧密，以便于冷空气流通；
3、除全血、红细胞和融化的新鲜冰冻血浆外，不要在冰箱内放置其他物品；
4、不要将血小板浓缩液、单采血小板放在冰箱中；
二、发放血液制品，输血科工作人员配血合格后，通知病区护士取血，工作人员应遵守以下程序：
1、取血与法学的双方必须共同查对患者姓名、性别、病案号、科室、床号、血型、血液有效期及配血试验结果，以及保存血的外观等，确认无误时，双方共同签字后方可发出；
2、如有下列情形之一，一律不得发出：（1）标签破损、字迹不清；
（2）血袋破损、漏血；
（3）血液中有明显的凝块；
（4）血浆呈乳糜状或暗灰色；
（5）血浆中有明显气泡、絮状物或粗大颗粒；（6）未摇动时血浆层与红细胞的界面不清或交界面上出现溶血；
（7）红细胞层呈紫红色；
（8）过期或其他须查证的情况。
三、血液发出后，受血者和供血者的血样保存与2-6C冰箱至少7天，以便对输血不良反应追查原因。
四、血液发出后不得退回。
回收血袋管理制度
1、输血科在发放血液制品时，按照发放的去向分两大类：手术室、各病区。
2、输血科对发放的血液制品严格按照血袋上的条形码编号，逐个记录在出库登记本上、并记录病区及签字；
3、病区、手术室在给病人输血完毕后，在4 C冰箱保留血袋二十四小时。毁形后在2000mg/L有效氯浸泡60 min, 并装入黄色专用塑料袋，送至血库。
4、血库对病区、手术室送回的已经过毁形和浸泡处理的血袋，逐个记录在回收登记本上、并记录病区楼层、签字。
5、每周一、三、五下午血库按照血液制品发出和回收的时间，逐个核对，计算回收血袋个数并记录在专用登记本上。
6、按以上数字集中在一起，送至医院指定地点供应科集中回收处理，供应科在专用登记本上签字。
过期、报废血液制品管理制度
1、临床上退回输血科的血液制品、过期及需要报损的血液制品，用剪刀把血袋毁型，血液制品倒入 2000mg/L 有效氯溶液，血袋也置于 2000 每个/L 有效氯溶液浸泡 60min，在回收血袋登记本上记录血袋条形码，并注明病区或报损情况及签字。
2、退回血库的血液制品、过期及需要报损的血液制品均由输血科专人负责操作。
3、过期报损的血液制品需在专用登记本上记录情况，说明原因。
输血反应登记制度
1、凡接到临床科室反映有输血反应时，输血科医师应及时深入临床科室，妥善处理并报告科领导；
2、记录发生输血反应患者的姓名、血型、住院号、科室、所输血液制品的名称、献血员姓名、血液编号、输入量、反映症状、处理方法、结果等；
3、及时收回因输血反应未输完的血液，重复交叉配血和正反定型，必要时进行抗体检测以及其他相关检测；
4、将检测结果及时反馈给临床科室以利临床医师对症治疗；
5、输血科医师应经常深入临床科室，了解输血情况，及时发现输血反应，并宣传教育输血反应防治知识，提高临床诊断输血反应能力；
6、严重的输血反应，在处理后（必要时应及时）一周后由科领导上报医务科。
临床用血申请制度
1、申请用血应由经治医师详细填写《临床输血申请单》，由主治医师核准签字，连同受血者血样于预定输血日期前送交输血科备血，电话、口头备血无效。
2、申请用血必须抽取受血者血液3mL，连同申请单送检验科备用进行交叉配合试验。如果用血量超过800 mL 以上，标本须酌量增加。
3、受血者配血实验的血标本必须是输血前 3 天的，逾时需重新抽血；一次输入3个献血者血液的受血者，如仍须输血，必须重新抽血做交叉配合试验。
4、血液均有不长的保质期，所有用血量尽量按照病情需要申请，避免浪费。
5、申请单上要写明用血时间，非急救病人用血请提前一天备血；一次用血、备血量超过 10U 时要履行报批手续，经科主任签名后报医务科核准签字后送输血科（急诊除外），并提前一日与血站联系备血。
6、备用血以两天为限，逾期无效，但需延期使用者必须预先通知，以便及时补充备血。
7、新鲜血、全血、特殊用血（包括 Rh 阴性血液、冷沉淀、血小板、白细胞）必须提前一天与血库预约，以便血站及早预约、分离、洗涤、分装；新鲜血、全血备血必须经科主任签名报医务科核准签字后送输血科与血站联系；临床特殊用血必须在规定的时间内尽早输用、及时记帐，避免浪费。
8、临床领取用血时，务必认真查对，一经出库不能退还。
9、以上未尽事宜，以临床《输血技术规范》为准。
临床用血审核制度
一、临床医师应严格掌握输血适应症，正确应用成熟的临床输血技术和血液保护技术，提倡成分输血。
二、临床输血前经治医师应向病人交待有关输血的必要性和可能发生的后果。签署输血同意书，紧急抢救用血如家属不在场无法签字时应向医务科报告。
三、病房正常手术用血和治疗用血应提前一天申请，由经治医师填写《临床输血申请单》，由主治医师核准签字后与受血者血样一起在用血前一天送交储血室备血，双方进行逐项核对、签字验收。如病人未进行血型检查时，经治医师先申请进行血型检查。
四、医院紧急抢救用血由经治医生电话通知输血科用血血型、用血量，输血科接通知后及时联系血源。经治医生迅速将配血单填写好后送达输血科，如无血型应先由护士抽交叉血样送输血科。
五、如遇节假日、休息日可直接通知医院总值班或医务科，由值班主任通知输血科有关人员。如无法通知总值班时可由病房护士或传达室人员通知输血科有关人员。
临床输血知情同意制度
1、输血治疗前，经治医生必须与患者或家属谈话。告知：
（1）患者病况需要输血治疗；
（2）输血可能发生不良反应；
（3）存在经血液传播疾病的可能性。
2、为避免发生上述情况，经治医生应动员患者在可能情况下自身输血或家属、亲友献血互助。
3、凡异体血液输注需征得患者及其家属同意，并签订输血同意书后方能实施输血。
4、输血治疗同意书必须与病历同时存档。安全输血措施及预防输血感染制度
一、杜绝溶血性输血反应：急性溶血性反应大都是由于责任心不强所致（如配错血、临床抽错血）。迟发性溶血反应一般由于不规则抗体未能检测出来所致。控制方法：
1、ABO血型、Rh血型初检（检验科）；
2、复检ABO正定型、ABO反定型和 Rh（D）血型；
3、抗体筛查，必要时做抗体鉴定；
4、交叉配血用盐水和聚凝胺配血法；
5、疑难配血加用卡式抗人球蛋白法等。
二、避免和减少输血不良反应。
1、成分输血。根据病人实际需要，分别输入有关血液成分具有疗效好副作用小等优点。成分输血率达70%以上。
2、输用全血、红细胞悬液、洗涤红细胞制品时，进行白细胞滤除，滤除率可达 99.8%，可避免或减少由白细胞所引起的，非溶血性热源反应，避免或减少经白细胞传播病毒；避免或减少因细胞碎片微聚物引起的肺栓塞；避免或减少输血相关移植物抗宿主病（TA-GVHD）；避免或减少输血相关免疫抑制。
3、积极开展自身输血。
4、严格掌握输血适应症，输血科按有关规定，根据临床申请和病人具体情况，科学合理地调配供血。
三、杜绝责任性差错发生。经治医师逐项填写“输血申请单”，内容完整、准确，输血科不接受缺乏必要资料或内容不准确的申请单。
①护士抽血时，一定要核准病人身份，如姓名、性别、年龄、住院号、床号、血型等，立即贴好标签，并在输血申请单上签名。
②血样送达输血科时，由送检医护人员和输血科双方进行逐项核对。
③输血科配血时，核对病人标本与申请单一致，检查血袋包装，标签填写内容；有效期及血液外观如颜色、凝块、颗粒、气泡、溶血等，正确无误时才可进行交叉配血。
④《规范》二十四条规定。“配血合格后，由医护人员到输血科取血”。用治疗盘端回。
⑤《规范》二十五条规定：“取血与发血的双方共同核对患者姓名、性别、住院号、床号、血型、血液有效期、配血结果以及血液外观，共同签字发出”。
四、保证血液质量。
1．储血条件、温度符合要求。
2．血液发出后不得退回。
五、输血不良反应处理
按照“输血不良反应处理程序”处理，填写不良反应回报单送输血科。
临床输血的监护制度
1、临床输血的监护：
（l）严格查对：由两名医护人员对“输血申请单”、交叉配血报告单和血袋标签上的内容逐一仔细核对；检查血袋有无破损、渗漏，血液有无凝块、变色等异常情况。
（2）确认受血者：输血前，医护人员应面对受血者，核查受血者姓名、病床号（住院号）等资料，询问并让受血者或家属回答相关问题，以确认受血者并记录在案。
（3）使用合乎国家标准的一次性输血器。
（4）严格执行输血的无菌操作程序。
2、输血中监护：
（1）除生理盐水外，输血前和输血过程中，不得向血液内加任何药品。
（2）严格控制一般输血的速度：输血的前15分钟应缓输（每分钟为2毫升，约30滴）；15分钟后若受血者无不良反应，可酌情调整输注速度。
（3）输血的全过程应随时观察受血者情况，尤其是输血开始的15分钟内，医护人员应留在受血者床边严密观察，以便一旦出现异常症状能及时发现。对婴幼儿、意识不清、全麻、用大量镇静剂等不能表述自我感受的受血者，尤应注意有无输血不良反应。
（4）若发现可疑的输血不良反应时，医护人员必须立即报告主管医 生及输血科迅速采取措施，缓输或停输血液及做出治疗处理。
3、输血后的监护：
（1）输血科对受血者的血型、交叉配血等原始记录必须保存十年以备查。
（2）若发生输血不良反应，应由临床医护人员向输血科提交“输血反应卡”及留有残余血液的血袋，由输血科调查。如怀疑输血不良反应与采供血机构有关，必须书面报告采供血机构，严重的输血不良反应则应报告上级卫生行政部门。输血不良反应检测、输血感染疾病、登记、报告和调查处理程序
1、输血科工作人员必须认真按照《临床输血技术规范》精神开展工作，严格遵守《输血管理制度》、《输血管理委员会信息反馈制度》等规章制度。
2、输血科在每次发血后必须将受血者和献血者的血标本密封或将试管盖紧，在 1-6℃至少保留 7 天，不能马上丢弃。若病人对输血产生不良反应，则可以用保留的受血者和献血者的血标本进行重复配血试验或其他试验。
3、输血治疗时，临床医师向家属或病人说明输血目的及可能会产生输血不良反应和经血传播的疾病，征得家属或病人同意并签订输血同意书，输血同意书必须与病历同时存档。
4、输血过程中，临床医师必须严密观察病人的病情变化，如有异常反应，严重者要立即停止输血，迅速查明原因并作相应处理。所有输血不良反应几处理经过均应在病历中作详细记录，严重输血不良反应要及时向输血科及医务科报告。
5、输血结束后若有输血不良反应，护士应作记录反映情况，并将原袋余血妥善保管，直至查明原因。护士还应将输血有关化验单存入病历中永久保存。如发现输血不良反应及输血感染疾病经确认后上报至医务科，医务科应及时与采供血机构的业务科室联系，必要时向卫生行政部门报告，以便查找献血者的检查资料并追踪献血者。
6、经卫生行政部门调查，如未发现采供血机构违反国家的有关规定，则由医务科或卫生行政部门向病人家属作必要的解释。属责任事故则按《医疗事故处理办法》有关规定处理。临床常见的输血反应与处理原则
1、发热反应：
发热反应轻者，先减慢输血速度，若症状继续加重，应立即停止输血并通知医生，撤下输血器注明“输血反应”，查究原因并对症处理（高热给予物理降温，寒颤者保温），遵医嘱应用抗过敏药物，严密观察体温、脉搏、呼吸、血压的变化。
2、过敏反应：
除按发热反应处理外，按过敏性休克抢救；有呼吸困难者，给高流量吸氧，喉头严重水肿，协助医生作气管切开。
3、溶血反应：
这是输血反应中最严重的一种，一旦发现，应立即停止输血并通知医生，保留余血和病员血标本，重作血型鉴定和交叉配血试验，双侧腰部给予热敷，以解除肾血管痉挛，保护肾脏；碱化尿液，以增加血红蛋白溶解度，减少沉积，避免肾小管阻塞，遵医嘱静脉输碳酸氢钠；对尿少、尿闭者，按急性肾功能衰歇处理，纠正水电解质紊乱，防止血钾增高，酌情行血浆交换（严重贫血者先输同型血）；严密观察血压、尿量、尿色的变化。
4、循环负荷过重反应：
如发生按急性肺水肿的原则处理，停止输血，酌情帮助病员端坐，四肢轮扎，有效地减少静脉回心血量；高流量输氧通过 25-30%的酒精湿休后吸入，以改善肺部气体交换；遵医嘱应用镇静、镇痛、扩血 管、强心、利尿等药物，以减轻心脏负荷。
5、细菌污染反应：
一旦发现，除立即停止输血和通知医生外，应将剩余血送化验室，作血培养和药敏试验。高热者，给予物理降温，定时测量体温、脉搏、呼吸、血压，准确记录出入水量，严密观察病情，早期发现休克先兆，配合抗休克、抗感染治疗。
怀疑血型不合引起的输血不良反应处理程序
1、立即抽取受血者血液加肝素抗凝、离心，观察血浆颜色，并进行血常规、血浆游离血红蛋白含量测定；
2、核对用血申请单、血袋标签、交叉配血报告单；
3.、核对受血者及献血者ABO、Rh（D）血型。用保存于冰箱中的受血者与献血者血标本、新采集的受血者血标本、血袋中剩余血标本，重测 ABO、Rh（D）血型、不规则抗体筛选及交叉配血试验（盐水介质和非盐水介质）；
4、如发现特殊抗体，应作进一步鉴定；
5、留取输血反应后第一次尿送检（急性溶血性输血反应属血管内溶血，尿中有血红蛋白）。
怀疑血液污染引起的输血不良反应处理程序
1、观察血袋剩余血的物理性状：如有无混浊、膜状物、絮状物、气泡、溶血、红细胞变成暗紫色、血凝块等，有上述情况之一均提示有细菌污染的可能；
2、取血袋剩余血直接作涂片或离心后涂片镜检，找污染细菌（阴性不能排除细菌污染）；
3、取血袋剩余血和患者血液，在37℃作需氧菌和厌氧菌细菌培养；
4、外周血白细胞计数：如中性粒细胞与输血前相比明显增多，对诊断有帮助。
输血科质量控制工作制度
为达到质量要求所采取的作业技术和活动，以提高医学检验质量，特制定本科室质量控制制度。
1、进行室内质控（IQC），参加室间质评(EQA)，作为科室常规化、制度化的质量保证体制。
2、质量控制包括检验方法、器材、仪器、试剂、质控品、标准品、操作手册、确认和建立方法、室内质控纠正措施、质控记录及对各专业质量的特点要求等；
3、记录质控全过程，包括质控物、操作过程、质控结果、上报结果、回报结果、与靶值差异可能原因、采取措施等；
4、阶段时期召开质控小组会议，总结 EQA 成绩、实验差距或不足、改进措施等；
5、参加地区和全国EQA总结会议。学习质控有关文献、掌握质控学术动态（质控项目、质控规则等）。
6、科室每月上报质控图及有关质控记录，科室统一汇总并进行总结分析。
输血科标本管理制度
1、配血标本送到输血科后，要有专人接受标本，并检查血量、标本联号、姓名、血型、病房、床号齐全，如有遗漏应拒收；
2、初检和复检标本送到实验室后，要有专人接受手续，并要检查留样试管、标签、编号、血型是否齐全，检查合格后双方签字，做好登记，注意标本份数、来源和日期等；
3、查血标本留样足量，并观察是否有溶血、乳糜血，如有次现象应重新留取标本并做好记录；
4、受血者、供血者配血标本和全血复检标本，实验后要放冰箱4-6C保留一定时间（一般为两周），以便病人用血后发生问题时，查找原因。血清标本应放在-20C以下温度保存半年以上，以备患者输血后发生输血反应和输血传染病的追查；
5、实验室废弃的血标本，必须在焚烧炉焚烧，以免污染环境；
6、阳性结果注意保密，阳性标本应严格管理，消毒后处理，所用实验器材，用后焚烧或消毒。
输血科标本接受制度
1、初检和复检标本送到实验室后，要有转入交接和登记手续；
2、检查留样试管、标签、标号、姓名、血型是否齐全，如有遗漏应拒收。检查合格，双方签字，做好登记，注明标本份数、来源、日期等；
3、查血标本留样是否有 3-4ml，并观察是否溶血、乳糜血，如有此现象应在留标本并做好记录；
4、将血标本试管放37C水浴10分钟，以利血清的析出；
5、孵育后的标本，经离心后以次分发进行各项检测
差错事故的登记、报告制度及处理程序
1、一般差错
血型鉴定错误、漏报、错报、误报检测结果。
2、严重差错
2.1错发血液并已给患者输入，为发生严重发应者。
2.2各种原因造成血液污染，已将污染血液输入患者体内但未引起严重反应者。
3、事故
3.1 错发血液已输入患者体内发生严重反应并导致患者脏器功能损害或死亡者。
3.2各种原因造成血液污染，已输入患者体内导致患者脏器功能损害或者死亡者。
4、报告及处理办法
4.1建立差错事故登记本，设置登记人员，负责差错事故登记，每月在月报表内认真填写。
4.2差错发生后，科主任及相关人员应主动与临床科室协作，迅速处理，防止差错发展为事故；并注意查找原因。事故发生后，科主任及相关人员应主动与临床协作，迅速处理，竭尽努力减少事故所导致的危害。
4.3当发生差错事故时，当事人应于差错事故发生后三天内提交书面分析材料，说明事件经过、差错、事故的处理与结果，分析原因及教训。可是主任应于一周内组织科室人员分析原因，找出教训，提出改进措施。
4.4差错事故定性后，依据医院相关差错事故处理办法进行处理。
输血科技士职责
1、在输血科技师（检验技师）的领导下进行工作。
2、负责血型的鉴定、交叉配血试验和发血工作，严格遵守查对制度，严防差错事故。
3、负责冰箱的管理，每天观察并登记冰箱温度（每日 3 次），血液的储备，血液质量的鉴定。
4、负责冰箱内的消毒工作，并定期对其进行环境监测。
5、严格执行血液的入、出库规范，每月统计一次出入库明细。
6、统计输血后不良反应回报，并上报输血科检验师。
7、做好输血前全套的送检及登记，并管理输血后的标本的存放。
8、严格执行入、出库规章，认真核对和仔细检查，核对种类、数量及质量。
9、参加输血科值班，负责填写输血科各项登记统计表。
10、大力推广成分输血，做临床医师的参谋，以合理利用血液资源，节省病人开支。
输血科技师职责
1、在输血科主管技师指导下进行工作。
2、指导输血科技士工作。
3、督促检查各项规章制度和技术操作规程的执行，严防差错事故。
4、经常检查血液质量，根据临床用血情况，做好血液的储备工作。
5、指导或参加血型的鉴定，交叉配血试验和发血工作。
6、负责药品器材的请领和管理，并及时向科主任反馈消耗状况，以便及时补充。
7、主动深入临床科室，了解输血情况，密切配合临床需要，开展科学研究工作。
8、领导输血科人员的业务学习，搞好进修、实习人员的培训。
9、检查或填写血库各项登记、统计，每月将不良输血反应记录上报医务科。
输血科主管技师职责
1、在科主任领导和高职技师指导下进行工作。
2、熟练掌握各种仪器的原理、性能和使用方法，协助主任制定技术操作规程和质量控制措施，负责仪器的调试、鉴定、操作和维修保养。
3、解决较复杂疑难技术，负责血液质量的检查，开展成分输血和血疗。
4、担任教学，指导和培养技师，解决较疑难的问题，担任进修、实习人员的培训，并负责其技术考核。
5、了解国内外专业信息，应用先进技术，开展科研和新业务、新技术，总结经验，撰写论文。
6、参加科室值班。
输血科主任技师、副主任技师职责
1、在科主任的领导下，负责本专业的业务、教学、科研、仪器设备的管理工作。
2、负责解决复杂疑难或特殊血型鉴定、交叉配血和实验诊断，掌握先进精密仪器的使用，开展成分输血，参加有关临床会诊的抢救工作。
3、组织并担任教学，帮助下级提高专业理论和专业技术水平。
4、掌握国内外本专业进展情况，指导下级开展新业务、新技术和科研工作、总结撰写论文。
输血科主任职责
1、在院长领导下，全面负责本科的业务、教学、科研及行政管理工作，提高全科人员的思想水平、业务素质。、负责组织本科业务技术及制定规划，合理设置科室机构，根据本科任务科学分工，保证各项工作顺利完成。、负责本科工作计划和诊疗质量监测控制方案的规定、实施、检查和总结。、负责解释本科复杂疑难的检查、诊断、治疗及仪器设备的使用等技术问题，参加临床会诊、抢救和疑难病例的诊断、治疗。、督促检查仪器设备的使用、保管、维修，指定人员负责登记、统计、资料积累和保管工作。
6、建立健全各项规章制度，督促检查本科人员履行职责，认真执行规章制度及技术操作规程，实行全面质量管理,不断提高工作效率和医疗质量，严防事故差错。
7、负责本科业务训练、人才培养及技术考核工作，安排进修、实习人员的培训，并担任教学。
8、学习运用国内外先进技术，组织开展新业务、新技术和科研工作，指导临床输血，组织全科人员撰写学术论文、经验总结等。、负责医德医风建设，掌握所属人员思想、业务能力和工作表现，提出考核、晋升、奖惩和培养使用意见。
临床医生用血职责
1、申请输血应由经治医师逐项填写《临床输血申请单》，由主治医师核准签字，科主任签字，连同受血者血样于预定输血日期前送交输血科备血。
2、决定输血冶疗前，经治医师应向患者或其家属说明输同种异体血的不良反应和经血传播疾病的可能性，以及做输血前检查的必要性。征得患者或家属的同意，并在《输血治疗同意书》上签字，《输血治疗同意书》入病历。无家属签字的无自主意识患者的紧急输血，应报医院职能部门或主管领导同意。
3、临床医师必须严格掌握输血指征，做到能不输血者坚决不输；能少输血者决不多输；如有输血指征要开展成分输血，尽可能不输全血，若患者符合自身输血条件，则应积极开展自身输血，不输或少输同种异体血。
4、临床医师要熟悉采供血机构所提供的血液及其成分的规格、性质、适应征，剂量及用法。
5、在输血过程中，临床医师必须严密观察病人的病情变化，如有异常反应，严重者要立即停止输血，迅速查明原因并作相应处理。所有输血不良反应有处理经过均应在病历中作详细记录。严重输血不良反应要及时向血库及医务科报告
6、输血治疗后，临床医师要对输血的疗效作出评价，还应防治可能出现的迟发性溶血性输血反应。
临床护士输血时职责
1、确定输血后，护士输血申请单和贴好标签的试管，当面对患者姓名，性别，年龄，病案号，病室/门急诊、床号、血型和诊断，同时采血样。
2、由护士及时将受血者血样与输血申请单送输血科，双方进行逐项核对。
3、在输血前由2名医护人员对输血申请单、交叉配血试验报告单和血袋标签上的内容仔细核对，并检查血袋有无破损及渗漏，血袋内的血液有无溶血、浑浊及凝块。
4、临输血前，护士应到病人床边核对受血者床号、住院号，呼唤病人姓名以确认受血者。
5、核对及检查无误之后，遵照医嘱，严格无菌操作技术将血液或血液成分用标准输血器输给病人。
6、输血时要遵循先慢后快的原则，输血开始前 15 分钟要慢（每分钟约 2 毫升）并严密观察病情变化，若无不良反应，再根据需要调整速度。一旦出现异常情况应立即减慢输血速度，及时向医师报告。
7、输血结束后，认真检查静脉穿刺部位有无血肿或渗血现象并作相应处理。若有输血不良反应，应记录反应情况，并将原袋余血妥善保管，直至查明原因，将不良反应回馈输血科和医务科。护士还应将输血有关化验单存入病历，尤其是交叉配血报告单及输血同意书应放病历中永久保存。
8、输血后血袋交还给输血科登记、保存。
中华人民共和国献血法
(1997年12月29日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十九次会议通过国家主席令第九十三号公布)
第一条
为保证医疗临床用血需要和安全，保障献血者和用血者身体健康，发扬人道主义精神，促进社会主义物质文明和精神文明建设，制定本法。
第二条
国家实行无偿献血制度。
国家提倡十八周岁至五十五周岁的健康公民自愿献血。
第三条
地方各级人民政府领导本行政区域内的献血工作，统一规划并负责组织、协调有关部门共同做好献血工作。
第四条
县级以上各级人民政府卫生行政部门监督管理献血工作。
各级红十字会依法参与、推动献血工作。
第五条
各级人民政府采取措施广泛宣传献血的意义，普及献血的科学知识，开展预防和控制经血液途径传播的疾病的教育。新闻媒介应当开展献血的社会公益性宣传。
第六条
国家机关、军队、社会团体、企业事业组织、居民委员会、村民委员会，应当动员和组织本单位或者本居住区的适龄公民参加献血。
现役军人献血的动员和组织办法，由中国人民解放军卫生主管部门制定。
对献血者，发给国务院卫生行政部门制作的无偿献血证书，有关单位可以给予适当补贴。
第七条
国家鼓励国家工作人员、现役军人和高等学校在校学生率先
献血，为树立社会新风尚作表率。
第八条
血站是采集、提供临床用血的机构，是不以营利为目的的公益性组织。设立血站向公民采集血液，必须经国务院卫生行政部门或者省、自治区、直辖市人民政府卫生行政部门批准。血站应当为献血者提供各种安全、卫生、便利的条件。血站的设立条件和管理办法由国务院卫生行政部门制定。
第九条
血站对献血者必须免费进行必要的健康检查；身体状况不符合献血条件的，血站应当向其说明情况，不得采集血液。献血者的身体健康条件由国务院卫生行政部门规定。血站对献血者每次采集血液量一般为二百毫升，最多不得超过四百毫升，两次采集间隔期不少于六个月。
严格禁止血站违反前款规定对献血者超量、频繁采集血液。
第十条
血站采集血液必须严格遵守有关操作规程和制度，采血必须由具有采血资格的医务人员进行，一次性采血器材用后必须销毁，确保献血者的身体健康。
血站应当根据国务院卫生行政部门制定的标准，保证血液质量。
血站对采集的血液必须进行检测；未经检测或者检测不合格的血液，不得向医疗机构提供。
第十一条
无偿献血的血液必须用于临床，不得买卖。血站、医疗机构不得将无偿献血的血液出售给单采血浆站或者血液制品生产单位。
第十二条
临床用血的包装、储存、运输，必须符合国家规定的卫生标准和要求。
第十三条
医疗机构对临床用血必须进行核查，不得将不符合国家规定标准的血液用于临床。
第十四条
公民临床用血时只交付用于血液的采集、储存、分离、检验等费用；具体收费标准由国务院卫生行政部门会同国务院价格主管部门制定。无偿献血者临床需要用血时，免交前款规定的费用；无偿献血者的配偶和直系亲属临床需要用血时，可以按照省、自治区、直辖市人民政府的规定免交或者减交前款规定的费用。
第十五条
为保障公民临床急救用血的需要，国家提倡并指导择期手术的患者自身储血，动员家庭、亲友、所在单位以及社会互助献血。
为保证应急用血，医疗机构可以临时采集血液，但应当依照本法规定，确保采血用血安全。
第十六条
医疗机构临床用血应当制定用血计划，遵循合理、科学的原则，不得浪费和滥用血液。医疗机构应当积极推行按血液成份针对医疗实际需要输血，具体管理办法由国务院卫生行政部门制定。国家鼓励临床用血新技术的研究和推广。
第十七条
各级人民政府和红十字会对积极参加献血和在献血工作中做出显著成绩的单位和个人，给予奖励。
第十八条
有下列行为之一的，由县级以上地方人民政府卫生行政部门予以取缔，没收违法所得，可以并处十万元以下的罚款；构成犯罪的，依法追究刑事责任：
（一）非法采集血液的；
（二）血站、医疗机构出售无偿献血的血液的；
（三）非法组织他人出卖血液的。
第十九条
血站违反有关操作规程和制度采集血液，由县级以上地方
人民政府卫生行政部门责令改正；给献血者健康造成损害的，应当依法赔偿，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
第二十条
临床用血的包装、储存、运输，不符合国家规定的卫生标准和要求的，由县级以上地方人民政府卫生行政部门责令改正，给予警告，可以并处一万元以下的罚款。
第二十一条
血站违反本法的规定，向医疗机构提供不符合国家规定标准的血液的，由县级以上人民政府卫生行政部门责令改正；情节严重，造成经血液途径传播的疾病传播或者有传播严重危险的，限期整顿，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
第二十二条
医疗机构的医务人员违反本法规定，将不符合国家规定标准的血液用于患者的，由县级以上地方人民政府卫生行政部门责令改正；给患者健康造成损害的，应当依法赔偿，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
第二十三条
卫生行政部门及其工作人员在献血、用血的监督管理工作中，玩忽职守，造成严重后果，构成犯罪的，依法追究刑事责任；尚不构成犯罪的，依法给予行政处分。
第二十四条
程序文件
供应商评价和采购管理程序
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[键入文字] [键入文字] 目的
对采购过程及供方进行评价和控制，确保所采购的产品符合规定要求。范围
（1）标准品。（2）加工品 3 权责
3.1 销售部：负责下达客户订购的货品 3.2 采购部：负责物资的采购实施 3.3品质部：负责对物资采购的验收标准的制定及采购回物资的验证和标识
3.4物流部：负责对采购物的收发和管理 3.5仓 库：负责对在库品的管理 4 工作程序： 5.1供应商的调查
5.1.1采购部门根据公司销售部的需求向有意向的供应商发出《供应商评鉴表》。
5.1.2收集各相关供应商的“调查表”后进行分析筛选，与本公司需要的供应商洽谈。
5.1.3必要时企业由供应、质检、技术等部门组织相关人员去供应商处进行实地考核调查。
5.1.4根据供应商的资料或实地考查情况进行综合分析并作好记录。5.2供应商的评价
5.2.1依据供应商提供的资料、考查情况或“样品”检测或试验记录进行全面分析。
5.2.2质量体系的要求
从供应商的生产设施、技术力量、质量管理体系、检测装置、质量控制及产品的实际情况、生产、交货能力、服务态度进行综合评价。
5.2.3根据初选的供应商的数次送货、质量、价格、交付、售后服务等情况来确定合格的供应商 5.3供应商的选择
5.3.1质管部对供应商的来料每次均要进行检验或试验，并填写《材料检验记录》。
5.3.2依据供应商的产品验证记录及交期和售后服务情况，从中确定选择合格的供应商。
[键入文字] [键入文字]
5.3.3经过调查分析、评价后，由供销部建立起《合格供应商名册》做为长期稳定的供应商。
5.3.4企业对各主要的合格供应商同时应保持两家或两家以上，以利于公司生产和发展。5.4供应商的辅导
5.4.1为了实现组织质量方针和质量目标，满足产品或顾客要求，本着互利互惠的原则，对那些提供主要产品或特殊产品的重点供应商的产品质量应进行监视和控制。
5.4.2根据有关记录，如某种原材料的供应商的产品连续三次都不合格时，应通知供应商限期改进，否则，从《合格供应商名册》删除。
5.4.3本着对供应商互利互惠的原则，品质部、采购部应对供应商进行分析，必要时组织有关人员去供方进行实地辅导和协助其改进。
5.4.4如因各种原因，供应商物资超过三次（一季度）不合格且又无改进效果时，应把该供方从《合格供应商名册》中删除，并通知其相关部门。5.5采购资料
严格按照我司产品目录的技术参数进行采购。5.6采购计划
5.6.1采购计划是根据销售成交订单进行严格采购的
5.6.2采购计划应清楚地说明采购物资的要求，包括：名称、规格、型号、数量、计量单位、等级、质量要求或技术说明、时限等。5.7采购合同
5.7.1对所采购的重要物资，企业应与合格供方签定采购合同，并双方单位加盖公章后生效 5.8采购产品的验证
5.8.1对所采购的物资及材料，企业应进行验证，并由品质部进行验证工作。
5.8.2如验证合格后进行标识、入库。如不合格时，由品质部与供应商联系调换、返工等方法处理，如仍然达不到公司质量要求，由采购部负责退货。
5.9采购管理
5.9.1交货期管理：采购人员依照需求单位指定的交货日期与供方接洽交货日期。
5.9.2催货管理：采购人员与供方协商定案后的交货日期为基准，依照需求单位之状况进行跟催，掌握交货情形，若无法交货则重新与供方协调交货日，再进行催货。
[键入文字] [键入文字]
5.9.3交货期变动：采购订单或采购合同确认后，供方遭遇不可抗拒之天灾或其它因素无法如期交货时，采购与销售部门及供方重新协调交货期，并于采购订单或采购合同上做注明。
5.9.4价格管理：采购人员依照材料、规格、交货期、数量及过去采购记录经询价、比价、议价后，在可接受的合理范围内，经主管领导核准后，即可向供方进行采购。5.10采购作业程序
5.10.1采购文件的接收：采购人员接获客户成交订货单。
5.10.2 询价作业：采购人员接受成交订单后，向供应咨询价格及货期。5.10.3比价作业：询价作业后，如可能的话需二家以上的供方提供报价，以利比价作业进行，并选择品质、成本、交货期、售后服务等符合公司要求之供方。
5.10.4议价作业：数量货金额交大的产品需与供应商进行议价。5.10.5订购作业：询价、比价结束后向供应商正式下达采购订单。
5.10.6订单变更：已发出的采购单有取消或内容更改情形发生时，应由销售部人员在原销售订单上写明变更内容、日期并由总经理或部门主管签字交由采购部进行变更。
６． 相关文件 合格供应商名册（FR-08-03）供应商评鉴表（FR-08-05）采购订单
一、引入
师：（面朝老师）我们每天都整理自己的书包，我们为什么要整理？
生：为了方便找到。
师：在我们生活中有哪些也要好好整理？ 生：书，衣服，文件……
1、提出分类
师：老师也有一些小物品需要管理，你们打开自己的电脑找到老师发的文件，完成这些小物品的分类。（完成的请把手放桌上坐正）
2、生操作完成
3、学生汇报分类情况
师：请第一个完成的上台演示。请你一边操作一边讲解你的分类方法。
二、新授
师：看屏幕，这是大雄和多啦啊梦，每次大雄遇到问题，多啦a梦都能帮助他们解决问题，但这次不行了，因为多啦啊梦在飞行中撞坏了，大雄又遇到问题了，这可怎么办？我们看这次遇到什么问题，静香问大雄能不能把这学期老师发的文件给我呀？大雄说，没问题。但后来一想，我的文件太乱了，还没整理好，要不找个同学帮帮忙。找了同学，说，同学你能不能帮我整理一下文件，我要给静香的，但同学说我没空。这可怎么办呢？你们能不能帮帮他管理文件。
板书课题：管理文件。
师：每次多啦a梦帮助大雄都一个工具，今天老师也为大家准备了一个工具，这个工具就叫做“资源管理器”。
板书：资源管理器
师：我们看一看资源管理器的界面，（看多媒体）大家看看这个资源管理器的界面和我们的电脑窗口有哪儿不同。
指名学生回答。
师：直接上来指。左边变成了文件夹栏目了，那么资源管理器怎么打开的呢？老师演示一种方法，我们学习卡上还有很多其它方法，现在大家看大屏幕。（师演示）
右击我的电脑，选资源管理器，打开了，在文件夹栏里面，文件夹前面的加号，可以展开，减号可以收缩（师用手势表示展开和收缩）。你们可不可以用老师的方法或是其它方法，打开资源管理器以后，找到大雄的文档，并把它展开，我们看谁最快。我要找一个自己研究学习的方法，因为大家都会老师教的方法。
师：谁用的其它方法，你来试试看。你右击开始，找到了资源管理器，太棒了，这是你自学的方法。
师：我们来看一看，大雄的文档里面有什么。D盘大雄的文档。找到了，我们来看一看这里面有些什么文件，请同学依次说说每一个文件是什么内容。（其中会出现不知道是什么内容的文件）像这种文件为什么不知道是什么内容，这是因为在取名没有取一个有意义的文件。
板书：取名
师：像出现这种没有意义的文件，我们可以怎样做呢？ 板书：打开 师：可以先打开看看，比如说这个是没有写完的文章（图画），我们来问问大雄这些文件有什么作用，我们来问问他，（动画出示大雄）他说这可能是没有用的文件吧，他说请帮他删了吧。哪个同学能帮他删了，请你来，请一边操作，一边讲解。大家仔细，待会你们也要操作的，太棒了，一下就帮大雄解决了问题。
板书：删除
师：我们看看，大雄的文件夹里还有三个文件夹，（板书：文件夹）剩下的文件能不能放到三个文件夹，就像我们刚刚给小物品分类一样。老师演示一个，像作文就可以放到作文文件夹，那我们怎么把它放进去呢？在我们的电脑里，有一个很有用的操作，（板书：移动）大家看看老师是怎么做的：首先在作文文件上按住鼠标左键，拖动作文到作文文件夹，我们看看，作文到哪儿啦？方便吗，你们会吗？你们帮帮大雄把不要的文件删掉，其它的文件分到这三个文件夹，方法是移动，目标是它对应的文件夹。
生操作，师巡视指导。
师：请完成的同学帮帮其它的同学，不会的同学虚心的请教会的同学。停，眼睛看前面。请最快的同学上来演示一下，你是怎样完成的。生演示。
师：太棒了，这样整理的，当大雄要看图片时，我们只要打开图片文件夹，就可以了。移动很方便，用移动来管理文件夹，又方便又快。现在大雄的文件整理好了，我们赶快告诉大雄吧！（找到大雄）但是，大雄，你为什么是这副表情，糟了，刚刚删除的“新文档.doc”是明天要交的作业，这下可怎么办呢？
师：这可怎么办呢，有没有后悔药可吃？ 生：有，可以到回收站把文件还原。板书：还原
师：还原，你会吗？老师也会，但老师有一个要求，能不能在资源管理器中找到回收站，还原这个文件。谁来试试看。你来。
生操作。
师：找到了这个文件，怎么还原呢？好了，那么我们怎么检查还原了吗？为什么要在大雄的文件夹去找啊，回收站的文件还原到哪？在哪儿删除，就还原到哪！
师：下面，我们看看，大雄还有没有其它的要求，（出示大雄）太好了，谢谢你们！这下好了，我们终于帮大雄整理好了文件，他答应静香的事情可以做到了。我们答应别人的事情一定要做到。
师：刚刚为了帮助大雄管理文件，我们……（帮学生把上课内容理清思路）
师：下面，胖虎，我听说大家会用管理文件，请大家也帮我管理下我的文件吧。胖虎说，其它的我都会，但不会用文件夹管理我的文件，我们先来看看胖虎的文档，我们帮他管理一下吧，我们会不会，（会）这么有自信，我们来看一看。（出示胖虎的文件）
师：我们先不要急着建文件，看一看胖虎有些什么文件，可以怎样分类。……
直接上来操作吧。直接指名学生演示。
师：给同类的文件拖一块，并说说可以怎么命名文件夹。板书：
三、巩固练习
师：文件夹管理是自己认为有道理就怎么管理。现在请大家用自己的理解来帮胖虎管理文件……大家都会建文件夹吗？（会）好，现在大家开始动手。
学生独立操作，师巡视指导。
师：有同学建文件夹还有困难，问一问旁边的同学吧。师：有问题的同学待会再会，已经完成的同学坐正给我看。我们来看一看12号是怎样来建文件夹文件的，他把它们分成语文，数学，其它，请起立，我来考验考验你，如果我给你一个圆规的图片，放哪？（数学）配音朗诵？（语文）直尺？（数学）三角板？（数学）数学里图片太多了怎么办？（再那个文件夹）如果某一个文件夹里的文件太多了怎么办？（再建）
师：还有其它方法？好，你来。如果给你一个三角板，放哪？（数学）你的应该是图片里吧。我再给你一个作文，放哪？（作业）再给你一个作文，放哪？（作业）作业里的作文太多了，怎么办？（新建一个文件夹）太棒了！
师：大家看，文件夹里面的文件太多了，就再建一个，有一个支干，多了就有一个分杈，多了就有一个分杈，像什么吗？像不像一棵树，树干树枝树枝，我们的文件夹像不像树，所以我们的文件夹就是树型结构。管理文件还有很多方法，看一看我们的书，找到你认为最重要的，说一说原因。
内容：管理文件小贴士
一、文件夹结构要合理
二、里面文件别太多
三、取名注意有意义
四、文件删除要慎重
五、复制一份可保障
六、坚持不懈是关键 师：跟老师一起来一遍。
四、课堂小结
电子档案是基于计算机飞速发展的基础, 电子文件的使用与工作效率相比于传统的文档资料工作具有明显的优势, 因此在实际工作应用中能够更快速更便捷地完成相应任务。电子文件的应用必须依赖文档的档案化管理模式才能够发挥其特有的优势, 如今对于电子文件形式的资料应用多体现为对信息资料的备份、实现网络传输以及档案流程的读取利用。
二、电子文件档案化的管理
电子文件的应用是基于计算机技术的发展形成的, 因此对计算机网络有着比较大的依赖性, 电子文件的承载有着非直读特性, 并且电子文件的信息资料是与电子文件承载分离的, 因而电子文件的归档管理和标准使用受网络影响较大。如何有效保证电子文件在网络传输以及平台应用上拥有可靠的安全性与数据完善性是目前电子文件档案化管理的主要研究方向。
1. 保证电子文件的原始性
电子文件的本质是计算机汇编的语言, 由只有计算机能识别的字符串和机器码排列组合而形成的, 因此日常在做电子文件的传输工作时, 已发生信息的部分遗失或者信息误差, 因此电子文件的信息资料需要做好备份以字符串和代码的形式存储于移动承载体, 当日后发生信息遗失时, 需要通过电子计算机的备份或者承载体的备份进行还原操作, 以便数据的准确性以及电子文件的原始性。
2. 电子文件的有效检测与维护
电子文件的存储介质大多为磁性载体, 如硬盘, U盘, 而由于这些存储介质的特殊性, 很容易受到环境的作用影响, 经过存储归档的需要有专业的管理维护人员进行定期检测与数据采集修复, 从而保证电子资料文件的可靠统一性, 一般磁性的存储介质检测期为一年一次最为合适, 而如CD光盘之类的硬件存储工具可以每四年检测维护一次, 而对于检测次数的控制应该要保持在同行同类的百分之十左右, 并且需要对检测出的问题对象进行标记分析处理。同时存储介质还会受到设备运行环境、技术方案以及人员操作的相关因素影响, 从而制定相关针对性的技术方案, 采取必要技术措施保证电子文件的安全可靠性。
3. 电子资料文件的安全问题处理
电子形式的资料文件是计算机网络飞速发展的时代背景下的产物。它所特有的操作便捷性为人们的生产工作提供了较大便利与效益。因此, 电子文件的安全可靠性将是至关重要的问题。与传统的文件资料相比, 电子档案的保密性比较欠缺, 容易受干扰影响, 从而考虑应用电子文件加密处理方案可以从本质上提高文件内容的安全保密性。而相关电子资料的加密方式有多种, 目前最为主流的便是“双层加密;双层解码”。同时做好防火墙设置也是重要环节在机构的系统运行中如果检测到非法通道的访问或者可以的访问地址, 将采取电子资料文件的访问权限阻断措施, 从而限制文件资料的输入输出, 避免不良攻击对文件系统库的破坏或者盗取。随着时代进步, 科学发展, 电子资料都有相应的保护措施, 如操作员在保存文件时将格式属性设置为“只读”, 这样便限制了不法访问对信息的获取和非法输出。
三、电子资料文件的顺序化整理
电子资料文件在存储介质中排列分类是以日期属性进行的, 而文件中的日期属性并不会随着文件的备份或者修改操作而改变。例如需要在一个盘中的文件内容备份转移到新的存储盘符中去, 则要运用DOS命令窗口代码操作, 而如果要更新文件夹中存储的所有文件, 而不考虑日期的排列因素, 则需要复制更新的文件列表, 而不复制文件, 列出了要复制的所有文件。因此, 电子文件的顺序整理对档案化管理有很重要的效用。
四、做好电子文件的备份以及私密文件的处理
对于重要或者私密的文件资料需要有特殊的处理确保电子文件的安全性, 大多采用文件隐藏加密的方式, 然而对文件进行隐藏加密后不利于文件移动修改, 然而某些病毒或恶意程序往往会改变或删除它们, 造成系统或程序“危急”。为了在关键时刻能够恢复其中的某些或某个文件, 需要将这些文件备份下来 (比如备份到移动硬盘I:中的某目录Hide Bak中) 。在默认情况下, XCOPY命令是不复制隐藏或系统文件的, 所以在传输文件之前需要做好备份和私密文件的特殊处理。
五、一次生成多个分区的文件清单
在电子文件的档案化管理通常需要清除计算机中是否有某个文件名的文件, 为了提高效率以及便利性, 生成电子文件列表清单显得意义非常。借助计算机的快速化数据收集, 软件的分析处理, 现代办公能够很快地生成电子资料文件的列表清单, 因而只需分析处理电子文件的清单列表, 便可以通过功能快捷键查阅各个分区的电子文件存储和运行状态。
六、电子文件的标准化命名
电子文件的档案化管理对文件的整理分类有着一定要求, 因此电子文件不可以如此随心所欲。电子文件命名为了达到便于电脑识别分类, 能够一目了然的要求, 一般以简洁明了的标题进行标注。文件夹及文件名的命名所能容入的字符长度为265个字符, 超过这个长度将无法显示;另外命名中不可包含计算机无法识别的字符, 如“/:*?"<>|”;在命名区分的时候, 计算机会默认大小写不区分, 即两个字母组成相同, 分别为大写和小写的文件, 将被视为同一个文件。
七、结语
电子文件的出现对人类的工作与生活提供了便利与效益, 做好电子文件的档案化管理有利于电子文件的技术延伸与科学发展, 在不断应用的过程中不断改善不足, 提供完善的管理方案。因此对电子文件的档案化管理的分析探讨有着非常的意义。
参考文献
[1]张大伟.电子文件档案化管理的新思维[J].图书情报知识, 2007, (4) :21-23.
[2]郭建平.电子文件档案化管理探析[J].兰台世界, 2008, (8) :5-6.
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